5 Tipps für intelligenteres Arbeiten in Outlook

Microsoft Outlook verfügt über eine Reihe von Funktionen, die Ihnen die Verwaltung Ihres vollen Terminkalenders und die Steigerung Ihrer Produktivität erleichtern. Wenn Sie die unzähligen Möglichkeiten von Outlook ein wenig erschlagend finden, machen Sie sich keine Sorgen – mit diesen Tipps und Tricks werden Sie Outlook im Handumdrehen wie ein Profi nutzen können.

Organisieren Sie Ihren Posteingang

Wird Ihr Outlook-Posteingang für Ihren Geschmack etwas zu unübersichtlich? Verwenden Sie die Aufräumfunktion, um Ihren Posteingang aufzuräumen.

Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die Registerkarte Start, und wählen Sie eine von drei Aufräumoptionen aus:

Unterhaltung aufräumen – überprüft einen E-Mail-Thread oder eine Unterhaltung und löscht überflüssige Nachrichten
Ordner aufräumen – überprüft Gespräche in einem ausgewählten Ordner und löscht überflüssige Nachrichten
Ordner & Unterordner aufräumen – überprüft alle Nachrichten in einem ausgewählten Ordner und allen Unterordnern und löscht überflüssige Nachrichten in allen

Ignorieren von Gesprächen

Neben redundanten Nachrichten können Gruppengespräche, die für Sie nicht relevant sind, Ihren Posteingang durcheinander bringen. Die Schaltfläche Ignorieren hilft Ihnen, Ihren Posteingang zu organisieren und sich auf relevante E-Mails zu konzentrieren.

Um diese Funktion zu aktivieren, wählen Sie eine Nachricht aus und klicken Sie dann auf Start > Ignorieren > Unterhaltung ignorieren. Sie können dies auch tun, indem Sie eine Nachricht in einem neuen Fenster öffnen und unter der Funktion Löschen auf Ignorieren klicken. Sie können diese Aktion leicht rückgängig machen, indem Sie zum Ordner Gelöschte Objekte gehen und auf Ignorieren > Unterhaltungen ignorieren klicken.

Links zu Dateien senden

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie große Dateien an Ihre Mitarbeiter oder Kunden senden müssen. Sie können einen Link zu der Datei anstelle der Datei selbst senden und Berechtigungen festlegen, damit die Empfänger die verknüpften Dateien in Echtzeit bearbeiten und gemeinsam an ihnen arbeiten können.

Laden Sie dazu die Datei, die Sie senden möchten, auf OneDrive hoch. Klicken Sie dann im Nachrichtenfeld auf Datei anhängen > Web-Speicherorte durchsuchen > OneDrive.

Planen Sie eine Teams-Besprechung

Teams ist Microsofts einheitliche Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die das Outlook-Add-In enthält. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Teambesprechungen direkt von Outlook aus einzurichten. Außerdem können Sie Meetings in beiden Apps anzeigen, akzeptieren oder ihnen beitreten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Teambesprechung in Outlook zu planen:

  1. Wechseln Sie zur Kalenderansicht in Outlook. Klicken Sie auf das Register Neue Teams-Besprechung. Fügen Sie einzelne Teilnehmer oder ganze Kontaktgruppen zu den Feldern Erforderlich oder Optional hinzu.
  2. Geben Sie das Thema, die Start- und Endzeit der Besprechung ein. Es ist nicht erforderlich, die Einwahl-Telefonnummern und Konferenz-IDs der Einladung hinzuzufügen, da Outlook dies automatisch für Sie erledigt.
  3. Erstellen Sie eine Nachricht, in der die Empfänger zur Besprechung eingeladen werden, und klicken Sie dann auf Senden.

Kontakte markieren

Um die Aufmerksamkeit einer bestimmten Person in einer Gruppen-E-Mail oder einer Besprechungseinladung zu erhalten, verwenden Sie die @Mention-Funktion. Dies funktioniert besonders gut für E-Mails, die an mehrere Empfänger gesendet werden, oder wenn Sie die Dringlichkeit Ihrer Nachricht vermitteln möchten.

Geben Sie im Hauptteil Ihrer E-Mail oder Einladungsnachricht das @-Symbol gefolgt vom Namen der Person ein, die Sie kennzeichnen möchten (z.B. @jenshagel). Dadurch wird der Name in der Nachricht hervorgehoben und automatisch in die An-Zeile Ihrer Nachricht eingefügt.

Dies sind nur einige der Dinge, die Sie tun können, um Ihre Outlook-Erfahrung zu verbessern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie das Beste aus Outlook und anderen Microsoft-Produkten herausholen können, kontaktieren Sie uns doch einfach.

Jens Hagel
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