Was ist Office 365?

Office 365 besteht aus vielen altbekannten Tools wie Outlook E-Mail, Skype für Unternehmen, SharePoint, One Drive, etc.

Klingt nach einem Namen, der eine Umverpackung von Sachen beschreibt, die Sie bereits benutzen, richtig? Das mag zum Teil zutreffend sein, aber in Office 365 gibt es noch so viel mehr zu entdecken, und es entwickelt und verändert sich täglich, um den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Ich habe 3 überraschende Anwendungen gefunden, die ich Ihnen kurz vorstellen möchte.

Den wirklichen Wert von Office 365 entdecken

Microsoft erstellt ein vernetztes Netz von Anwendungen, Datenquellen und Tools, die es Unternehmen ermöglichen sollen, Daten einfacher als je zuvor gemeinsam zu teilen und zu nutzen. In der Vergangenheit war jeder Prozessschritt eines Workflows, einer mobilen Anwendung oder einer Website mit manueller Codierung und oft kundenspezifischen Programmkomponenten verbunden.
Mithilfe dieser Werkzeuge werden Ihnen die entsprechenden Bauteile zur Verfügung gestellt und sie sind so konzipiert, dass sie unabhängig von der Art und Weise, wie sie miteinander verbunden werden sollen, zusammenarbeiten.

Office 365 ist eines der Dinge, die immer nützlicher werden, je mehr man es verwendet.

Sie können SharePoint als großartiges Tool für Dateifreigabe verwenden und es dabei belassen. Wenn ein Unternehmen dagegen das gesamte Office 365 nutzt, wird es feststellen, dass das Office 365-Ökosystem um einiges leistungsfähiger ist, als ein flüchtiger erster Blick vermuten lässt.

Drei leistungsstarke Office 365-Tools, die Sie ausprobieren sollten

Office 365 in der Cloud ist anders als jede andere frühere Office-Version. Der kontinuierliche Zugriff auf neue Funktionen ermöglicht es Unternehmen, ihre Produktivität zu steigern und den Geschäftswert schneller zu steigern. Während Sie wahrscheinlich bereits mit den Standard-Tools von Office 365 (Outlook, Skype für Unternehmen, OneDrive) vertraut sind, gibt es eine Reihe neuer und innovativer Funktionen, die Sie jetzt ausprobieren sollten, um das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.

WAS IST FLOW?

Vor etwa einem Jahr hörte ich von einem Programm namens “Flow”. Es war Teil von Office 365 und mir wurde gesagt, es sei Microsofts Antwort auf ‘If This Then That (IFTTT)‘. Ich kannte mich ein wenig mit IFTTT aus: Ich hatte es für eine Reihe von wichtigen Anwendungen zu Hause verwendet, wie z. B. meine Smart Lichter (Philips Hue) blinken zu lassen, wenn meine Lieblings-Fussballmannschft ein Tor schoss. IFTTT ist ziemlich cool und ich nahm an, dass dieser frühe Versuch von Microsoft vermutlich ein eher schwacher Konkurrent war.

Als ich Flow dann schließlich genauer unter die Lupe nahm, wurde mir klar, dass ich mich geirrt hatte. Je mehr Sie sich mit diesem Tool beschäftigen, desto mehr Erkenntnisse werden Sie haben. Flow war nicht nur ein starker Konkurrent für IFTTT, sondern übertraf die IFTTT in einer Reihe von kritischen Punkten, die für die Lösung von Problemen in einem realen Unternehmen nützlich sind.

IFTTT erlaubt es einem Benutzer, einen Trigger und einfache Aktionen zu erstellen. Flow beginnt auch mit einem Trigger, aber statt einer einzelnen Aktion erlaubt Flow eine Reihe von Aktionen, bei denen die Daten zwischen den Schritten übertragen werden. Flow ermöglicht Verzweigungen, Schleifen und komplexe Logik. Während IFTTT eine coole Verbindung zwischen Online-Diensten und Heim-IOT-Geräten hat, ermöglicht Flow Interoperabilität zwischen vielen Online-Diensten, allen Office 365-Diensten und Geschäftsdaten aus SharePoint, SQL, PowerBI, Exchange, Dynamics usw.

Flow und sein Azur-Equivalent Logic Apps ermöglichen es Geschäftsanwendern und Office 365-Entwicklern, schnell Workflows und Automatisierungsvorgänge in Office 365 zu erstellen, so dass Office 365, Geschäftsdaten und Daten aus Online-Diensten zusammenarbeiten. IFTTT ist ein lustiges Spielzeug zum Basteln. Flow ist ein echtes Business-Tool.

WAS IST POWERAPPS?

Meine erste Erfahrung mit PowerApps war, dass man damit eine SharePoint-Liste anzeigen und bearbeiten konnte. Das funktioniert zwar, aber es schien nicht sehr überzeugend zu sein. Dann habe ich mir das genauer angesehen. Ich habe ein paar Demo-Apps von Microsoft erstellt, ich habe sie laufen lassen, ich habe im Designer herum gestöbert und plötzlich hatte ich es verstanden.

PowerApps ist eine Plattform zur Erstellung von Web- und mobilen Anwendungen für den Zugriff auf die Daten in Ihren Unternehmenssystemen. Die Erstellung einer einfachen Anwendung zur Suche in einer Kundendatenbank, die auf einem mobilen Endgerät läuft, dauerte drei Stunden. Das Erstellen einer traditionellen mobilen Anwendung, um dasselbe zu tun, würde in Tagen gemessen werden. PowerApps können sich, wie Flow, mit einer Vielzahl von Datenquellen verbinden. PowerApps können sichere Mechanismen für die Suche, Ansicht, Hinzufügen, Aktualisierung von SharePoint, SQL, Excel, Webservice und Active Directory bereitstellen, um nur einige zu nennen.

Microsoft nennt PowerApps eine No-Code-Lösung. Das ist vielleicht ein bisschen weit hergeholt. PowerApps verwenden eine Funktionsbibliothek, um festzulegen, wie die Anwendung auf Ereignisse wie das Laden einer Tabelle oder eines Formulars, das Anklicken einer Schaltfläche usw. reagieren soll. Diese Funktionen in eine PowerApp zu integrieren bedeutet, Code zu schreiben. Der Funktionscode, den Sie schreiben müssen, ist nichts, was der typische Benutzer ausprobieren möchte. Erfahrene Entwickler werden feststellen, dass einige der Syntaxanforderungen anspruchsvoll sind. Sie müssen nur eine kleine Anzahl komplexer Ausdrücke schreiben um eine komplette Anwendung zu erstellen. Statt mehrerer Quelldateien und Layout-Dateien von 100 oder 1000 Zeilen C#, Objective C oder Java können Sie eine komplette mobile Applikation mit drei oder vier mittelmäßig komplexen PowerApps Ausdrücken erstellen.

PowerApps werden nicht alle nativen mobilen Anwendungen ersetzen, aber wenn ein Unternehmen den Zugriff mobiler Mitarbeiter auf Unternehmensdaten ermöglichen und relativ einfache Dinge tun möchte, ist PowerApps eine großartige Lösung für einen Bruchteil dessen, was eine native mobile Anwendung kosten würde.

WAS IST FORMS?

Forms wurde vor kurzem zu Office 365 hinzugefügt und befindet sich derzeit in der Preview. Ich habe es mir angesehen. Wieder kamen mehr und mehr Lichtblicke, je mehr ich in dieses Tool eintauchte.

Forms erlaubt es einem Benutzer, ein einfaches Formular oder Quiz oder einer Umfrage zu erstellen und zu veröffentlichen. Die Formulare laufen in einem Browser und können entweder mit einem Hyperlink oder einem QR-Code an einen Benutzer ausgeliefert werden. Der Benutzer muss keine Software herunterladen oder installieren. Das Formular kann auf Gruppen in Ihrem AD beschränkt sein oder aber auch der ganzen Welt zugänglich sein. Die an ein Formular übermittelten Daten werden in der Forms-Anwendung gespeichert. Das ist zwar wenig nützlich, aber die Formulare werden sehr interessant, wenn man sie mit Flow verbindet. Ein Flow kann auf Basis eines Formulars zum Trigger geschrieben werden und dann kann jeder gewünschte Workflow oder Geschäftsprozeß mit den Daten aus dem Formular ausgeführt werden. Flow kann die Antwortdaten an einem nützlicheren Speicherort wie SharePoint, SQL oder Excel ablegen.

Forms fehlen ein paar wichtige Funktionen und es gibt einige Fehler, wie man sie in einem Preview-Produkt erwarten würde. Es verspricht Ihnen eine gute Lösung zu sein, um ein einfaches, formularbasiertes Dateneingabe-Tool zu erstellen, das über Flow sofort einen Geschäftsprozess steuern kann.

Die Office 365-Experten aus Hamburg

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Jens Hagel
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Jens Hagel

Geschäftsführer bei hagel IT-Services GmbH
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH in Hamburg. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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