Wie sicher ist die Cloud?Dropbox, Facebook, Google Drive, Online-Kalender: Mitarbeiter werden gerne kreativ, wenn es darum geht, benötigte Software selbst zu beschaffen. Das geht im Internet mit wenigen Mausklicks und spart den umständlichen Umweg über die IT-Abteilung.

Und der Wunsch ist auch verständlich: Von überall auf Daten zugreifen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, einfach und schnell kommunizieren: Wer will das nicht? Die Frage ist nur: Kann eine IT-Abteilung solche Lösungen nicht schnell und unkompliziert bereitstellen?

Sie kann.

Warum in die Ferne schweifen?

Die Einführung von Fremdsoftware, und seien es nur vermeintlich kleine Cloud-Dienste, nimmt in mittelständischen Unternehmen schnell mehrere Monate ein: Die Anwendung muss auf Anwenderfreundlichkeit geprüft werden, der Datenschutz muss sichergestellt werden und schließlich muss die Lösung in das sichere Unternehmensnetzwerk eingebunden werden. Doch bevor eine neue App oder eine Standard-Cloud-Anwendung wie Dropbox eingeführt wird, überlegen Sie kurz, ob Sie eine solche Anwendung nicht mit vorhandenen Mitteln bereitstellen können.

Office 365 ersetzt Dropbox & Co durch eine professionelle Lösung

Unsere Erfahrung als IT-Dienstleister: Für die meisten Anwendungsfälle hält MICROSOFT Office 365 bereits eine Lösung parat. Wir möchten Ihnen einen kurzen Überblick der wichtigsten IT-Anwendungen vorstellen, die Sie aus unserer Sicht besser mit Office 365 als mit den gängigen Public Cloud Diensten lösen:

Dropbox: In fast jedem Unternehmen wird Dropbox zum Speichern und Austauschen von Dateien genutzt. Der Dienst ist einfach anzuwenden und sehr viele Menschen auch außerhalb des Unternehmens verfügen über einen Account. Der große Nachteil: Niemand kann wirklich kontrollieren, welche Daten dort hochgeladen werden. Sind sie sensibel? Sind sie verschlüsselt? Dropbox ist ein ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko. Die bessere Lösung: Nutzen Sie den Onlinespeicher OneDrive in Office 365. Mit einem Terabyte Speicher pro Nutzer ist nicht nur die Kapazität deutlich höher – vor allem wissen Sie, wo Ihre Daten liegen und wer Zugriff darauf erhält. Sie können direkt aus Ihren Office-Anwendungen heraus auf Dokumente zugreifen, MICROSOFT Verschlüsselungsmethoden nutzen und verfügen über eine professionelle Lösung, die sämtliche Datenschutz- und Datensicherheits-Prüfungen bereits durchlaufen hat.

Facebook: Viele Fachbereiche und Arbeitsgruppen nutzen Facebook, um in Gruppen ihre Arbeit zu besprechen. Auch hierbei werden häufig sensible Dokumente hochgeladen und schützenswerte Informationen preisgegeben. Insbesondere die schnelle Chatfunktion und die jederzeitige Verfügbarkeit machen Facebook zu einer häufigen Wahl. Die Organisation von Gruppenarbeiten in Office 365 bietet hingegen weitere Vorteile: Mit MICROSOFT Lync kann nicht nur gechattet werden, auch spontane Videokonferenzen in HD sind möglich. Durch die Einbindung in die Organisation können alle Mitarbeiter auf die nötigen Dokumente zugreifen, ohne sie einem fremden Anbieter zugänglich zu machen.

Google Drive: Einige Jahre lang war Google der einzige Anbieter, der die simultane Bearbeitung von Dokumenten möglich machte – eine wunderbare Funktion für die Abstimmung von Texten und Kalkulationen. So hat sich Google Drive in viele Unternehmen eingeschlichen und wird noch immer genutzt, wenn es um das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument von unterschiedlichen Orten aus geht. Dabei ist genau diese simultane Bearbeitung mittlerweile in Office 365 möglich. Es hat sich nur noch nicht herumgesprochen: Lassen Sie Ihre Dokumente an ihrem bisherigen Ort und laden Sie interne wie externe Bearbeiter ein. Diese Vorgehensweise ist einfacher und sicherer.

Chats, Kalender, Urlaubsplaner und vieles mehr

Viele weitere Anwendungen werden von Mitarbeitern, Abteilungen und Gruppen eigenmächtig betrieben und stellen teilweise große Sicherheitsrisiken in Unternehmen dar: Chaträume, Urlaubsplaner, Kalender und Kommunikationsplattformen, die sich genauso gut oder besser mit bestehenden Mitteln wie MICROSOFT Exchange, Sharepoint oder eben Office 365 lösen lassen. Der häufigste Grund: Die Mitarbeiter wissen gar nicht um diese Möglichkeiten. Und sie nehmen die IT-Verantwortlichen nicht als geeigneten Ansprechpartner wahr. Hören Sie Ihren Kollegen zu und stellen Sie Ihnen passende Lösungen auf Basis bestehender Anwendungen zur Verfügung. So werden Sie zum Business Partner Ihrer Fachabteilungen.

Hosting, Einrichtung und Schulung in Hamburg

Office 365 bietet eine professionelle Alternative zu vielen bekannten Cloud-Diensten. Der entscheidende Unterschied: Sie behalten im Unternehmen die Kontrolle über Ihre IT und können Sicherheitsstandards selbst sicherstellen. Darüber hinaus können Sie Office 365 in unserem Rechenzentrum in Hamburg betreiben. So wissen Sie jederzeit, wo sich Ihre Daten befinden. Bei der Einrichtung, Wartung und Schulung unterstützen wir Sie gerne. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Holger Esseling
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Holger Esseling

Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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