Sie verwenden Office 365 also schon seit geraumer Zeit für Ihr Unternehmen. Aber wussten Sie, dass es ein paar clevere Funktionen gibt, mit denen Sie Ihre Arbeit ein wenig erleichtern können?

Von der Reduzierung langwieriger Aufgaben bis hin zur Erledigung der Arbeit mit mehreren Personen gleichzeitig – mit Office 365 sind Sie bestens gerüstet.

Hier sind einige versteckte (und nicht so versteckte) Tipps und Tricks, die helfen, das Beste aus diesem Cloud-Service herauszuholen.

Ein Dokument gleichzeitig mit anderen Personen bearbeiten

Mit Office 365 können Mitarbeiter in Echtzeit an jedem Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokument zusammenarbeiten. Das bedeutet, dass mehrere Personen ein Dokument bearbeiten und erkennen können, welche Änderungen vorgenommen wurden und wer sie vorgenommen hat.

Wenn Ihre Mitarbeiter also immer noch selbst Dokumente erstellen, sie per E-Mail an ihre Mitarbeiter senden und stillschweigend auf eine Antwort warten, dann kann diese Office 365-Funktion helfen, unnötige Wartezeiten per E-Mail zu reduzieren.

Schauen Sie sich ein Dokument mit Ihren Mitarbeitern an.

Neben der Möglichkeit, an einem einzigen Dokument zusammenzuarbeiten, können Sie die Änderungen auch mündlich über Microsoft Teams besprechen. Mit dieser Anwendung können Sie mit jedem, der an dem Dokument arbeitet, mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche sprechen. Sie können auch nach dem Verlassen der Office-Dokument-Sitzung weiter mit Ihren Kollegen sprechen.

Verlinken Sie Dateien, fügen Sie sie nicht an.

Ist die Datei, die Sie senden, zu groß? Mit dem Business Editor von Office 365 müssen Sie sich keine Sorgen mehr um die Komprimierung Ihrer Dokumente machen, bevor Sie sie per E-Mail versenden. Sie können einfach einen Link in die Cloud-Datei in Ihrer E-Mail kopieren und Personen mit Zugriff auf den Link können sofort mit der Bearbeitung beginnen.

Lassen Sie Bing für Sie Präsentationsbilder finden.

Manchmal brauchen Sie nur eine schnelle Idee, wenn Sie Bilder für Ihre Präsentation auswählen. An dieser Stelle kommt Office Sway ins Spiel. Grundsätzlich verwendet die Anwendung die Bing-Bildsuche, um mögliche Bilder zu finden, die Sie für Ihre Präsentation anhand der Wörter im Dokument verwenden können.

Laserpointer Maussymbol

Sie haben Ihren Laserpointer am Tag Ihrer Präsentation vergessen? Gehen Sie einfach in den Präsentationsmodus und halten Sie Strg und die linke Maustaste gedrückt, um Ihren Cursor durch einen Laserpointer zu ersetzen.

Verwandeln Sie Ihre Handschrift in Text

Mit dieser OneNote-Funktion können Sie Ihre elektronischen Schriften in wenigen Schritten in Text umwandeln. Wählen Sie einfach das Lasso-Auswahlwerkzeug, umkreisen Sie den Bereich, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf die Option Tinte zu Text.

Elektronische Unterschriften

Der Ausdruck eines Dokuments zum Signieren und das anschließende Zurückscannen in das digitale Format ist etwas veraltet. Mit der Docusign-App können Sie Ihre eigene elektronische Signatur einrichten und Dokumente einfach von jedem Gerät aus signieren.

Excel-Diagramme einfach und schnell erstellen

Office 365 hat neue Funktionen integriert, die es Excel ermöglichen, Ihre Daten besser darzustellen und zu formatieren. Wählen Sie einfach die gewünschten Zellen in einem Diagramm oder einer Tabelle aus, öffnen Sie das Tool Schnellanalyse und wählen Sie aus, wie Sie Ihre Informationen visuell darstellen möchten. Voila! Sofortdiagramm.

Verwandeln Sie Daten aus Excel in eine Karte.

Sofern Ihre Daten die geografischen Standorte berücksichtigen, kann die Power Map-Funktion Ihre erfassten Fakten und Zahlen sofort über eine 3D-Karte verteilen.

Erstellen und Konvertieren von PDF-Dateien

Sie haben eine Vielzahl von Möglichkeiten, wenn es darum geht, PDF-Dateien aus Word-Dokumenten zu erstellen. Das Exportieren Ihrer Word-Dokumente in PDF-Dateien kann über Datei > Export > PDF/XPS erstellen erfolgen. Sie haben auch die Möglichkeit, nur einen Teil einer Datei zu speichern, indem Sie die Seiten angeben, die Sie in ein PDF konvertieren möchten.

Wenn Sie dagegen ein PDF bearbeiten möchten, öffnen Sie die Datei einfach als Word-Dokument. Von dort aus können Sie beliebige Inhalte, Bilder oder Diagramme kopieren und bearbeiten.

Erwägen Sie, einige oder alle dieser Funktionen zu nutzen, um das Beste aus Office 365 herauszuholen und Ihr Leben ein wenig einfacher zu machen. Wenn Sie mehr über andere Funktionen von Office 365 erfahren möchten, rufen Sie uns an.

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Jens Hagel

Geschäftsführer bei hagel IT-Services GmbH
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH in Hamburg. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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