OneNote ist ein digitales Notizentool, das viele Vorteile für die Benutzer bietet. Aber was Sie vielleicht noch nicht bemerkt haben, ist, wie leistungsfähig diese App für die Verbesserung der Teamzusammenarbeit sein kann.
Notizen machen… für viele Geschäftsinhaber, Manager und Teams ist dies ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit. Schließlich kann man sich nicht allein auf sein Gedächtnis verlassen, um sich an alles zu erinnern, was jeden Tag besprochen wird. Vor allem, wenn es um wichtige Dinge geht.
Wenn es darum geht, Notizen zu machen, sind traditionelle Methoden wie Stift und Papier zwar effektiv, aber zu zeitaufwendig. Moderne Unternehmen brauchen deshalb etwas, das es ihnen ermöglicht, schneller zu arbeiten. Aus diesem Grund entscheiden sie sich für digitale Lösungen wie OneNote.
OneNote ist ein Produktivitätstool, das Cloud- und Microsoft-Technologien nutzt, um das Erfassen, Speichern und Freigeben von Informationen zu einem Kinderspiel zu machen.
Stellen Sie sich OneNote als Drehscheibe für alle Notizen vor, mit der Sie diese auf vielfältige Weise organisieren können. Sie können sogar Multimedia-Dokumente neben einfachem Text ablegen.
Wenn Sie also auf der Suche nach einem zuverlässigen Tool für digitale Notizen sind, könnte OneNote die richtige Lösung für Sie sein.
Lesen Sie weiter, um die zahlreichen Möglichkeiten zu entdecken, wie dieses Tool für Sie und Ihr Unternehmen hilfreich sein kann.
Warum sollten Sie sich auf OneNote verlassen?
OneNote ist nicht nur ein leistungsfähiges Tool für die Erstellung von Notizen. Es ist auch ein nützliches Werkzeug, mit dem Sie verschiedene Funktionen zur einfachen Informationsverarbeitung ausführen können.
Einige seiner wichtigsten Vorteile sind:
VORTEIL #1. FÖRDERUNG DER ECHTZEIT-ZUSAMMENARBEIT
OneNote ist Teil der vollständig cloudbasierten Office 365-Suite von Microsoft. Das bedeutet, dass OneNote-Nutzer Dateien mit anderen Teammitgliedern oder Kunden in Echtzeit austauschen können. Mehrere Personen können ihre Notizen gleichzeitig anzeigen und bearbeiten, so dass eine nahtlose Zusammenarbeit jederzeit möglich ist.
Das Tolle an der Echtzeitbearbeitung ist, dass Sie alle Änderungen an der Datei verfolgen können. Sie können sogar die vorherige Version eines Dokuments wiederherstellen, falls es zu Missgeschicken kommt.
Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, können ebenfalls von dieser Funktion profitieren. Denn Mitarbeiter, die sich im ganzen Land befinden, können an demselben Projekt arbeiten, ohne dass die Zusammenarbeit im Team beeinträchtigt wird.
Einfach ausgedrückt: Sie müssen keine E-Mails austauschen und keine Zeit mit dem Warten auf Antworten verschwenden – Manager können ganz einfach mit ihrem Team zusammenarbeiten, ohne das Büro verlassen zu müssen.
VORTEIL #2. SICHERUNG SENSIBLER INFORMATIONEN
Die Online-Tätigkeit und die gemeinsame Nutzung sensibler Daten birgt Sicherheitsrisiken. Dies gilt insbesondere für Notebook-Software.
Glücklicherweise verfügt OneNote über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, die Ihre Daten vor dem Zugriff durch Dritte schützen.
So können Sie beispielsweise bestimmte Abschnitte mit Passwörtern sperren, während Ihre gesamten Informationen jederzeit mit 3DES-Verschlüsselung geschützt sind. Und wenn Ihre passwortgeschützten Dokumente über einen längeren Zeitraum inaktiv bleiben, sperrt die Software sie automatisch, um Datenlecks zu verhindern.
VORTEIL #3. INTEGRATION MIT ANDERER SOFTWARE
Wie andere Anwendungen der Office 365-Suite verfügt OneNote über großartige Integrationsmöglichkeiten. Sie können Ihr OneNote mit Outlook synchronisieren, um E-Mail-Informationen direkt an die App zu senden und umgekehrt.
Darüber hinaus können Sie diese Software auch mit Nicht-Microsoft-Apps integrieren. Einige bemerkenswerte Plugins umfassen Zapier, Slack, Trello, Evernote, Dropbox, Salesforce und viele andere. Alle wichtigen Apps werden synchronisiert, sodass Ihr Team jeden Tag produktiver sein kann.
VORTEIL #4. PROJEKTMANAGEMENT
OneNote hat Dutzende von Verwendungsmöglichkeiten im allgemeinen Geschäftsleben. Besonders geeignet ist es jedoch für das Projektmanagement.
Projektmanager haben oft mit Problemen wie Missverständnissen zwischen Teammitgliedern, Kommunikationsverzögerungen oder Projektengpässen zu kämpfen. Dank Microsofts Notizentool lassen sich viele dieser Herausforderungen schnell bewältigen.
Das Projektmanagement kann dadurch unkomplizierter werden. Denn OneNote macht es dem Manager leicht, die Leistungen der einzelnen Teammitglieder zu verfolgen. Sie können Zeitpläne aktualisieren, erledigte Aufgaben abhaken oder neue Aufgaben zuweisen, und zwar ganz einfach.
DIE ONENOTE-NUTZUNG AUF DIE NÄCHSTE STUFE HEBEN
Wenn Sie OneNote noch nie benutzt haben, interessieren Sie sich vielleicht für einige Tipps, die Ihnen helfen, das Beste aus der Software herauszuholen.
TIPP #1. SCHNELLNOTIZEN ERSTELLEN
Die Schnellnotiz ist eine großartige Funktion, mit der Sie einen Gedanken aufschreiben können, wenn Sie beim Mittagessen oder außerhalb des Büros unterwegs sind.
Stellen Sie sich vor, Sie sind im Supermarkt und Ihnen fällt ein, dass Sie eine wichtige E-Mail nicht beantwortet haben. Sie können Ihr Telefon nehmen, die OneNote-App öffnen und eine Schnellnotiz erstellen, die Sie an diese Aufgabe erinnert.
Wenn Sie OneNote das nächste Mal auf Ihrem Computer öffnen, sehen Sie die Nachricht dort.
Diese Funktion ähnelt den Haftnotizen, mit denen Sie jede Idee oder jeden Gedanken in Sekundenschnelle notieren können. Alle Ihre Notizen werden im Abschnitt „Nicht abgelegte Notizen“ Ihres Notizbuchs „Schnellnotizen“ gespeichert, einem Ort, an dem alle Ihre Notizen standardmäßig gespeichert werden.
TIPP #2. SUCHE ÜBER ALLE NOTIZEN
Die Suche nach Notizen wird mit der Zeit immer schwieriger. Wenn Sie ein intensiver Nutzer sind, kann es passieren, dass Sie innerhalb weniger Monate Hunderte von Notizen speichern. Aber keine Sorge, es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Notizen zu organisieren und nach ihnen zu suchen.
OneNote verfügt über eine integrierte Suchoption, die das Auffinden von Notizen erleichtert.
Klicken Sie einfach auf die Lupe oder drücken Sie „Strg“ (oder „Command“ für Mac) + „F“ auf Ihrer Tastatur und suchen Sie nach einem Satz oder Wort. Die Software durchsucht alle Ihre getippten, handschriftlichen und sogar bildlichen Notizen.
Sie können die Suche weiter eingrenzen, indem Sie auf den Pfeil der Dropdown-Liste klicken und die gewünschte Option auswählen. Alle passenden Ergebnisse werden in Ihren Notizen hervorgehoben.
Wenn Sie die gewünschte Notiz gefunden haben, können Sie die Suche durch Drücken des „X“ in der rechten Ecke schließen.
TIPP #3. VORGEFERTIGTE VORLAGEN VERWENDEN
OneNote ist so konzipiert, dass für jede neue Notiz eine leere Leinwand zur Verfügung steht. Und genau das gibt den Benutzern eine Menge Flexibilität. Allerdings kann dieser Ansatz manchmal zu einfach sein. Warum also nicht etwas Stil, Struktur und Farbe in die App bringen?
Zum Glück gibt es jede Menge vorgefertigte Vorlagen, aus denen man wählen kann. Sie können eine Vorlage mit dekorativen Hintergründen, To-Do-Listen, Planern und mehr herunterladen.
Beachten Sie, dass Sie die Vorlagen nur für neue OneNote-Dateien verwenden können. Die Vorlagen, die bereits Text enthalten, können nicht verwendet werden, da die meisten Designs erfordern, dass der Inhalt an einer bestimmten Stelle auf der Seite erscheint.
Wenn Sie eine Vorlage zu einer bestehenden Notiz hinzufügen möchten, erstellen Sie einfach eine neue Notiz und kopieren Sie den vorhandenen Text hinein.
TIPP #4. DOKUMENTE VON IHREM SMARTPHONE EINSCANNEN
Müssen Sie sich Notizen aus einem gescannten Dokument machen? Das ist kein Problem für OneNote. Sie können die Microsoft Lens: PDF Scanner App (erhältlich für Android und iOS) nutzen, um mit Ihrem Smartphone hochwertige Scans von mehreren Dokumenten zu erstellen und diese in OneNote hochzuladen.
WERDEN SIE ZUM MEISTER DER NOTIZEN
Digitale Notizentools haben Tausenden von Arbeitnehmern und Managern geholfen, produktiver zu werden. OneNote ist eine solche Software, die alles zu haben scheint – eine Fülle von Funktionen, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.
Egal, ob Sie als Geschäftsinhaber die Leistung Ihres Teams steigern oder als Projektmanager den Zeitplan eines Projekts besser verfolgen möchten – OneNote bietet für jeden etwas.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie dieses leistungsstarke Tool Ihnen helfen kann, Ihr Unternehmen zu verbessern, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir unterhalten uns gerne in einem 10-15-minütigen Gespräch über dieses Thema.
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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