DMS - Dokumenten Management SystemKein Suchen, kein Warten, kein Drucken, kein Versenden: Der theoretische Nutzen der elektronischen Abbildung papiergebundener Prozesse liegt auf der Hand. In Großunternehmen hingegen wurde dieser Nutzen mittlerweile tiefgreifend in die Praxis umgesetzt. Digitalisierung ist einer der Megatrends der IT-Branche, der mehr und mehr auch den Mittelstand und Kleinunternehmen erfasst.

Diese Entwicklung stellt Unternehmen allerdings auch vor Herausforderungen: Reicht es eigentlich, wenn die Informationen und Dokumente nur gespeichert sind? Welche gesetzlichen Anforderungen werden an die Aufbewahrung gestellt?

In diesem Beitrag stellen wir den Nutzen und die Funktionsweise eines Systems zum Dokumentenmanagement und zur rechtssicheren Archivierung vor.

Der Grundsatz: ein zentrales Archiv

Je höher der Anteil papiergebundener Arbeit in einem Unternehmen ist, desto größer sind auch der Aufwand für dessen Bearbeitung und das Einsparpotential durch Digitalisierung. Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter alleine für die Bewegung von Papierdokumenten? Wie häufig suchen Sie an mehreren Orten erfolglos nach einem Dokument? Hier wird der Paradigmenwechsel deutlich, der mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erreicht wird: Alle Dokumente und Informationen liegen an genau einem Ort in genau einer Ausfertigung: Dem zentralen Archiv. Suchen? Per Knopfdruck. Versenden? Per Knopfdruck. Drucken? Nicht mehr nötig.

Eine Ablage für alle Anwendungen

War diese Information in der Dateiablage auf dem Server? Oder habe ich Sie im Wiki hochgeladen? Nein, sie war doch in der Mail von letzter Woche, oder? Solche Fragen entfallen mit einer professionellen zentralen Dokumentenverwaltung. Egal ob E-Mails, Rechnungen, Zeichnungen oder Office-Dokumente: Alle Informationen werden über Schnittstellen automatisch im zentralen Archiv abgelegt, zu Akten zusammengefasst, verschlagwortet und sind jederzeit einfach auffindbar.

Revisionssicher, rechtssicher, langzeitarchiviert

Ja, es ist ein Thema, das gerne verdrängt wird. Aber geschäftlicher Schriftverkehr unterliegt umfassenden gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung. Doch nicht nur das Volumen der zu archivierenden Informationen steigt stetig, auch die Gesetzgebung und Rechtsprechung ändern sich fortlaufend. Sie haben also zwei Möglichkeiten: Entweder werden Sie zum Rechtsexperten für gesetzeskonforme Archivierung oder Sie nutzen die Unterstützung eines etablierten Softwareherstellers, der sich auf die gesetzeskonforme Verwaltung und Archivierung von Dokumenten spezialisiert hat.

Wir bei der hagel IT-Services GmbH empfehlen letzteren Weg und haben mit dem Anbieter d.velop aus dem westfälischen Gescher einen der führenden Hersteller von Dokumenten-Management-Systemen zum strategischen Partner gemacht. So wird die gesetzeskonforme Dokumentenverwaltung für unsere Kunden zum Kinderspiel, denn d.velop ist jederzeit auf dem Laufenden zur aktuellen Rechtslage und entwickelt die Software so weiter, dass Unternehmen auf die Einhaltung der umfassenden Vorgaben vertrauen können. Eine wesentliche Anforderung: Archivierte Dateien können nicht mehr bearbeitet werden und müssen auch langfristig einsehbar sein. Im DMS wird das mit den Dateiformaten TIFF und PDF/A erreicht. Eine automatische Löschungen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und ein umfassendes Rechtemanagement vereinfachen darüber hinaus die rechts- und revisionssichere Archivierung.

Professionelles Dokumentenmanagement in Hamburg

Digitalisierung geht nicht ohne Archivierung. Und Archivierung geht nicht ohne professionelle Unterstützung. Wir bei der hagel IT-Services GmbH bieten Ihnen gemeinsam mit unserem Partner d.velop jahrelange Erfahrung und hohe Expertise in der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Sprechen Sie uns einfach an.

Holger Esseling
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Holger Esseling

Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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