Die Zusage für Fördermittel ist da. Endlich kann die veraltete Technik raus und die IT modernisiert werden.
Doch auf die erste Freude folgt oft die große Unsicherheit. Denn mit öffentlichen Geldern kommt auch ein Berg an Vorschriften. Ein falscher Schritt im Beschaffungsprozess, und die gesamte Förderung könnte auf dem Spiel stehen.
Genau vor dieser Herausforderung stand kürzlich ein gemeinnütziger Hamburger Verein aus dem sozialen Sektor. Die Anfrage, die uns erreichte, war auf den ersten Blick klar: Eine Liste mit Servern, PCs und Software mit der Bitte um ein Angebot für die „zuständige Behörde“.
Wir hätten einfach ein Angebot schreiben können. Haben wir aber nicht.
Stattdessen haben wir eine Frage gestellt, die alles veränderte: „Was soll am Ende besser sein als heute?“
Die Ausgangslage: Eine Hardware-Liste ist keine Lösung
Der Verein, der sich seit Jahrzehnten für soziale Belange in der Stadt einsetzt, kämpfte mit einer IT am Rande des Zusammenbruchs. Langsame Rechner, unklare Datensicherung und ständige kleine Ausfälle kosteten Zeit und Nerven, die für die eigentliche, wichtige Arbeit fehlten. Die Förderzusage war der Rettungsanker.
Die vorgelegte Einkaufsliste war detailliert. Sie war aber auch ein Symptom für ein typisches Problem: Der Vorstand wusste, DASS sie etwas tun mussten, aber nicht, WAS die richtige Lösung für ihre Ziele war. Sie dachten in Produkten, nicht in Ergebnissen.
Die eigentlichen Schmerzpunkte lagen tiefer:
- Keine IT-Verantwortung: Wer kümmert sich, wenn etwas ausfällt? Wer spielt Updates ein? Die ehrliche Antwort: „Niemand so richtig.“
- Angst vor Datenverlust: Als Beratungsstelle werden hochsensible Daten verarbeitet. Der Wunsch nach einem eigenen Server war da, aber das Wissen zur Absicherung fehlte komplett.
- Die Furcht vor den Richtlinien: Die größte Sorge war, bei der Beschaffung einen formalen Fehler zu machen und die bewilligten Gelder zurückzahlen zu müssen.
Ein Angebot für die angefragte Hardware hätte keines dieser Kernprobleme gelöst.
Es hätte dem Verein neue Geräte beschert, aber die Verantwortung und das Risiko wären geblieben. Unser Ansatz musste ein anderer sein.
Unser Weg: Vom Hardware-Lieferanten zum neutralen Prozessbegleiter
In unserem ersten Gespräch haben wir klargemacht: Unser Geschäftsmodell ist nicht der Verkauf von Hardware, sondern die Übernahme von Verantwortung im Rahmen einer langfristigen Partnerschaft. Für eine reine Angebotsabgabe sind wir der falsche Partner.
Aber als Experte, der einen revisionssicheren Beschaffungsprozess für sie steuert, sind wir genau der richtige.
Nachdem die Geschäftsführung verstand, dass wir ihr Problem an der Wurzel packen wollten, haben wir folgenden Prozess als neutrale Berater umgesetzt:
Schritt 1: Das Ziel definieren und in ein Leistungsverzeichnis übersetzen
Wir haben die Hardware-Liste zur Seite gelegt und über Ziele gesprochen. Was muss die IT leisten? Wer muss worauf zugreifen können? Wie sieht ein sicheres Backup-Konzept aus? Aus diesen Antworten erstellten wir ein herstellerneutrales Leistungsverzeichnis. Es beschrieb nicht, WAS gekauft werden soll (z.B. „ThinkCentre neo“), sondern WELCHE ANFORDERUNGEN die Technik erfüllen muss. Das ist die Grundlage für wirklich vergleichbare Angebote.
Schritt 2: Markterkundung und Einholung von drei vergleichbaren Angeboten
Mit dem fertigen Leistungsverzeichnis unterstützten wir den Verein dabei, drei qualifizierte IT Systemhaus Hamburg zur Angebotsabgabe aufzufordern. Unsere Rolle war die des Übersetzers und Prozess-Steuerers. Wir selbst haben selbstverständlich kein Angebot abgegeben, um einen Interessenkonflikt von vornherein auszuschließen. So lagen am Ende drei Angebote auf dem Tisch, die sich wirklich vergleichen ließen.
Schritt 3: Eine nachvollziehbare Entscheidung mit der Bewertungsmatrix
Der billigste Anbieter ist nicht immer der beste. Um die Vergabeentscheidung für den Fördermittelgeber unangreifbar zu machen, haben wir gemeinsam mit dem Verein eine Bewertungsmatrix entwickelt. Kriterien wie Preis, Leistung, Service und Erfahrung wurden gewichtet und die Angebote systematisch bewertet.
Die Wahl fiel auf Anbieter C. Er war nicht der billigste, aber der wirtschaftlichste. Die Entscheidung war für jeden Prüfer glasklar nachvollziehbar und die Begründung sauber dokumentiert.
Schritt 4: Erstellung der lückenlosen Vergabeakte
Unsere finale Leistung war es, alle Dokumente – vom Leistungsverzeichnis über die Angebote, die Kommunikation mit den Bietern bis zur finalen Bewertungsmatrix – in einer sauberen Vergabeakte zu bündeln. Dieses Dossier war der Schlüssel für den problemlosen Verwendungsnachweis.
🛡︎ Fördermittel-Beschaffung ohne Risiko?
Der Weg von der Förderzusage bis zur neuen IT ist komplex und voller Fallstricke. Als Ihr neutraler Prozessbegleiter steuern wir die Beschaffung für Sie – transparent und revisionssicher. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Ziele, während wir für einen lückenlosen Nachweis sorgen.
Das Ergebnis: Sicherheit, die über die Technik hinausgeht
Durch unsere neutrale Prozessbegleitung hat der Verein nicht nur eine moderne und passende IT-Infrastruktur erhalten.
Der Vorstand hatte vor allem die 100-prozentige Sicherheit, jeden Cent der Förderung korrekt und nachweisbar eingesetzt zu haben. Der Verwendungsnachweis war nur noch eine Formsache.
Der größte Gewinn war jedoch der gewonnene Fokus. Das Team konnte sich wieder voll auf seine Mission konzentrieren, anstatt sich mit IT-Problemen und Vergaberecht zu belasten. Sie haben nicht nur neue Technik bekommen, sondern einen Weg gefunden, wie sie Technologie sicher und ohne Angst für ihre Ziele nutzen können.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Vertrauen durch Erfahrung: Warum der Mittelstand auf hagel-IT setzt
Die oben geschilderte Beratung ist kein Zufall. Sie ist das Ergebnis einer Philosophie, die wir seit über 20 Jahren leben: Wir verkaufen keine Produkte, wir schaffen Lösungen und übernehmen Verantwortung.
Seit unserer Gründung 2004 sind wir als inhabergeführtes IT Beratung Hamburg tief im Mittelstand verwurzelt. Unsere 32 festangestellten Experten haben unzählige Projekte wie dieses umgesetzt.
Das Ergebnis dieser gelebten Erfahrung spiegelt sich im Feedback unserer Kunden wider: mehr als 5.000 gelöste Support-Tickets pro Jahr mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,9 von 5 Sternen. Dieses Vertrauen ist unser wichtigster Maßstab.
Unsere Kompetenz ist zertifiziert und anerkannt. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zum Top 1 % der IT-Dienstleister weltweit. Auszeichnungen wie „Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025“ von Statista und die Tatsache, dass unsere Geschäftsführung als Experte für das ZDF interviewt wird, bestätigen unsere Autorität im Markt.
Jede Empfehlung basiert auf tiefem, praxiserprobtem Fachwissen.
Bei uns gibt es keine Standardlösungen, sondern ehrliche Beratung. Ihr Vertrauen ist unser höchstes Gut. Deshalb bieten wir eine Zufriedenheitsgarantie und monatlich kündbare Verträge. Wir sind nur dann erfolgreich, wenn Sie es sind.
Stehen Sie vor der gleichen Herausforderung?
Wenn Sie Fördermittel für Ihre IT bewilligt bekommen haben und unsicher sind, wie Sie den Beschaffungsprozess rechtssicher gestalten, dann lassen Sie uns sprechen.
Bevor Sie Angebote einholen, die Sie nicht vergleichen können, lassen Sie uns über Ihre Ziele sprechen.
In einer kostenfreien Erstberatung zeigen wir Ihnen, wie wir Sie als neutraler Partner durch diesen Prozess navigieren können – damit Sie am Ende nicht nur neue Technik, sondern vor allem Sicherheit und einen freien Kopf gewinnen.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Das Vorgehen klingt überzeugend, aber was kostet eine solche neutrale Prozessbegleitung? Lohnt sich der Aufwand überhaupt?
Das ist eine absolut berechtigte kaufmännische Frage. Sehen Sie die Kosten für die Begleitung als eine Art Versicherung. Ein einziger Formfehler bei der Vergabe kann dazu führen, dass die komplette Fördersumme zurückgefordert wird. Das finanzielle Risiko eines Fehlers ist also um ein Vielfaches höher als die Investition in eine fachkundige Steuerung.
Zudem sind die Kosten für eine solche externe Beratung in vielen Förderprogrammen selbst förderfähig. Vor allem aber sparen Sie wertvolle interne Ressourcen – insbesondere Ihre eigene Zeit als Geschäftsführer. Wir übernehmen die zeitaufwendige Detailarbeit, sodass Sie sich auf die strategischen Entscheidungen konzentrieren können. Unterm Strich ist es fast immer die wirtschaftlichere Option.
Wir haben die Förderzusage gerade erhalten. Was sind die absolut ersten, konkreten Schritte und wie viel unserer Zeit wird das binden?
Der wichtigste erste Schritt ist: Handeln Sie nicht überstürzt! Holen Sie keine Angebote auf Basis einer schnellen Internetrecherche ein.
Die ersten Schritte sind strategischer Natur:
- Unterlagen sichten: Legen Sie den Förderbescheid und alle zugehörigen Richtlinien bereit. Dort stehen die genauen Spielregeln für die Vergabe.
- Ziele klären: Formulieren Sie – ganz ohne Technik-Jargon – was nach der Investition besser laufen soll als heute. (z. B. „schnellerer Fernzugriff für 10 Mitarbeiter“, „automatisierte Datensicherung“).
- Erstgespräch führen: Nutzen Sie eine unverbindliche Erstberatung, wie wir sie anbieten, um die spezifischen Anforderungen Ihres Förderprogramms mit einem Experten abzugleichen.
Ihr Zeitaufwand konzentriert sich vor allem auf den Anfang: das Zielgespräch. Danach übernehmen wir die operative Steuerung. Sie werden dann nur noch für finale Entscheidungen benötigt, z. B. bei der finalen Auswahl des Anbieters auf Basis der von uns vorbereiteten Bewertungsmatrix.
Warum können wir die drei Angebote nicht einfach selbst einholen? Lässt sich das rechtfertigen, wenn man am Ende doch meist den Günstigsten wählt?
Hier liegt ein entscheidender Denkfehler, den viele machen. Das Vergaberecht fordert nicht die Wahl des billigsten, sondern des wirtschaftlichsten Angebots. Und genau hier wird es komplex.
Das wirtschaftlichste Angebot berücksichtigt neben dem Preis auch qualitative Kriterien wie Servicelevel, Garantien, Folgekosten oder die Erfahrung des Anbieters. Ohne ein sauberes Leistungsverzeichnis und eine transparente Bewertungsmatrix ist diese Entscheidung kaum revisionssicher zu treffen.
Ein typisches Beispiel: Anbieter A ist 10 % günstiger, bietet aber nur 1 Jahr Garantie. Anbieter B ist teurer, inkludiert aber 3 Jahre Vor-Ort-Service. Bereits im zweiten Jahr könnte Anbieter B die wirtschaftlichere Wahl sein. Diese Abwägung sauber zu dokumentieren, ist die Kernaufgabe der Prozessbegleitung. Diese Dokumentation schützt Sie bei einer Prüfung durch den Fördermittelgeber.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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