Moin, Jens Hagel hier. Geschäftsführer von hagel IT-Services.
Ich möchte heute über ein Thema sprechen, das viele Unternehmer als „lästigen Papierkram“ abtun, das aber in Wahrheit über die Zukunftsfähigkeit Ihrer Firma entscheidet: die IT-Dokumentation.
Kürzlich saß ich mit dem Geschäftsführer eines Hamburger Familienunternehmens zusammen. Seine Tochter, die bald mehr Verantwortung übernehmen soll, formulierte das Problem perfekt: „Herr Hagel, unser IT-Dienstleister schickt ständig neue Techniker. Jeder fängt bei null an. Der eine weiß nicht, was der andere getan hat. Es ist zum Verzweifeln.“
Das Ergebnis? Dieselben Probleme wurden mehrfach „gelöst“, einfache Aufgaben dauerten Stunden statt Minuten und die eigenen Mitarbeiter waren maximal frustriert, weil sie den Technikern immer wieder dieselben Grundlagen erklären mussten.
Das ist nicht nur ineffizient. Es ist ein echtes Geschäftsrisiko. Und es ist ein klares Zeichen für eine fehlende oder mangelhafte IT-Dokumentation. In diesem Bericht zeige ich Ihnen, wie wir dieses Chaos beseitigt haben.
Warum eine fehlende IT-Dokumentation für Hamburger Unternehmen ein echtes Risiko ist
Man kann es nicht anders sagen: Eine unvollständige IT-Dokumentation ist wie ein Schiff ohne Seekarte zu steuern. Man kommt vielleicht irgendwie an, aber die meiste Zeit ist man damit beschäftigt, sich zu orientieren, anstatt Kurs auf das Ziel zu nehmen.
Für unseren Kunden bedeutete das konkret:
- Wissens-Inseln: Nur der Senior-Chef wusste, wo bestimmte Lizenzen hinterlegt waren. Eine Mitarbeiterin kannte als Einzige das Passwort für einen wichtigen externen Dienst. Fällt diese Person aus, steht der Betrieb.
- Verschwendete Arbeitszeit: Ein Techniker brauchte 45 Minuten, um den richtigen Netzwerk-Switch zu finden, an dem ein neues Gerät angeschlossen werden musste. Zeit, die der Kunde voll bezahlt hat.
- Sicherheitsrisiken: Niemand hatte einen Überblick, welche Geräte genau im Netzwerk sind, wer welche Zugriffsrechte hat oder ob auf allen PCs die gleiche Sicherheitssoftware läuft. Um diese Schwachstellen aufzudecken, hilft ein IT Sicherheit Audit.
- Fehlende Planbarkeit: Investitionsentscheidungen wurden aus dem Bauch heraus getroffen. Ohne eine Liste aller Geräte, ihres Alters und ihres Zustands lässt sich kein vernünftiges IT-Budget planen. Ein IT-Aktualisierungsplan kann hier Abhilfe schaffen.
Das größte Problem ist aber der Frust. Wenn Mitarbeiter und sogar die Geschäftsführung das Gefühl haben, gegen die eigene IT zu kämpfen, anstatt mit ihr zu arbeiten, dann leidet die Moral und die Produktivität sinkt dramatisch.
„Ich hatte das Gefühl, wir bezahlen einen Dienstleister dafür, dass er bei uns Detektiv spielt. Er hat mehr Zeit mit Suchen als mit Lösen verbracht.“ – Aussage des Geschäftsführers.
Der Wendepunkt: Als die Tochter die Verantwortung nicht übernehmen wollte
Der eigentliche Weckruf für den Inhaber kam, als seine Tochter zögerte, die Verantwortung für die IT zu übernehmen. Ihr Argument war einfach und brutal ehrlich: „Papa, ich habe keine Chance, diesen Laden zu steuern. Niemand weiß, was Sache ist. Wenn morgen der Server ausfällt, sind wir aufgeschmissen und müssen hoffen, dass der eine Techniker, der sich vielleicht auskennt, gerade erreichbar ist.“
Das war der Moment, in dem klar wurde, dass es nicht um „ein bisschen Ordnung“ ging, sondern um die Übergabe- und Zukunftsfähigkeit des gesamten Unternehmens.
Ist Ihre IT bereit für die Übergabe?
Die Geschichte dieses Familienunternehmens ist kein Einzelfall. Wenn fehlendes Wissen und unklare Prozesse auch bei Ihnen für Frust sorgen und die Zukunftsplanung blockieren, sollten wir reden. Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch klären, wie Sie Ihre IT vom Risiko zum stabilen Fundament für die nächste Generation machen.
Der Plan: Wie wir in 4 Schritten eine nutzbare Wissensdatenbank aufgebaut haben
Eine IT-Dokumentation ist kein dicker Aktenordner, der im Schrank verstaubt. Es ist eine lebendige, digitale Wissensbasis, auf die alle Beteiligten jederzeit zugreifen können. Unser Plan war pragmatisch und auf schnelle Erfolge ausgelegt:
1. Die Bestandsaufnahme (Der „IT-Archäologe“)
Zuerst haben wir alles zusammengetragen, was es gab: veraltete Excel-Listen, Notizen auf Post-its, E-Mail-Verläufe und vor allem das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter. Wir haben einen Workshop gemacht und systematisch alles abgefragt.
2. Einführung eines zentralen, sicheren Systems
Alle Informationen wurden in unser zentrales Dokumentations-System überführt. Sicher, verschlüsselt und für den Kunden jederzeit einsehbar. Kein Suchen mehr in verschiedenen Ordnern oder Postfächern. Eine einzige Quelle der Wahrheit.
3. Die Struktur – Was gehört in eine gute Doku?
Wir haben die Dokumentation in klare Bereiche aufgeteilt, die für jedes Unternehmen essenziell sind:
Die 5 Säulen einer sauberen IT-Dokumentation
- Netzwerkplan: Eine grafische Übersicht, die zeigt, wie Server, Switches, Firewalls und PCs miteinander verbunden sind. Weitere Informationen zum OSI-Modell können hier hilfreich sein.
- Asset-Liste: Eine komplette Liste aller Hardware- und Software-Komponenten inklusive Alter, Garantie und Konfiguration.
- Passwort-Management: Ein sicherer Tresor für alle wichtigen Zugangsdaten, auf den nur autorisierte Personen zugreifen können. Hierbei ist ein Leitfaden für sichere Passwörter unerlässlich.
- Lizenz-Verwaltung: Ein Überblick über alle Software-Lizenzen, um Kosten und Compliance im Griff zu haben. Das Thema Microsoft Lizenzierung 101 ist hierbei besonders relevant.
- Prozess-Beschreibungen: Klare Anleitungen für wiederkehrende Aufgaben wie „Neuen Mitarbeiter anlegen“ oder „Was tun bei einem Drucker-Ausfall?“.
4. Etablierung eines lebenden Prozesses
Das Wichtigste: Die Dokumentation wird bei jeder Änderung an der IT sofort von uns aktualisiert. Wenn wir einen neuen PC installieren, ist er fünf Minuten später in der Doku. Das ist keine Zusatzaufgabe, sondern fester Bestandteil unserer Arbeit.
Das Ergebnis: Berechenbarkeit, Effizienz und ein ruhiger Puls
Die Veränderung war sofort spürbar. Unserem Technikerteam macht die Arbeit bei diesem Kunden jetzt Spaß. Warum? Weil sie ihre Zeit damit verbringen, echte Lösungen zu schaffen, statt Informationen hinterherzulaufen.
Die Tochter des Inhabers hat inzwischen die IT-Verantwortung gerne übernommen. Sie hat jetzt ein Dashboard, in dem sie alles sieht. Sie kann fundierte Entscheidungen treffen und ist nicht mehr von Einzelpersonen abhängig. Der Frust ist einer professionellen Gelassenheit gewichen. Und das Unternehmen kann wachsen, weil die IT-Struktur darauf ausgelegt ist.
Unsere Expertise für Ihren Erfolg: Warum der Mittelstand auf hagel-IT vertraut
Lösungen wie die hier beschriebene basieren auf einem Fundament aus praxiserprobter Erfahrung. Seit 2004 unterstützen wir als inhabergeführtes IT Systemhaus Hamburg den norddeutschen Mittelstand. Mit den Geschäftsführern Jens Hagel und Philip Kraatz an der Spitze und einem Team, das jährlich über 5.000 Support-Anfragen löst, kennen wir die täglichen Herausforderungen von Unternehmen aus erster Hand.
Unsere Kompetenz geht in die Tiefe. Das Team aus 32 festangestellten, zertifizierten Experten ist spezialisiert auf den Modern Workplace, Microsoft 365, Azure Cloud und IT-Sicherheit. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zu den Top 1 % der IT-Dienstleister weltweit. Diese Expertise wird durch Auszeichnungen wie „Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025“ (verliehen von statista) und die Anerkennung als gefragte Experten, unter anderem für das ZDF, von unabhängiger Seite bestätigt.
Vertrauen ist die Währung jeder erfolgreichen Partnerschaft. Unsere Kunden honorieren unsere Arbeit mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,9 von 5 Sternen auf Google und anderen Portalen. Ein langjähriger Partner fasst es treffend zusammen: „Mit Hagel-IT haben wir einen erfahrenen Partner, auf den wir uns jederzeit zu 100 % verlassen können.“ Diese Verlässlichkeit untermauern wir durch transparente Prozesse und faire, monatlich kündbare Verträge ohne lange Laufzeiten.
An unseren Standorten in Bremen, Kiel und Lübeck leben wir die Nähe zum Kunden. Wir verstehen uns als strategischer Partner auf Augenhöhe, der Ihre IT von einer Belastung zu einem echten Wachstumstreiber entwickelt.
Ist Ihre IT-Dokumentation eine Schatzkarte oder ein Minenfeld?
Wenn Sie sich oder Ihre Mitarbeiter in dieser Geschichte wiedererkennen, dann ist es an der Zeit zu handeln. Eine fehlende IT-Dokumentation ist eine Zeitbombe. Sie tickt leise im Hintergrund, bis sie im unpassendsten Moment hochgeht.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wo Sie stehen. Ich biete Ihnen an, dass wir uns Ihre vorhandene Dokumentation (oder das, was davon da ist) unverbindlich ansehen. Wir geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung und zeigen Ihnen, wo die größten Lücken und Risiken liegen.
Dieser erste Check ist Teil unserer Cyber Risiko Analyse. Er gibt Ihnen sofort umsetzbaren Mehrwert. Entscheiden Sie sich danach für eine Zusammenarbeit und beauftragen uns mit einer vollständigen Infrastrukturanalyse, ist dieser erste Schritt für Sie komplett kostenlos.
Klicken Sie auf den Button und fordern Sie Ihren Termin an. Lassen Sie uns dafür sorgen, dass Ihre IT zum Wachstumsmotor wird, nicht zur Wachstumsbremse.
Jetzt IT-Dokumentation prüfen lassen
Ich freue mich auf das Gespräch.
Ihr
Jens Hagel
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Das klingt alles sehr vernünftig, aber auch nach viel Aufwand. Mit welchen Kosten muss ich für eine professionelle IT-Dokumentation rechnen und wann rechnet sich diese Investition?
Das ist eine zentrale unternehmerische Frage. Die initialen Kosten für die Ersterfassung hängen von der Komplexität Ihrer IT ab. (IT-Ausgaben im Griff: Clever planen, schneller wachsen) Sehen Sie es aber weniger als Kostenpunkt, sondern als Investition, die sich schnell bezahlt macht. Der Return on Investment (ROI) ergibt sich direkt aus der Effizienzsteigerung: Wenn Ihr IT-Dienstleister pro Einsatz auch nur 30 Minuten weniger für die Suche nach Informationen benötigt, sparen Sie bei wöchentlichen Einsätzen bereits über 25 Technikerstunden pro Jahr. Indirekte Vorteile wie eine fundierte Budgetplanung auf Basis der Asset-Liste, die Vermeidung von teuren Betriebsausfällen und die Einhaltung von Lizenz-Vorgaben sind dabei noch gar nicht eingerechnet.
Mein Team ist bereits stark ausgelastet. Wie viel Zeit müssen meine Mitarbeiter investieren, wenn wir so einen Dokumentationsprozess einführen?
Eine berechtigte Sorge. Unser Ansatz ist darauf ausgelegt, Ihr Team minimal zu belasten. Die Hauptarbeit der Erfassung, Strukturierung und Systempflege liegt bei uns. Für den Start planen wir in der Regel einen einzigen, fokussierten Workshop mit Ihren Schlüsselpersonen (z.B. Office-Management, langjährige Mitarbeiter), um das vorhandene „Kopfwissen“ zentral zu erfassen. Danach ist der Zeitaufwand für Ihr Team minimal, da die fortlaufende Pflege der Dokumentation zu unserem Standardprozess gehört. Langfristig spart Ihr Team sogar Zeit, da es sich nicht mehr wiederholt um die Einarbeitung externer Techniker kümmern muss.
Wir erkennen den Bedarf. Was sind die ersten, überschaubaren Schritte, um das Thema anzugehen, ohne gleich ein riesiges Projekt daraus zu machen?
Ein pragmatisches Vorgehen ist entscheidend. Die ersten Schritte sind kleiner als Sie denken:
1. Starten Sie mit dem, was am meisten schmerzt. Meist sind das Passwörter und Zugänge. Wir helfen Ihnen, diese in einem sicheren Passwort-Management-System zu zentralisieren. Das allein verhindert schon die größten Notfälle.
2. Identifizieren Sie mit uns die „Top 5“ wiederkehrenden Prozesse (z.B. „Neuer Mitarbeiter anlegen“) und erstellen Sie dafür kurze, klare Anleitungen.
3. Lassen Sie uns eine grundlegende Bestandsaufnahme Ihrer wichtigsten Geräte (Server, Firewall) machen. Sie müssen nicht bei null anfangen. Ein gezielter Start in den kritischsten Bereichen schafft sofortigen Mehrwert und macht das Gesamtprojekt beherrschbar.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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