In der Vergangenheit haben sich Teams bei der Verwaltung von Aufgaben auf Haftnotizen und endlose E-Mail-Threads verlassen. Aber in den heutigen hybriden Arbeitsumgebungen und bei den schnelllebigen Terminen reicht dieser Ansatz einfach nicht mehr aus. Effektives Projektmanagement ist heute unerlässlich, um auf Kurs zu bleiben und voranzukommen.
Laut McKinsey verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer 28 % seiner Woche mit der Verwaltung von E-Mails und fast 20 % mit der Suche nach Informationen oder Kollegen, die ihm helfen können.
In diesem Artikel wird Microsoft Planner vorgestellt, ein vielseitiges Tool, das für die einfache Verwaltung von Aufgaben ebenso geeignet ist wie für komplexe Unternehmensprojekte. Es ist einfach zu bedienen und dennoch leistungsstark genug, um mehrere Projekte zu organisieren und auf Kurs zu halten. Mit ein wenig Guidance durch einen IT Dienstleister Hamburg, der Erfahrung in der Unterstützung kleiner Teams hat, kann Planner die Art und Weise, wie Sie organisieren, zusammenarbeiten und Ergebnisse liefern, verändern.
Teams vergeuden Zeit mit endlosen E-Mails und verpassten Aufgaben
Wenn die Aufgaben nicht richtig organisiert sind, ist es schwierig, den Fortschritt Ihres Teams zu überwachen:
- Die Teammitglieder können die Fristen nicht einhalten
- Wesentliche Details werden bei Gesprächen übersehen.
- Projekte geraten wegen kleiner Missverständnisse ins Stocken
- Manager haben Mühe, sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen.
Diese Dinge behindern die Produktivität und erschweren es Ihrem Team, motiviert zu bleiben und voranzukommen.
Eine einfache Art der Aufgabenverwaltung
Microsoft Planner fasst alles an einem Ort zusammen und ist so einfach und intuitiv, dass auch kleine Teams sofort damit arbeiten können. Hier erfahren Sie, wie Planner Ihnen hilft, produktiv zu bleiben:
1. Organisierte Aufgaben-Boards
Stellen Sie sich Planner wie eine gemeinsame Aufgabentafel vor, auf der Ihr gesamtes Team folgende Aufgaben erledigen kann:
- Aufgaben schnell erstellen
- Verantwortlichkeiten zuweisen
- Fälligkeitsdaten, Checklisten, Dateien und Notizen hinzufügen
- Aufgaben durch Stufen wie Zu erledigen > In Bearbeitung > Erledigt verschieben
Diese organisierte Ansicht ermöglicht es jedem, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne dass lange E-Mail-Threads oder verschwundene Nachrichten erforderlich sind.
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2. Flexible Ansichten für bessere Übersicht
Planner bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Arbeit zu verfolgen, darunter:
- Board-Ansicht: Aufgaben werden als Karten angezeigt, die in Spalten (Eimern) gruppiert sind. Sie können Aufgaben ziehen und ablegen, um ihren Status zu aktualisieren oder sie zwischen Bereichen zu verschieben. Ideal für die visuelle Aufgabenverwaltung.
- Rasteransicht: Ein Layout im Stil einer Liste, in der Aufgaben mit Details wie Fälligkeitsdatum, Beauftragte und Fortschritt angezeigt werden. Nützlich zum schnellen Überprüfen und Bearbeiten.
- Zeitplan-Ansicht: Zeigt Aufgaben in einem Kalender nach Woche oder Monat an. Sie können Aufgaben in den Kalender ziehen oder ungeplante Aufgaben separat anzeigen.
- Personen-Ansicht: Zeigt die Verteilung der Arbeitslast auf die Teammitglieder an.
- Timeline-Ansicht: Ein Diagramm im Gantt-Stil, das zeigt, wie die Aufgaben zusammenhängen und welche Aufgaben wichtig sind, um das Projekt auf Kurs zu halten.
- Ansicht Zuweisungen: Ermöglicht Ihnen eine detaillierte Kontrolle darüber, wie viel Aufwand Aufgaben erfordern und wann sie geplant werden.
Diese Ansichten helfen Teams in jeder Phase, von der Erledigung täglicher Aufgaben bis hin zur Planung des Gesamtprojekts.
3. Aufgabendetails, die Teams auf Kurs halten
Jede Aufgabe in Planner enthält alle Details, die Sie benötigen. Klicken Sie einfach auf eine Aufgabe, um:
- Start- und Enddatum festzulegen
- Prioritäten zuweisen und Checklisten einfügen
- Dateien anhängen und Verantwortlichkeiten zuweisen
- Abhängigkeiten festlegen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden
- Verknüpfung mit relevanten Teams-Kanälen für Kontext und Zusammenarbeit
So können Sie sicherstellen, dass nichts Wichtiges verloren geht und Gespräche genau dort geführt werden, wo sie hingehören.
4. Vorlagen sparen Ihnen Zeit
Warum bei Null anfangen, wenn Sie das nicht müssen? Planner bietet vorgefertigte Vorlagen, von denen einige in der kostenlosen Version und weitere in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar sind. Wählen Sie einfach eine Vorlage aus, passen Sie sie an, und schon können Sie loslegen. Auf diese Weise können Sie schnell Projekte starten, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.
5. Reibungslose Integration mit Microsoft 365
Planner ist keine eigenständige App, sondern wurde so konzipiert, dass sie nahtlos mit den Tools zusammenarbeitet, die Sie bereits verwenden. Hier sehen Sie, womit er integriert werden kann:
- Teams: Erstellen und weisen Sie Aufgaben direkt aus dem Chat oder den Kanälen zu.
- Outlook: Verwandeln Sie markierte E-Mails in umsetzbare Aufgaben.
- SharePoint und Loop: Betten Sie Planner-Registerkarten für nahtlose Aktualisierungen in Projektseiten ein.
- Power-Plattform: Automatisieren Sie sich wiederholende Arbeitsabläufe mit Power Automate.
- Excel und Power BI: Exportieren Sie Daten, um Aufgaben, Zeitpläne und Arbeitsauslastung zu analysieren.
- Viva Ziele: Richten Sie Aufgaben an unternehmensweiten Zielen aus.
Wenn alles miteinander verknüpft ist, gewinnen Sie Klarheit, reduzieren Reibungsverluste und schaffen echten Schwung.
6. Eingebaute KI zur Steigerung der Effizienz
Im Juli 2024 fügte Microsoft Copilot zu Planner hinzu, der Ihnen bei Folgendem hilft:
- Fassen Sie Aufgaben und Pläne zusammen.
- Erstellen Sie Aufgaben oder Teilaufgaben mit natürlicher Sprache.
- Erhalten Sie automatisch Fortschrittsaktualisierungen und Erinnerungen.
Der neue Projektmanagement-Agent von Microsoft geht noch weiter: Er analysiert die Ziele, unterteilt die Arbeit in Aufgaben und schlägt sogar vor, wer sie erledigen sollte. Mit diesen Helfern kann sich Ihr Team auf die kreative Arbeit konzentrieren, nicht auf das banale Aufgabenmanagement. Wenn Sie mehr zum Thema KI erfahren möchten, finden Sie hier weitere Informationen: KI für mehr Effizienz: Wie Sie tägliche Aufgaben automatisieren und Ihre Zeit frei machen (ohne großes Budget)
Wie man mit Planner anfängt
Schritt 1: Öffnen Sie Planner in Teams oder in der Web-App.
Schritt 2: Wählen Sie „Neuer Plan“ und wählen Sie eine Vorlage.
Schritt 3: Erstellen Sie Ihr Board. Fügen Sie Eimer und Aufgaben hinzu und weisen Sie Personen zu.
Schritt 4: Passen Sie jede Aufgabe mit Terminen, Checklisten, Anhängen und Links an.
Schritt 5: Erkunden Sie die Ansichten, um die tägliche Arbeit und den Gesamtfortschritt zu verfolgen.
Schritt 6: Automatisieren Sie Erinnerungen oder Benachrichtigungen.
Schritt 7: Laden Sie Ihr Team ein und führen Sie es in die Grundlagen ein.
Es ist eine einfache, schrittweise Einrichtung, die Ihrem Team hilft, schnell und reibungslos zusammenzuarbeiten.
Was Sie gewinnen werden
Mit Microsoft Planner profitieren kleine Unternehmen von vielen Vorteilen, wie z. B. der Verringerung der E-Mail-Flut und des Besprechungsaufwands, der Sicherstellung der Verantwortlichkeit und der Abstimmung zwischen allen Beteiligten und der einfachen Visualisierung des Projektfortschritts. Außerdem können Sie neue Initiativen schneller starten, KI nutzen, um Zeit zu sparen und den manuellen Aufwand zu verringern, und Aufgaben mit den Tools verbinden, die Ihr Team bereits verwendet.
So bleiben Ihre Projekte im Fluss und Sie haben mehr Zeit, sich auf Ihre Kunden zu konzentrieren.
Was passiert, wenn Sie nicht handeln?
Wenn die Aufgaben verstreut sind und die Tools nicht miteinander verbunden sind, sind Probleme vorprogrammiert. Sie werden eher dazu neigen, Termine zu verpassen, Mitarbeiter werden verwirrt sein, wer für was zuständig ist, und Teammitglieder werden sich überlastet und überarbeitet fühlen.
Vergeudete Zeit in Besprechungen und ein schlechter Überblick über den Projektstatus verlangsamen Ihr Unternehmen und verschwenden Geld. Auch in Bremen bieten wir unseren IT Service Bremen an.
Machen Sie die Planung zur Gewohnheit, nicht zur Last
Planner ist mehr als nur ein Werkzeug. Er sorgt dafür, dass Ihr Team organisiert ist, den Überblick behält und miteinander in Verbindung bleibt, ohne dass Sie sich über verstreute Aufgaben oder verpasste Aktualisierungen ärgern müssen.
Wir sind hier, um Ihnen bei jedem Schritt zu helfen. Von der Einrichtung bis zur sicheren Nutzung passen wir Microsoft Planner an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams an. Lassen Sie uns gemeinsam das Projektmanagement vereinfachen, vereinbaren Sie noch heute einen Beratungstermin. Gerne bieten wir Ihnen auch eine individuelle IT Beratung Hamburg an.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist Microsoft Planner auch für unser kleines oder mittelständisches Unternehmen wirklich rentabel, oder ist das nur für größere Firmen sinnvoll?
Die Rentabilität von Microsoft Planner hängt für KMU in erster Linie von der aktuellen Situation ab. Wenn Ihr Team z.B. bereits Microsoft 365 nutzt, ist Planner oft schon in Ihrem bestehenden Abonnement enthalten und verursacht somit keine zusätzlichen Lizenzkosten. Die Vorteile wie mehr Transparenz, reduzierte E-Mail-Flut und Zeiteinsparungen durch bessere Organisation und Automatisierung übertreffen die initialen Implementierungskosten in der Regel schnell. Überlegen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter derzeit mit der Suche nach Informationen oder der Koordinierung von Aufgaben verbringen. Schon kleine Effizienzsteigerungen können hier einen großen Mehrwert schaffen.
Welche Risiken oder Herausforderungen sind bei der Implementierung von Microsoft Planner in unserem Unternehmen zu erwarten?
Die größten Herausforderungen liegen oft nicht in der Technik, sondern im Change Management. Mitarbeiter könnten anfangs zögerlich sein, ein neues Tool anzunehmen, besonders wenn sie an alte Arbeitsweisen gewöhnt sind. Ein weiteres Risiko ist die inkonsistente Nutzung, bei der nur Teile des Teams Planner verwenden, was die gewünschte zentrale Übersicht untergräbt. Auch eine unzureichende Einarbeitung kann zu Frustration führen. Unser Ansatz ist es daher, eine strukturierte Einführung durchzuführen, die Schulungen und fortlaufenden Support beinhaltet, um diese potenziellen Fallstricke zu minimieren und eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten.
Wie stelle ich sicher, dass unsere Teams Microsoft Planner auch wirklich effektiv nutzen und nicht nur ein weiteres Tool im System haben?
Die effektive Nutzung hängt stark von einer strategischen Einführung ab. Zunächst sollte die Führung klar kommunizieren, warum Planner eingeführt wird und welche Vorteile sich daraus für die tägliche Arbeit ergeben. Dies schafft Motivation. Zweitens sind praxisorientierte Schulungen essenziell, die auf konkrete Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind. Beginnen Sie mit Pilotprojekten, damit die Teams erste Erfolge erleben können. Etablieren Sie außerdem klare Richtlinien für die Nutzung (z.B. „Jede Aufgabe im Planner“) und ernennen Sie interne Champions, die als Ansprechpartner fungieren und Best Practices teilen. Regelmäßiges Feedback und Anpassungen helfen zusätzlich, die Akzeptanz und Effizienz langfristig zu sichern. Die Integration mit bestehenden Microsoft 365-Tools erleichtert zudem den täglichen Workflow.
Wie verändern sich die internen Prozesse und die Arbeitsweise unserer Mitarbeiter durch die Einführung von Microsoft Planner?
Die Einführung von Planner kann eine signifikante positive Veränderung bewirken. Statt der fragmentierten Kommunikation über E-Mails und Ad-hoc-Besprechungen schaffen Sie eine zentrale, transparente Aufgabenverwaltung. Dies führt zu einer Reduzierung der „Shadow IT“ (Tools, die inoffiziell genutzt werden), da eine einheitliche Plattform existiert. Die Verantwortlichkeiten werden klarer, Fristen sind für alle sichtbar, und der Fortschritt von Projekten lässt sich jederzeit nachvollziehen. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und mehr Zeit mit wertschöpfender Arbeit. Kurz gesagt: Prozesse werden schlanker, die Kommunikation fokussierter und die gemeinsame Arbeit effizienter, was sich direkt auf die Produktivität auswirkt.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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