Kennen Sie das? Ein Mitarbeiter kommt aus dem Urlaub, der Rechner streikt und für die nächsten zwei bis drei Tage ist er nur eingeschränkt arbeitsfähig.
In den meisten Branchen ist das ärgerlich.
In der Logistik, wo jede Minute zählt, ist es eine Katastrophe.
Genau dieses Szenario erlebte der Geschäftsführer einer mittelständischen Hamburger Spedition mit 15 Mitarbeitern, als er auf uns zukam.
Sein Unternehmen ist top aufgestellt: international tätig, hohe Taktung, zufriedene Kunden. Doch die IT war wie ein Anker, der das schnelle Schiff bremste. Ein Problem, das viele Unternehmer in Hamburg kennen, die eigentlich Besseres zu tun haben, als sich mit Technik herumzuschlagen. Auch als IT Dienstleister Hamburg sind wir für Unternehmen da.
Der Tropfen, der das Fass zum Überlaufen brachte, war eine simple Anfrage: das Upgrade einiger weniger Windows-10-Rechner.
Der bisherige IT-Dienstleister – eine Ein-Mann-Show – veranschlagte dafür drei bis fünf Tage Arbeit vor Ort. Das bedeutete für die Spedition nicht nur hohe Kosten, sondern vor allem eines: tagelanger Stillstand für mehrere Mitarbeiter.
Für den Geschäftsführer war klar: So konnte es nicht weitergehen.
⚠️ Der Status Quo: Eine tickende Zeitbombe
In unserem ersten Gespräch wurde schnell deutlich, dass das Windows-Upgrade nur die Spitze des Eisbergs war. Die gesamte IT-Infrastruktur war ein Flickenteppich, der mehr Risiken als Nutzen brachte:
- Unkalkulierbare Ausfallzeiten: Jeder Rechnerausfall führte zu tagelangen Unterbrechungen. Neue Hardware zu beschaffen war einfach, aber die Einrichtung durch den externen Dienstleister dauerte ewig und war teuer.
- Langwieriges Onboarding: Einen neuen Mitarbeiter startklar zu machen, war ein manueller, zeitaufwändiger Prozess.
Statt an Tag eins produktiv zu sein, wartete der neue Kollege auf seine IT-Ausstattung. Um solche Probleme zu vermeiden, bieten wir smarte IT-Lösungen für das Onboarding neuer Mitarbeiter in Hamburg.
- Versteckte Sicherheitsrisiken: Ein lokaler Server für die E-Mail-Archivierung (MailStore) und Banking-Software (S-Firm), Backups auf unsicheren NAS-Systemen und keine durchgängige Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Eine offene Einladung für Ransomware und Datenverlust. Mehr zum Schutz vor Ransomware finden Sie in unseren Berichten zur Cybersicherheit im September 2025 (Teil 1).
- Abhängigkeit von einer Person: Der bisherige Dienstleister war oft nicht erreichbar und hatte offensichtlich das Interesse verloren. Strategische Weiterentwicklung? Fehlanzeige.
„Ein Gerät anzuschaffen ist einfach, aber die Stunden für die Einrichtung sind das, was es kompliziert und teuer macht.“
Er wollte eine Lösung, nicht nur einen Reparaturservice. Er wollte, dass seine IT einfach funktioniert – immer.
Ist Ihre IT auch ein Anker statt ein Antrieb?
Die beschriebenen Probleme – von unkalkulierbaren Ausfällen bis zu langwierigen Prozessen – müssen kein Dauerzustand sein. Eine moderne IT verwandelt Bremsklötze in echte Wettbewerbsvorteile. Lassen Sie uns in einem kostenfreien Erstgespräch klären, wie Ihre IT zum stabilen Motor für Ihr Unternehmen wird.
Die Lösung: Wie der Modern Cloud Workplace Ausfallzeiten eliminierte und das Onboarding revolutionierte
Anstatt nur das akute Problem zu lösen, haben wir einen Schritt zurück gemacht und die eigentliche Frage gestellt: Wie muss eine IT für eine moderne Spedition aussehen, damit sie das Geschäft beschleunigt statt ausbremst?
Die Antwort war der Modern Cloud Workplace, gestützt auf zwei zentrale Technologien: Microsoft Intune und Autopilot.
Das Konzept ist im Grunde simpel: Wir verlagern die Intelligenz vom einzelnen Gerät in die Cloud. Jeder Arbeitsplatz erhält einen digitalen Zwilling, der alle benötigten Programme, Einstellungen und Sicherheitsrichtlinien enthält.
Die Transformation im Detail:
1. Onboarding in Minuten, nicht Tagen:
Stellen Sie sich vor, Sie stellen einen neuen Mitarbeiter ein. Sie bestellen online einen Laptop Ihrer Wahl und lassen ihn direkt zum Mitarbeiter ins Homeoffice schicken.
Der Mitarbeiter packt ihn aus, verbindet ihn mit dem Internet und gibt seine E-Mail-Adresse ein. Das ist alles. Der Rest passiert automatisch. Wie von Geisterhand installiert der Laptop alle Programme (Speditionssoftware, CRM, Microsoft 365), richtet die Drucker ein und konfiguriert die Sicherheitsrichtlinien. Nach kurzer Zeit ist der Arbeitsplatz zu 100% einsatzbereit.
Das ist keine Zukunftsmusik, das ist Microsoft Autopilot. Für die Spedition bedeutet das: Der Onboarding-Prozess für einen neuen PC wurde von mehreren Tagen auf unter eine Stunde reduziert.
2. Ausfallzeiten gehören der Vergangenheit an:
Was passiert, wenn heute der Laptop eines Disponenten ausfällt? Mit der neuen Lösung ist die Antwort einfach: Er nimmt sich einen Ersatzrechner oder wir schicken per Express einen neuen. Anschalten, einloggen, fertig.
Dank der zentralen Datenhaltung in OneDrive und SharePoint sind alle relevanten Informationen sofort wieder da. Die Tage des Stillstands sind vorbei. Die Investition in teure Garantieverlängerungen (CarePacks) wird überflüssig, weil ein neues Gerät schneller und günstiger einsatzbereit ist als jede Reparatur.
3. Sicherheit, die man nicht bemerkt:
Alle Firmengeräte, egal ob Windows-Laptop oder iPhone, werden nun zentral über Microsoft Intune verwaltet. Das bedeutet:
- Datenverschlüsselung: Alle Festplatten sind standardmäßig verschlüsselt. Geht ein Gerät verloren, sind die Daten sicher.
- Sicherer Zugriff: Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist für alle Cloud-Dienste Pflicht. Ein Passwort allein reicht nicht mehr aus.
- Kontrollierte Geräte: Mobile Geräte können im Verlustfall zentral gesperrt und gelöscht werden.
Die Sicherheit ist jetzt ein fester Bestandteil der Infrastruktur, der im Hintergrund arbeitet, ohne die Mitarbeiter zu stören. Weitere Strategien zum Schutz Ihres Unternehmens finden Sie im Artikel „Sicherheit bei der Remote-Arbeit“.
4. Der Serverraum ist Geschichte:
Der letzte physische Server vor Ort wurde abgeschaltet. Die E-Mail-Archivierung und die sensible Banking-Software laufen nun auf einem hochsicheren virtuellen Server in einem deutschen Microsoft-Rechenzentrum (Azure).
Das Ergebnis: keine Hardware-Wartung, keine Sorgen um Backups, keine Anfälligkeit für lokale Stromausfälle oder Einbrüche. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Azure Cloud.
Das Ergebnis: IT als Wachstumstreiber
Der Wechsel zum Modern Workplace hat die Spedition nachhaltig verändert. Die IT ist nicht länger ein unkalkulierbarer Kostenfaktor und eine Quelle ständigen Ärgers, sondern ein stabiles Fundament für das weitere Wachstum.
Der Geschäftsführer kann sich wieder voll auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Er hat die Gewissheit, dass seine Daten sicher sind, seine Mitarbeiter jederzeit und von überall produktiv arbeiten können und neue Kollegen vom ersten Tag an durchstarten.
Die Kosten für die IT sind planbar und die Effizienzgewinne durch die eliminierten Ausfallzeiten und das schnelle Onboarding refinanzieren die Umstellung um ein Vielfaches.
Die Taktung im Unternehmen ist hoch, und jetzt kann die IT endlich mithalten. Jeder Klick sitzt, jedes Rädchen greift ins andere. Genau so, wie es in der Logistik sein muss.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Unsere Expertise in der Praxis: Gebaut auf Erfahrung, bestätigt durch Erfolge
Theorie ist gut, doch in der IT zählt vor allem das, was in der Praxis funktioniert. Seit unserer Gründung 2004 haben wir uns darauf spezialisiert, die IT mittelständischer Unternehmen nicht nur zu verwalten, sondern strategisch voranzubringen. Unser Team aus 32 festangestellten Experten löst nicht nur Probleme – wir verhindern sie. Die Erfahrung aus über 5.000 Supportanfragen pro Jahr und eine Kundenzufriedenheit von 4,9 von 5 Punkten zeigen: Wir kennen die Herausforderungen unserer Kunden aus erster Hand.
Dieses tiefe Praxiswissen verbinden wir mit nachgewiesener Expertise. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zum obersten Prozent der IT-Dienstleister weltweit und sind zudem Watchguard Gold Partner. Unsere zertifizierten Spezialisten sind führend in Bereichen wie dem Modern Workplace mit Microsoft 365, Azure Cloud und IT-Sicherheit.
Diese Kompetenz wird auch extern anerkannt: Wir wurden von Statista als einer von Deutschlands besten IT-Dienstleistern 2025 ausgezeichnet, und unsere Geschäftsführung wird zu Fachthemen sogar vom ZDF befragt.
Am Ende zählt für uns aber nur eines: Ihr Vertrauen. Wir, Jens Hagel und Philip Kraatz, stehen als Geschäftsführer persönlich für unser Versprechen ein. Transparenz ist dabei unser oberstes Gebot, weshalb wir monatlich kündbare Verträge und eine Zufriedenheitsgarantie anbieten. Die zahllosen 5-Sterne-Bewertungen auf Plattformen wie Google und ProvenExpert sind für uns die schönste Bestätigung. Wir bauen auf langfristige Partnerschaften, ehrliche Beratung und die Sicherheit, dass Ihre IT bei uns in den besten Händen ist.
Erkennen Sie Parallelen zu Ihrem eigenen Unternehmen? Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass Ihre IT Sie mehr bremst als beschleunigt, lassen Sie uns darüber sprechen. In einem unverbindlichen Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, wie auch Ihr Unternehmen von einem modernen, sicheren und sorgenfreien IT-Arbeitsplatz profitieren kann.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Das klingt nach einer teuren Komplettsanierung. Rechnet sich der Umstieg auf einen Modern Cloud Workplace für ein mittelständisches Unternehmen wie unseres überhaupt?
Das ist eine absolut berechtigte Frage. Auf den ersten Blick wirken die Lizenzkosten vielleicht höher als die sporadischen Rechnungen Ihres bisherigen Dienstleisters.
Die Wahrheit ist aber: Sie tauschen unkalkulierbare Risiken und versteckte Kosten gegen planbare, transparente Ausgaben. Denken Sie an die Kosten für nur einen Tag Stillstand eines wichtigen Mitarbeiters, die Stunden für die manuelle Einrichtung neuer PCs oder das unbezahlbare Risiko eines Datenverlusts durch Ransomware.
Ein Modern Workplace wandelt diese unplanbaren Posten in eine feste, monatliche Investition pro Mitarbeiter um. Betrachten Sie es als eine Versicherung gegen Ausfallzeiten und als einen Effizienz-Booster, dessen Rendite sich oft schon nach wenigen Monaten durch die eingesparte Zeit und die vermiedenen Probleme rechnet.
Unsere Abläufe sind eng getaktet. Wie stellen Sie sicher, dass die Umstellung auf eine neue IT-Struktur unser Tagesgeschäft nicht lahmlegt?
Genau das ist der Kernvorteil eines professionell geplanten Umstiegs. Wir gehen schrittweise und parallel vor. Das bedeutet: Ihr bestehendes System läuft weiter wie gewohnt, während wir im Hintergrund die neue Cloud-Struktur aufbauen und konfigurieren.
Sobald die Basis steht, beginnen wir mit einer kleinen Pilotgruppe – vielleicht zwei bis drei Schlüsselpersonen. Erst wenn für diese Gruppe alles reibungslos funktioniert, rollen wir die Lösung schrittweise auf weitere Mitarbeiter aus. Der eigentliche ‚Switch‘ für den einzelnen Nutzer ist minimal und findet zu einem abgestimmten Zeitpunkt statt, oft dauert er nur wenige Minuten.
So stellen wir sicher, dass die Produktivität jederzeit erhalten bleibt und die Umstellung keine Störung, sondern eine sanfte Verbesserung darstellt.
Auch in Bremen bieten wir unsere IT-Dienstleistungen für KMU an.
Wir verlagern unsere gesamte IT und sensible Daten in die Microsoft Cloud. Verlieren wir dadurch nicht die Kontrolle und machen uns von einem einzigen Anbieter abhängig?
Im Gegenteil, Sie gewinnen ein erhebliches Maß an Kontrolle zurück. Aktuell ist Ihre Kontrolle oft auf den physischen Zugang zu einem Server beschränkt. Mit einer Lösung wie Microsoft Intune erhalten Sie ein zentrales Cockpit, mit dem Sie Sicherheitsrichtlinien für alle Geräte durchsetzen, den Datenzugriff steuern und im Verlustfall ein Gerät sofort sperren können – egal, wo es sich befindet.
Was die Abhängigkeit betrifft: Sie tauschen die Abhängigkeit von einer oft schwer greifbaren Einzelperson gegen eine strategische Partnerschaft mit einem globalen Technologieführer. Microsoft investiert Milliarden in Sicherheit und Verfügbarkeit – ein Niveau, das kein Mittelständler allein erreichen kann.
Zudem nutzen wir standardmäßig deutsche Rechenzentren, sodass Ihre Daten das Land nicht verlassen. Es ist weniger eine Abhängigkeit als vielmehr eine Entscheidung für einen stabilen, zukunftssicheren Standard.
Für eine umfassende Cloud Lösung Hamburg sind wir Ihr regionaler Ansprechpartner.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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