Haben Sie jemals einen Bericht geöffnet, ein paar Sekunden durchgeblättert und dann gedacht: „Wo soll ich nur anfangen?“
Wenn Sie ein kleines oder mittelgroßes Unternehmen führen, ist Ihnen das wahrscheinlich auch schon passiert. Die Umsatzzahlen sind unter Marketinganalysen, Betriebsstatistiken und einem Dutzend anderer Datenpunkte begraben, nach denen Sie nicht einmal gefragt haben. Es sind alles „wichtige“ Informationen, aber irgendwo zwischen dem Herunterladen des Berichts und dem Treffen einer Entscheidung schaltet Ihr Gehirn ab.
Da sind Sie nicht allein. Eine Studie hat ergeben, dass der durchschnittliche Mensch jeden Tag etwa 74 Gigabyte an Informationen verarbeitet, was in etwa dem Anschauen von 16 Filmen hintereinander entspricht. Kein Wunder, dass es schwer ist, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
Die Frage ist: Wie können Sie sich aus dem Rauschen heraushalten, ohne die Zahlen völlig zu ignorieren? Die Antwort ist für viele kleine und mittlere Unternehmen überraschend einfach: Visualisieren Sie sie.
Die Herausforderung der Datenflut
Datenflut bedeutet, dass Sie mehr Informationen haben, als Sie in einem sinnvollen Zeitrahmen verarbeiten können. In einem kleinen Unternehmen können diese Informationen aus allen Richtungen kommen, z. B. aus Kassensystemen, CRM-Systemen, Website-Analysen, sozialen Medien, Buchhaltungssoftware und Branchenberichten.
Das Ergebnis? Sie könnten sich wiederfinden:
- Sie verzögern Entscheidungen, weil es zu lange dauert, das Signal vom Rauschen zu trennen.
- Sie übersehen Muster, die ein Risiko oder eine Chance aufzeigen könnten.
- Doppelte Arbeit, weil Teams ihre eigenen Berichte aus isolierten Systemen erstellen.
Auch Budget und Fähigkeiten spielen hier eine Rolle. Ohne die Ressourcen für eine komplette Analyseabteilung oder High-End Business Intelligence-Software verlassen sich viele KMUs entweder auf einfache Tools oder vermeiden tiefere Analysen ganz. Und selbst wenn die Tools vorhanden sind, muss jemand wissen, wie man sie benutzt.
Wenn Sie nicht klar sehen können, was in Ihrem Unternehmen passiert, wie können Sie dann zuversichtlich handeln?
Datenvisualisierung als Mittel gegen den Lärm
Datenvisualisierung wird nicht automatisch unordentliche Eingaben oder schlechte Tracking-Gewohnheiten korrigieren. Sie bietet jedoch eine Möglichkeit, Ihre Informationen in einem Format zu sehen, das Ihr Gehirn schneller verarbeiten kann. Der Mensch ist so verdrahtet, dass er Muster, Farben und Formen viel schneller erkennt, als er Zahlenreihen lesen kann.
Denken Sie daran, wann Sie das letzte Mal ein Liniendiagramm gesehen haben, das zeigt, dass die Umsätze Monat für Monat stetig steigen. Innerhalb von zwei Sekunden erkannten Sie den Trend. Versuchen Sie einmal, eine Tabellenkalkulation mit 300 Zeilen Transaktionsdaten so schnell zu erkennen.
Warum Visualisierung für KMUs funktioniert
Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, kommt es auf Geschwindigkeit an. Sie haben nicht den Luxus, jedes Mal, wenn Sie eine Entscheidung treffen müssen, wochenlang in die Tiefe zu gehen. Visualisierung hilft, weil:
- Muster springen heraus: Saisonale Schwankungen, plötzliche Rückgänge oder Ausreißer werden sofort sichtbar.
- Entscheidungen werden schneller getroffen: Manager können sich auf die wichtigsten Indikatoren konzentrieren, ohne sich durch irrelevante Zahlen zu wühlen.
- Alle sehen das gleiche Bild: Egal, ob es sich um Ihren IT-Leiter oder Ihre Mitarbeiter an der Rezeption handelt, ein klares Diagramm spricht zu allen.
- Die Mitarbeiterbindung verbessert sich: Menschen erinnern sich eher an ein Bild als an einen Textabsatz.
Visualisierung ist nicht nur etwas für Führungskräfte. Ein Filialleiter, der den Lagerumschlag verfolgt, oder ein Marketingassistent, der das soziale Engagement überwacht, profitiert genauso davon.
Schluss mit dem Zahlen-Nebel: Schaffen Sie Klarheit!
Erkennen Sie das Potenzial der Datenvisualisierung, sind sich aber unsicher beim ersten Schritt? Genau hier setzen wir an. In einem kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch finden wir gemeinsam einen pragmatischen Weg, wie Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen sichtbar machen – ganz ohne Fachjargon.
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Best Practices für einfache, eindrucksvolle Visualisierungen
Wenn Sie schon einmal in einem Meeting saßen, in dem ein Diagramm wie ein Jackson Pollock-Gemälde aussah, dann wissen Sie, dass schön nicht immer gleich nützlich ist. Eine gute Grafik sollte sich mühelos lesen lassen.
Hier erfahren Sie, wie Sie das erreichen können, ohne es zu kompliziert zu machen:
1. Beginnen Sie mit Ihrem Publikum im Hinterkopf
Ein CEO, der einen Quartalsbericht liest, braucht nicht dieselbe Detailgenauigkeit wie ein Marketingpraktikant, der die Klickraten seiner Kampagne überprüft. Denken Sie daran, wer sich die Informationen ansieht und was ihn wirklich interessiert.
2. Passen Sie das Diagramm an die Geschichte an
Möchten Sie die Umsätze in drei Regionen vergleichen? Dann ist ein Balkendiagramm vielleicht genau das Richtige. Verfolgen Sie die Kundenabwanderung über 12 Monate? Entscheiden Sie sich für ein Liniendiagramm. Kuchendiagramme sind in kleinen Dosen in Ordnung (und nur, wenn die Ausschnitte nicht mikroskopisch klein sind).
Heatmaps wirken Wunder bei tageszeitabhängigen Aktivitäten. Sie sind ideal, um Spitzen in der Mittagspause oder Bestellungen am späten Abend zu erkennen.
3. Halten Sie die Unordnung draußen
Wenn es nicht dazu beiträgt, dass jemand schneller zum Ziel kommt, sollten Sie es entfernen. Das heißt, zusätzliche Gitternetzlinien, überzogene Hintergründe oder fünf verschiedene Blautöne, nur weil die Palette vorhanden war.
4. Verwenden Sie Farbe wie einen Textmarker, nicht wie eine Tapete
Ein kräftiger Farbton zur Hervorhebung der Schlüsselzahl kann mehr bewirken als ein Regenbogen es je könnte. Ihr Ziel ist es nicht, mit Design-Flair zu beeindrucken, sondern die wichtigen Dinge hervorzuheben.
5. Wenn möglich, lassen Sie die Leute erforschen
Ein interaktives Dashboard mit Filtern ist, als würde man jemandem eine Lupe in die Hand geben. Sie können genau auf die Woche, das Produkt oder den Standort zoomen, die sie interessieren, anstatt Sie später zu bitten, danach zu suchen.
Erschwingliche Tools und Taktiken für SMBs
Hier ist ein Missverständnis, das es wert ist, aus dem Weg geräumt zu werden: Sie brauchen kein Unternehmensbudget, um professionelles, nützliches Bildmaterial zu erstellen. Einige der erschwinglichsten Optionen sind:
- Google Data Studio: Kostenlos, webbasiert und integrierbar mit gängigen Plattformen.
- Zoho Analytics: Richtet sich an KMUs mit integrierten Business Intelligence-Dashboards.
- Tableau Public: Hervorragend geeignet für Storytelling mit Daten (denken Sie daran, dass es öffentlich zugänglich ist).
- Excel Power Query und Power Pivot: Perfekt für die Automatisierung von sich wiederholenden Datenvorbereitungen in einer vertrauten Umgebung.
- Infogramm: Schnelle, visuell ansprechende Infografiken und einfache Berichte.
Kombinieren Sie diese Tools mit ein wenig Automatisierung. Richten Sie zum Beispiel geplante Datenimporte ein, damit Sie nicht jede Woche manuell Zahlen abrufen müssen. Verwenden Sie einen grundlegenden Datenbereinigungsprozess, um Duplikate zu entfernen oder die Formatierung zu korrigieren, bevor Sie die Daten visualisieren. Kleine Schritte können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, wie sehr Sie den Daten vertrauen und auf sie reagieren.
Setzen Sie Ihre Daten in die Tat um
Die Datenflut wird nicht verschwinden. Wenn überhaupt, dann wird Ihr Unternehmen im nächsten Jahr mehr Daten sammeln als jetzt. Das muss jedoch nicht zu mehr Verwirrung führen.
Ein durchdachter Ansatz zur Visualisierung verwandelt eine einschüchternde Flut von Informationen in etwas, das Sie scannen, verstehen und nutzen können.
Stellen Sie sich vor, Sie öffnen Ihren Wochenbericht und erkennen sofort die drei wichtigsten Trends. Das ist der Wert einer guten Visualisierung.
Wenn Sie die Bewältigung Ihres Datenchaos aufgeschoben haben, weil es Ihnen zu groß erscheint, fangen Sie klein an. Wählen Sie eine Kennzahl aus, z.B. den monatlichen wiederkehrenden Umsatz oder die wöchentliche Kundenfrequenz, und stellen Sie diese übersichtlich dar. Bauen Sie von dort aus auf. Sie werden überrascht sein, wie schnell Ihr Team anfängt, in Mustern und Aktionen zu denken, anstatt nur in Zahlen.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Unsere Expertise: Gebündelte Erfahrung für Ihren Erfolg
Komplexe Daten verständlich zu machen, ist nicht nur das Thema dieses Artikels – es ist der Kern unserer Arbeit. Seit unserer Gründung 2004 begleiten wir mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg in eine digitale und sichere Zukunft. Unsere Praxiserfahrung stammt aus hunderten erfolgreichen Projekten: vom reibungslosen Umzug ganzer Infrastrukturen in moderne Rechenzentren bis zur Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit im Tagesgeschäft.
Unser Team aus 32 festangestellten und zertifizierten Experten ist spezialisiert auf den Modern Workplace mit Microsoft 365, die Azure Cloud und umfassende Cybersecurity. Als Microsoft Gold Partner zählen wir zu den Top 1 % der IT-Dienstleister weltweit. Diese Kompetenz wird regelmäßig von unabhängiger Seite bestätigt, etwa durch die Auszeichnung als „Deutschlands bester IT-Dienstleister“ von statista oder durch Anfragen des ZDF, das unsere Geschäftsführung als Fachexperten für IT-Themen zu Rate zieht.
Technologie ist jedoch nur ein Werkzeug. Die Basis unseres Erfolgs ist das Vertrauen unserer Kunden. Über 5.000 Support-Anfragen pro Jahr werden mit durchschnittlich 4,9 von 5 Sternen bewertet, weil wir zuhören, verstehen und zuverlässig handeln. Als inhabergeführtes IT Systemhaus Hamburg mit Standorten in Hamburg, dem IT Systemhaus Bremen, Kiel und Lübeck stehen wir persönlich für Transparenz, ehrliche Beratung und eine Zufriedenheitsgarantie. Wir bauen auf langfristige Partnerschaften, nicht auf schnelle Abschlüsse.
Haben Sie es satt, auf Tabellenkalkulationen zu starren und das Gefühl zu haben, dass diese auf Sie zurückstarren? Kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen, das Rauschen zu beseitigen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Ihre Zahlen zum Sprechen zu bringen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Das klingt überzeugend, aber welche Kosten entstehen bei der Implementierung wirklich und wann rechnet sich diese Investition?
Eine berechtigte Frage. Die gute Nachricht: Die reinen Tool-Kosten sind oft minimal, da leistungsstarke Lösungen wie Google Data Studio oder die Basisfunktionen in Excel kostenlos sind. Die eigentliche Investition ist die Zeit Ihrer Mitarbeiter – anfangs für die Einrichtung und Lernphase, später für die laufende Analyse.
Der Return on Investment (ROI) zeigt sich weniger in einer direkten Kosteneinsparung als vielmehr in besseren und schnelleren Entscheidungen. Ein Beispiel: Ein Händler erkennt durch ein einfaches Dashboard einen unerklärlichen Umsatzrückgang an Dienstagnachmittagen. Er passt die Personalplanung an und startet eine kleine Aktion. Innerhalb weniger Wochen ist der Umsatz stabilisiert. Die Investition von wenigen Stunden Analysezeit hat sich sofort bezahlt. Der ROI liegt also vor allem im frühzeitigen Erkennen von Chancen und Risiken.
Wir haben keinen Datenanalysten. Wie sehen die ersten Schritte aus, um zu starten, ohne gleich einen Spezialisten einstellen zu müssen?
Sie brauchen keinen Analysten, um anzufangen. Das Wichtigste ist, klein und fokussiert zu starten. Hier ein bewährtes Vorgehen:
- Beginnen Sie mit einer einzigen Frage: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu visualisieren. Fragen Sie sich: „Welche eine Kennzahl möchten wir jede Woche im Blick haben, um bessere Entscheidungen zu treffen?“ Das könnte die Anzahl der Neukundenanfragen, der Auftragseingang oder die Liefertermintreue sein.
- Identifizieren Sie die Datenquelle: Woher stammt diese Zahl? Meist ist es eine einfache Excel-Liste, Ihr CRM- oder Ihr Buchhaltungssystem.
- Wählen Sie ein einfaches Werkzeug: Nutzen Sie die Diagrammfunktionen in Excel oder wagen Sie sich an Google Data Studio. Verbinden Sie Ihre Datenquelle und erstellen Sie ein simples Linien- oder Balkendiagramm. Es muss nicht perfekt sein.
- Etablieren Sie eine Routine: Schauen Sie sich dieses eine Diagramm jede Woche im Team an. Beantwortet es Ihre Frage? Welche neuen Fragen wirft es auf? So entwickeln Sie eine Kultur, die auf Basis von Fakten agiert, statt im Dunkeln zu tappen.
Unsere Daten sind in verschiedenen Systemen verstreut und nicht immer „sauber“. Lohnt sich der Start überhaupt oder müssen wir erst ein riesiges Daten-Aufräumprojekt durchführen?
Warten Sie nicht auf „perfekte“ Daten – das ist ein Mythos. Tatsächlich ist der Versuch, Daten zu visualisieren, der beste Weg, um Qualitätsprobleme aufzudecken. Wenn Sie z. B. den Umsatz pro Region darstellen wollen und dabei feststellen, dass „NRW“, „Nordrhein-Westfalen“ und „nrw“ als getrennte Kategorien erscheinen, haben Sie ein konkretes, überschaubares Problem identifiziert, das Sie beheben können.
Unser Rat: Beginnen Sie mit dem Datensatz, dem Sie am meisten vertrauen, auch wenn er unvollständig ist (z. B. die korrekten Ausgangsrechnungen aus Ihrer Buchhaltung). Die ersten wertvollen Erkenntnisse werden die Motivation liefern, schrittweise auch andere Datenquellen zu verbessern. Die Visualisierung gibt dem oft ungeliebten Thema „Datenhygiene“ einen klaren, unternehmerischen Sinn.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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