Es ist ein Szenario, das sich kein Geschäftsführer wünscht, das aber häufiger passiert, als man denkt.
Der Anruf kam an einem Montagmorgen. Am anderen Ende der Leitung: der Geschäftsführer eines etablierten Immobilienunternehmens hier in Hamburg. Die Lage war angespannt: Sein bisheriger IT-Administrator war von der Bildfläche verschwunden und der Zugriff auf den externen E-Mail-Server – das Herzstück seiner Kommunikation – war dicht.
Das Problem: Auf diesem Server lagen Jahre an geschäftskritischen E-Mails, Angeboten und Kundenabsprachen. Ein kompletter Verlust wäre nicht nur ärgerlich, sondern ein handfester Schlag für das Geschäft gewesen.
Die einzige verbliebene Verbindung zu seinen Daten war ein lokaler Outlook-Client auf einem Mac.
Eine tickende Zeitbombe.
In solchen Momenten geht es nicht um komplexe IT-Strategien oder langfristige Digitalisierungsprojekte. Es geht um schnelle, pragmatische und vor allem sichere Hilfe. Es geht darum, das Geschäft am Laufen zu halten.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen ganz offen, wie wir diese Situation gelöst haben – ein ehrlicher Praxisbericht aus dem IT-Alltag eines Hamburger Unternehmers.
Die Herausforderung: Wie rettet man die E-Mails, wenn der Server gesperrt ist?
Die Ausgangslage war klar definiert und gleichzeitig heikel.
Der Kunde wollte sich vom alten Dienstleister trennen und seine Postfächer zu einer einfachen IMAP-Lösung umziehen. Die größte Hürde: ein Postfach mit rund 16 Gigabyte an Daten. Ohne administrativen Zugriff auf den Quell-Server ist eine direkte Server-zu-Server-Migration unmöglich.
Der Geschäftsführer selbst schlug vor, eine sogenannte .olm-Datei aus seinem Outlook für Mac zu exportieren. Das ist im Grunde ein lokales Backup des Postfachs.
Eine gute Idee, aber mit zwei großen Risiken:
- Vollständigkeit: Ist bei einem Export einer so großen Datei wirklich alles dabei? Was ist mit Kalendereinträgen oder speziellen Ordnerregeln?
- Datenintegrität: Was passiert, wenn der Export abbricht oder die Datei beschädigt wird? Ohne Zugriff auf die Quelle gäbe es keinen zweiten Versuch.
Unser Job war es, einen Weg zu finden, der die Daten rettet, ohne falsche Versprechungen zu machen.
Denn eines ist in der IT-Praxis sicher: Eine Konvertierung von einem komplexen Exchange-System zu einem einfachen IMAP-Konto ist nie zu 100% perfekt. Unser Ziel war es, die E-Mails zu retten und den Geschäftsbetrieb schnellstmöglich wiederherzustellen.
Schritt 1: Absicherung – Die Grundlage jeder IT-Rettungsaktion
Bevor wir auch nur einen Klick machen, gilt bei uns im Haus eine eiserne Regel: Absicherung.
In diesem Fall haben wir die Verantwortung klar verteilt. Das klingt vielleicht hart, ist aber die einzige professionelle Vorgehensweise, um am Ende nicht noch mehr Schaden anzurichten.
Wir haben den Kunden gebeten, zwei Dinge zu tun und uns schriftlich zu bestätigen:
- Erstellung des Backups: Er sollte den Export der
.olm-Datei selbst durchführen. Diese Datei wurde damit zu seiner offiziellen Datengrundlage. - Aufbewahrung einer Kopie: Er musste eine Kopie dieser Datei an einem sicheren Ort (z.B. eine externe Festplatte) aufbewahren, auf den wir keinen Zugriff haben. Dies war seine „Versicherung“.
Erst nach seiner schriftlichen Bestätigung haben wir mit der Arbeit begonnen.
Damit war klar definiert: Wir haften für den professionellen Umgang mit den uns übergebenen Daten, aber nicht für deren ursprüngliche Vollständigkeit. Das ist ein fairer Deal für beide Seiten.
Die technische Umsetzung: Pragmatisch und sicher
Mit der abgesicherten Datengrundlage konnten wir loslegen. Wir haben uns für ein einfaches Projektpaket entschieden, um die Kosten für den Kunden transparent und kalkulierbar zu halten. Ein voller Technikertag wurde gebucht, mit der Vereinbarung, nur die tatsächlich benötigte Zeit abzurechnen.
Unser Migrations-Fahrplan
- Vorbereitung: Die neuen IMAP-Postfächer wurden angelegt und die Zugangsdaten sicher dokumentiert.
- Migration auf Best-Effort-Basis: Wir haben die 16GB große
.olm-Datei mit einem professionellen Migrationstool eingelesen und die Übertragung zum neuen IMAP-Postfach gestartet. Der Fokus lag klar auf den E-Mails. - Umstellung (Der „Go-Live“): Nach Abschluss der Datenübertragung haben wir die sogenannten MX-Records der Domain umgestellt. Ab diesem Zeitpunkt liefen alle neuen E-Mails direkt im neuen System auf.
- Funktionstest: Gemeinsam mit dem Kunden haben wir die neuen Konten auf seinen Geräten eingerichtet und geprüft, ob der Mail-Empfang funktioniert und die alten Daten sichtbar sind.
Das Ergebnis: Der E-Mail-Verkehr lief nach wenigen Stunden wieder über die neuen, kontrollierbaren Postfächer.
Der Großteil der alten E-Mails konnte erfolgreich migriert werden. Kleinere Verluste bei Sonderformaten waren wie erwartet vorhanden, aber das Wichtigste war erreicht: Das Geschäft war wieder voll handlungsfähig.
Ihre IT in einer Hand? Ein Risiko, das Sie nicht tragen müssen.
Die Geschichte des Hamburger Maklers ist kein Einzelfall. Viele Unternehmen verlassen sich auf eine einzige Person und riskieren damit den Betrieb. Wir zeigen Ihnen in einem vertraulichen Gespräch, wie Sie solche Abhängigkeiten auflösen und Ihre IT zukunftssicher aufstellen – ganz ohne Fachjargon und Verkaufsdruck.
Vom Notfall zur Strategie: Warum eine Reparatur selten die Lösung ist
Dieser Fall zeigt perfekt, warum wir bei hagel IT-Services keine reinen „Feuerwehr-Einsätze“ mögen.
Die E-Mail-Migration war eine erfolgreiche Not-OP, aber sie hat die eigentliche Krankheit nicht geheilt. Die Ursache des Problems war eine fehlende, professionelle IT-Betreuung.
Ein einzelner, nicht mehr erreichbarer Admin, keine saubere Dokumentation, keine Kontrolle über die eigenen Daten – das ist ein Risiko, das sich kein Hamburger Unternehmen leisten kann.
Die Investition für die Rettungsaktion war gut angelegtes Geld. Aber eine proaktive, laufende IT-Betreuung für einen Bruchteil dieser Summe im Monat hätte verhindert, dass diese Situation überhaupt erst entsteht.
Nachdem der größte Brand gelöscht war, haben wir genau das mit dem Kunden besprochen. Der nächste logische Schritt war unsere Cyber Risiko Analyse. Eine Stunde, in der wir gemeinsam die wirklichen IT-Risiken seines Unternehmens aufdecken.
Denn am Ende des Tages wollen Sie als Geschäftsführer doch nur eines: sich auf Ihr Geschäft konzentrieren und nachts ruhig schlafen, weil Sie wissen, dass Ihre IT in sicheren Händen ist. In Hamburg bieten wir unsere IT Dienstleistungen für KMU an.
Wenn Sie sich in dieser Geschichte wiedererkennen, dann warten Sie nicht, bis der Server gesperrt ist. Lassen Sie uns reden. Ein kurzes Gespräch kann Ihnen Tausende von Euro und schlaflose Nächte ersparen.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Ihr Anker in der digitalen Welt: Warum der Mittelstand auf hagel-IT vertraut
Der Fall des Hamburger Maklers zeigt: In der IT geht es um mehr als Technik. Es geht um Verlässlichkeit, Stabilität und Vertrauen. Vertrauen, das man sich seit 2004 Tag für Tag erarbeiten muss. Als inhabergeführtes Systemhaus verstehen wir die Sorgen von Geschäftsführern, denn wir sind selbst Unternehmer.
Erfahrung, die Sicherheit gibt: Unser Team aus 32 zertifizierten Experten löst nicht nur akute Probleme. Wir verhindern sie. Wir bieten Ihnen eine professionelle IT Beratung in Hamburg und auch mit der praktischen Erfahrung aus über 5.000 Supportanfragen pro Jahr kennen wir die realen Herausforderungen mittelständischer Unternehmen und haben schon fast jedes Szenario erfolgreich gemeistert.
Nachgewiesene Expertise: Wir sind nicht nur Microsoft Gold Partner und gehören damit zu den Top 1% der IT-Dienstleister weltweit. Unsere Spezialisierung auf den Modern Workplace, Microsoft Azure und kompromisslose IT-Sicherheit als Watchguard Gold Partner gibt Ihnen die Gewissheit, technologisch immer einen Schritt voraus zu sein.
Anerkannte Autorität: Unsere Kompetenz wird regelmäßig von neutraler Seite bestätigt. Die Auszeichnung als „Deutschlands bester IT-Dienstleister 2025“ durch Statista ist für uns Ansporn und Verpflichtung zugleich. Wenn unsere Geschäftsführung vom ZDF als IT-Experte befragt wird, unterstreicht das unsere führende Rolle und unser tiefes Branchenverständnis.
Gelebte Vertrauenswürdigkeit: Am wichtigsten ist das Vertrauen unserer Kunden. Hunderte mittelständische Unternehmen verlassen sich auf uns, was exzellente 4,9-Sterne-Bewertungen auf allen Plattformen belegen. Wir arbeiten transparent und bieten als Versprechen an Ihre unternehmerische Freiheit monatlich kündbare Verträge und eine Zufriedenheitsgarantie. Denn eine Partnerschaft muss fair sein. Immer.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Dieser Fall ist alarmierend. Bei uns liegt die IT auch nur bei einer Person. Welche ersten Schritte empfehlen Sie, um unser Risiko zu bewerten?
Das ist eine sehr wichtige und vorausschauende Frage. Ein alleiniger Wissensträger („Single Point of Failure“) ist eines der größten, oft unterschätzten Risiken im Mittelstand. Hier sind drei pragmatische Schritte, die Sie sofort angehen können:
- Dokumentation einfordern: Bitten Sie um eine zentrale und für Sie als Geschäftsführer zugängliche Dokumentation der wichtigsten Systeme. Dazu gehören Zugangsdaten zu Servern, Lizenzen, Domain-Providern und Cloud-Diensten. Diese Informationen gehören ins Unternehmen, nicht nur in den Kopf einer Person.
- Administrative Kontrolle sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass Sie selbst oder eine Vertrauensperson als Inhaber oder Administrator bei kritischen Diensten (z.B. Microsoft 365, Domain-Registrar) eingetragen sind. Sie müssen die oberste Kontrolle über Ihre digitalen Werte behalten.
- Einen simplen Notfallplan erstellen: Definieren Sie, was passiert, wenn Ihr Admin morgen ausfällt. Wer wäre der externe Ansprechpartner? Wo liegen die Zugangsdaten? Ein externer Blick, etwa durch eine kurze Risiko-Analyse, kann hier schnell Klarheit schaffen, ohne gleich die bestehende Betreuung infrage zu stellen.
Lohnt sich eine professionelle IT-Betreuung für uns überhaupt? Mit welchen Kosten müssen wir rechnen und was sind die konkreten Vorteile?
Die Frage nach den Kosten ist kaufmännisch absolut richtig. Eine professionelle IT-Betreuung ist keine Ausgabe, sondern eine Investition in die Stabilität und Sicherheit Ihres Unternehmens. Hier ein Vergleich:
- Kosten: Statt unkalkulierbarer Kosten für Notfalleinsätze, die schnell mehrere Tausend Euro betragen können, zahlen Sie bei einer laufenden Betreuung eine feste, planbare Monatspauschale. Diese richtet sich meist nach der Anzahl der Mitarbeiter oder Geräte und ist somit skalierbar.
- Vorteile: Der größte Vorteil ist die Risikominimierung. Durch proaktives Monitoring, regelmäßige Wartung und ein funktionierendes Backup-Konzept werden Probleme gelöst, bevor sie zu einem teuren Betriebsausfall führen. Hinzu kommen Effizienzgewinne für Ihre Mitarbeiter und die strategische Sicherheit, dass Ihre IT-Systeme professionell und nach aktuellen Standards (z.B. im Bereich Cybersicherheit) gemanagt werden. Sie kaufen sich im Grunde unternehmerische Sorgenfreiheit.
Ein Wechsel des IT-Dienstleisters klingt nach einem riesigen Aufwand. Wie läuft eine solche Implementierung ab, ohne unseren Betrieb zu stören?
Ihre Sorge ist absolut berechtigt, denn ein gestörter Betrieb ist inakzeptabel. Ein professioneller Übergang folgt daher einem bewährten, strukturierten Vorgehen, das Störungen minimiert:
- Phase 1: Bestandsaufnahme und Planung. Zuerst analysieren wir Ihre bestehende IT-Infrastruktur komplett – ohne etwas zu verändern. Auf dieser Basis erstellen wir einen detaillierten Migrationsplan, den wir mit Ihnen abstimmen.
- Phase 2: Sanfte Übernahme im Hintergrund. Wir richten unsere Systeme ein und beginnen mit der Überwachung Ihrer IT, oft parallel zum bisherigen Setup. So bekommen wir ein Gefühl für die Umgebung und können erste Sicherungsmaßnahmen (z.B. Backups) etablieren, ohne dass Ihre Mitarbeiter etwas bemerken.
- Phase 3: Gestaffelte Migration. Die eigentliche Umstellung erfolgt schrittweise und geplant, meist außerhalb der Hauptgeschäftszeiten (nachts oder am Wochenende). Wir migrieren beispielsweise zuerst die E-Mails, dann die Daten und zuletzt die Arbeitsplätze. So bleibt der Betrieb jederzeit voll funktionsfähig.
Eine transparente Kommunikation während des gesamten Prozesses sorgt dafür, dass Sie immer den Überblick behalten und Ihre Mitarbeiter bestens vorbereitet sind.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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