Der IT-Service genießt in mittelständischen Unternehmen ein hohes Vertrauen – notgedrungen. Die Geschäftsleitung kann in der Regel überhaupt nicht beurteilen, welche Leistungen in welcher Qualität erbracht werden. „Damit habe ich nichts zu tun – das macht unser IT-Service“, ist eine häufige Aussage. Dabei fallen viele Aufgaben in der IT in die Verantwortung der Geschäftsleitung und sie haften im Zweifel persönlich.
Es liegt daher im eigenen Interesse, die Qualität des IT-Service einschätzen zu können. Ob externer Dienstleister oder interner IT-Mitarbeiter: Wir haben fünf untrügliche Zeichen für Sie zusammengestellt, an denen Sie erkennen können, ob Ihr IT-Service gut ist oder ob Sie weitere Unterstützung hinzuziehen sollten.
Machen Sie den Test!
1. Fachkenntnis und Erfahrung
Den Grundstein für einen professionellen IT-Service legt eine anerkannte Ausbildung in einem IT-Beruf, zum Beispiel zum Fachinformatiker Systemintegration. Hier werden grundlegende Zusammenhänge vermittelt und ein Mitarbeiter in die Lage versetzt, über den Tellerrand hinaus zu blicken. Dieses Ziel wird von zunehmender Erfahrung und Tätigkeiten außerhalb des eigenen Unternehmens unterstützt.
Zusätzlich wandelt sich die Rolle des IT-Service deutlich: Erfahrung in Projektmanagement, Marktüberblick und Vertragsverwaltung sind heute unverzichtbar. Leistet Ihr IT-Service das? Herzlichen Glückwunsch.
Besonders für kleine Unternehmen ist es eine Herausforderung, hier den passenden Kompromiss zwischen Qualität und Kosten zu finden. Ein hauptamtlicher IT-Service ist für einige Unternehmen nicht wirtschaftlich und so macht es ein Mitarbeiter nebenbei. Das ist eine sinnvolle und unvermeidbare Lösung – sie sollte allerdings an der einen oder anderen Stelle durch professionelle Unterstützung ergänzt werden.
Insbesondere wenn es um IT-Sicherheit und präventiven IT-Service sowie die Auswahl der passenden Unternehmenssoftware geht, ist ein Teilzeit-IT-Service überfordert.
2. IT-Dokumentation
Sind alle Geräte, Lizenzen und das gesamte Netzwerk schriftlich dokumentiert? Können Sie sich jederzeit auf Knopfdruck einen Überblick verschaffen? Das ist die Basis eines professionellen IT-Service. Wenn nein: Warum nicht? Wurde Ihnen das nie angeboten oder haben Sie selbst es aus Kostengründen abgelehnt? Wenig professionelle IT-Mitarbeiter oder Dienstleister mögen keine Dokumentation: Schriftliches Arbeiten macht ihre Arbeit transparent und sie selbst ersetzbar. Die undokumentierte Arbeit hingegen versetzt sie in völlige Freiheit und macht sie unverzichtbar.
Bestehen Sie auf eine schriftliche Arbeitsweise und detaillierte Dokumentation der IT-Systeme. Mittlerweile gibt es Software, die automatisch alle Geräte, Strukturen und Lizenzen erfasst und aktualisiert. Eine fehlende IT-Dokumentation ist ein wichtiges Indiz für einen laienhaften IT-Service.
3. Prävention statt Notfallhilfe
Ist Ihr IT-Service insbesondere in Notfällen aktiv? Das ist ein entscheidender Hinweis für die Beurteilung seiner Vorgehensweise. Vor zehn Jahren war es in der Tat normal, in erster Linie als IT-Feuerwehr zur Verfügung zu stehen. Dieses Bild hat sich gewandelt: Mittlerweile werden IT-Systeme mit Monitoring-Systemen überwacht und automatisiert aktuell gehalten. So werden Fehler häufig bereits vor ihrer Entstehung entdeckt und verhindert. In der Folge bedeutet das weniger Systemausfälle und unproduktive Zeiten. Nur so mancher IT-Service hat diese Entwicklung noch nicht mitbekommen.
Fragen Sie Ihren IT-Mitarbeiter oder Dienstleister danach und lassen Sie das Monitoring gegebenenfalls von einem externen Dienstleister erbringen. Erfahrene Spezialisten sorgen zu geringen Kosten für einen Quantensprung in Ihrem IT-Service.
4. Planbare IT-Kosten
Sind die Kosten Ihrer IT recht linear und planbar oder gibt es immer wieder große Ausreißer nach oben, ungeplante Kosten und plötzlich dringend notwendige Investitionen? Ein guter IT-Service hat die Gesamtkosten Ihrer IT-Systeme über die nächsten Jahre im Blick. Er plant Ersatz- und Erweiterungsinvestitionen mit ein und bildet Rückstellungen, um Überraschungen zu vermeiden.
Werden neue Anforderungen von außen an die IT getragen, können trotzdem hohe Schwankungen entstehen, beispielsweise bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Der Betrieb der Infrastruktur hingegen lässt sich planen und wird von einem professionellen IT-Service ohne Bugetüberschreitung realisiert, z.B. auch durch eine IT-Flatrate.
5. Entscheidungen durch den IT-Verantwortlichen
Wie viele Entscheidungen treffen Sie in Bezug auf Ihre IT-Systeme selbst? Selbst wenn Sie nichts damit zu tun haben möchten: Je mehr Sie entscheiden, desto besser ist Ihr IT-Service. Es gibt einfach Aufgaben, die sind nicht delegierbar: In der IT-Sicherheit müssen Verfahren zu Datenschutz und Datensicherheit festgelegt werden, die klar im Aufgabenbereich der Geschäftsleitung liegen. Ein professioneller IT-Service wird allein aus Haftungsgründen gut vorbereitete Entscheidungsvorlagen erarbeiten und Sie zwingen, die Weichen selbst zu stellen.
Professioneller IT-Service im Großraum Hamburg
Wenn Sie auf Nachfrage von Ihrem IT-Service nur hören „Ja, läuft alles“, dann ist das Selbstverständnis Ihrer IT-Mitarbeiter oder Ihres Dienstleisters vermutlich der einer IT-Feuerwehr: Wir hoffen, dass alles gut geht und starten andernfalls Rettungsmaßnahmen.
Professioneller IT-Service sorgt vor, vermeidet Ausfälle im Vorfeld und plant mit Ihnen gemeinsam und schriftlich verlässliche Budgets, Regelungen der IT-Sicherheit und mögliche Effizienzsteigerungen in Ihrem Unternehmen. Wir bei der hagel IT-Services GmbH unterstützen seit über 10 Jahren mittelständische Unternehmen beim einfachen und sicheren Betrieb ihrer IT-Systeme. Gerne teilen wir unsere Erfahrungen und Fachkenntnisse mit Ihnen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf. Wir freuen uns auf Sie.
Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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