Server in einer IT-DokumentationKönnen Sie auf Knopfdruck einen Überblick aller relevanten Server, Arbeitsplatzrechner, Netzwerk-Komponenten, Software-Lizenzen und Wartungsverträge einsehen?

Wenn Sie der IT-Verantwortliche eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens in Deutschland sind, dann lautet die Antwort vermutlich: Nein. Dabei sollten die meisten IT-Entscheidungen auf einer klaren Dokumentation des Ist-Zustandes basieren.

Wir erläutern in diesem Beitrag die Bedeutung und die Vorteile einer umfassenden IT-Dokumentation.

Selbsttest: Ist Ihre IT chaotisch?

Wir finden bei Neukunden die unterschiedlichsten Szenarien einer IT-Betreuung vor. Grundsätzlich unterscheiden sich dabei zwei: die professionelle IT und die chaotische IT. Ob Sie zur zweiten Kategorie gehören, merken Sie an folgenden symptomatischen Faktoren: Den IT-Service in Ihrem Unternehmen führt eine einzige Person durch. Ob intern oder extern: Nur diese Person kennt die Details zu Ihrem Netzwerk und Ihren Servern. Eine schriftliche Dokumentation existiert nicht. Als Geschäftsführer oder Verantwortlicher für den IT-Bereich haben Sie keinen Überblick des gesamten Netzwerks und antworten auf kritische Fragen zu den IT-Systemen in den meisten Fällen: „Das macht unser IT´ler. Sie vertrauen Ihrem IT-Mitarbeiter oder Dienstleister und das ist ja auch gut so. Kommt Ihnen diese Beschreibung in einigen Punkten bekannt vor? Dann ist Ihr IT-Service chaotisch organisiert. Es ist in der Tat so, dass sich meistens ein direkter Zusammenhang zwischen dem Fehlen einer Dokumentation und der Gesamtzuverlässigkeit der IT erkennen lässt. Wir empfehlen Ihnen daher den Start in eine professionelle IT-Betreuung durch eine Ist-Aufnahme in Form einer IT-Dokumentation – bei uns zum Festpreis erhältlich.

Was ist eigentlich eine IT-Dokumentation?

Die Referenz für geordnete und sichere Verfahren im IT-Betrieb ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Mit den BSI Grundschutzkatalogen haben sie ein Standardwerk geschaffen, an dem sich alle professionell agierenden Unternehmen im IT-Service orientieren. Zur IT-Dokumentation sagt das BSI: „Planung, Steuerung, Kontrolle und Notfallvorsorge basieren auf einer aktuellen Dokumentation des vorhandenen IT-Systems.“ Gemeint sind damit nicht nur die Server und Arbeitsplatzrechner, auch die Netzkonfiguration, Benutzer und Zugriffsrechte sowie Datensicherung und Software-Lizenzen gehören in eine IT-Dokumentation, damit sie ihre Vorteile zur Geltung bringen kann. Das hört sich nach einem Haufen Arbeit an? Hier können wir Entwarnung geben: Wir haben Software-Tools im Einsatz, die eine automatisierte und laufend aktualisierte IT-Dokumentation erstellen.

IT-Sicherheit: Mit IT-Dokumentation einfacher zu planen und umzusetzen

Die Planung effektiver Maßnahmen zur digitalen Gefahrenabwehr setzt eine umfassende IT-Dokumentation voraus. Nicht umsonst wird jeder externe IT-Dienstleister gleich zu Beginn fragen: „Haben Sie eine IT-Dokumentation?“. Gerade die Definition der logischen Netzstruktur und der Datensicherung ist wichtig, um für Übersicht zu sorgen und auf dieser Basis die IT-Sicherheit zu planen. Im Notfall sorgt die Dokumentation dann für eine schnellere Wiederherstellung der IT-Systeme.

Kostenersparnis: Mit IT-Dokumentation Lizenzen und Laufzeiten im Blick

Die Effizienz des IT-Service hängt wesentlich von der Übersicht ab. Gerade Laufzeiten von Service-Verträgen, Lizenzen und das Alter der Hardware sind wichtige Determinanten, um rechtzeitig Veränderungen vorzunehmen. So ermöglicht eine IT-Dokumentation die Vorausberechnung und Nutzung der geringsten Gesamtkosten und die rechtzeitige Kündigung oder Veränderung laufender Verträge.

Unabhängigkeit: IT-Dokumentation ermöglicht Wechsel des IT-Service

Die meisten mittelständischen Unternehmen sind ihrem IT-Mitarbeiter oder IT-Dienstleister hoffnungslos ausgeliefert. Wird die Zusammenarbeit aus irgendeinem Grund beendet, benötigt der neue IT-Dienstleister häufig sehr viel Zeit, um sich in das undokumentierte System einzuarbeiten und einige Teilaspekte sind gar nicht mehr nachvollziehbar. Die Dokumentation der IT hingegen ermöglicht sowohl den Wechsel des IT-Dienstleisters als auch die schnelle Ergänzung um einen Spezialisten. Aufgrund der standardisierten Dokumentation hat sich jeder Profi schnell mit der Infrastruktur vertraut gemacht.

Automatisierte IT-Dokumentation

IT-Dokumentation ist die Basis für professionellen IT-Service. Wir bei der hagel IT-Services GmbH betreuen seit über 10 Jahren mittelständische Unternehmen im Großraum Hamburg. Die ausführliche Dokumentation unserer Arbeiten und Infrastrukturen gehört dabei seit jeher zu unseren Grundsätzen. Gerne unterstützen wir Sie beim Aufbau einer laufenden und automatisierten IT-Dokumentation. Sprechen Sie uns einfach an.

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Holger Esseling

Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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