IT-Service Unternehmen Hamburg Täglich begegnen uns neue Ideen zur Effizienzsteigerung: Eine neue Software soll alles effizienter machen, eine neue Management-Methode im Handumdrehen Zeit sparen. Viele dieser Ansätze beinhalten auch einen wahren Kern. Verwunderlich ist allerdings, dass ein naheliegender Bereich regelmäßig übersehen wird: Büromitarbeiter verbringen ihre Zeit überwiegend mit der Erstellung von Dokumenten und sind genau darin offenbar unzureichend ausgebildet. Hier liegt ein sehr großes Potential für einfache Effizienzsteigerungen. Zu diesem Schluss kommen auch zwei neue Studien.

Sieh, das Gute liegt so nah

Der Softwarehersteller Nuance befragte 757 kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland und bestätigte die Ergebnisse einer Studie der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) mit 1017 Büromitarbeitern, die kurze Zeit zuvor veröffentlich wurde. Die wesentlichen Ergebnisse:

  • 72% der Arbeitszeit verbringt ein durchschnittlicher Büroangestellter mit der Erstellung von Dokumenten, Texten und Tabellen – fast ausschließlich mit MICROSOFT Office
  • 79% eben dieser Mitarbeiter geben an, nicht ausreichend in der Anwendung von Office geschult zu sein
  • Die Autoren der GfK-Studie schätzen die Einsparpotentiale durch Schulung und Automatisierung auf 25%, also 1,5 Stunden pro Tag

Unterschiedliche Motive, einheitliches Fazit

„Glaube keiner Studie, die Du nicht selbst gefälscht hast“, dieser kritische Hinweis ist mittlerweile in den allgemeinen Sprachgebrauch übergegangen – nicht zu Unrecht. Natürlich sieht Nuance als Hersteller von Spracherkennungssoftware ein großes Potential in Diktierlösungen. Die Kölner Made in Office GmbH verdient ihr Geld mit Schulungen und Automatisierungslösungen – und ist Auftraggeber der GfK-Studie. Einig sind sich alle in einem Punkt und hier stimmen wir voll zu: Es liegt viel Potential in der Verbesserung der Office-Nutzung durch Mitarbeiter. Allein durch Schulungen kann es gelingen, eine Stunde Arbeitszeit am Tag frei werden zu lassen. Auf das Jahr hochgerechnet entspricht das dem Jahresurlaub.

Wie hoch ist das Potential wirklich?

Sind die hohen prognostizierten Einsparungen realistisch? Irgendwie denkt man ja direkt: „Ach, da will mir nur einer was verkaufen“. Treten die Einsparungen wirklich ein? Wenn Mitarbeiter drei Viertel des Tages mit Office verbringen, dann scheint das Potential in der Tat sehr hoch. Wir erleben häufig Mitarbeiter, die bei einfachen Excel-Berechnungen sich selbst, ihre Kollegen und den IT-Support stundenlang aufhalten und andere, die für einen Serienbrief einen halben Tag benötigen. Diese Zeiten sind verschwendet – und sie summieren sich. Auf der anderen Seite stellen immer mehr mittelständische Unternehmen fest, dass die Ziele bei der Einführung neuer Software-Anwendungen verfehlt werden. Es sieht stark danach aus, als wären Investitionen in Mitarbeiter zunehmend sinnvoller als in Systeme.

Ganz oder gar nicht

Schulungen sollten professionell und möglichst von externen Trainern durchgeführt werden. Halbherzig durchgeführte Seminare von internen Kollegen können sogar schaden. Zum einen sind die internen IT-Mitarbeiter häufig betriebsblind – mögliche Optimierungspotentiale im eigenen Unternehmen fallen ihnen nicht auf. Zum anderen fällt es Mitarbeitern schwerer, die Ratschläge der IT-Kollegen auch als solche aufzunehmen. „Der will doch nur seine Ruhe“, lautet eine häufige Unterstellung. Wir bei hagel IT-Services führen in Hamburg und Umgebung seit Jahren Schulungen zur effizienten Anwendung von IT-Systemen durch. Gerne unterstützen wir Sie dabei, einige Urlaube pro Jahr einzusparen. Nehmen Sie einfach direkt Kontakt zu uns auf.

Holger Esseling
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Holger Esseling

Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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