#30 – Rundum sorglos mit virtual CIO

Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge hagel IT-Podcast, Folge 30. Guten Morgen, Philip.

Guten Morgen, Dennis. Genau, Folge 30 heute. Heute haben wir ein Thema mitgebracht, das ist, glaube ich, genauso groß wie Folge 30 ist.

Ja, es ist groß und spannend und sehr zeitgemäß. Wir wollen heute über den V-CIO ausgesprochen, den Virtual CIO sprechen. CIO für alle da draußen, denen das jetzt kein Begriff ist.

Genau, für alle, die nicht so auf Abkürzung stehen.

Genau, das ist der sogenannte Chief Information Officer. Reiht sich im weitesten Sinne so ein bisschen ein in den klassischen CEO, CTO, CFO, CMO. Was es alles gibt und wir wollen aber heute uns auf den CIO beschränken.

Genau, ja, darum soll es heute gehen. Virtual CIO. Warum eigentlich Virtual? Warum nicht ohne das V? Tja, häufig haben wir ja mit Kunden zu tun und das hat man, glaube ich, in den letzten 29 Folgen dann doch mitbekommen. Im kleineren, mittleren Größen. Im kleineren Segment. Heißt, die Kunden, mit denen wir typischerweise arbeiten, haben intern in der Regel keine eigene Stelle für diese CIO-Position. Also im Wesentlichen die Funktion eines IT-Leiters, wenn man es mal ins Deutsche übersetzen möchte. Heißt, den gibt es in den Unternehmen, die wir betreuen, typischerweise nicht. Und ja, genauso wie es den Virtual oder den CIO nicht gibt, gibt es ja auch... ...jemand, der sich sonst um die IT kümmert. An der Stelle sind wir ja schon eingesprungen bei vielen. Heißt, wir kümmern uns schon um den klassischen Daily-Business-IT-Support. Und jetzt braucht es aber häufig noch jemanden, der einfach so ein bisschen mehr macht. Also der so ein bisschen schaut, dass er das große Ganze im Blick behält. Wie entwickelt sich der Bedarf an IT im Unternehmen? Und was verändert sich so im Tagesgeschäft? Und was begleitet das irgendwie mit?

Ich glaube, man kann da tatsächlich so ein bisschen differenzieren, dass man eben auf der einen Seite... ...das, was wir mit dem herkömmlichen IT-Systemhaus-Modell im weitesten Sinne betreuen, ist ja, ich sag mal, der Support der Mitarbeiter, die Infrastruktur im Hintergrund. Und es fehlt, wie du eben schon sagst, dann an der anderen Stelle aber so ein bisschen an der strategischen Ausrichtung vielleicht auch. Das große und ganze, genau. Und auch diese Art von... ...von Dienst oder diese Art von eigentlich internen Mitarbeiter kann man sich eben über einen sogenannten Virtual-CIO dazukaufen.

Genau, weil wer kennt das nicht? Als Geschäftsführer fällt einem häufig dann diese Rolle zu. In der Regel hat man zum einen relativ wenig Ahnung von diesen komplexeren IT-Themen. Aber was vor allen Dingen entscheidender ist, man hat eben in der Regel auch gar nicht die Zeit dafür, sich darum auch noch zu kümmern. Also bleibt es halt irgendwie auf der Strecke. Genau. Und das ist auch ein bisschen, naja, mein IT-Betreuer, der wird das schon irgendwie mitmachen, der wird uns da schon so ein bisschen begleiten. Tut der sicherlich auch in gewissem Maße, aber natürlich immer nur so ein bisschen in dem, was so offensichtlich ist. Aber es fehlt halt wirklich der Blick nach vorne und die strategische Ausrichtung mal ein, zwei Jahre im Voraus planen, was liegt so an. Das wird in der Regel nicht gemacht. Vielleicht gehen wir nochmal kurz darauf ein. Was soll denn so ein Virtual-CIO? Was soll ein Virtual-CIO eigentlich überhaupt machen? Was sind so die Hauptaufgabengebiete von dem? Ja. Ein großer Bereich ist sicherlich das Thema…

Strategische Ausrichtung.

Strategische Ausrichtung, genau. Heißt Jahresplan. Genau, Budgetierung vor allem. Mehrjähriger Plan. Genau, mit Budgetierung. Digitalisierung ist ja so ein Buzzword, was in den letzten Jahren immer… Mehr so verwendet wird und in vielen Unternehmen, gerade im kleinen und mittelständischen Bereich, bleibt es aber dabei, dass irgendwie dieses Buzzword genannt wird, weil sich eben keiner um diese Digitalisierungsthemen kümmern kann. Also um sowas wie digitale Belegarchivierung, digitale Rechnungseingang, Ausgang, Automatisierungsthemen, Cloud-Dienste, genau. Das ist so ein großer Aufgabenbereich von einem Virtual-CIO. Genau.

Ich glaube, ein ganz entscheidender Faktor ist, weil du ja gesagt hast, dass es eben niemanden gibt, der sich damit beschäftigt. Und das ist eben ja genau der Punkt, das ist gar keine Absicht der meisten Unternehmen, sondern eben aus Kapazitäts- und Personalgründen können die es einfach nicht gewährleisten, weil die Leute, die da sind, sich eben zu wenig mit diesen Themen auskennen, als dass sie es faktisch umsetzen könnten. Absolut, genau.

Und was dann natürlich damit einhergeht, ist, wenn man sich darum kümmert, wenn man dann jemanden hat, der sich darum kümmert, dann ist das eine Steigerung der Produktivität. Denn gerade solche Digitalisierungsthemen haben eben Potenzial, dass sie da die Produktivität deutlich voranbringen können. Gerade wenn es in den Bereich Automatisierung geht, möglicherweise von sowas wie Rechnungsein- und Ausgängen, generell Postein- und Ausgang, Digitalisierung von Belegen. Das kann eben zum Beispiel im schlimmsten Fall, oder das kann im besten Fall zum Beispiel einfach Zeit beim Bearbeiten und Wiederauffinden von Dokumenten sparen. Genau.

Wie muss ich mir das vorstellen, oder wie kann ich mir das vorstellen, wenn ich jetzt sage, okay, das klingt ganz spannend, so ein Virtual CIO. Also wie kommt man da zusammen, wie kann ich mir das Zusammenarbeiten vorstellen? Gibt es denn ein wöchentliches Meeting beispielsweise, wo der mir erzählt, so und so sieht es bei uns aus, so und so könnte es aussehen, wir sollten das und das Geld in die Hand nehmen. Kannst du unsere ZuhörerInnen vielleicht da mal so ein bisschen abholen?

Genau, also ganz wichtig ist, dass... So ein Virtual CIO, wenn der reinkommt, nicht als allererstes mal einen Plan auf den Tisch legt und sagt so, da müssen die Tausender hin. Also das Erste ist halt nicht der Budgetplan, sondern zuallererst geht es erstmal darum, wirklich das Unternehmen und die vorhandene Technologie kennenzulernen. Sprich, erstmal startet man mit einer doch relativ aufwendigen Analyse der ganzen Umgebung. Dazu zählen zum einen natürlich die technischen Komponenten. Begebenheiten, aber natürlich auch Abläufe und Prozesse im Unternehmen. Welche Abteilung gibt es, wie sind die miteinander verbunden, was gibt es da heute schon für digitale Prozesse möglicherweise. Das alles muss man irgendwo sich einen Eindruck von verschaffen und dann bewerten. Und dann letztlich vor allen Dingen im Dialog auch feststellen, wo sind denn aktuell auch Probleme und Schwierigkeiten, weil die soll dann der Virtual CIO ja auch lösen. Gerade das, wo dann der Schuh eben am dringendsten drückt, da soll natürlich auch dann als erstes angepackt werden. Deswegen geht also erstmal vor allem anderen wirklich eine Analysephase und du hast gerade gesagt, regelmäßige Gespräche. Das ist ein wichtiger Punkt, weil der Dialog, der Austausch, das ist ein ganz wichtiger Punkt, dass man da eben schaut, wo liegt der sprichwörtliche Hase im Pfeffer.

Ja und es ist wahrscheinlich auch Voraussetzung an so ein Virtual CIO. Dass er das Ganze auch mehr oder weniger proaktiv macht. Ich glaube, dass das ein ganz entscheidender Faktor ist, dass der eben nicht quasi auf Zuruf für mich als Virtual CIO arbeitet, sondern das kontinuierlich tut und mich einfach darauf hinweist als Kunden, wenn es Probleme gibt, wenn man vielleicht dann im Zweifel eben auch mal Geld in die Hand nehmen muss, um an der einen oder anderen Stelle irgendwas zu modernisieren.

Genau, weil der Virtual CIO soll ja auch davor schützen, dass irgendwo Dinge veralten. Denn auch veraltete IT, wirkt zum einen natürlich ein Sicherheitsrisiko, das haben wir in den vergangenen Folgen schon häufiger mal besprochen, aber bringt natürlich auch häufig Produktivitätsverluste mit sich. Wenn ich einen Computer habe, auf dem ich mit Dativ arbeiten soll, der aber schon sechs Jahre alt ist, dann braucht alles einfach deutlich länger. Alleine bis ich Dativ geöffnet habe, wird es dauern und jede Operation mit Dativ, jeder, der mit Dativ arbeitet, kennt das. Da braucht man einfach schnelle Hardware, leistungsfähige Hardware. Und das sind so die kleinen Dinge. Die der genauso mit im Blick haben muss, neben der großen Serverlandschaft oder der Cloud-Struktur, die gemacht werden muss, das alles fällt damit rein. Und klar, wie du gesagt hast, Proaktivität ist da der wichtigste Punkt.

Und ich glaube, dass das eben mit dem klassischen Systemhaus-Gedanken, den die meisten IT-Dienstleister da draußen ja verfolgen, ganz gut zusammenpasst, wenn man eben sagt, ich nehme mir gerne auch diese Virtual CIO oder diese Dienstleistung eines Virtual CIO eben aus, dem Hause, das mich vielleicht im Zweifel sowieso schon betreut, weil ich so, glaube ich, eine ganz gute Grundlage habe, um mit diesem virtuellen Dienst zusammenzuarbeiten.

Genau, was ganz entscheidend ist, ist, dass man häufiger als Unternehmer davon ausgeht, hatte ich eingangs schon gesagt, mein Dienstleister wird sich darum schon kümmern und dieser Virtual CIO, der schließt genau diese Lücke, also diese Erwartungslücke, die auf der einen Seite vom Unternehmer herkommt, vom Kunden herkommt, der sagt, naja, der muss sich darum schon kümmern und auf der anderen Seite, ja, der Dienstleister, der sagt, naja, ich mache hier das Daily Business, ich kümmere mich um die IT und so ein bisschen nebenbei schaue ich auch mal, aber eigentlich bin ich hier bislang eben nicht der Virtual CIO oder der CIO des Unternehmens. Und damit, ja, bei diesem Dienst schließt man diese Erwartungslücke und hat dann, glaube ich, mit einem guten IT-Dienstleister und einem guten Virtual CIO wirklich ein absolut rundes Gesamtpaket. Mit dem man für die Zukunft eben gut aufgestellt ist.

Kann ich von meinem IT-Dienstleister, egal wer das ist, wo der herkommt, was der bei mir macht, erwarten, dass der für mich auch Virtual CIO ist? Oder kann das nicht jeder? Gibt es da irgendwas, worauf ich achten muss, dass der darauf spezialisiert ist, im weitesten Sinne, wie man das so schön sagt?

Ja, ich glaube, das ist etwas, was nicht jeder Dienstleister anbietet, schrägstrich auch anbieten kann. Das erfordert natürlich zum einen schon eine gewisse Mitarbeiteranzahl, dass ich sowas stemmen kann.

Ist schon zeitintensiv hier auch, ne?

Genau, ist auch zeitintensiv. Und zum anderen sind das natürlich auch dann Leute, die nicht nur das Technische beurteilen können, sondern auch das Betriebswirtschaftliche beurteilen können, sich da so ein bisschen reindenken können. Und von daher glaube ich, genau, das kann definitiv nicht jeder Dienstleister anbieten. Ja, das ist ein bisschen das, was ich auch hier auch schon gesagt habe. Da muss man vielleicht so ein bisschen schauen, wer macht sowas. Ich glaube, da findet sich bestimmt irgendwo jemand, der das anbietet. Wir sind einer davon, der das machen könnte.

Genau, wir sprechen gerade drüber.

Wir sprechen gerade drüber, genau. Aber genau, da muss man ein bisschen suchen. Ich glaube, es macht nicht jeder Dienstleister, aber es lohnt sich da, so ein bisschen sich umzuschauen und zu gucken, ja, wo kann ich diese Dienstleistung haben? Denn grundsätzlich gebrauchen kann die, glaube ich, jeder.

Ja, die Frage stellt sich wahrscheinlich nicht, oder? Ja, jeder hätte sicherlich auch, egal wie groß dein Unternehmen ist, jemanden, der sich um die IT kümmert und eben auch ein bisschen über den Tellerrand des klassischen IT-Dienstleisters herausschaut, denke ich. Genau.

Ja, wenn jetzt jemand hier den Podcast hört und sagt, daran habe ich Interesse, das klingt spannend, wie kann man mit uns in Kontakt treten?

Gerne wie immer, hagel-it.de slash Termin. Ja, Termin buchen mit Philip, meiner Wenigkeit, oder einem unserer tollen Kollegen. Und dann sprechen wir drüber.

Genau, tauschen uns aus, gucken, wie wir da weiterhelfen können. Und ich bin mir sicher, da finden wir einen Weg.

Perfekt. Ich danke dir, Philip.

Danke, bis dann. Tschüss.