6 Tipps zu Microsoft Teams für EinsteigerTrotz seiner eher späteren Ankunft in der Gruppenchat-Szene ist Microsoft Teams mit einer Handvoll Funktionen und einer beeindruckenden Integration ausgestattet, die es von seinen Konkurrenten abhebt.

Wenn Sie also bereits Microsoft 365 abonniert haben, erfahren Sie hier, wie Sie Teams auf die nächste Stufe bringen können.

Verwenden Sie SharePoint zum Speichern und Freigeben von Dateien

Vielleicht verwenden Sie SharePoint bereits zum Speichern von Dateien und zur Zusammenarbeit mit Ihren Teamkollegen. Aber wussten Sie, dass Sie in jedem Team-Channel auf die Registerkarte Dateien klicken können, um Dateien aus SharePoint für Teammitglieder freizugeben?

Sie können auch auf SharePoint-Dateien zugreifen, die bereits im Channel freigegeben sind, und Office Online oder Office Desktop verwenden, um auch an diesen Dateien zusammenzuarbeiten.

E-Mails in einen Channel weiterleiten

Sie erhalten täglich unzählige E-Mails, von denen einige in Ihren Posteingangsfächern untergehen könnten. Glücklicherweise macht es Microsoft leicht, jede E-Mail-Nachricht aus Outlook an einen Kanal in Teams weiterzuleiten, so dass die Nachrichten an beiden Orten auftauchen.

Klicken Sie einfach auf die Ellipse neben einem beliebigen Kanalnamen und wählen Sie “E-Mail-Adresse abrufen”. Dadurch wird eine E-Mail-Adresse für den Kanal generiert, die Sie kopieren und zum Weiterleiten von Dateien, Dokumenten und Nachrichten verwenden können.

Bleiben Sie bei ein paar Gruppen

Sie können zwar so viele Gruppen innerhalb Ihrer Organisation erstellen, wie Sie möchten, aber wenn Sie über das Ziel hinausschießen, kann dies zu einer unübersichtlichen Messaging-Schnittstelle führen, die die Teammitglieder überfordert. Wir empfehlen Ihnen, Gruppen auf der Grundlage der Anzahl der Projekte und der beteiligten Mitglieder zu erstellen; bei Bedarf können Sie jederzeit weitere hinzufügen.

Einrichten von Audiokonferenzen

Mit Teams können Sie Voice-Meetings in Gruppen oder mit nur einem Teammitglied veranstalten. Dies ist besonders nützlich bei der Kommunikation mit entfernten Mitarbeitern oder Kunden. In diesem Fall können Sie ihnen Gastzugang zu Ihrem Team-Kanal gewähren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sie mit Ihnen kommunizieren können, aber nicht die Historie anderer vertraulicher Informationen sehen.

Kommunikationsstrategien testen

Nur weil sich einige der Funktionen in Teams mit Yammer und Skype for Business überschneiden, heißt das noch lange nicht, dass sie alle überflüssig sind.

Betrachten Sie es als eine Chance, verschiedene Kommunikationsstrategien zu testen, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Wenn z. B. die meisten Ihrer Kunden eine Skype-ID haben, können Sie Skype für Kundenanrufe und Teams für interne Anrufe nutzen.

Gespräche mit neuen Teammitgliedern teilen

Teams macht das Einsteigen leicht. Anstatt zahlreiche E-Mails und Dokumente an neue Mitarbeiter weiterzuleiten, können Sie Teams verwenden, um Konversationen aus einem Thread oder einem Projekt mit ihnen zu teilen. Auf diese Weise kann jeder leicht aufholen, ohne sich mit umständlichen Dokumenten befassen zu müssen.

Microsoft Teams und andere Office-Lösungen sind mit vielen nützlichen Funktionen ausgestattet, deren Beherrschung einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Aber wenn Sie diese Tools nutzen, können Sie Zeit sparen und die Effizienz maximieren, ohne dafür einen Cent ausgeben zu müssen. Wenn Sie Fragen zu Microsoft Teams und Microsoft 365 im allgemeinen haben und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, zögern Sie nicht, uns anzurufen.

Wir haben spezielle Workshops vorbereitet, die Ihnen bei einer erfolgreichen Teams-Einführung helfen werden. Diese Workshops passen wir noch auf Sie an, mit Ihren Schwerpunkten und dann kann die Einführung von Microsoft Teams beginnen.

Übrigens auch bei schon vorhandenem Teams. Sprechen Sie uns einfach an.

Jens Hagel
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