10 Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Remote-Mitarbeiter besser einzubinden und abzusichern

COVID-19 zwang viele Unternehmen dazu, ihren Mitarbeitern zu erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten. Aber mit so viel Ungewissheit über das „Ende“ dieser Pandemie sehen sich viele Unternehmen mit der Realität konfrontiert, dass ein Teil ihrer Belegschaft vielleicht nie wieder ins Büro zurückkehren wird.

Diese neue Normalität ist nur eine von mehreren Herausforderungen, denen sich Unternehmen derzeit stellen müssen. Eine schnelle Umstellung auf Remote-Arbeit ermöglichte es vielen Unternehmen, den Betrieb während der Coronavirus-Krise aufrechtzuerhalten.

Aber bis ein Impfstoff allgemein zugänglich ist (und auch akzeptiert wird), müssen Unternehmen einen stärkeren langfristigen Plan erstellen, um eine Remote-Belegschaft auf unbestimmte Zeit unterzubringen.

Hier sind 10 Fragen, die Unternehmen so schnell wie möglich klären sollten, um sicherzustellen, dass diese Umstellung nachhaltig, effizient und sicher bleibt.

Wer darf aus der Ferne/von zu Hause arbeiten – und wer nicht?

Dies ist im Kern eine HR-Frage, aber sie hat Tentakel, die jeden anderen Teil Ihres Unternehmens betreffen.

Ihre Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus müssen kristallklar sein. Andernfalls führt dies zu Verwirrung und Frustration – nicht nur bei den Mitarbeitern, sondern auch bei den IT-Teams, die für die Ermöglichung der Telearbeit zuständig sind.

Welche Mitarbeiter oder Abteilungen sind verpflichtet, zur Arbeit zu kommen – und warum? Müssen Remote-Mitarbeiter gelegentlich für bestimmte Meetings oder Aufgaben ins Büro kommen? Wann und wie oft?

Es ist wichtig, dass diese Richtlinien von Anfang an kommuniziert werden, vor allem, wenn die Änderungen dauerhaft sind. Andernfalls werden Ihre HR-Mitarbeiter und Manager ihre Tage damit verbringen, Fragen von Mitarbeitern zu beantworten, anstatt sich auf das große Ganze zu konzentrieren.

Wie werden sich die beruflichen Verantwortlichkeiten ändern müssen?

Was wird jeder Mitarbeiter tatsächlich tun?

Bei vielen Jobs kann nicht jede Aufgabe außerhalb des zentralen Standorts des Unternehmens erledigt werden. Bevor Sie also darüber nachdenken, welche Ausrüstung oder Technik Ihre Mitarbeiter benötigen, um zu Hause produktiv zu sein, müssen Sie herausfinden, was sie tatsächlich tun können.

Dies kann bedeuten, dass Sie die Verantwortlichkeiten für einige Positionen ändern müssen. Einige Mitarbeiter müssen vielleicht lernen, wie man mit neuen Geräten umgeht, oder Projekte übernehmen, die bisher von anderen erledigt wurden. Das gilt vor allem, wenn einige Positionen gestrichen werden mussten, um die Effizienz zu erhalten.

Während eine reaktionäre Antwort auf COVID-19 darin bestand, allen Büromitarbeitern zu erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten, besteht die langfristige Strategie nun darin, Positionen so anzupassen, dass Remote-Arbeit für die nächsten Jahre möglich ist.

Welche Ausrüstung werden Remote-Mitarbeiter benötigen?

Als die Schließungen angekündigt wurden, hatten viele Unternehmen nicht die Zeit oder die Ressourcen, um Laptops und andere Geräte sofort an Remote-Mitarbeiter auszugeben. In vielen Fällen wurde den Mitarbeitern erlaubt, die persönlichen Geräte zu verwenden, die sie bereits zu Hause hatten. Ja, das war ein Sicherheitsalptraum für die IT-Abteilung, aber es war dennoch eine schnelle Lösung, die wohl gemacht werden musste.

Aber jetzt, wo die Möglichkeit besteht, dass die Remote-Arbeiten dauerhaft sein könnten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter angemessen mit sicheren, zuverlässigen Geräten ausgestattet sind.

Die Mitarbeiter sollten Geräte erhalten, die von der IT-Abteilung erworben und konfiguriert wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Remote-Geräte über vom Unternehmen genehmigte Betriebssysteme, Software, Anti-Malware-Lösungen, Geschäftsanwendungen und Netzwerkkonnektivität verfügen.

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Wie werden sie sich mit dem Netzwerk verbinden?

Wenn Sie die Kontrolle über Datenspeicherung, Backups, Reparatur-Management, Software-Installationen, Firewalls, Anwendungs-Whitelisting und andere administrative Kontrollen im gesamten Unternehmen behalten wollen, dann müssen sich die Benutzer unbedingt mit dem Firmennetzwerk verbinden.

Kleinere Unternehmen hatten vielleicht noch keine Zeit, die persönlichen Geräte der Benutzer mit dem Netzwerk zu verbinden, als die Sperrung angeordnet wurde. Und vielleicht hat das eine Zeit lang gut funktioniert, da die Mitarbeiter auch ohne Netzwerkzugang produktiv sein konnten. Aber wenn Ihr Unternehmen die Remote-Arbeit dauerhaft einführt, dann müssen Sie sich so schnell wie möglich darum kümmern.

Die Ausstattung der Benutzer mit Firmengeräten war Schritt 1. Schritt 2 besteht darin, diese Geräte so zu konfigurieren, dass sie eine sichere Verbindung zum Firmennetzwerk über das eigene Internet des Benutzers herstellen.

Eine große Remote-Belegschaft, die nicht mit einem einzigen sicheren Netzwerk verbunden ist, ist eine Katastrophe, die nur darauf wartet, zu passieren.

Hier gibt es verschiedene Tools, eine mögliche Lösung ist die Nutzung von Endpoint Management aus der Microsoft 365-Suite.

Was ist mit Remote-Desktop und Virtualisierung?

Wenn Mitarbeiter von überall aus arbeiten, brauchen Sie mehr Möglichkeiten für die Benutzer, sich mit verschiedenen Unternehmenssystemen zu verbinden.

Wenn eine direkte Netzwerkverbindung auf den Geräten der Benutzer noch nicht möglich ist, sollten die Benutzer zumindest die Möglichkeit haben, Remote-Desktop-Verbindungen und andere Virtualisierungstools für den Fernzugriff zu nutzen.

Remote-Desktop ist nützlich, wenn Benutzer auf Computer zugreifen müssen, die sich in der Zentrale (oder anderswo) befinden. Indem sie sich zum Beispiel beim Remote-Desktop anmelden, können sie weiterhin auf ihren Computer am Arbeitsplatz zugreifen, einschließlich Programmen, E-Mails und anderen Daten.

Die Verwendung von Virtualisierung kann auch bei der Verbindung unterschiedlicher Betriebssysteme nützlich sein – zum Beispiel, wenn Sie von einem Mac aus Fernzugriff auf einen Windows-Rechner benötigen.

Wie werden Teams kommunizieren?

Wenn die Kommunikation schneller ist, sind die Teams produktiver.

Sicher, Apps wie Slack und Zoom haben gut funktioniert, auch schon vor der Pandemie. Aber wie sieht es auf lange Sicht aus?

Gibt es andere Kommunikationslösungen, die sich besser in bestehende Prozesse oder Technologien integrieren lassen? Kann die Kommunikation noch weiter gestärkt werden, so dass sie einfacher und effizienter ist?

Was ist mit dem einfachen Anruf bei den Kollegen, wenn E-Mails und IMs nicht ausreichen? Werden die Mitarbeiter angewiesen, ihre eigenen Mobiltelefone und Nummern zu verwenden, oder werden ihnen Firmengeräte zur Verfügung gestellt?

All diese Fragen müssen geklärt werden, um maximale Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten.

Möglicherweise erwägen Sie den Einsatz einer umfänglichen Lösung, um einzelne Inseln zu beseitigen, wie zum Beispiel Microsoft Teams.

Wie werden sie zusammenarbeiten?

In Kontakt zu bleiben ist eine Sache, aber tatsächlich als Team zusammenzuarbeiten ist eine ganz andere Herausforderung.

Wenn die Mitarbeiter nicht am selben Ort sein können, wie sollen sie dann „zusammenarbeiten“? Wie können dezentralisierte Prozesse gestrafft und zusammengeführt werden?

An Tools für die Remote-Zusammenarbeit mangelt es nicht. Wir verweisen oft auf OneDrive, Teams, Sharepoint usw., wenn es um die Flexibilität und das Management von Dateifreigaben in der Cloud geht. Aber das ist nur ein Aspekt einer kollaborativen Remote-Belegschaft.

Mehr denn je müssen sich Unternehmen auf robuste SaaS-Tools verlassen können, um Projekte mit halsbrecherischer Geschwindigkeit voranzutreiben. Dazu gehören Tools für das Projektmanagement, die gemeinsame Nutzung digitaler Whiteboards, CRM, Marketing, Geschäftsprozesse und mehr.

Den Teams sollte eine gewisse Flexibilität bei der Auswahl der benötigten Tools eingeräumt werden. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass die ausgewählten Tools von der IT-Abteilung ordnungsgemäß auf Sicherheitsfragen und die richtige Integration in bestehende Prozesse geprüft werden.

Welche Technologie wird die „Remote-Arbeiter“ unterstützen?

Wir haben den Bedarf an SaaS-Anwendungen erwähnt, die die Cloud weitgehend für Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit nutzen. Aber das ist natürlich nur ein Teil eines viel größeren Computer-Bildes.

Wenn sich die Benutzer mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden, Remote-Desktops verwenden, virtuelle Maschinen aufsetzen und Anwendungen auf den Unternehmensservern ausführen, bedeutet dies eine enorme Belastung für die IT-Systeme.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihre zugrunde liegende Infrastruktur diese Remote-Mitarbeiter unterstützen kann. Wenn Ihr Unternehmen nicht bereits für den Umgang mit dezentralen Mitarbeitern eingerichtet ist, müssen Sie Ihre Technologie-Implementierungen so schnell wie möglich neu bewerten. Wenn Sie jetzt in neue Hardware und Systeme investieren, ist Ihr Unternehmen langfristig besser aufgestellt und das Risiko eines IT-Zusammenbruchs wird deutlich reduziert.

Wie werden die Daten geschützt?

Unternehmen müssen anfangen, über den Datenschutz in einer Welt nach COVID-19 nachzudenken.

Als Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellten, wurden Datensicherungen zu einem nachträglichen Gedanken. Da nur wenig Zeit zum Reagieren blieb, war die oberste Priorität der Unternehmen sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Betrieb aus der Ferne aufrechterhalten konnten. Dies bedeutete jedoch, dass viele Geräte nicht mehr durch die Datensicherungssysteme des Unternehmens geschützt wurden.

Auf lange Sicht ist dieser Ansatz nicht nachhaltig. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten gesichert sind, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Das bedeutet, dass nicht nur die Unternehmensserver gesichert werden müssen, sondern auch Endgeräte, virtuelle Umgebungen und Clouds.

Eine einheitliche Geschäftskontinuitäts- und Notfallwiederherstellungs-Lösung ist unerlässlich, um die gesamte Infrastruktur zu schützen und Datenverluste im gesamten Unternehmen zu verhindern, unabhängig davon, ob die Benutzer remote oder vor Ort arbeiten.

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Wie wird alles gesichert?

Die Geräte von Remote-Mitarbeitern benötigen den gleichen Cybersicherheits- und Anti-Malware-Schutz wie Systeme vor Ort – wenn nicht sogar noch mehr. Klingt das für Sie eigenartig? Dann schauen Sie doch mal dieses Video über die Bedrohungslage in 2021, speziell zum Thema Home Office:

Als sich Unternehmen an die Coronavirus-Pandemie anpassten, nutzten Hacker verwundbare Systeme aus, um Malware zu verbreiten. Außerdem nutzten sie das Chaos und die Verwirrung aus, um Anwender mit betrügerischen Phishing-E-Mails zu täuschen.

Dieses Problem wird nicht so schnell verschwinden, selbst wenn die Pandemie vorbei ist. Um sich an diese neue Normalität anzupassen, müssen Unternehmen stärkere Cybersicherheitssysteme und -protokolle im gesamten Unternehmen einsetzen. Dazu gehört alles, von Anti-Malware-Software bis hin zu strengeren Firewall-Einstellungen, sowie häufigere Mitarbeiterschulungen, um sicherzustellen, dass Remote-Mitarbeiter ständig an sichere Praktiken für Web und E-Mail erinnert werden.

Mit Blick in die Zukunft: eine (dezentrale) Remote-Belegschaft

Wir können diesen Punkt nicht genug betonen: Die erste Reaktion auf COVID-19 war nur der Anfang. Die Nachwirkungen dieser Pandemie werden wahrscheinlich noch jahrelang zu spüren sein und das Geschäft auf grundlegende Weise verändern.

Organisationen müssen jetzt langfristig denken. Diejenigen, die sich weiterhin auf eine dezentralisierte Belegschaft verlassen, müssen ihre Herangehensweise an Fernzugriff und Zusammenarbeit überdenken, um sicherzustellen, dass alle Systeme sicher bleiben und die Mitarbeiter produktiv bleiben.

Holen Sie sich jetzt externe Hilfe.

Jens Hagel
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