neuer IT-Dienstleister - WechselDie Entscheidung steht fest: der IT-Dienstleister muss gewechselt werden. Die Gründe dafür sind oft verschieden, aber das ist ein anderes Thema.

Es folgt also nun ein Prozess, der unserer Erfahrung nach viele Geschäftsführer oder IT-verantwortliche Personen oftmals nervös macht: Der bevorstehende Wechsel des IT-Dienstleisters.

Als erstes möchte ich Ihnen die größte Sorge nehmen: eigentlich jedes Passwort lässt sich irgendwie zurück setzen. Und in jede Struktur kann man sich einarbeiten. Es geht hier also im Grunde darum, wie man diesen Wechsel so gestaltet, dass er für das Unternehmen (und natürlich den neuen Dienstleister) möglichst reibungslos abläuft.

Dafür ist es am besten, wenn Sie beginnen, möglichst viele Informationen zusammen zu tragen. Das macht es der neuen IT-Firma wesentlich einfacher, Sie reibungslos weiter zu betreuen.

Einige Neukunden können hier auf eine laufend gepflegte IT-Dokumentation zurück greifen. Das ist natürlich am besten. Oftmals ist jedoch hier auch schon ein Grund für einen Wechsel: der alte Betreuer arbeitet ohne Dokumentation und es gibt nichts aufgeschriebenes. Oder zumindest haben Sie nichts vorrätig. In solch einem Fall fragen Sie einfach nach, in der Regel stellt der Dienstleister dann noch seine möglicherweise irgendwo vorhandene Dokumentation bereit.

Hilfreiche Informationen bei der Übernahme der IT-Betreuung

  • Eine Liste von allen Servern mit ihren Rollen (Domain Controller, Dateiserver, Emailserver, Druckserver, usw.) – natürlich gleich mit den Active Directory Domänen-Administratoren-Zugängen, sowie den Kontaktdaten des Herstellers
  • Mögliche Wartungsvereinbarungen mit den Herstellern und Seriennummern der Hardware
  • Eine Liste von kritischen Netzwerkgeräten (z.B. Router, Switches, IP-Gateways, usw.)
  • Details zu den LAN und WAN (z.B. MPLS-Verbindungen, VPN Verbindungen usw.) und WLAN Konfigurationen inkl. SSID und Verschlüsselungen
  • Beschreibung der Firewall-Policies (Einstellungen), sowie Beschreibung aller Zugangswege von außen (Terminalserver, VPN, Teamviewer, sonstige Tools)
  • Beschreibung der Emailkonfiguration, Smarthosts, Anti-SPAM-Software, Blackberry-Service/ActiveSync und Zugriffs-URLs für Webmail
  • Name und Zugriffsdaten zu Ihrer Webseite bzw. zum Provider/DNS und der Domäne (von allen Domänen)
  • Name und Zugriffsdaten von sonstigen relevanten Diensten bezüglich Webhosting und Email (z.B. POP3 Accounts oder Hosting Ihrer Webseite)
  • Name und Zugangsdaten zu möglichen SSL-Zertifikaten beim Provider
  • Zugangsdaten Ihrer Internetverbindungen an allen Standorten, sowie mögliche Zugangsdaten zu Support-Portalen beim Internetanbieter
  • Detaillierte Beschreibung der Backuplösung, sowie des Notfallplans und etwaiger Failoversysteme und Funktionsweisen
  • Softwarelizenzen oder Zugänge zu Open-Licence-Portalen, sowie Datenträger (sofern vorhanden)
  • Liste der Anwendungen, die genutzt werden, mit Hinblick auf besonders wichtige Anwendungen (Business-Critical), sowie welche Abteilungen welche Programme nutzen
  • Passwörter von Datenbank-Benutzern (sa, usw.)
  • Wartungsvereinbarungen und Kontaktdaten von sonstigem IT-Equipment, z.B. Drucker, Scanner, Hosted-Lösungen, Telefonanbieter, Telefonanlagen
  • Details zu geplanten Wartungsaufgaben (Softwareupdates, Windowsupdates, Virenscans, usw.)
  • Sonstige IT-relevante Daten die vorhanden sind

Keine Angst beim Dienstleisterwechsel

Zusammenfassend muss man sagen, dass der Wechsel unserer Erfahrung nach bisher immer 100% ohne Ausfälle auf der Kundenseite von statten gegangen sind. Auch bei Fällen, in denen der jetzige Betreuer einfach “wie vom Erdboden verschluckt” verschwunden ist ohne auch nur ein Passwort zu hinterlassen. Machen Sie sich also keine Sorgen.

Es empfiehlt sich auch, nicht jede gewünschte kleine Information genau vorzugeben, sondern den alten Betreuer aufzufordern “alle relevanten Daten” herauszugeben. Und meist steht ja der alte Betreuer noch zur Verfügung für Fragen während einer Übergangszeit.

Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung bei jeglichen Fragen.

Jens Hagel
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Jens Hagel

Geschäftsführer bei hagel IT-Services GmbH
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH in Hamburg. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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