3-Praktische-Tipps-zur-Senkung-der-IT-Kosten-für-kleine-Unternehmen Sie können die Technologieausgaben gering halten, ohne externe Auftragnehmer oder zusätzliches Vollzeitpersonal. Tatsächlich verkauft unser Team in erster Linie Managed IT-Services an Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern, denn das ist der Punkt, an dem die Auslagerung des technischen Supports meist unumgänglich wird.

Jedes kleine bis mittelständische Unternehmen (SMB) ist anders, daher sind 15 Mitarbeiter keine starre und eindeutige Zahl, aber es gibt einige vereinheitlichende Trends bei den Technologiebudgets.

Wie viel sollte mein Unternehmen für IT ausgeben?

In einem Bericht von Deloitte Insights aus dem Jahr 2018 wurde festgestellt, dass das durchschnittliche IT-Budget eines KMU 3,64 % der Umsätze des Unternehmens ausmacht. Produzierende Unternehmen und Non-Profit-Organisationen meldeten jedoch wesentlich niedrigere Zahlen:

durchschnittliche IT-Budget eines KMU

Die durchschnittlichen IT-Ausgeben von Unternehmen nach verschiedenen Branchen: Im Durchschnitt 3.65% Kosten vom Umsatz für die IT aller Branchen.

Wenn Sie weniger als das ausgeben und die Dinge reibungslos laufen, machen Sie sich gut. Wenn Sie mit IT-Hindernissen zu kämpfen haben oder zu viel ausgeben, finden Sie hier einige praktische Tipps zur Kostensenkung:

1. Nutzen Sie Software-as-a-Service (SaaS) wann immer es geht

Auch wenn es nur noch wenige Möglichkeiten gibt, Software gegen eine einmalige Gebühr zu erwerben, ist es selten eine bessere Entscheidung als Software auf Abonnementbasis. Nehmen Sie Microsoft Office als Beispiel: Der einmalige Kauf kostet 230 Euro gegenüber dem Cloud-basierten Abonnement für 8,80 Euro pro Monat.

Die einmalige Option wird erst nach mehr als zweieinhalb Jahren billiger. Wenn Sie diesen Punkt erreicht haben, hat Microsoft genug Funktionen und Upgrades für die Cloud-Version herausgebracht, die der Einmalkaufversion kaum noch ähnelt.

SaaS-Optionen erfordern weniger Geld im Voraus. Außerdem stellen sie sicher, dass Sie über die neuesten und fortschrittlichsten Versionen der Anwendung verfügen. Heutzutage sollten Sie sich immer für die SaaS-Option entscheiden.

2. Mitarbeiter setzen auf “Bringen Sie Ihr eigenes Gerät mit” (BYOD)

BYOD bezog sich früher auf Unternehmensrichtlinien, die es den Mitarbeitern erlaubten, ihre eigenen Mobiltelefone für die Arbeit zu benutzen. Heutzutage benutzt fast jeder sein eigenes Telefon für die Arbeit, so dass der Begriff heute häufiger mit Mitarbeitern in Verbindung gebracht wird, die ihren eigenen Laptop für die Arbeit benutzen.

Vor fünf oder sechs Jahren hätten die Ineffizienzen bei der Installation von Unternehmenssoftware und der Konfiguration von Sicherheitseinstellungen über Dutzende verschiedener Hardwarespezifikationen und Betriebssysteme hinweg jegliche Möglichkeiten für Kosteneinsparungen verhindert. Aber jetzt ist es ein Kinderspiel.

Gehostete Desktops, manchmal auch als Desktop-as-a-Service (DaaS) bezeichnet, ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf ihrem persönlichen Laptop bei einer Anwendung anzumelden, die sie mit einem “virtuellen Desktop” verbindet. DaaS streamt Inhalte von einem Computer an einem anderen Ort auf einen beliebigen Computer mit einer Internetverbindung.

Die Anwendungen, Verarbeitungsgeschwindigkeiten und Sicherheitseinstellungen, die ein Mitarbeiter erhält, sind an den entfernten virtuellen Desktop gekoppelt und nicht an die Hardware, die Ihr Mitarbeiter zur Hand hat. Das bedeutet, dass Sie entweder weniger oder billigere Computer kaufen können, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

3. Nutzen Sie Automatisierung

Wie oft haben Sie das Gefühl, dass die Technologie mehr Arbeit schafft als sie eliminiert? Nehmen Sie zum Beispiel die Dateneingabe. Wenn man es richtig macht, kann das zu spannenden Einsichten und Geschäftsinformationen führen, aber das erfordert gewöhnlich Hunderte von Stunden monotoner Arbeit. In einem Bruchteil dieser Zeit kann jeder einige grundlegende Automationsfähigkeiten beherrschen, um die Zeit zu reduzieren, die für die Verwaltung der Technologie verschwendet wird.

Tools wie Zapier, IFTTT und Microsoft Power Automate sind für Anwender aller Qualifikationsebenen konzipiert. Sie könnten ein Automatisierungsprotokoll einrichten, bei dem die von Kunden übermittelten Formulare automatisch in eine Excel-Tabelle mit anderen Formularen kopiert werden. Oder Sie könnten den Kauf von Kundendienstsoftware mit automatischen Antworten zum Selbstgestalten herauszögern.

Suchen Sie sich einfach eine Aufgabe aus, die am wenigsten kritisches Denken erfordert und am meisten Zeit in Anspruch nimmt. Wenn sich die Aufgabe so zusammenfassen lässt: “Immer wenn X passiert, mach Y”, können Sie sie meist automatisieren.

Wie geht’s weiter?

Wenn Sie sich der Grenze von 15 Mitarbeitern nähern oder Ihr Unternehmen einen überdurchschnittlich hohen IT-Bedarf hat, ist es vielleicht an der Zeit, über ein Outsourcing des technischen Supports nachzudenken. Das ist eine gewichtige Entscheidung, deshalb empfehlen wir, sich zunächst ein wenig darüber zu informieren, wie das funktioniert. Unser kostenloses eBook – der IT-Service-Einkaufsführer – ist gut, um mit der Recherche zu beginnen, also laden Sie noch heute Ihr Exemplar herunter.

Sprechen Sie mich an, ich freue mich auf den Dialog mit Ihnen.

Jens Hagel
Folge mir

Der Artikel hat Ihnen gefallen?

Abonnieren Sie unseren Newsletter für IT-Entscheider!

Kommentarbereich geschlossen.