#13 – Road to M365 Part 4 (Zusammenfassung)

Herzlich willkommen zu einer neuen Folge unseres Podcasts. Philip, ich grüße dich.

Moin Dennis, ebenfalls von mir ein herzliches Willkommen an alle ZuhörerInnen. Heute die finale Folge unserer Road to M365. Genau, also heute geht es nochmal um Microsoft 365 im weitesten Sinne. Wir haben ja die letzten Folgen unsere Musterkunden gehabt, anhand dessen wir so ein bisschen skizziert haben, wie kann der Weg zu Microsoft 365 aussehen. Und heute geht es darum, das nochmal ein bisschen zusammenzufassen, nochmal so ein paar Einblicke zu geben, was man noch machen kann. Ein paar Tipps zu geben.

Die Idee ist grundsätzlich, dass man vielleicht danach dieser finalen Folge unserer Road to Microsoft 365 nochmal eine Art Leitfaden hat, eben vor dem initialen Gedanken der Implementierung von Office 365 beziehungsweise Microsoft 365 bis hin zu der tatsächlichen Umsetzung. Also sprich, worauf muss ich achten, worüber muss ich mir Gedanken machen, was sind meine Ziele.

Genau, dabei soll die letzte Folge der Serie nochmal so ein bisschen unterstützen. Jetzt haben wir anhand unseres Musterkunden ja gesagt, man kann mit Microsoft 365 eigentlich starten, an welcher Stelle man möchte. Man kann es so starten, dass man sagt, man kann die Lizenzen darüber buchen und kann erstmal damit seine möglicherweise veraltete Office-Installation ersetzen. Wir hatten den Ansatz des Mail-Servers, also sprich, einen entweder On-Premise-Exchange-Server zu ersetzen oder eben einen beliebigen anderen Mail. Einen Mail-Dienst damit zu setzen. Und wir hatten auch die Option der Datenablage. Und wir hatten noch das Thema Geräteverwaltung. So im weitesten Sinne waren das so unsere Themenbereiche, mit denen wir uns beschäftigt haben beziehungsweise über die wir erzählt haben. Und das sind gleichfalls eben auch alles Bereiche, mit denen man so eine Migration starten kann. Also man muss und sollte vielleicht auch nicht alles auf einmal umsetzen, sondern Stück für Stück sich da rein bewegen und sich einstellen.

Und dann eben auch den Teilbereich rauspicken, mit dem man anfängt.

Und dann eben immer weiter die Nutzung ausweiten und letztendlich dann das volle Potenzial irgendwann ausschöpfen der Microsoft 365 Lizenzen, die man dann gebucht hat. Zu den Lizenzen, Dennis. Da hatten wir auch ein bisschen drüber gesprochen. Es gibt ja diverse unterschiedliche Lizenzmodelle. Vielleicht kannst du noch einmal kurz sagen, was wir da hatten. Wir hatten ja gesagt, wir gucken uns primär die Business- und Enterprise-Modelle an. Und da das ja immer wieder ein Thema ist. Ja, vielleicht kannst du noch einmal kurz was dazu sagen.

Also grundsätzlich betrachtet muss man sagen, dass sich die Auswahl der Lizenzen für die meisten Kunden, die auch wir betreuen, eben auf die klassischen Business-Standard, Business-Premium-Lizenzen beschränken. Im Einzelfall geht es nochmal ein bisschen in den Enterprise-Bereich, je nach Bedarf des einzelnen Kunden oder des einzelnen Kunden. Der einzelnen Person, vielleicht auch in einem Unternehmen. Also ich glaube, dass man gar nicht zwingend sagen muss, jeder im Unternehmen braucht die gleiche Lizenz.

Genau, das ist ja auch ganz wichtig. Was manche auch falsch verstehen. Ich muss nicht für alle Mitarbeiter die gleiche Lizenz haben. Ich kann das ja beliebig mischen. Ich kann jedem Mitarbeiter die Lizenz zuweisen, die für seinen Arbeitsbereich passend ist, die er braucht. Und damit natürlich eben auch im Zweifel ordentlich Geld einsparen,

wenn ich eben nur bestimmte Mitarbeiter habe,

die eine Enterprise-Lizenz brauchen. Dann muss ich auch nur die damit versorgen. Und genauso gibt es ja auch noch Einzellizenzen für bestimmte Produkte.

Genau, vielleicht auch mal ein bisschen weg von dem Mitarbeiter als Individuum oder als Lizenznehmer als solchem. Ich habe vielleicht auch die Anforderung, dass ich eben nur ein E-Mail-Postfach beispielsweise brauche. Und dann muss man sich natürlich die Frage stellen, als Laie gehe ich eben dahin und sage, ich brauche x-mal eine entsprechende Office-Lizenz und gehe einfach davon aus, damit habe ich mein E-Mail-Postfach abgedeckt.

Und die wenigsten wissen vielleicht eben auch,

dass es auch nur Postfach-Lizenzen gibt, die dann eben nur, um jetzt mal eine Zahl in den Raum zu werfen, anstatt 15 Euro eben irgendwie nur 3 Euro im Monat kosten. Und das ist, glaube ich, ein ganz signifikanter Punkt, den man bei der Entscheidungsfindung auf jeden Fall berücksichtigen sollte.

Ja, genau, weil man natürlich gerade damit auch Mitarbeiter versorgen kann, die vielleicht gar kein Office-Paket brauchen, weil sie zum Beispiel die E-Mails nur auf mobilen Endgeräten empfangen. Also sprich auf einem Tablet oder auf einem Smartphone. Dann reicht da ja eine E-Mail-Adresse. Oder eben auch so, ja, ich sage mal, wir haben auch bei vielen Kunden irgendwie so freie Mitarbeiter, die dann im Namen des Kunden zwar Kommunikation führen, aber von dem Kunden halt nicht dieses volle Office-Paket bekommen. Und auch da bietet sich das dann ja an, nur das Postfach zu buchen. Genau. Also im Prinzip, im Prinzip, ja, im Prinzip kann man sagen,

dass man im ersten Schritt vielleicht vor der Implementierung etwaiger Lizenzen einfach mal schaut, was genau machen wir hier eigentlich? Oder was mache ich als Unternehmen eigentlich? Wozu brauche ich welche Office-Anwendung und vielleicht auch welche Dienste? Das soll jetzt gar nicht so als Hausaufgabe deklariert sein, ehrlicherweise, sondern man kann sich da natürlich auch ein bisschen Unterstützung suchen. Aber bevor wir jetzt wieder zu detailliert in beispielsweise das Lizenzmodell gehen,

also wir wollten ja diese Abschlussfolge,

unserer kleinen Serie so ein bisschen als Leitfaden mitnehmen. Vielleicht dann abschließend zu diesem einen Unterthema. Wichtig ist einfach, dass man sich darüber im Klaren ist, dass das Lizenzmodell von Microsoft 365 so vielseitig und umfangreich ist, dass es einfach wirklich für jeden einzelnen Benutzer oder letztendlich vielleicht sogar für jedes einzelne Teil, sei es ein Telefon, sei es ein Postfach, sei es nur ein PC, der vielleicht gar nicht ständig von einem Benutzer bedient wird, dass es wirklich für jedes einzelne Teil des Unternehmens die entsprechende Lizenz gibt. Genau.

Ja, und das Lizenzmodell eben sehr flexibel ist. Man kann ja nicht nur unterschiedliche Lizenzen buchen, sondern auch jederzeit den Lizenztyp wechseln und die Lizenz wechseln. Das sind ja alles monatlich kündbare Lizenzen. Und damit hat man auch jederzeit die Flexibilität,

da auf eine andere Lizenz umzusteigen. Genau. Vielleicht kommen wir als nächstes zum Punkt der Dateiablage. Mhm. Wir hatten ja in einer der letzten drei Folgen zu dieser Serie gesagt, dass man jetzt nicht davon ausgehen kann oder es nicht gleichsetzen sollte mit einem klassischen File-Server-Ersatz, sondern dass man sich eben klar darüber sein muss, was für Daten möchte ich in der Cloud ablegen und vielleicht auch einfach für alle zugänglich machen. In einer quasi Live-Umgebung, wo dann eben halt auch jeder in Echtzeit an den unterschiedlichsten Dateien gemeinsam mit seinen Kollegen arbeiten kann. Aber vielleicht ergreifst du nochmal das Wort. Und führst einmal so ein bisschen durch OneDrive SharePoint in ein paar Sätzen, wenn du magst. Genau.

Also OneDrive SharePoint kann man grundsätzlich zur Datenablage nutzen. Dabei ist OneDrive der persönliche Speicher jedes Benutzers, indem er seine Dokumente ablegen kann, indem er auch seinen Computer sichern kann, also seine Dokumente sichern kann, die er lokal ablegt. Das kann man entsprechend auch konfigurieren. Und daraus kann er eben einzelne Dateien für andere Mitarbeiter freigeben. Und im SharePoint kann ich sogenannte Bibliotheken anlegen. Und innerhalb dieser Bibliotheken kann ich dann eben auch Dateien speichern. Und die kann ich dann für mehrere Personen im Unternehmen freigeben, so wie man das mehr oder weniger auch von Netzlaufwerk kennt. Heißt, wenn ich eben eine klassische Büroumgebung habe, in der ich irgendwie Dateien teilen möchte, und das sind jetzt keine großartig aufwendigen Dateien, also sowas wie Videodateien, Grafikdateien und sowas, dafür ist es nicht unbedingt gemacht, weil da eben das Prinzip vom ständigen Synchronisieren beispielsweise auch nicht wirklich gut funktioniert und der Speicherplatz dafür auch dann etwas begrenzt ist. Aber ich sage mal so, die klassischen Office-Dokumente kann ich da wunderbar lagern, kann meine entsprechenden Ordnerstrukturen anlegen und kann dann eben auch definieren, wer da was hat. Wer da auch Zugriff hat aus meinem Unternehmen. Und ja, dann auch mit mehreren Personen gleichzeitig daran arbeiten. Und das hatten wir, glaube ich, auch schon mal in der vorigen Folge gesagt,

das ist eigentlich ein ganz cooles Feature,

was man, wenn man es noch nicht hatte, wahrscheinlich nicht vermisst, aber wenn man es einmal genutzt hat, dann merkt man, wie cool das tatsächlich ist, dass man mit mehreren Personen gleichzeitig ein Excel-Dokument offen haben kann und daran arbeiten kann.

Genau, du sagst es, glaube ich, in der entsprechenden Folge dazu, dass das so ein bisschen dafür sorgt, dass man keine veralteten Dateiversionen mehr hat. Genau. Das ist ein ganz signifikanter Punkt dazu.

Genau, kennt ja jeder, dass er irgendwie dann eine Datei bearbeiten muss, die schon von jemand anderem bearbeitet wird. Ja, und dann bleibt halt nicht viel über, als die zu kopieren. Und dann hat man aber immer das Problem, dass dann zwei Versionen existieren, die man gegebenenfalls dann auch wieder nachzusammenführen muss. Das ist alles sehr mühselig, sehr aufwendig und das entfällt damit halt komplett.

Ja, sehr charmantes Feature. Tatsächlich. Ja. Vielleicht im nächsten Schritt dann, um den Leitfaden dann am Ende zu vervollständigen. Der Klassiker ist ja tatsächlich die Idee, Office 365, Microsoft 365 einzuführen aufgrund des Cloud Exchange. Und vielleicht gehen wir darauf nochmal ein bisschen ein, was da so die grundlegende Überlegung sein sollte. Prinzipiell die Frage. Es ist ja egal, von wo ich komme. Also habe ich entweder meinen Exchange Server noch on-premise bei mir im Büro oder nutze ich etwaige Web-Hoster-Dienste, habe mir da einfach nur ein IMAP oder POP3-Postfach eingerichtet. Ich kann ja grundsätzlich all diese Optionen zum Cloud Exchange migrieren, richtig? Genau.

Also es ist egal, von wo ich komme oder ob ich vorher noch gar nichts hatte. Ich kann von überall aus dahin migrieren. Ja.

Ein wichtiger Punkt zu dem E-Mail-Thema vielleicht noch, womit wir dann auch schon wieder so ein bisschen im Bereich der Sicherheit werden, wie ist es mit E-Mail-Archiven? Die stellt Microsoft mir grundsätzlich ja auch zur Verfügung. Ja, nicht immer. Und ich kann auch alte Archive mitnehmen.

Nicht automatisch, aber in bestimmten Plänen ist das inklusive. Also im Exchange Online Plan 2, in allen Enterprise-Plänen und in dem Microsoft 365 Business Premium Plan ist ein Online-Archiv vorhanden. Genau. Das ist ein Online-Archiv-Bestandteil. Genau, ja. Und das kann ich dann aktivieren und kann dann meine E-Mails darin archivieren lassen. Ja, richtig. Genau.

Wie ist es grundsätzlich? Benutzerverwaltung ist gegeben, eben über das entsprechende Microsoft 365 Tenant, das mir Microsoft dann bereitstellt. Genau. Und da dann vielleicht nochmal in Bezug auf SharePoint oder OneDrive. Ich habe natürlich auch da die Möglichkeit, den einzelnen Benutzern, die mir dann auch zugreifen wollen, Zugriffe zu gewähren oder eben halt auch einzelnen Benutzern Zugriffe auf gewisse Inhalte zu untersagen und die entsprechend mit Lese- oder Schreibrechten zu versehen. Genau.

Also ich habe im Hintergrund für alles immer eine zentrale Nutzerbasis. Das ist mein Azure Active Directory. Und dort werden alle Benutzer verwaltet. Ja, und die kann ich dann, diese Benutzer, die ich dort angelegt habe, die kann ich dann in allen Diensten wiederverwenden. Also ich kann dann auf Basis dieser Benutzer und dieser Gruppen, die ich dort erstelle, SharePoint-Berechtigungen machen. Ich kann im Exchange Zugriffsberechtigungen auf bestimmte Postfächer einstellen anhand dieser Gruppen. Genau. Und ich kann dann eben auch, wenn man jetzt weitergeht, und das ist der weitere Bereich, über den wir gesprochen haben, das Thema Endpoint Management. Ich kann das auch im Intune bzw. Endpoint Manager und im Windows Autopilot dann auf diese Benutzer wieder zurückgreifen und dann eben auch Geräte-Richtlinien auf der Basis umsetzen. Genau.

Das wäre, wenn ich mich nicht vertan habe, dann auch schon fast der letzte Punkt der Punkte, die wir behandelt haben. Eben der Endpoint Manager und seine Möglichkeiten. Genau. Jetzt hast du gerade schon das Stichwort Autopilot in den Raum geworfen. Ist meines Erachtens ein wirklich sehr cooles Feature, was eben die, dass das Onboarding beispielsweise eines neuen Mitarbeiters enorm erleichtert. Vielleicht magst du da in drei, vier Sätzen nochmal sagen, was sich dahinter verbirgt. Genau.

Also die Geräteinstallation. In größeren Firmen habe ich das heute häufig über ein Image-System oder über ein automatisiertes Rollout. Und das kann ich mit Autopilot eben auch machen. Heißt, ich kann Geräte kaufen, bei denen ich mir vorab vom Hersteller die sogenannte Windows Autopilot ID besorge. Und dann kann ich in meinem Endpoint Manager Portal im Autopilot diese ID hinterlegen und schon verknüpfen mit einem neuen Material. Und dann kann ich das Gerät auspacken, anschließend verbinden es mit dem Internet und kann dann während des Gerätestarts seine Office 365 Benutzerdaten angeben. Und dann wird aufgrund dieser Windows Autopilot ID, die ich vorher eingetragen habe, das Gerät mit dem Benutzer verknüpft und seine Einstellungen und Programme werden automatisch ausgerollt. Und nach Abschluss dieses Prozesses kann der Benutzer das Gerät direkt verwenden. Genau.

Sehr schön. Da fällt mir tatsächlich, wo du sagst, ich kann den Benutzer das Gerät verwenden, ein Live-Beispiel sozusagen aus dem wahren Leben in der Zeit zwischen unserer letzten Aufzeichnung und jetzt sozusagen. Und zwar kam tatsächlich öfter mal die Frage auf, auch vorher schon, jetzt gar nicht so sehr bezogen auf den Autopilot, aber unter Umständen auch eben das, beziehungsweise die Frage und die Befürchtung sogar einiger Leute, die sagten, wir benutzen viele Macs. Wie ist denn da das Zusammenspiel zwischen der Microsoft 365 Welt und den Macs? Wo das Argument dann fiel tatsächlich, ja, wir sind ja Konkurrenzanbieter. Und ich glaube, da muss man sich so ein bisschen von trennen, weil ja das Geschäftsmodell von in dem Fall eben Apple ein bisschen was anderes ist als das von Microsoft. Also ich glaube, du wirst bestätigen, dass das Zusammenspiel dieser beiden Umgebungen sehr gut funktioniert. Ja.

Letztlich ist Apple ja nur bedingt ein Konkurrenzanbieter, denn Apple hat kein vergleichbares System zu Microsoft 365. Grundsätzlich sind die Office-Produkte alle kompatibel. Es gibt die Office Suite auch für Mac und ich kann da genauso mit Outlook arbeiten, mit Word, Excel etc. Ich kann SharePoint-Bibliotheken einbinden, OneDrive einbinden. Das geht alles wunderbar. Was nicht funktioniert, ist so was wie das automatische Rollout mit Autopilot. Das geht nicht. So ist einfach nicht möglich. Ich kann aber Mac-Geräte trotzdem in den Endpoint Manager einbinden und darüber verwalten und dann Geräte-Richtlinien darauf basierend umsetzen. Das geht. Also die Integration ist sehr, sehr gut und gibt so ein paar kleine Einschränkungen, aber das ist wirklich überschaubar und im Großen und Ganzen kann man sagen, das funktioniert sehr gut. Ja, auf jeden Fall. Sehr schön.

Das heißt, das heißt also abschließend kann man eigentlich, kann man eigentlich sagen bzw. kann man unseren ZuhörerInnen nur mitgeben, dass egal, ob sie in der Windows oder Mac-Welt zu Hause sind, dass das der Road zu Microsoft 365 im Prinzip nichts im Wege steht. Genau.

Im Prinzip steht nichts im Wege. Da kann jeder loslegen und dann die Vorteile entsprechend nutzen, die das System so mit sich bringt. Genau, was man dabei und das vielleicht noch so ein bisschen als Abschluss des Ganzen nicht vergessen darf, ist natürlich das Thema IT-Sicherheit. Wir haben in den vergangenen Folgen ja schon vielfach über das Thema Sicherheit gesprochen und unter anderem kam da auch mal so das Thema auf wie Multifaktor-Authentifizierung, starke Passwörter. Das sind alles Dinge, die muss ich da auch natürlich berücksichtigen. Also ich brauche ein gutes Passwort und ich sollte auch dort mit Multifaktor-Authentifizierung arbeiten, um zu verhindern, dass Unbefugte, die im Sinne meines Passworts gekommen sind, eben Zugriff erlangen auf mein Postfach. Darüber hinaus bietet Microsoft eben noch eine große Anwendung. Das heißt, ich kann meine Kunden, die ich dann in der Zeitung verfolgen möchte, auch in der Zeitung verfolgen. Und ich kann dann auch meine Kunden, die ich dann verfolgen möchte, auch in der Zeitung Und ich kann dann auch meine Kunden, die ich dann verfolgen möchte, auch in der Zeitung verfolgen. Und ich kann dann auch meine Kunden, die ich dann verfolgen möchte, auch in der Zeitung verfolgen. Und ich kann dann auch meine Kunden, die ich dann verfolgen möchte, auch in der Zeitung Und ich kann dann auch meine Kunden, die ich dann verfolgen möchte, auch in der Zeitung verfolgen.

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