Wie Sie ein IT-Budget aufstellenDa sich Ihr Unternehmen vermutlich auch in Richtung Automatisierung bewegt und immer digitaler wird, wird Ihre IT-Abteilung eine größere Rolle zu spielen haben. Das bedeutet, dass Sie im Voraus für Veränderungen im Netzwerk, Investitionen in neue Technologien und vermehrte Software-Schulungen planen müssen. Kurz gesagt: IT-Strategien, die in der Vergangenheit vielleicht funktioniert haben, passen möglicherweise nicht mehr zu Ihrem Geschäftsmodell.

Ein integraler Bestandteil Ihres Plans ist ein Budget, das umreißt, wie Sie Geld ausgeben werden, um Ihre Ziele zu erreichen. Idealerweise sollten Sie jedes Jahr ein neues IT-Budget erstellen.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier Tipps, die Ihnen helfen könnten, Ihr IT-Budget neu auszurichten:

Prüfen Sie das IT-Budget des letzten Jahres

Um festzustellen, wo Sie Änderungen vornehmen möchten, überprüfen Sie das Budget des letzten Jahres. Nehmen wir an, Sie haben Geld für Geräte wie Computer oder einen neuen Server ausgegeben. Sie können prüfen, ob Sie Ihre Hardware aufrüsten oder ändern müssen. Sie können auch das Budget des letzten Jahres verwenden, um wiederkehrende Ausgaben zu ermitteln.

Zu den üblichen wiederkehrenden Ausgaben gehören:

  • Gebühren für Cloud-Storage
  • Software-Lizenzverlängerungen / Software-as-a-Service (SaaS)-Abonnements
  • URL-Registrierung
  • Gebühren für Content-Management-Systeme (CMS)

Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse und Wünsche

Nachdem Sie Budgetlücken und Möglichkeiten identifiziert haben, erstellen Sie eine Liste der IT-Komponenten, die Sie auf der Grundlage Ihres Budgets benötigen. Berücksichtigen Sie Geräte und Software, die für Ihren Betrieb entscheidend sind, wie z. B. Desktops, drahtlose Router, Server, Betriebssysteme und Produktivitätssoftware.

Denken Sie bei der Erstellung Ihrer Liste auch an die folgenden Kriterien:

  • Wer ist für die Handhabung und Pflege neuer Elemente verantwortlich
  • Integrationsanforderungen mit anderen Geräten, falls vorhanden

Die Erstellung einer umfassenden Liste hilft Ihnen bei der Priorisierung von Artikeln im Beschaffungsprozess.

Beraten Sie sich mit anderen Abteilungen

Ihre IT-Abteilung arbeitet nicht in einem Silo. Ihre Prozesse werden von anderen Teams in Ihren Organisationen beeinflusst und umgekehrt (z.B. wenn Ihre IT-Abteilung Raum für Automatisierung oder den Übergang zu einem digitalen Prozess für eine andere Abteilung sieht). Beraten Sie sich daher mit anderen Abteilungen, um deren Pläne zu kennen und Ihr IT-Budget abzustimmen.

Wenn die Personalabteilung zum Beispiel in Personalverwaltungssoftware investieren möchte, welche Abteilung zahlt dann für diese Anschaffung? Wenn zusätzliche Kosten für Projektmanagement, Mitarbeiterschulung, Wartung, Implementierung usw. anfallen, welche Abteilung (oder Abteilungen) übernimmt (übernehmen) diese?

Bereiten Sie sich darauf vor, Anbieterpreismodelle zu erklären

Kostenüberschreitungen bei Posten wie Cloud-Diensten sind zum Teil auf die Unfähigkeit zurückzuführen, die Komplexität der Anbieterpreismodelle zu verstehen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie ein klares Preismodell bereitstellen, das Sie dem oberen Management erklären können

Sammeln Sie Daten zur Messung des ROI

Jede Abteilung muss ihre Budgets analysieren, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind und um Ausgabenmuster aufzuzeichnen. Ihre IT-Abteilung sollte darauf besonders achten, wenn es um den ROI geht.

So können Sie beispielsweise feststellen, ob Sie durch eine große Technologieinvestition Geld gespart haben, indem Sie Produktivitätskennzahlen mit geeigneten Analysetools verfolgen. Eine erfolgreiche Ausgabe – d.h. eine Ausgabe, die Ihrem Endergebnis zugute kommt – kann die Finanzierung weiterer Projekte in der Zukunft rechtfertigen.

Ein gut durchdachtes IT-Budget erspart Ihnen die Mühe einer unnötigen Investition. Wenn Sie nur begrenzte Erfahrung mit IT-Budgets haben, sollten Sie sich mit einem erfahrenen Managed Service Provider (MSP) wie hagel-IT zusammenschließen, der Sie dabei unterstützt, versteckte Kosten aufzudecken und genaue Vorhersagen zu treffen.

Rufen Sie uns noch heute an, und wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines gut durchdachten IT-Budgets für das kommende Jahr.

Jens Hagel
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