Welche Office Version gibt es kostenlos?

Inhalt in Kürze

• Microsoft Office gibt es 2026 in mehreren kostenlosen Varianten: Web-Apps im Browser (Word, Excel, PowerPoint), mobile Apps und die Kaufversion Office 2024 ab 149 Euro — eine kostenlose Vollversion existiert nicht.
• Starke kostenlose Alternativen: LibreOffice (Desktop, voll offline), OnlyOffice Docs (Open Source, DSGVO-stark), Google Docs (Cloud, 15 GB Drive) und WPS Office Free (mit Werbung).
• Für KMU ab 5 Mitarbeitern lohnt sich Microsoft 365 Business ab rund 6 Euro pro Nutzer und Monat — wegen zentraler Verwaltung, Exchange-Mail, Teams und Sicherheitsfunktionen wie MFA und Conditional Access.
• DSGVO-Bestplatzierte: LibreOffice (lokal) und OnlyOffice (selbst gehostet) speichern keine Daten in fremden Clouds.

Microsoft Office gilt als Standard für Büroarbeit. Doch die Kaufversion ist nicht günstig — und ein Abo will auch nicht jeder. Die gute Nachricht: 2026 gibt es starke kostenlose Office-Lösungen. Von Microsofts eigenen Web-Apps bis zu Open-Source-Suites wie LibreOffice und OnlyOffice. Wir zeigen, welche Variante zu welchem Anwendungsfall passt — und wo der Haken steckt.

Microsoft Office kostenlos: Was Microsoft selbst anbietet

Kurze Antwort: Microsoft stellt Word, Excel und PowerPoint als kostenlose Web-Apps zur Verfügung. Sie erreichen diese über microsoft365.com oder über praktische Direktlinks wie word.new, excel.new und powerpoint.new — direkt im Browser, ohne Installation, ohne Abo.

Ein kostenloses Microsoft-Konto reicht aus. Dokumente landen automatisch in OneDrive (5 GB kostenlos). Für einfache Aufgaben — Brief schreiben, Tabelle erstellen, kurze Präsentation — funktioniert das einwandfrei.

Was die Web-Apps können — und was nicht

Mobile Apps — auch kostenlos, mit Grenzen

Auf Android und iOS gibt es Microsoft Word, Excel, PowerPoint und OneNote als kostenlose Apps. Auf Geräten mit weniger als 10,1 Zoll Display (also fast jedem Smartphone) sind alle Funktionen frei. Auf Tablets ab 10,1 Zoll wird ein Microsoft 365-Abo erforderlich, um Dokumente zu bearbeiten — Lesen geht weiterhin kostenlos.

LibreOffice: Die stärkste kostenlose Desktop-Alternative

LibreOffice ist die bekannteste freie Office-Suite und hat laut The Document Foundation über 200 Millionen Nutzer weltweit. Die Suite umfasst Writer (Textverarbeitung), Calc (Tabellen), Impress (Präsentationen), Draw (Vektorgrafik), Base (Datenbank) und Math (Formeleditor).

LibreOffice läuft auf Windows, macOS und Linux — komplett offline. Es werden keine Daten an Cloud-Server übertragen, keine Telemetrie an Microsoft oder Google gesendet. Aus DSGVO-Sicht ist LibreOffice damit eine der sichersten Office-Lösungen am Markt.

LibreOffice 25.8 (Stand April 2026)

Die aktuelle Version 25.8 brachte laut The Document Foundation und chip.de deutlich bessere Microsoft-Office-Kompatibilität. DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien werden präziser importiert, Ladezeiten bei großen Dokumenten sind spürbar schneller. Die Stable-Version 25.8.6 ist die empfohlene Wahl für Unternehmen — der parallele Entwicklungszweig 26.x ist noch zu jung für produktiven Einsatz.

Stärken und Schwächen aus der Praxis

• Voll offline. Keine Cloud-Pflicht, keine Telemetrie, keine Konto-Bindung.
• Alle Office-Formate. Liest und speichert DOCX, XLSX, PPTX — und zusätzlich das offene ODF-Format.
• Komplett kostenlos. Auch im kommerziellen Einsatz, ohne Lizenzgebühren oder Werbung.
• Aber: keine Echtzeit-Kollaboration wie in Microsoft 365 oder Google Docs. Mehrere Personen können nicht gleichzeitig im selben Dokument arbeiten.
• Aber: gelegentliche Format-Verschiebungen bei komplexen Excel-Tabellen mit Macros oder PowerPoint mit Animationen — beim Speichern als DOCX/XLSX/PPTX.

OnlyOffice: Open Source mit starker MS-Kompatibilität

OnlyOffice ist die zweite große Open-Source-Office-Suite — und hat in den letzten Jahren spürbar Boden gegenüber LibreOffice gut gemacht. Die Editoren laufen sowohl als Desktop-Apps (Windows, macOS, Linux) als auch im Browser. Wer technisch versiert ist, kann OnlyOffice Docs Community Edition selbst hosten und damit eine vollständige Cloud-Office-Lösung im eigenen Rechenzentrum betreiben.

OnlyOffice hat einen technischen Vorteil gegenüber LibreOffice: Die Editoren nutzen intern die Microsoft-Office-Formate (DOCX, XLSX, PPTX) als Standard. Dadurch ist die Kompatibilität bei komplexen Dokumenten häufig besser als bei LibreOffice — komplexe Excel-Tabellen oder formatierte Word-Dokumente bleiben verlässlich erhalten.

Laut OnlyOffice ist die Suite explizit DSGVO-konform — wer die Community-Version selbst hostet, behält die volle Datenhoheit. Auch Wikimedia Deutschland hebt OnlyOffice neben LibreOffice und Collabora Online als empfehlenswerte freie Office-Lösung hervor.

Google Docs, Sheets und Slides: Cloud-Office von Google

Wer eine Google-Mailadresse hat, kann Docs (Texte), Sheets (Tabellen) und Slides (Präsentationen) kostenlos nutzen — direkt im Browser, mit 15 GB Google Drive für Speicherung. Google Workspace (das kostenpflichtige Geschäfts-Paket) startet bei 5,75 Euro pro Nutzer und Monat.

Die Stärke von Google Docs liegt in der Echtzeit-Kollaboration. Mehrere Personen tippen gleichzeitig im selben Dokument, Änderungen erscheinen live, Kommentare und @-Erwähnungen funktionieren reibungslos. Für Teams, die viel gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ist das oft besser gelöst als in Microsoft 365.

Der Haken: Alle Daten liegen auf Google-Servern in den USA (oder Drittländern). Für Unternehmen mit hohen DSGVO-Anforderungen — Anwälte, Steuerkanzleien, Arztpraxen, Beratungen mit sensiblen Mandantendaten — ist das ein echtes Problem. Hier ist Microsoft 365 mit deutschem Tenant oder eine selbst gehostete OnlyOffice-Lösung die deutlich bessere Wahl.

WPS Office, FreeOffice und weitere kostenlose Optionen

Neben den drei Großen gibt es weitere kostenlose Office-Suiten — jeweils mit eigenen Stärken und Eigenheiten:

• WPS Office Free — chinesische Office-Suite mit überraschend guter Microsoft-Kompatibilität. Kostenlose Version mit Werbung, ähnliches Look-and-Feel wie Microsoft Office. Datenschutzbedenken: Anbieter sitzt in China, Telemetrie-Verhalten umstritten.
• SoftMaker FreeOffice — deutscher Hersteller (Nürnberg), DSGVO-stark, läuft offline. Kompatibel mit DOCX, XLSX, PPTX. Free-Version mit reduziertem Funktionsumfang gegenüber dem kostenpflichtigen SoftMaker Office.
• Apache OpenOffice — der Vorläufer von LibreOffice. Wird kaum noch aktiv weiterentwickelt. Wir empfehlen LibreOffice statt OpenOffice — gleicher Ursprung, viel aktivere Community.
• Collabora Online — kommerzielle Variante von LibreOffice für Cloud-Hosting. Free-Version (Collabora CODE) für Privatnutzer, Geschäftsversion mit Support kostenpflichtig. DSGVO-stark, in Deutschland gut etabliert in Behörden.
• iCloud Pages, Numbers, Keynote — Apples Office-Suite. Kostenlos für alle mit Apple-ID, läuft im Browser oder als macOS/iOS-App. Solide für Apple-Nutzer, aber wenig Kompatibilität zu Microsoft-Formaten.

Vergleichstabelle: Alle kostenlosen Office-Lösungen 2026 im Überblick

DSGVO und Datenschutz: Welche Lösung schützt Ihre Daten?

Für Unternehmen ist die Datenschutzfrage entscheidend — gerade in regulierten Branchen wie Anwaltskanzleien, Steuerkanzleien oder Arztpraxen. Ein paar Faustregeln:

1. Daten bleiben lokal: LibreOffice und SoftMaker FreeOffice sind die sichersten Lösungen — Daten verlassen Ihren Rechner nicht.
2. Daten bleiben im eigenen Rechenzentrum: OnlyOffice Docs Community oder Collabora Online selbst gehostet. Erfordert IT-Know-how für Setup und Wartung.
3. Daten in EU-Cloud: Microsoft 365 mit EU Data Boundary (seit 2026 für alle Business-Pläne aktiv) — Daten bleiben in EU-Rechenzentren.
4. Daten in US-Cloud: Google Docs (USA), Microsoft 365 mit US-Tenant. Schrems-II-konform nur mit zusätzlichen Standardvertragsklauseln und Risikoanalyse.
5. Daten in Drittländern: WPS Office (China) — für Unternehmen mit DSGVO-Anspruch nicht empfehlenswert.

Das BSI weist in seinen Empfehlungen für KMU darauf hin, dass Cloud-Anbieter mit europäischer Datenhaltung und transparenten Sicherheitskonzepten zu bevorzugen sind. Microsoft hat 2026 die EU Data Boundary für alle Business-Pläne aktiviert — Kundendaten, Telemetrie und Logs werden seitdem ausschließlich in EU-Rechenzentren verarbeitet.

Aus der Praxis: Was wir bei KMU in Hamburg sehen

Bei unseren Neukunden in Hamburg und Norddeutschland sehen wir ein klares Muster: Wer Microsoft 365 hat, nutzt oft nur 20 Prozent der Funktionen. Wer LibreOffice einsetzt, ringt mit Format-Verschiebungen sobald Kundendokumente kommen. Und wer Google Docs verwendet, hat selten geprüft, ob das mit der eigenen DSGVO-Linie zusammenpasst.

Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 bereits — nutzen aber nur E-Mail und vielleicht Word. Da liegt so viel Potenzial brach: Teams, SharePoint, Intune, Autopilot. Wir helfen, das freizuschalten.

Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH

Die Wahrheit ist: Kostenlose Office-Lösungen sind großartig — wenn Sie Einzelnutzer sind oder ein Mini-Team mit wenig Außenkontakt haben. Sobald Sie ein Team verwalten, externe Kunden mit DOCX/XLSX bedienen, oder mehrere Geräte synchron halten müssen, ist der Pflege-Aufwand kostenloser Lösungen schnell teurer als ein Microsoft-365-Abo.

Genau dafür gibt es Managed IT Services. Wir kümmern uns um Lizenzen, Tenant-Härtung, Microsoft 365 Sicherheit nach DSGVO und Onboarding neuer Mitarbeiter — zum Festpreis pro Arbeitsplatz.

Microsoft 365 Preise 2026: Was Unternehmen zahlen

Microsoft hat Preiserhöhungen ab Juli 2026 angekündigt. Grund: KI-Funktionen wie Copilot werden in die Basispläne integriert. Hier die aktuellen und neuen Preise:

Ab Juli 2026 ist Copilot Chat in allen Plänen enthalten — ohne Aufpreis. Wer den vollen Copilot mit KI-Assistenz in Word, Excel und Outlook nutzen will, zahlt zusätzlich rund 20 Euro pro Nutzer und Monat (Microsoft 365 Copilot Business). Details zu Lizenzpaketen und passendem Plan haben wir im Artikel Microsoft 365 Kosten und Pakete für Unternehmen 2026 zusammengestellt.

Alternativ gibt es die Kaufversion Office 2024 zum Einmalpreis ab 149 Euro (Home) bzw. 249 Euro (Business). Kein Abo, keine Cloud-Dienste, keine Updates nach 5 Jahren. Für Einzelnutzer kann sich das lohnen — für Unternehmen selten.

Welche kostenlose Office-Version passt zu welchem Anwendungsfall?

Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an, was Sie damit machen wollen. Hier eine Entscheidungshilfe:

• Privatperson, gelegentliches Schreiben: Microsoft 365 Web-Apps reichen. Kostenlos, im Browser, OneDrive integriert.
• Privatperson, voller Funktionsumfang offline: LibreOffice. Kostenlos, sicher, läuft auf allen Plattformen.
• Schüler, Studierende, Lehrkräfte: Microsoft 365 Education. Mit Schul-Mailadresse komplett kostenlos inkl. Desktop-Apps und 1 TB OneDrive.
• Einzelunternehmer mit wenigen Kundenkontakten: LibreOffice oder OnlyOffice Desktop. Speichern Sie Dokumente bei Versand vorsichtshalber zusätzlich als PDF.
• Team von 2-4 Personen, viel gemeinsame Bearbeitung: Google Docs (kostenlos) oder OnlyOffice Docs (selbst gehostet, etwas IT-Know-how nötig).
• KMU ab 5 Mitarbeitern: Microsoft 365 Business ab 6 Euro pro Nutzer/Monat. Kostenlose Lösungen lohnen sich nicht mehr — der Verwaltungsaufwand wird zu hoch.
• Anwälte, Steuerberater, Ärzte: Microsoft 365 mit EU-Tenant + zusätzliches Backup, oder OnlyOffice selbst gehostet mit deutschem RZ.

1. Lizenzberatung: Wir prüfen, welcher Microsoft 365-Plan zu Ihrem Unternehmen passt — ohne Über- oder Unterlizenzierung. Oder wir empfehlen eine kostenlose Lösung, wenn das ehrlicher passt.
2. Einrichtung und Härtung: Tenant-Setup mit MFA, Conditional Access und DLP-Richtlinien nach Best Practice. Migration aus LibreOffice, Google Workspace oder Tobit David.
3. Laufende Betreuung: Lizenzverwaltung, Nutzerwechsel, Sicherheitsupdates und Support — alles im Festpreis enthalten, ab 50 Euro pro Arbeitsplatz und Monat.

Häufige Fehler beim Umstieg auf kostenlose Office-Lösungen

Wenn Unternehmen aus Kostengründen auf eine freie Office-Lösung wechseln, sehen wir immer wieder die gleichen Stolperfallen. Hier die häufigsten — und wie Sie sie vermeiden:

• Format-Inkompatibilitäten unterschätzt. LibreOffice öffnet DOCX zuverlässig, aber komplexe Word-Dokumente mit Inhaltsverzeichnis, Querverweisen und nummerierten Listen verschieben sich beim Re-Import in Word. Lösung: Wichtige Dokumente immer als PDF versenden — oder ODF als internes Format wählen, DOCX nur für externen Versand.
• Kein zentrales Lizenzmanagement. Bei kostenlosen Lösungen muss jeder Mitarbeiter selbst die Software installieren und aktualisieren. Bei 10 Mitarbeitern dauert das jede Patch-Runde Stunden. Lösung: Software-Verteilung via Intune (auch für Open Source möglich) oder zentrale Update-Skripte.
• Geschäfts-E-Mail bleibt offen. LibreOffice und OnlyOffice ersetzen Microsoft Office — aber nicht Exchange. Wer keine professionelle Mailadresse @ihrunternehmen.de hat, wirkt unprofessionell. Lösung: Mindestens Microsoft 365 Business Basic oder ein eigener Mailserver (Aufwand!).
• Backups vergessen. Bei lokalen Office-Suiten liegen alle Dokumente auf den Mitarbeiter-Rechnern. Festplatte kaputt = Daten weg. Lösung: Zentraler Datei-Server, NAS mit Versionierung, oder gleich SkyKick Backup für Microsoft 365 wenn Sie eh Microsoft 365 nutzen.
• DSGVO-Stolpern bei Google Docs. Wer mit sensiblen Kundendaten arbeitet (Anwälte, Steuerberater, Beratungen), darf diese nicht ohne Weiteres in Google Drive speichern. Lösung: DSGVO-Risikoanalyse vor dem Einsatz, oder direkt auf europäische Cloud setzen.

Fazit: Kostenlose Office-Versionen — wann lohnen sie sich?

Microsoft Office gilt als Goldstandard für Büroarbeit — und das aus gutem Grund. Gleichzeitig gibt es 2026 starke kostenlose Alternativen: Microsofts eigene Web-Apps für Gelegenheitsnutzer, LibreOffice für DSGVO-bewusste Privatpersonen, OnlyOffice für Open-Source-Fans mit hohem Anspruch an MS-Kompatibilität, und Google Docs für Cloud-affine Teams.

Für den Privatgebrauch reichen diese kostenlosen Lösungen oft aus. Für Unternehmen sieht es anders aus: Sobald Sie Mitarbeiter verwalten, Daten schützen, im Team arbeiten und mit Kunden Microsoft-Office-Dokumente austauschen, führt kaum ein Weg an Microsoft 365 vorbei. Die Frage ist dann nicht ob, sondern welcher Plan — und ob Sie das Potenzial auch wirklich nutzen.

Wer detailliert vergleichen will, findet bei uns auch den großen Überblick zu Microsoft 365 vs. andere Produktivitätssuiten und Antworten auf die häufige Frage Kann man Microsoft 365 kostenlos nutzen?.

Egal wie Sie sich entscheiden: Wenn Sie Unterstützung bei der Lizenzierung, Migration oder Einrichtung von Microsoft 365 brauchen, sprechen Sie uns an. Wir beraten KMU in Hamburg und Norddeutschland — ehrlich, ohne Vertriebsdruck.