#11 – Road to M365 Part 2

Philip, Folge 11. Moin Dennis, Folge 11, genauso ist es. Und wir haben in der letzten Folge angefangen mit einem Thema, das wir ganz spannend fanden und ich glaube inzwischen können wir sagen, das finden nicht nur wir spannend, denn das Feedback, was wir bekommen haben zum ersten Teil,

war sehr sehr gut das thema ist microsoft 365 genau und genau letzte woche gestartet mit teil 1 der serie im weitesten sinne und jetzt galt es zu klären wie kriegen wir das ganze gut vermittelt was ist ein sinnvoller weg das ganze eben über unseren podcast mitzuteilen und wir sind zu dem entschluss gekommen dass wir einfach mal davon ausgehen dass firma xyz wie ich sie jetzt ganz charmant einfach mal nenne, vor der Entscheidung steht, diverse Applikationen einzuführen, die Bestandteil von dem einen oder anderen Office-Paket sind und wir das Ganze einfach einmal klassisch als Beispiel, Szenario einer üblichen Anfrage, wie wir sie zuhauf im weitesten Sinne ja doch regelmäßig bekommen, darstellen.

Genau, also wir haben quasi einen Musterkunden, an dem wir uns entlanghangeln und mal besprechen, wie sowas aussehen könnte, was so die Beweggründe sein können für eine Migration und wie man das machen kann, wie das ablaufen kann.

Und wie die ZuhörerInnen sich sicherlich denken können, ist die Rollenverteilung hier auch quasi wie immer. Ich stelle die mehr oder weniger schlauen Fragen und Philip als unser beratender Experte wird

mich als fiktiven Kunden hier durchführen. Selbstverständlich, immer gerne. Ja dann

stell doch mal unseren Musterkunden vor, wie sieht er aus? Genau die XYZ GmbH verfügt über einen physischen Exchange Server in ihrem Büro und über eine klassische Office Lizensierung, die nicht einem Abo Modell abgegolten ist, sondern einfach Lizenzen, die die Firma vor fünf Jahren mal gekauft hat, um eben Word, Excel und PowerPoint zu benutzen und steht jetzt eben vor dem Wunsch hat den Wunsch, zukünftig alles was Online-Meetings angeht über Teams abzuwickeln und sucht dahingehend eben Hilfe von einem entsprechenden Berater bzw. einer entsprechenden Firma, die das Ganze

dann auch umsetzen kann. Dann lass uns doch mal starten. Jetzt wissen wir so grob, wer uns da begleitet heute durch die Folge die XYZ GmbH und jetzt startet doch mal was ist die Anforderung?

Genau wir als XYZ GmbH würden gerne zukünftig im ersten Schritt erstmal unsere gesamten Meetings nicht mehr über diverse verschiedene Anbieter abhalten, sondern grundsätzlich unsere eigenen Konferenzen über Teams machen und uns stellt sich dabei im zweiten Schritt auch schon die Frage, macht es dann vielleicht Sinn unseren bisherigen Exchange Server, der hier bei uns im Büro noch rumsteht, auch schon in die Cloud zu bringen und im dritten Schritt würden wir dann gerne auch, weiß ich aber allerdings nicht, ob wir das jetzt in dieser Folge hier noch mit abhandeln können, eine SharePoint-Struktur

erstellen. So jetzt haben wir die Anforderungen. Ich würde sagen klassische Anforderungen, wie sie so im kleinen mittelständischen Bereich eben häufig vorkommt. Wie kann man jetzt daran gehen? Man muss natürlich erst mal ein bisschen tiefer einsteigen in die Materie beim Kunden vor Ort. Heißt man muss sich ein bisschen Informationen besorgen über den verwendeten Mail-Server, über die über die Clients, die verwendet werden, wie ist die Ausstattung, gerade wenn es um Microsoft Teams geht, dann brauche ich entweder Laptops mit einer Kamera schon drin oder aber ich brauche Webcams, ich brauche Headsets, die vernünftig funktionieren oder andere, eben möglicherweise in Laptops integrierte Mikrofone. Dann stellen sich so Fragen, wie gibt es Konferenzräume, die mit eingebunden werden sollen. Das wären so Sachen, die man jetzt klären würde in dem Zuge. Und dann für das Mailsystem explizit natürlich, wie viele Postfächer gibt es? Sind öffentliche Ordner in Verwendung? Was für Outlook-Versionen werden verwendet sollen, die zukünftig auch eben über Office 365 lizenziert werden? Und danach richtet sich dann ja auch so ein

bisschen, in welche Richtung gehe ich da auch lizenztechnisch? Ja, also vielleicht gehen wir einfach jetzt mal davon aus in diesem Punkt. Wir haben 35 Mitarbeiter, die sind alle mit Notebooks ausgestattet. Die Notebooks erfüllen sämtliche Voraussetzungen, um Videokonferenzen machen zu können, eben auch via Teams dann. Und jeder hat ein klassisches E-Mail-Postfach. Es gibt noch fünf Postfächer wie Einkaufs-Ad, Rechnungs-Ad etc., für die dann der eine oder

Mitarbeiter eben nach Absprache auch Zugriff haben soll. Heißt im Wesentlichen brauche ich also 35, oder habe ich 35 Benutzer, die mit Lizenzen versorgt werden müssen. Das ist so eine überschaubare Anzahl. Jetzt bin ich da vor der Microsoft Lizenzübersicht, kann mich so ein bisschen umschauen. Wir hatten letztes Mal schon erzählt, welche Pakete es gibt und welche Bereiche es da so gibt. Und da stellt sich jetzt halt vor allem die Entscheidung zwischen dem Business Bereich oder dem Enterprise Bereich. Der Business Bereich geht bis 300 Lizenzen, 300 Benutzer. Darüber beginnt eh immer der Enterprise Bereich. Da sind wir noch weit von entfernt. Und jetzt hat sich mit der letzten Paketumbenennung, Umstrukturierung ein Paket da reinbegeben. Das heißt Microsoft 365 Business Premium und das ist aus mehreren Gründen ein sehr sehr gutes Paket für kleine und mittelständische Unternehmen. Das hat nämlich viele Dinge drin, die es sonst immer erst in den Enterprise Paketen gab und die ich sonst alternativ über Addons dazu buchen musste. Erstmal alles mit drin, was ich hier brauche, um die normalen Anforderungen abzudecken. Also ich kann damit abdecken, die Lizenzen. Jeder Mitarbeiter, der darüber lizenziert ist, bekommt für seine Endgeräte auch das Lizenzpaket. Kann das darauf nutzen. Dann habe ich die Anforderung E-Mail abgedeckt, Exchange Online Postwächer für jeden Nutzer, ein Postfach dabei. Ich habe Teams abgedeckt. Ist auch mit dabei die Nutzung von Microsoft Teams und ich habe Nutzung von SharePoint und OneDrive mit drin. Darüber hinaus bringt dieses Microsoft 365 Business Premium Paket eben weitere Features mit, sowas wie eine E-Mail-Archivierung. Die ist in der Lizenz mit drin, müsste ich sonst dazu buchen. Darüber hinaus habe ich dann eben auch bestimmte Sicherheitsrichtlinien, die ich noch aktivieren kann, die sonst eben auch den größeren Paketen vorbehalten sind. Und gerade wenn es um die Absicherung geht, dann bietet Microsoft da sehr viele Möglichkeiten, wie ich da die Konten vor Zugriff schützen kann, vor ungewollten Zugriff und damit eben meine Mails, meine Mitarbeiter, meine Daten eben auch schützen kann. Deswegen genau ist der Microsoft 365 Business Premium Plan da auf jeden Fall eine gute Wahl, preislich auch durchaus attraktiv und es reicht an der Stelle jetzt schon quasi diesen einen Plan dafür zu

damit kann ich alle Anforderungen erfüllen. Okay, das heißt im Prinzip, dass ich mir so vorstellen kann, dass ich ja jetzt den Exchange-Server, den ich habe, in die Cloud umziehe und da braucht es aber nicht so etwas wie eine Cloud-Exchange-Lizenz im weitesten Sinne, sondern das ist eben für jeden einzelnen Benutzer mit der entsprechenden Business Premium Lizenz

abgegolten. Genau, also es gibt natürlich auch einzelne Exchange Online Lizenzen, die man buchen kann, dann habe ich nur diese Funktionalität des Mail-Servers, wenn ich so will. Das bietet sich vor allen Dingen dann an, wenn ich vielleicht in der Übergangsphase gerade vor einem halben Jahr Lizenzen gekauft habe für Office-Produkte. Dann muss ich ja nicht zwangsläufig neue Lizenzen mieten, weil die sind ja dann noch aktuell. Und dann könnte ich zum Beispiel mit einem Exchange-Online-Plan arbeiten und verbinde den mit meinem Outlook, was ich gekauft habe. Oder aber ich habe Mitarbeiter, die noch ein zweites Postfach brauchen. Ich habe vielleicht ein zweites Domain drin, das will ich trennen voneinander. Die brauchen ja nicht das komplette Office-Paket mit dazu für dieses zweite Postfach, sondern die brauchen ja dann nur eine Postfach-Lizenz, ein E-Mail-Postfach. Auch dann kann ich eben dies wählen. Oder eben ich wähle so ein Bundle-Paket und die Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium sind eben solche Bundle-Pakete.

Wie ist das mit den, also die Postfächer sind ja nun relativ alt und dementsprechend das eine oder andere auch relativ groß. Habe ich die Möglichkeit die Mails weiterhin in meinem Posteingang zu haben, wie ich sie jetzt auch habe oder bin ich darauf angewiesen, dass ich diese diese verliere sogar im Zweifel oder dass die an irgendeinem Ort einfach dann separat gespeichert sind, um mir den Zugriff zu gewähren. Wie muss ich mir das vorstellen?

Genau, also man muss nicht auf der grünen Wiese starten. Das kann man machen, aber in den meisten Fällen ist es, wie du sagst, ich habe alte Mails, die will ich übernehmen. Die sind ja auch im Zweifel gar nicht so alt, sondern eben möglicherweise von letzter Woche. Genau. Und die brauche ich eben aktuell noch. Und da gibt es aus fast jedem System eben auch die Möglichkeit, die E-Mails dorthin zu übernehmen. Am einfachsten ist es natürlich, wenn ich von einem Exchange-System komme, also einem Exchange Server, den ich lokal betreibe, als Beispiel. Dann kann ich eine Migration machen dorthin und die kann genau mein IT-Insights-Leister für mich machen. Dann werden alle Benutzer, inklusive der E-Mails, Kalender, Kontakte, werden genauso wie sie auf einem alten System vorhanden sind, eben auch dann in Office 365 abgebildet. Und von daher merke ich dann als Benutzer, als Anwender keinen Unterschied.

Das war ein gutes Stichwort, was du gerade genannt hattest, dass natürlich die beste Voraussetzung ist, wenn ich von einem On-Premise Exchange Server komme. Jetzt ist vielleicht für den einen oder anderen, der hier zuhört, aber auch interessant zu wissen, klassischer Fall ist ja auch, ich habe meine Domain irgendwo gehostet bei einem der diversen Dienstleister, die da so rumschwören für diese Thematik und habe da eben auch meine E-Mail-Postfächer liegen. Dann im besten Fall noch als IMAP-Konto oder vielleicht der ein oder andere sogar noch als POP3-Konto. die könnte ich aber auch mit in my cloud exchange umziehen. Genau das geht auch. Also da ist es so,

bei IMAP-Konten kann ich klassischerweise die E-Mails übernehmen. Häufig haben diese Dienste ja auch einen Kalender mit dabei oder ich habe einen Kalender in meinem E-Mail-Konto lokal drin, da wird es dann schon schwieriger. Das geht auch, man kann manchmal eben den Kalender auch exportieren und dann wieder importieren. Das ist dann aber eben wieder manueller Aufwand. Da muss man mal gucken, ist das wirklich notwendig, den Kalender mit zu übernehmen. Wenn ich jetzt viel mit dem Kalender arbeite, da viele Termine auch drin habe, klar, dann muss ich den übernehmen. Wenn es irgendwie ein anderes System noch dafür gibt, wo Termine verwaltet werden, CRM-System oder ähnliches, dann kann ich mir das häufig auch sparen, da Termine zu übernehmen. Aber grundsätzlich muss man dann im Einzelfall anschauen. E-Mails geht so gut wie immer. Alles andere muss man im Einzelfall prüfen. Also Kontakte und Kalender kann manchmal schwierig

werden. Gut, aber in erster Linie geht es ja den meisten Leuten sehr wahrscheinlich erst mal um die Mails. Genau. Und wenn das gegeben ist, glaube ich, dass den meisten das schon geholfen ist. Gut, jetzt gehen wir davon aus, wir kriegen das hin, dass wir alle Mails umziehen, dass jeder der 35 Mitarbeiter seine entsprechende Office Lizenz bekommt. Was ist denn dann der nächste Schritt des Onboardings von Office 365 möchte ich es mal nennen. Also dann muss wahrscheinlich jeder Benutzer auch einmal das neue Office-Paket installieren vermutlich und sowas wie eine Ersteinrichtung, Ersteinweisung bekommen. Genau, es wird dann auf den Geräten das

Office-Paket deinstalliert, das alte, und dann eben das neue Office-Paket eingerechnet. Das ist relativ überschaubar. Man muss halt an jedes Gerät einmal ran, muss dann dort die Installation vornehmen. Die Einrichtung der E-Mail-Konten geht relativ automatisiert dann schon, weil sich eben das Office 365 Paket, was ich da installiere, automatisch mit dem Office 365 verbinden will. Ich trage also nur noch meine E-Mail-Adresse ein, mein Passwort ein und dann wird das E-Mail-Konto schon synchronisiert. Das ist relativ einfach. Genau, und das ist dann so der nächste Schritt. und dann habe ich die meisten Vorkehrungen auch schon getroffen für die Teams-Nutzung. Also ich muss dann Microsoft Teams, wird mit installiert, wird dann auch eingerichtet automatisch und dann muss ich noch gucken, dann wird es ein bisschen spezieller, was möchte ich für Teams einrichten. Also Teams, Microsoft Teams ist die Software und innerhalb von Microsoft Teams gibt es sogenannte Teams. Das sind quasi einfach Benutzergruppen, wenn man so will, in denen ich dann zum einen Unterhaltungen starten kann, in denen ich aber auch Dateien und Dokumente teilen kann, in denen ich Meetings starten kann. Und da sollte man dann so ein bisschen auch organisiert und strukturiert rangehen, dass man bestimmte Gruppen einfach von vornherein mit erstellt. Das kann zum Beispiel abteilungsbasiert sein, das kann projektbasiert sein, je nachdem. Und man sollte da auch ein bisschen begrenzen, wer solche Gruppen erstellen darf, denn sonst hat man relativ schnell einen Wildwuchs an Teamsgruppen und dann sollte man so ein bisschen gucken, dass man das strukturiert darstellt und irgendwo auf ein paar Personen eben verteilt, diese Gruppen erstellen. Und dann, genau, je nachdem, was die Benutzer natürlich auch für eine Vorbildung haben an der Stelle, was Teams angeht, sollte man sicherlich ein, zwei Schulungen auch mal machen, sollte den Anwendern mal so ein bisschen näher bringen, wie das Ganze funktioniert, damit das dann auch alles richtig

eingesetzt werden kann. Ja, ich glaube, der Klassiker ist tatsächlich so, ich glaube, jeder kennt es, hat schon mal so eine E-Mail bekommen, dass man jetzt einen Link bekommt, um an so einer Besprechung teilzunehmen. Aber da geht es ja wahrscheinlich auch zum Beispiel, nur mal ganz banal herauszufinden, wie verschicke ich denn solche Einladungen, etc. Aber das kann dann der etwaige Dienstleister mit dem ich das mache oder oder ihr denn im speziellen wie im speziellen natürlich auch den jeweiligen Kunden mit an die Hand nehmen. Genau richtig. Ja dann

hattest du noch ein Thema das war SharePoint und OneDrive. Genau OneDrive könnte könnte vielleicht

dann ja eigentlich unseren bisherigen File Server der da auf dem On-Premise-Server wo auch der Exchange-Server drauf lag, noch so mit Rumschwirte, vielleicht ersetzen. Und das kann ich mir im Prinzip vorstellen wie klassischen Cloud-Anbieter, wie man sie kennt. Also es gibt ja diverse andere, die das auch anbieten. Ich kann meine Dokumente da speichern, mit allen Leuten aus meinem Unternehmen teilen. Da wäre zum Beispiel eine Frage, kann ich es auch mit Dritten teilen, zum Beispiel mit Kunden? und was glaube ich auch ein ganz signifikanter punkt ist ist das thema backup nun habe ich meine daten da am one drive rumliegen auf den microsoft servern er sorgt microsoft denn auch dafür dass ich

eine sicherung meiner daten habe ja vorsicht einmal noch mal ganz kurz eine rolle rückwärts also sharepoint ist kein file server und nicht weiß war one drive trio ja genau auf one drive ist jetzt nicht ein klassischer File-Server. Da muss man so ein bisschen unterscheiden nochmal. Ja, ich kann sowohl im OneDrive als auch in SharePoint Dateien und Dokumente ablegen und kann die mit verschiedenen Personen und Instanzen teilen. Ich muss mir auch vorher einen Plan machen. Also ich kann nicht einfach sagen, ich ziehe einfach meinen File-Server, jetzt kopiere ich einfach zu SharePoint. Das geht garantiert, aber vor allem nach hinten los. Das muss man ein bisschen planen. Und dann kann man solche Sachen auch machen. Da gibt es ein paar Limitierungen, da muss man vorher mal testen, was sind so Fahrt- und Teilnahmenlängen, wie viele Elemente gibt es dann nachher pro Unterordner. Das muss man ein bisschen strukturiert planen und angehen, dann kann man auch das lösen und dann kann ich das nutzen, um Dokumente zu teilen intern, Dokumente zu teilen mit externen Teilnehmern. Ich kann das Ganze in Teams verwenden, dann da nahtlos integriert und ich kann zum Beispiel auch Dokumente zeitgleich bearbeiten. Also wenn ich mit dir jetzt ein Word-Dokument teile, dann können wir das beide öffnen bei uns und wir können beide live daran arbeiten, sehen jeweils wo ist der Cursor vom anderen und das ist eine Sache, die man anfangs unterschätzt. Also bei Word-Dokumenten noch gar nicht mal so stark, aber wenn man einmal irgendwie zusammen mit zwei, drei Leuten an Excel-Dateien gearbeitet hat, dann merkt man, dass das schon sehr charmant ist. Da kann man wirklich sehr sehr gut und sehr schnell gemeinsam Dokumente erstellen und weiterentwickeln. Das funktioniert sehr gut. Und was man eben dann nicht mehr hat, ist, dass verschiedene Versionen von Dateien existieren müssen, weil die jemand kopiert hat, damit er sie zeitgleich bearbeiten kann. Das ist ja sonst so eine Sache, die kennt irgendwie jeder. Dann gibt es irgendwie eine V1, V2, V3 und dann weiß keiner mehr am Ende, welches ist die aktuelle Version und das kann man damit tatsächlich sehr gut umgehen. Thema Backup hast du angesprochen, ganz wichtig, will ich noch kurz darauf eingehen. Die Antwort darauf, ob Microsoft davon ein Backup macht, ist Jein. Es gibt durchaus Anwendungsfälle und gute Gründe dafür, sich darauf nicht zu verlassen, sondern nochmal auf anderen Wege für ein Backup der Dateien und auch der Mails vielleicht zu sorgen. Aber das können wir in der nächsten Folge das nicht dann behandeln. Wir haben nämlich, ja, glaube ich, diese Folge gut zu Ende gebracht.

Sehr schön. Prima. Da ist die XYZ-Game ja jetzt schon ein ganzes Stück weiter und freut sich aber auf die weitere Beratung in der kommenden Woche. In der nächsten Folge kompletieren wir das

Ganze und dann sollten wir auf jeden Fall noch mal so ein bisschen eingehen darauf, auf das Thema Sicherheit. Das machen wir in der nächsten Woche. Thema Sicherheit und dazu gehört, ja, gar nicht so weit entfernt eben auch das Thema Backup. Genau. Wir lüften das Ja hin hinter dem Backup. Genau. Und noch ein paar andere Sicherheitsthemen. Danke Dennis und bis nächste Woche. Bis nächste Woche.