Inhalt in Kürze
- Microsoft Universal Print ersetzt den lokalen Druckserver durch eine Cloud-Lösung — weniger Hardware, weniger Treiberprobleme, mehr Sicherheit.
- Netzwerkdrucker sind vollwertige Computer und damit potenzielle Einfallstore für Hacker. Regelmäßige Firmware-Updates und Netzwerksegmentierung sind Pflicht.
- Mobile Printing ermöglicht Drucken vom Smartphone und Tablet — sicher über VPN oder Cloud-Dienste.
- Ab 2027 entfernt Microsoft die klassische Druckarchitektur aus Windows zugunsten des neuen Windows Protected Print Mode.
Drucker. Kaum ein Thema in der Unternehmens-IT wird so unterschätzt — und verursacht so viel Frust. Treiber, die nicht funktionieren. Papierstau in Sitzung. Und niemand, der sich verantwortlich fühlt.
Gleichzeitig sind Netzwerkdrucker ein echtes Sicherheitsrisiko, das viele Geschäftsführer gar nicht auf dem Schirm haben.
Der Druckserver stirbt: Willkommen in der Cloud
Jahrzehntelang brauchte jedes Unternehmen einen eigenen Druckserver. Einen dedizierten Rechner, der Druckaufträge verteilt, Treiber bereitstellt und regelmäßig Ärger macht.
Microsoft Universal Print ändert das grundlegend. Der Dienst ist Teil von Microsoft 365 und verlagert die gesamte Druckverwaltung in die Cloud.
Was Universal Print bietet:
- Kein lokaler Druckserver mehr nötig. Weniger Hardware, weniger Wartung, weniger Ausfallrisiko.
- Treiberlose Druckinstallation. Mitarbeiter drucken ohne Treiberinstallation — der Drucker erscheint automatisch.
- Zentrale Verwaltung. IT-Administratoren verwalten alle Drucker über das Microsoft 365 Admin Center.
- Sicherheit inklusive. Druckaufträge laufen verschlüsselt über die Cloud. Kein externer Zugriff möglich.
- Intune-Integration. Drucker können automatisch auf verwalteten Geräten bereitgestellt werden.
Stellen Sie sich vor: Sie packen einen neuen Laptop aus, schalten ihn ein — und er konfiguriert sich komplett selbst. Alle Apps, alle Einstellungen, alle Sicherheitsrichtlinien. Das geht heute mit Microsoft 365 und Intune.
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Mobile Print: Drucken von überall
Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice, beim Kunden vor Ort oder unterwegs. Trotzdem müssen Dokumente gedruckt werden — Verträge, Rechnungen, Angebote.
Mobile Printing macht das möglich:
- Microsoft Universal Print + VPN: Mitarbeiter verbinden sich per VPN mit dem Firmennetzwerk und drucken auf dem Bürodrucker. Der Ausdruck wartet, bis sie im Büro sind.
- Cloud Print (herstellerspezifisch): HP, Canon und andere bieten Cloud-Druckdienste. Druckaufträge gehen über die Cloud an den Drucker — auch ohne VPN.
- Pull Printing: Der Druckauftrag wird in einer Warteschlange gespeichert. Der Mitarbeiter identifiziert sich am Drucker (per PIN oder Karte) und der Ausdruck startet. Kein vergessenes Dokument im Druckerausgabefach.
Pull Printing ist auch ein Datenschutz-Feature: Vertrauliche Dokumente liegen nicht offen im Ausgabefach, weil der Mitarbeiter physisch am Drucker sein muss, um den Druck auszulösen.
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Termin buchen →Drucker als Sicherheitsrisiko: Was viele unterschätzen
Ein moderner Netzwerkdrucker ist kein einfaches Gerät — er ist ein vollwertiger Computer mit Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatte und Netzwerkverbindung. Und damit ein potenzielles Einfallstor für Angreifer.
Typische Schwachstellen:
| Risiko | Beschreibung | Lösung |
|---|---|---|
| Standard-Passwort | Werkspasswort „admin/admin” nie geändert | Sofort ändern, starkes Passwort setzen |
| Veraltete Firmware | Sicherheitslücken werden nicht gepatcht | Regelmäßige Updates einplanen |
| Offene Netzwerkports | Drucker ist aus dem Internet erreichbar | Netzwerksegmentierung, Firewall-Regeln |
| Unverschlüsselte Aufträge | Druckdaten im Klartext durchs Netzwerk | Verschlüsselung aktivieren (IPP over TLS) |
| Festplatte im Drucker | Alte Druckaufträge gespeichert | Verschlüsselung aktivieren, bei Entsorgung löschen |
Wenn Sie einen Drucker oder ein Multifunktionsgerät entsorgen oder zurückgeben: Löschen Sie die interne Festplatte! Auf ihr können Tausende von Druckaufträgen gespeichert sein — Verträge, Personalakten, Finanzdaten.
Windows Protected Print Mode: Was auf Sie zukommt
Microsoft hat angekündigt, die klassische Druckarchitektur bis Juli 2027 aus Windows zu entfernen. Der Ersatz: der Windows Protected Print Mode (WPP).
Was das bedeutet:
- PSA-Treiber werden Standard. Hersteller müssen neue, sichere Treiber bereitstellen.
- Alte Druckertreiber fallen weg. Drucker, die nur mit Legacy-Treibern funktionieren, könnten inkompatibel werden.
- Mehr Sicherheit. WPP schließt bekannte Angriffsvektoren über das Drucksubsystem.
Für Unternehmen heißt das: Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Drucker WPP-kompatibel sind. Und planen Sie den Umstieg auf Universal Print, bevor der Zwang kommt.
Die richtige Drucklösung für Ihr Unternehmen
- 5-15 Mitarbeiter: Ein Netzwerk-Multifunktionsdrucker, verwaltet über Universal Print. Fertig.
- 15-50 Mitarbeiter: Ein Multifunktionsdrucker pro Etage/Abteilung. Pull Printing für vertrauliche Dokumente. Klare Druckrichtlinie (doppelseitig, S/W als Standard).
- 50+ Mitarbeiter: Managed Print Service — ein Dienstleister kümmert sich um Toner, Wartung und Austausch. Sie zahlen pro Seite oder eine Flatrate.
Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 bereits — nutzen aber nur E-Mail und vielleicht Word. Da liegt so viel Potenzial brach: Teams, SharePoint, Intune, Autopilot. Wir helfen, das freizuschalten.
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Ihr nächster Schritt
Drucken klingt banal — ist aber ein IT-Thema, das Sicherheit, Produktivität und Kosten direkt beeinflusst. Wenn Sie Ihre Druckinfrastruktur modernisieren wollen, beraten wir Sie gerne.
