#26 – Ein neuer muss her… Wechsel des IT-Dienstleisters

Hallo und herzlich willkommen zu Folge 26 des HAGEL IT-Podcast und ich bin wie immer

nicht alleine hier. Moin Dennis. Hi Philip, grüß dich. Ja genau, wir sind wieder da

sozusagen. Neue Woche, neues Glück. Wir waren auch nie weg, zumindest hat es keiner

Ja, stimmt. Nein, heute ein ganz spannendes Thema, glaube ich. Wir wollen uns im weitesten Sinne wieder an so einem klassischen Fallbeispiel so ein bisschen langhangeln. Wie ist es eigentlich, wenn ich als Unternehmer, Geschäftsführer, wie auch immer, vielleicht noch gar keinen IT-Dienstleister habe oder doch einen habe oder vielleicht auch jemanden habe, der mich intern so ein bisschen betreut und jetzt aber auf der Suche nach etwas Neuem bin? Was brauche ich da? Was muss ich mitbringen? Was muss ich für Infos vielleicht zusammensammeln?

Großes Thema. Also wie du schon gesagt hast, außer Praxis, tatsächlich ja immer ein Thema, wenn ein Kunde zu uns kommt und mit uns zusammenarbeiten möchte, immer wieder als Frage kommt, meinen Sie, das klappt denn einfach so? Und wie soll ich da vorgehen? Was brauchen Sie von mir? Und da wollen wir heute so ein bisschen Hilfestellung geben, so ein bisschen an die Hand nehmen und eigentlich aufzeigen. Und ich glaube, das kann man vorwegnehmen. Ist gar nicht so schlimm, wie man sich das vorstellt.

Nee, ich glaube, wir können vielleicht einfach mal ein ganz, ganz plakatives Beispiel heranziehen. Ich habe wieder eine klassische kleine Firma mit, ich sage mal 25 Mitarbeitern. Wir werden so ein bisschen betreut, was so IT-Thematik angeht, immer auf Zuruf. Also wenn ich ein Problem habe, habe ich jemanden, den ich anrufen kann. Und der kommt dann im besten Fall relativ zeitnah, behilft das Problem, schreibt mir eine Rechnung, ich bezahle das und fertig. Bin jetzt aber selber gar nicht so IT-affin. So, jetzt suche ich mir aus dem Internet jemanden raus. Finde da ja sicherlich zahlreiche Dienstleister, die mir da weiterhelfen können. Nun frage ich da an, bin aber wie gesagt selber gar nicht so firm mit dieser ganzen Thematik als solches. Wie kann ich mich denn da auf so ein Gespräch vorbereiten? oder was sind so die Basic-Infos, die ich schon mitbringen sollte im besten Fall?

Ja, also für ein Erstgespräch, glaub ich, erst mal gar nicht viel. Ähm, da ist es natürlich immer gut, wenn man weiß ... Also, grundsätzlich hab ich irgendwie PCs, hab ich Server, da muss man noch nicht wissen, wie viele und wie groß und wie toll und wie neu. Aber einfach so ein paar Infos vielleicht zur Struktur. Und vor allen Dingen, und das ist immer ganz wichtig, dass man offen dafür ist, sich einfach mal neue Anregungen zu holen. Das erleben wir auch immer ganz häufig, dass man zwar irgendwie eine Struktur hat und auch so eine gewisse Vorstellung davon hat, was man möchte und wie man betreut werden möchte, aber aus Erfahrung heraus, glaube ich, würde ich sagen, das, was am besten wird, Und es ist immer dann, wenn sowohl der Kunde als auch der Dienstleister eben so ein bisschen offener sind darüber, wie kann das zukünftig aussehen, wie kann so die IT-Struktur sich wandeln, wie kann die Betreuung aussehen. Da gibt es viele verschiedene Konzepte, ganz tolle Ideen. Wir haben ja auch da einen ganz guten Plan, würde ich sagen. Und dass man da einfach sich so ein bisschen dann auch auf den IT-Dienstleister verlässt, dass der einem da was Gutes empfehlen wird.

Genau, also du meinst im Prinzip ist es gar nicht so zwingend erforderlich, dass ich jetzt jedes Detail meiner Struktur kenne, weil ich habe ja durchaus auch die Möglichkeit, meine Struktur in gewisser Art und Weise dann eben mit dem neuen Dienstleister auch vielleicht in der einen oder anderen Umgebung oder Richtung ein bisschen anzupassen.

Genau, vielleicht ist das auch notwendig, weil vielleicht gibt es auch gute Gründe für oder vielleicht stehe ich eh gerade vor der Entscheidung. Aber wichtig ist, dass man sich auf so ein Gespräch einlässt, denn so ein, ja, so ein Der Wechsel des Dienstleisters kann ja auch ganz viele neue, gute Impulse mit sich bringen. Ein paar neue Ideen, frische Ideen, die man vielleicht vorher nicht umgesetzt hat, aus welchem Grund auch immer. Deswegen da einfach offen reingehen, ein bisschen eine Vorstellung davon haben, was man möchte. Ansonsten kann man als Kunde sich da auch, glaube ich, ganz gut auf den Dienstleister verlassen, dass der einen entsprechend berät.

Hast du vielleicht ein paar Tipps, woran ich vielleicht auch erkennen kann, was so die Vertrauenswürdigkeit, das Dienstleisten, mit dem ich da spreche, aber ob es so ein paar Kennziffern oder ein paar Formulierungen vielleicht gibt, woran ich erkenne, in was für eine Richtung der mit mir gehen will. Also ich habe jetzt ja beispielsweise in dem Beispiel genannt, ich habe jetzt mit meinem kleinen Unternehmen jemanden, der auf Zuruf arbeitet. Und wie schnell sich herauskristallisieren kann oder auch sollte vielleicht, ob ich das weiterhin möchte oder ob ich mir vielleicht eine ganz andere Art der Betreuung vorstelle.

Ja, also grundsätzlich sollte so ein Dienstleister schon moderne Technologien auch anbieten und moderne Betreuungsarten anbieten. Wovon man ja heute eben größtenteils weg ist, ist so das Thema der reinen Betreuung auf Zugruf. Das machen sicherlich immer noch einige Dienstleister und manche Kunden wollen das vielleicht auch, aber ich glaube, dass es nicht mehr so wirklich Stand der Technik, das kann man glaube ich schon so sagen, weil es einfach natürlich auch irgendwie immer so ein gewisses Risiko mit sich bringt. Und ich würde immer darauf achten, dass ich bei den Dienstleistern ein gutes Gefühl habe, dass ich das Gefühl habe, der weiß, wovon er spricht und dass der eben auch einen guten Eindruck hinterlässt mit seinem Know-how, mit dem ganzen, was er wie der Prozess so beginnt. Das wäre so das Kriterium, worauf ich erstmal schauen würde.

Ja, jetzt hast du ja vorhin gesagt, in dem Erstgespräch ist es vielleicht gar nicht so wichtig, so ganz tief in die Technik oder in die Struktur einzutauchen. Aber früher oder später werden diese Fragen ja sicherlich aufkommen. Also spätestens dann, wenn es eben darum geht, was muss der künftige Dienstleister hier bei mir eigentlich betreuen und vor allem am Ende des Tages ja auch, was kostet mich denn die Betreuung für Geräte X, die ich hier in der Betreuung haben möchte. Nun wird ja aber mein Verständnis dafür und vielleicht auch mein Interesse als Geschäftsführer für sowas nicht zwingend höher mit jedem Gespräch, das ich da führe. Ich kann schon aber darauf setzen, dass so ein Dienstleister dann im Zuge dieses, ich nenne es mal Onboarding im weitesten Sinne, sich schon darum kümmert, dass er auch rauskriegt, was ich hier genau habe, oder?

Ja, das ist natürlich immer die Frage, was ich dann vereinbare. Aber irgendwie wird man an diese Daten kommen und manchmal ist es ja auch so, wenn man von einem anderen Dienstleister wechselt, dann gibt es da doch noch irgendeine Dokumentation, die man dann auf Nachfragen bekommen kann, wo man ein paar Sachen daraus sehen kann. Da muss man einfach so ein bisschen schauen und gucken. Das kann aber, wie gesagt, dann auch der Dienstleister, der neue oder potenziell neue, natürlich dabei unterstützen und gegebenenfalls natürlich auch eine neue Dokumentation anfertigen.

Ja, jetzt nehme ich vielleicht nochmal ein Thema auf, was wir letzte Woche ein bisschen im weitesten Sinne in unserer Software- und Hardware-Stack-Folge schon hatten. Jetzt habe ich natürlich auch vielleicht die ein oder andere Software hier bei mir im Unternehmen, die ich einsetze, die zwingend für meine IT im weitesten Sinne erforderlich ist, beziehungsweise für Workflows, die hier tagtäglich so stattfinden. Da gilt es dann ja auch im Zweifel, die Hersteller dieser Tools mit ins Boot zu holen. Und da hatten wir letzte Woche ja schon kurz drüber gesprochen. Das sollte aber ein moderner, zeitgemäßer Dienstleister schon auch für mich abbilden.

Genau. Und auch da muss man gucken, brauche ich das im ersten Schritt überhaupt? Also wie weit, was bringen diese anderen Dienstleister für mich für Leistungen? Was erbringen die für mich? Und da muss ich schauen, ist das notwendig, dass die damit einbezogen werden? Aber klar, den Kontaktdaten davon sind immer wichtig. die nimmt man immer gerne als neue Dienstleister, weil das natürlich die Wege auch einfach verkürzt, wenn man die schon hat.

Ja, kann man sagen, es gibt irgendwie vielleicht eine Art Checkliste für mich als grundsätzlichen Interessenten, wo ich mir einen groben Überblick verschaffen kann vielleicht sogar, was für Infos ich da mitnehmen sollte?

Ja, also grundsätzlich sage ich immer, wenn man von einem Dienstleister wechselt, dann sollte man den alten Dienstleister einfach danach fragen, dass er alles rausgibt, was er hat. Ich würde da gar nicht unbedingt eine Liste hinschicken, weil die Gefahr ist ja viel zu groß, dass ich im Zweifel etwas vergesse, was es vielleicht in meiner Struktur Besonderes gibt, was deswegen vielleicht sonst keiner auf dem Schirm hat. Und der abgebende Dienstleister dann eben nur das aufschreibt, was auf dem Zettel, auf dem Fragekatalog steht. Deswegen immer einfach nach allen relevanten Daten fragen. Da kommt in der Regel am meisten. Vielleicht nach einer Dokumentation fragen. Wer trotzdem sagt, ich möchte irgendwie eine Liste haben, dass ich zumindest vielleicht schauen kann, fehlt noch was Relevantes in den Daten, die ich bekommen habe, dem verlinken wir einfach gerne nochmal einen Blog-Eintrag, glaube ich, bei uns auf der Website. Da ist so eine kleine Checkliste drin, eine Übersicht, welche Daten und Fakten wichtig sind, was man gut gebrauchen kann. Das heißt nicht, dass jeder alles davon hat, was da draufsteht, weil da gibt es auch Sachen, die betreffen einen vielleicht gar nicht. Aber da hat man mal so einen kleinen Anhaltspunkt, was man da an Daten bekommen kann. Ja, man kann sich so ein bisschen orientieren daran.

Ja, das ist ja cool. Vielleicht noch mal ganz kurz, du hattest vorhin ja dieses Erstgespräch angesprochen. Wie ist denn, also wir können das natürlich nur, beziehungsweise du in dem Fall, aus erster Hand für uns selber beantworten, ja, wie ist denn der Ablauf, wenn ich jetzt als Neuinteressent oder als Wechselinteressent einen Termin bei uns buche.

Auf jeden Fall ein wichtiger Punkt schon mal, den du vorweggenommen hast und so ganz als selbstverständlich gesagt hast, man kann sich bei uns jederzeit selber einen Termin buchen. Dann wird der weitere Ablauf erklärt. Das ist alles relativ einfach. Wir haben da einen überschaubaren Prozess, der von Anfang an ganz klar ist, wie der abläuft. Und dann hat man nach ein paar Terminen seine Sachen zur Hand, die man da braucht. Hat ein Angebot für eine Betreuung und kann dann eben schauen, an welcher Stelle kommt man wie zusammen. Wichtig an der Stelle, deswegen auch das Thema Terminbuchung selbst möglich. keine Sorgen machen vor dem Dienstleisterwechsel. Wie gesagt, es ist nicht so schlimm, wie man sich das ausmalt. Es gibt keinen Grund, irgendwo zu sagen, ne, Sie haben das und das nicht an Daten, dann können wir Sie nicht betreuen. Man kann so gut wie alle Passwörter irgendwie zurücksetzen mit ein bisschen Aufwand. Und von daher, selbst wenn jetzt vorher Dienstleister da war oder jemanden intern betreut hat, der aus welchen Gründen auch immer plötzlich nicht mehr da ist. In der Regel kriegt man genug Informationen zusammen, als dass man da auch eine Betreuung ermöglichen kann. Das haben wir eigentlich bisher in jedem Fall hinbekommen. Von daher keine Angst davor haben, einfach Termin buchen, Anliegen besprechen und dann finden wir ziemlich sicher eine Lösung.

Ja, vielleicht auch noch mal ganz kurz. Ich glaube, Scham ist vielleicht ein ganz angebrachtes Wort in diesem Zusammenhang, auch bei den bestehenden Dienstleistern vielleicht. Also ich meine, wir können das ja aus unserer Sicht auch bestätigen. Es ist natürlich nie schön, aber es ist jetzt auch nichts, glaube ich, wo man sich mit verstecken muss. Also ich glaube gerne, wenn man ein relativ gutes Verhältnis trotz vielleicht irgendwelcher Diskrepanzen mit seinem Dienstleister hat, durchaus mit einbeziehen. Ja, klar. Prima. Ja, ich glaube, dass wir einen ganz guten Leitfaden mitgegeben haben, wieso der Dienstleisterwechsel im weitesten Sinne angestoßen werden kann. Am Ende bleibt, wie immer, der Verweis auf die Terminbuchung. Gerne über den Erstkontakt auf der Internetseite oder ganz klassisch.

hagel-it.de slash Termin. Perfekt.

Ich danke dir, Philip, und bis nächste Woche. Genau. Bis dann.

Untertitel im Auftrag des ZDF für funk, 2017