#47 – Power-BI im Unternehmen | Interview mit Jan-Philip Berendes von POINT. Consulting

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 47 unseres HAGEL-IT-Podcasts. Heute mal wieder, ja sind wir nicht zu zweit hier, Dennis und ich haben uns Verstärkung geholt und zwar ist heute bei uns Jan-Philip Behrendes von der Firma Point. Herzlich willkommen. Hallo, danke für die Einladung. Herzlich willkommen auch von meiner Seite. Ja, wir haben heute, man sieht es am Folgentitel das Thema Power BI auf dem Schirm. Und ja, da haben wir gedacht, da passt es, wenn wir uns da professionelle Unterstützung mit reinholen. Genau. Und Jan Philip, dafür bist du heute mit hier. Hast gesagt, du kommst da gerne als Gast mit zu. Vielleicht magst du einmal ganz kurz erzählen, Point, genau, was macht ihr eigentlich? Wer seid ihr? Und dann überfallen wir dich mit unseren Fragen.

Ja, wir sind eine IT-Beratung in Hamburg und wir unterstützen Unternehmen in Norddeutschland mit dem Schwerpunkt individuelle Business-Applikationen. Und es sind häufig datenintensive Business-Applikationen, die wir dann vor allen Dingen mit Microsoft-Technologien lösen, also auch zum Beispiel die Microsoft Cloud, Azure oder Microsoft

Power BI, über das wir heute reden. Ja, genau. Das hast du quasi schon gesagt. Es geht vor allen Dingen um Daten und um die Aufbereitung von Daten. Vielleicht kannst du da einmal direkt einhaken, für jemanden, der das noch gar nicht gehört hat, was ist eigentlich vielleicht eine BI-Software, also Business Intelligence, ich glaube so viel kann man vorwegnehmen, darum geht es und was ist eigentlich eine BI-Software und was ist eigentlich Power BI von Microsoft?

Genau, Business Intelligence, darunter versteht man allgemein die Analyse von Unternehmensdaten und deren Nutzung als Entscheidungsgrundlage für die Führung des Unternehmens. Und Microsoft Power BI ist eben die Plattform, die Microsoft bietet. Also es gibt verschiedene BI-Tools am Markt und Microsoft Power BI ist eben Microsofts Plattform, um Daten zu nutzen und zu visualisieren als Entscheidungsgrundlage für das Unternehmen. Der Gedanke ist letztendlich, dass jedes Unternehmen, egal ob klein oder groß, hat Daten im Unternehmen. Die sind häufig verstreut an verschiedenen Orten des Unternehmens und kommen aus verschiedenen Datenquellen und man nutzt eben Power BI dann, um diese Daten an einem zentralen Ort zu konsolidieren und nutzbar zu machen.

Jetzt hast du gerade was ganz Interessantes gesagt und zwar glaube ich, dass die meisten Leute in dem Zusammenhang immer an wirklich große Unternehmen denken, die wirklich eine Menge Daten haben, wo man sich das besser vorstellen kann vielleicht als bei so einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen. Würdest du denn sagen, dass auch so kleine und mittelständische Unternehmen davon profitieren können?

Also ich denke gerade Power BI von Microsoft ist ein Tool, was gerade für kleine und mittelständische Unternehmen auch sehr interessant ist. Das liegt daran, weil es keine so großen Anfangsinvestitionen hat wie vielleicht andere Tools im BI-Bereich. Häufig sind so größere BI-Projekte dann schnell im sechsstelligen Bereich und mit Power BI ist das eben nicht so. Sondern man kann klein starten, wir können vielleicht auch später nochmal schauen, wie teuer die Lizenzen sind in dem Bereich, aber es geht ab Einzellizenzen für einzelne Nutzer los und man kann erstmal reinkommen in das Thema und erstmal einen Testballon starten. Und das ist auch unser Ansatz bei dem ganzen Thema. Das heißt, das Schöne an Power BI ist, man hat letztendlich die Professionalität wie ein großes BI-Tool, aber zu einem relativ kostengünstigen Preis.

Preis ist ja immer ein Thema, gerade aktuell, alles wird immer teurer. Auf jeden Fall, da können wir uns nochmal anschauen, was kostet sowas gerne. Aber gerade auch zum Thema Kosten, jetzt kann man ja sagen, naja, also die Daten, die ich habe, Excel kann ich auch Grafiken reinbauen, ich kann in Excel so ein bisschen mehr Tabellen anlegen. Warum soll ich dann irgendwie sagen, naja, da brauche ich Power BI für? Also die meisten Geschäftsführer, die ich so kenne, mit denen ich Kontakt habe, würde ich sagen, Mensch, ich habe das hier im Excel drin, da sind meine Zahlen drin, das kriege ich vom Steuerberater schon vorausgefüllt, dann mache ich mir da vielleicht noch ein,

zwei Grafiken zu und dann habe ich auch meine Business Intelligence. Ich denke auch, also beide haben ihre Berechtigung im Excel, aber eben auch BI-Tools wie Power BI. Letztendlich ist es auch nicht die Frage, was ist besser, sondern wo unterscheiden sie sich. Und Power BI ist so ein bisschen das Beste aus beiden Welten aus meiner Sicht. Wenn man sich nochmal anschaut, warum ist Excel eigentlich so populär? letztendlich, weil es so einen einfachen Zugang auch für jeden bietet. Also es ist Teil der Microsoft Office Welt. Man braucht keine tiefen IT-Kenntnisse, um Excel nutzen zu können. Und es ist halt auch sehr gut skalierbar. Man macht vielleicht mal eine kleine Kalkulation und dann wächst das Ganze und dann hat man verschiedene Tabellenblätter und irgendwann ist da halt eine riesige Excel-Oberfläche draus geworden. Das alles bietet Power BI auch, also die einfache Zugänglichkeit, auch die Skalierbarkeit, auch die Integration in Office und man muss auch keine IT-Kenntnisse jetzt in der Tiefe haben, aber sie bieten eben auch die Vorteile, die eine professionelle BI-Lösung bietet, zum Beispiel eine sehr professionelle Berichtsverteilung. Das heißt, jeder kann wirklich nur das sehen und das editieren, was er auch sehen soll und nicht alles zwingend. Wenn man jetzt mal an Excel zurückdenkt, dann kennt man das ja, dann gibt es vielleicht irgendwo eine Excel-Datei, die liegt auf dem Laufwerk oder im Sharepoint und dann editieren

alle da drin rum. Am Ende weiß man gar nicht mehr wirklich, wer hat da was editiert.

Oder die andere Lösung ist, man schickt irgendwie verschiedene Sachen per E-Mail hin und her. Dann hat man vielleicht verschiedene Versionen oder Duplikate.

Damit räumt Power BI auf. Man hat eine zentrale Wahrheit letztendlich, eine

Datenbasis, mit der alle arbeiten können. Jeder kann damit für sich individuell arbeiten. Das ist so dieser Self-Service-Ansatz, den Power BI da fährt. Self-Service in dem Sinne, dass jeder Nutzer, jeder Mitarbeiter im Unternehmen selber mit den Daten spielen kann und Berichte bauen kann. Und es ist so nutzerfreundlich, dass man dafür auch keine großen IT-Kenntnisse braucht. Es muss nicht immer über eine IT-Abteilung gehen, wenn man einen neuen Bericht haben möchte. Ein weiterer Punkt, wo Power BI stärker ist als Excel, ist die Handy- und Tabletfähigkeit. Denn eine Excel-Tabelle auf dem Handy macht nicht so viel Spaß aus meiner Sicht. Und Power BI sieht da doch sehr schick aus. und man kann auch da mit den Daten spielen und auch dort einen Nutzen daraus gewinnen, wenn man unterwegs ist. Und von technischer Seite kommen auch noch ein paar Punkte hinzu. Einfach Power BI kann größere Datenmengen vertragen und gleichzeitig auch sehr einfach an viele verschiedene Datenquellen im Unternehmen andocken.

Jetzt hast du ein ganz interessantes Stichwort in den Raum geworfen, nämlich Datenquellen. Philip hat ja in seiner Ausgangsfrage auch erwähnt, dass ja die meisten Geschäftsführer üblicherweise irgendwo eine Excel-Tabelle haben. und dann eben sagen, alles was ich so wissen muss, steht da ganz sinnvoll drin verpackt. Um jetzt Power BI nutzen zu können, wo kann ich denn die Daten herbeziehen? Also ich sag mal, ich habe ja im Unternehmen vielleicht eine CRM Software, ein ERP System etc. Bin ich da reglementiert in irgendeiner Form oder kann ich sagen, alles was irgendwie in irgendeiner Form eine Datenbank ist, kann da auch rein?

Also Power BI ist darauf ausgelegt, dass man eine Vielzahl von verschiedenen Datenquellen anzapft. Generell können das hunderte potenzielle Datenquellen sein und dafür bringt Power BI dann gleich sogenannte Datenkonnektoren mit, um daran anzudocken. Um mal ein paar gängige Beispiele vielleicht zu nennen, die auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen häufig vorkommen. Also zum Beispiel kann das sein, eine Access-Datenbank. Access wird ja auch häufig so als erster Einstieg in Datenbankstrukturen genutzt in Unternehmen. Und dann kann man auch da diese Daten daraus ziehen und in Power BI integrieren. Das kann aber auch eine SQL-basierte Datenbank sein. Oder wenn man jetzt als Unternehmen einen Online-Shop zum Beispiel hat, dann können es Daten sein aus Google Analytics und Google Ads zum Beispiel, um einfach dann zu sehen, wie performt denn der Online-Shop und was kommt denn nachher wirklich an Umsatz dabei raus. Oder du hattest das Thema CRM angesprochen, Das kann auch Salesforce zum Beispiel sein, um mal ein CRM-Tool zu nennen. Und das kann auch wunderbar angedockt werden in Power BI. So hat man halt eben letztendlich das, was man sonst verstreut hat an verschiedenen Orten an Daten, dann in eine Lösung integriert.

Das ist vielleicht so ein bisschen, um nochmal die Frage von vorhin aufzugreifen, ich habe doch auch Excel. Ich glaube, das ist ein entscheidender Vorteil, glaube ich, wenn man sagen kann, ich bin eben nicht darauf beschränkt, dass ich irgendwie eine Tabelle habe. Und wenn ich da andere Daten mit verknüpfen will, muss ich mir die irgendwoher da reinkopieren und dann stimmt das Format nicht und dann muss ich es anpassen, sondern ich kann dann ja eben beliebig viele Datenquellen anzapfen und dann ja auch miteinander verknüpfen wahrscheinlich.

Genau, richtig.

Und darauf ist letztendlich Power BI ausgelegt und macht es da auch sehr einfach und grenzt sich da eben auch ein bisschen von Excel ab. Excel ist ein Tabellen-Kalkulationstool und Power BI ist eben ein Tool zur professionellen Auswertung von Unternehmensdaten und dem Aufbau eines einheitlichen Reportings im

gesamten Unternehmen. Jetzt haben wir gesagt, okay, kann einiges mehr als so die klassische Excel-Kalkulation. Jetzt ist ja vieles, die meisten Microsoft-Lizenzen sind ja inzwischen auf Mietbasis, entweder monatlich oder jährlich. Ist das bei Power BI auch so oder was kommen da für Kosten auf jemanden zu, der jetzt sagt, Das klingt interessant.

Also generell der Einstieg, das ist die Desktop-Anwendung von Power BI. Die ist bei Office 365 dabei. Die hat keine Extrakosten, mit denen man dann auf seinem Rechner dann mit den Daten schon mal spielen kann. Wenn ich dann an die Verteilung der Berichte heran will und eben gewisse Personen haben möchte im Unternehmen, die dann die Berichte nicht nur bei sich haben, sondern eben den Kollegen auch zur Verfügung stellen, dann brauche ich eine Power BI Pro Lizenz. Die kostet pro Nutzer und Monat 8 Euro. Ist also auch noch ein relativ günstiger Einstieg, wie ich auch eingangs schon sagte. Aber das kann eben auch auf Einzelnutzer- und Einzelplatzbasis gebucht werden, also ganz flexibel, wie man das braucht.

Und dann habe ich schon alle Funktionalität mit drin? Oder wie ist es, wenn ich für 8 Euro mir das buche, dann kann ich direkt schon loslegen und kann mir Reports erstellen und Datenquellen zusammenfügen?

Das ist korrekt, genau. Wenn man jetzt ein größeres Unternehmen ist und noch mehr Funktionalität und noch mehr Nutzer haben, dann gibt es noch andere Lizenzmodelle. Das muss man sich dann im Einzelfall anschauen, wo dann irgendwann nicht mehr eine Einzelplatzlizenz sinnvoll ist, sondern irgendwann dann eine sogenannte Power BI Premium Lizenz, die dann alle Kollegen abdeckt. Aber da muss man letztendlich das je nach Einzelfall dann berücksichtigen. für das für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Einzelnutzer-Lizenzbasis erstmal der Einstieg, der sinnvoll ist.

Ja, ich würde gerne noch mal einmal ganz kurz zurück zu dem vorherigen Thema springen, wenn das gestattet ist. Und zwar, wir hatten ja gesagt, Datenquellen, da kann ich zig verschiedene anbinden. Dazu vielleicht noch ganz kurz, ist es egal, von wo das kommt? Also bin ich darauf angewiesen, dass das klassischer moderner Cloud-Dienst ist? Oder geht das eben auch noch in einer etwas älteren Umgebung, wo die Sachen vielleicht noch irgendwo im

Serverraum geparkt sind?

Also generell ist Power BI eine Cloud-Anwendung und die Berichtsverteilung zum Beispiel, da gibt es einen Online-Service auch für, also generell cloudbasiert. Aber die Datenhaltung muss nicht zwingend in der Cloud sein. Dann spricht man von einem hybriden Modell, das heißt, man hat eine lokale Datenhaltung, Man kann auf die lokalen Datenquellen auch zugreifen. Power BI läuft dann aber als Cloud-Anwendung. Super.

Wenn ich das jetzt so beobachte, auch das allgemeine Bild für die Außenwelt in Richtung Business Intelligence, ich könnte mir vorstellen, dass bei dem einen oder anderen vielleicht der Gedanke entsteht, das ist jetzt wieder so ein klassischer Hype, der hier gerade durch die Welt fliegt und ist vielleicht auch ein bisschen nischig im Zweifel. Was würdest du dazu sagen?

Also erstmal gibt es Power BI schon seit 2015, also es ist schon einige Jahre am Markt, hat sich auch in der Zeit weiterentwickelt und entwickelt sich auch heute noch stetig weiter. Gleichzeitig muss man auch sagen, dass es perfekt in die Microsoft-Welt integriert ist. Also da ist das Thema mit der Lizenzierung. Je nachdem auch, welche Office-Lizenzen man hat, es gibt eben auch Office 365 Lizenzpakete, wo Power BI dann schon mit enthalten ist. ist das eben damit schon abgedeckt. Auch die Nutzerkonten, also ich kann mit dem gleichen Nutzerkonto, was ich sowieso in Office nutze, dann eben auch Zugreifen auf Power BI. Und es wurden auch schon diverse Office Add-ins geschaffen. Also zum Beispiel, wenn ich eine PowerPoint-Präsentation habe und möchte da dann die aktuellen Umsatzzahlen drin haben, dann kann ich meinen Power BI-Bericht mit den Umsatzzahlen relativ einfach dort mit wenigen Klicks integrieren in die PowerPoint-Präsentation. Das heißt, Microsoft hat eben da schon viele Sachen geschaffen, um Power BI perfekt zu integrieren. Und ich denke, man kann daraus sehen, dass es nicht nur ein Testballon ist, der jetzt mal gestartet worden ist, sondern dass es gekommen ist, um zu bleiben. Und wenn man sich auch anschaut, wie viel Hilfe man dazu schon im Internet auch findet, zu vielen Fragestellungen, dann sieht man auch, dass das auch kein Nischenprodukt in der Community ist, sondern dass viele Microsoft Office Nutzer auch Power BI einsetzen. Und das heißt, man findet eben für viele seine Probleme, die man hat, dann auch Antworten im Netz. Ja, sehr cool.

Jetzt sind viele unserer Kunden, ja, ich würde sagen, nicht so wahnsinnig tief technisch involviert. Viele unserer Ansprechpartner sind eben auch direkt dann aus der Geschäftsführung. Und da ist vielleicht jetzt das Interesse da zu sagen, ja, also BI auf jeden Fall wollte ich mich immer schon mal beschäftigen. Power BI war mir neu. Die haben aber vielleicht nicht die Möglichkeit, nicht die Zeit, nicht die Muße, sich da jetzt selber einzuarbeiten. Wie kann da so ein Start aussehen? Du hattest eingangs gesagt, Point kann da unterstützen. Vielleicht magst du dazu nochmal kurz zwei, drei Sachen sagen.

Genau, wir können Unternehmen beraten beim Aufbau einer Power BI-Lösung im Unternehmen. Das kann punktuell sein als Sparringspartner oder das kann die komplette Umsetzung des

gesamten Reporting sein.

Wir sind da sehr flexibel und genauso wie Power BI keine großen Anfangsinvestitionen braucht, sagen wir auch, wir können auch erstmal klein starten. Machen wir erstmal einen Tag mit den Daten des Unternehmens. Wir gucken uns an, was sind da eigentlich für Daten da? Und was davon kann man nutzen? Wie wollen wir das nutzen? Und da reichen, ab einem Tag starten wir und häufig reichen wenige Tage aus, um erstmal einen Start zu finden in das

Thema. Genau. Ist wahrscheinlich ja auch so eine Sache, die dann so ein bisschen auch wächst, wenn man erstmal Blut geleckt hat. Dass man sagt, oh, jetzt haben wir mal gestartet, wir haben mal ein, zwei Reports gemacht und dann sagt man, boah, das wäre ganz cool, wenn wir das auch noch auswerten könnten. Das ist wahrscheinlich dann ja auch häufig der Fall, oder?

Genau, das stellen wir in der Praxis halt auch fest. Wenn es dann auch bei den Nutzern im Unternehmen angekommen ist und die auch die Vorteile sehen gegenüber Excel oder auch anderen Lösungen, dann kommt der Appetit beim Essen, wie das häufig bei Anwendungen der Fall ist. Und dann wird es weiter ausgerollt, mehr Datenquellen und mehr Reports.

Wunderbar. Prima. Ja, ich weiß nicht, Dennis hast du noch Fragen? Ich bin, glaube ich, versorgt.

Guter erster zügiger Eindruck ins Thema Business Intelligence. Ja, von meiner Seite vielen Dank. Ja, super.

Ja, vielen Dank, Jan Philip, dass du hier warst, die dir die Zeit genommen hast.

Ich danke nochmal für die Einladung und bis zum nächsten Mal.

Genau, von uns auch bis zum nächsten Mal. Und wie immer gilt, wer jetzt mehr wissen möchte über das Thema, sagt da, ja, will ich auch mal ran, das muss ich bei mir umsetzen. gerne unter hagel-it.de slash Termin. Einfach kurz und unverbindlichen Termin buchen und dann stellen wir natürlich auch bei Bedarf gerne den Kontakt her zu Point und schauen, was wir bei Ihnen dafür umsetzen können. Vielen Dank fürs Zuhören und wir hören uns in 14 Tagen wieder. Bis zum nächsten Mal.