#6 – Voice over IP und Telefonanlagen

Hallo und herzlich willkommen zum hagel IT-Podcast. Mein Name ist Philip Kraatz.

Mein Name ist Dennis Kreft. Ja, Philip, Thema Homeoffice ist wieder so akut wie nie.

Ja, man könnte sagen, läuft.

Genau, exakt. 3G am Arbeitsplatz, die Mitarbeiter gehen ins Homeoffice. Und dann habe ich mir die Frage gestellt, was ist denn eigentlich, wenn ich meine Mitarbeiter ins Homeoffice schicke? Und die auch weiterhin telefonisch für alle geschäftlichen Punkte erreichbar sein sollen und telefonieren können. Nun, es ist ja üblicherweise so, dass in den meisten Büros noch alte Telefonanlagen rumstehen. Denke ich jetzt einfach mal klassisch nach dem Motto Never Change a Running System. Die funktionieren im Zweifel seit 10 oder 20 Jahren. Und wie kann ich denn nun dafür sorgen, dass meine Mitarbeiter... ... die Mitarbeiter eben dieses Stück Arbeitsgerät, Telefon auch von zu Hause bedienen können?

Ja, da gibt es natürlich wie immer verschiedene Wege, verschiedene Möglichkeiten, sowas zu erreichen. Also die alte Telefonanlage, die du jetzt in deinem Beispiel seit 10, 20 Jahren im Büro hängen hast, damit wirst du Schwierigkeiten haben. Also ich glaube, da erzählt man jetzt nichts Neues, lüftet kein Geheimnis, dass das nichts wird. Dass da was Neues her muss. Das, was aber vielleicht für viele noch ein Geheimnis ist, das ist nicht mehr so teuer, wie das mal war. Also man kennt das ja früher, Telefonanlagen, du hast gesagt, vor 10, 20 Jahren, da haben die verdammt viel Geld gekostet.

Da hat man die häufig geleast oder finanziert.

Witzigerweise, wenn man sich alte Verträge anschaut, dann stellt man manchmal sogar noch fest, dass man bei dem Telefonanbieter seines Vertrauens nicht nur monatlich für den Anschluss bezahlt, sondern teilweise zahlt man sogar immer noch seit 10 Jahren für die gleiche Telefonanlage. Das ist ja nicht so. Da sollte man doch sowieso mal ran und mal schauen, ob das alles noch so nötig und sinnvoll ist. Die sind nämlich häufig relativ teuer. So teuer muss es nicht mehr sein heute. Und da gibt es verschiedene Varianten, hatte ich schon gesagt. Wir können entweder eine neue softwarebasierte Telefonanlage lokal nutzen. Wir können eine Cloud-Telefonanlage nutzen oder wir können ganz modern mit Microsoft Teams arbeiten. Auch das unterstützt durchaus Telefoniefunktionen. Und für manch einen mag es auch reichen, wenn man... Wenn man im Homeoffice sein Handy benutzt.

Ja, jetzt hast du jetzt hast du gerade mal drei Sachen aufgezählt, die ich da so mitgenommen habe. Gehen diese drei Sachen so ein bisschen ineinander über oder oder stehe ich vor der Entscheidung tatsächlich A, B oder C? Was beispielsweise unterscheidet meine klassische Telefonanlage, die hier nun bei mir im Serverraum hängt, sag ich mal von zum Beispiel der Softwarebasierten oder B von dieser Cloud-Variante? Oder eben sogar C von einer Telefonie-Integration in Teams?

Ja, der größte Unterschied ist, dass ich bei all diesen Varianten dieser modernen Telefonanlagen, habe ich verschiedene Möglichkeiten, wie ich damit telefoniere. Früher war das ja klar, ich habe eine Telefonanlage da hängen, da gehen irgendwie zwei oder mehr Drähte zu meinem Outputs, da hängt ein Telefon dran, da nehme ich Hörer ab und telefoniere. Jetzt kennt man das von sowas wie Microsoft Teams eben, dass man ein Headset hat am PC, mit dem man telefoniert. Und das ist zum Beispiel auch eine Variante, die von diesen neuen Telefonanlagen unterstützt wird. Also typischerweise unterstützen die alle und bringen das von Haus aus häufig auch mit. Einen sogenannten Softphone-Client, also ein Stück Software, das ich auf meinem PC, auf meinem Mac installiere, der sich mit der Telefonanlage verbindet. Und dann habe ich mein Headset, was ich vielleicht auch nicht... Ich habe ein Handy, das ich mit dem Handy annehme, um Videokonferenzen mit Microsoft Teams mit meinen Kollegen zu machen und telefoniere darüber. Und die andere Variante ist eben, dass die meisten auch irgendwie eine Handy-App mit anbieten. Das heißt, ich kann dann sogar über mein Smartphone von zu Hause aus oder von unterwegs aus über diese App mit meiner Büro-Rufnummer telefonieren, sowohl ein- als auch ausgehend.

Diese Softphone-Clients, von denen du gesprochen hast, die kommen dann immer von dem jeweiligen Anbieter, für den ich mich dann im Zweifel entscheide? Oder kann es in einem Szenario... Kann es auch eben auch so sein, dass beispielsweise Microsoft Teams quasi mein Soft-Client ist? Oder ist das sehr anbieterabhängig?

Ja, im ersten Moment ist das anbieterabhängig. Das heißt, typischerweise bringen die selber ihren Softphone-Client mit. Der unterstützt dann typischerweise auch alle Funktionen dieser Telefonanlage. Da kann ich halt weit mehr drüber machen, als nur telefonieren. Das ist sowas wie digitale Besetztlampenfelder, Anrufumleitungen einstellen. All sowas kann ich dann über diesen Client per Tasten auch noch machen. Darüber hinaus gibt es...

Wir sprechen bei Voice over Pima von einem Standard.

Das ist der sogenannte SIP-Standard. Da kann ich grundsätzlich erstmal jeden Softphone-Client verwenden. Und dann gibt es noch den besonderen Fall Microsoft Teams. Die muss man noch ein bisschen extra betrachten. Denn Microsoft Teams kann selber auch ein Telefon-Client, eine Telefon-Software sein. Da gibt es aber bestimmte Voraussetzungen. Also da brauche ich entweder dann ein Telefon, einen Telefonievertrag von und mit Microsoft, die mir Rufnummern bereitstellen und meinen sozusagen Telefonanschluss bereitstellen. Oder aber ich brauche einen Anbieter, der das dann in Kooperation mit Microsoft übernimmt. Da gibt es auch so zwei, drei, die das anbieten. Und dann wäre Microsoft Teams auch mein Telefon-Client für alle normalen Festnetz- und Mobilfunkanrufe.

Der dann aber in diesem Szenario auch all das unterstützen würde, was eben sonst üblicherweise nur die von dem Hersteller zur Verfügung gestellten Softphone-Clients anbieten. Wie beispielsweise, was nehmen wir? Ich sage mal, ich stelle einen Anruf zu einem meiner Arbeitskollegen durch, zum Beispiel.

Genau, also diese, ich nenne es mal Basisfunktion unterstützt er auch. Es gibt trotzdem für jeden Hersteller, hier haben wir noch so Spezialfunktionen, die werden typischerweise nur von dem eigenen Client unterstützt. Aber klar, so die Grundfunktion, Anrufe durchstellen, irgendwo weiterleiten, makeln, Rufbegleitung einstellen, das können die typischerweise alle, ja.

Jetzt gehen wir vielleicht noch mal ganz kurz ein bisschen zurück zum Anfang, wenn wir einfach mal dieses, ich nenne es mal halbe Beispiel, was ich hier aufgezeichnet habe,

einfach mal mitnehmen.

Jetzt habe ich hier meine 10, 20 Jahre alte Telefonanlage hängen und entscheide mich nun eben, alles klar, wir machen mal was Neues, wir gehen ein bisschen mit der Zeit. Was sind denn so die ersten Schritte? Also ich kann mir vorstellen, dass zum Beispiel bei vielen der Gedanke hochkommt, was passiert denn mit meinen Telefonnummern? Kann ich die? Ähm. Ausnahmslos mit zu jedem dieser Anbieter nehmen. Auf was muss ich da achten? Wer kümmert sich im Zweifel um sowas?

Ja, erster wichtiger Schritt. Ist immer Bestandsaufnahme. Also erst mal muss ich gucken, was habe ich aktuell und bei wem habe ich das? Da geht es vor allen Dingen um das Thema Rufnummern, Telefonanschlüsse, Internetanschlüsse. Ähm. Denn nur dann kann ich gucken. Wo muss ich damit hin? Was muss ich damit machen? Grundsätzlich ist es so, wenn ich mir eine neue Telefonanlage kaufe, die bei mir lokal laufen soll.

Das sind häufig softwarebasierte Telefonanlagen.

Ähm, da gibt es häufig eine Liste von unterstützten Voice over IP Anbietern. Also nicht jede Telefonanlage unterstützt jeden Voice over IP Anbieter. Grundsätzlich haben wir ja schon gesagt, es ist zwar ein Standard, ein SIP Standard, der aber von vielen Provider unterschiedlich genutzt wird. Also da sollte ich immer gucken. Wenn ich mir aufgeschrieben habe, bei wem habe ich denn meinen Anschluss derzeit? Sollte ich gucken, unterstützt der Anbieter meiner zukünftigen Telefonanlage diesen Telefonanbieter? Und dann ist alles gut. Dann kann ich da weiter in die Planung gehen. Dann muss ich noch natürlich klären, wie viele Nebenstellen habe ich? Brauchen die alle ein Hardware Telefon weiterhin? Also ein Telefon auf dem Tisch? Oder will ich die mit Headset und Software aufstatten? Ähm. Wenn mit Telefon muss ich mich halt für Telefone entscheiden. Wenn mit Softphone muss ich mich für Headset entscheiden, wenn nicht schon vorhanden. Das sind so ein paar Sachen, die ich klären muss. Und dann kann ich loslegen.

Ganz kurz Telefone ist vielleicht ein gutes Stichwort. Da muss man sich wahrscheinlich aber im Klaren darüber sein, dass man da üblicherweise mit den herkömmlichen Telefonen, die man dann an seinem Büroarbeitsplatz hat, nichts mehr wird, richtig? Ja, genau.

Also natürlich gibt es immer irgendwelche Adapter, Konverter und allmöglichen Kram, mit dem man ja auch alte Telefone irgendwie noch an eine neue, moderne Anlage anschließen kann. Das macht aber in der Regel relativ wenig. Sinn, weil dann verschenke ich ja einen Großteil der neuen komfortablen Funktionen, die die Anlage mit sich bringt. Also davon würde ich in jedem Fall abraten. Da würde ich neue Telefone besorgen. Genau das sind Voice over IP fähige Telefone. Da gibt es auch zig verschiedene Hersteller, diverse verschiedene Modelle von ganz einfachen bis welchen mit Touch Display und allem drum und dran über irgendwelche robusten Telefone für Produktionsbereiche. Also gibt es zig verschiedene. Da muss man einfach schauen, was bietet der Markt an und was passt da am besten zu meinen Wünschen, Vorstellungen, Anforderungen und der Telefonanlage. Aber ja, neue brauche ich auf jeden Fall.

Ja, jetzt waren wir ja quasi in dem Schritt gerade so weit, dass wir die grundlegenden Gegebenheiten geklärt haben und jetzt wissen, ist der Anbieter, den ich momentan habe, Voice over IP fähig? Nenne ich jetzt mal. Nun kann man natürlich aber auch sagen, dass ich jetzt auch noch ein paar Anbieter habe, die ich jetzt auch noch nicht habe. Also ich würde sagen, ich hätte gerne so eine Cloud basierte Lösung. Das wäre ja Variante B von denen, die du eingangs genannt hast. Dann wäre es tatsächlich so, dass ich einfach sage Okay, lieber Anbieter XY, bei dem ich jetzt noch bin. Ich hätte gerne mal meinen Rufnummern Block, den ich bei dir betreibe, ich sage mal exportiert oder umgezogen zu Cloud Anbieter XY. Das ist auch möglich. Genau.

Also du hast eben eine Besonderheit schon angesprochen. Bei diesen ganzen Cloud Telefonanbietern ist es so, dass ich in der Regel meinen Telefonanschluss dorthin umziehen muss. Das heißt, die sind selber Provider. Ich kann also nicht, wenn ich einen normalen Telefonanschluss habe, sagen, ich verwende den mit einer Cloud Telefonanlage. Das ist aber gar nicht so schlimm, wie man sich das im ersten Moment vorstellen mag. Man muss ein paar Dinge beachten. Also erst mal kann ich Rufnummern, Festnetzrufnummern portieren zu neuen Anbietern. Also ich kann die Rufnummer mitnehmen. Kennt man aus dem Mobilfunkbereich. Wenn man da den Provider wechselt, dann nimmt man die Rufnummer einfach mit. Im Festnetzbereich geht es auch allerdings nur zum Vertragsende. Das heißt, ich muss meinen Anschluss kündigen und kann dann, wenn der jetzt am 15.12. auslaufen würde, könnte ich zum 15.12. meine Rufnummer zu dem Cloud Telefonanbieter mitnehmen. Heißt, im besten Falle habe ich schon bei der Bestandsaufnahme im ersten Schritt festgestellt, welche Verträge habe ich, bei wem habe ich die und wie sind die Kündigungsfristen. Und dann? Kann ich gezielt zu dem Zeitpunkt eben sage ich mach die Umstellung. Oder aber ich sage, ich möchte das gerne schon vorher umgestellt haben. Da gibt es auch Mittel und Wege, wie man das machen kann, ohne dass man die Rufnummern verliert. Das würde jetzt hier wahrscheinlich ein bisschen in den Rahmen springen. Deswegen würde ich sagen, wenn der Fall eintritt, dann kann man uns gerne kontaktieren und dann erklären wir, wie das möglich ist und machen das gerne natürlich auch. Aber es gibt Möglichkeiten, egal zu welchem Zeitpunkt ich wann wie wo raus möchte, wohin möchte, finden wir immer einen Weg dafür. Und dann? Dann ist natürlich so, dass man darauf achten muss. Häufig gibt es eine Koppelung zwischen Telefonanbieter und Internetanbieter. Mond haben die klassischen Verträge sind der Kombi Verträge. Da sind eben so und so viel Telefonanschlüsse mit drin und dazu ein Internetanschluss mit der Leistung XYZ. Das heißt, man braucht dann die kann man typischerweise halt nicht einzeln kündigen. Die Bestandteile. Das heißt, man braucht dann zu dem Zeitpunkt, zu dem man den Anschluss gekündigt hat, auch einen neuen Internetanschluss. Der kann beim gleichen Provider sein, muss aber nicht. Vielleicht ist das auch eine gute Gelegenheit, um einfach mal zu schauen, was bieten denn andere Anbieter so an? Denn häufig auch da hat man ja einfach einen alten Vertrag mit einer langsamen Datenübertragungsrate. Und vielleicht gibt es da auch das eine oder andere schon, was ein bisschen schneller ist.

Ja, was du aber grundsätzlich sagen willst, ist eben, dass man das mal wirklich aufpassen muss, dass wenn man sagt Okay, wir kündigen Telefonie zu Datum XY, dass man wirklich darauf achtet, dass man nicht versehentlicherweise dann auch seinen Internetanschluss gleich mit kündigt.

Ja, ja, beziehungsweise man wird wahrscheinlich die meisten Fälle nicht drum rumkommen, ihn mit zu kündigen. Nur das sollte man natürlich wissen. Also man sollte sich dann darauf einstellen und rechtzeitig vorher einen neuen Anbieter suchen. Da muss man auch mit einkalkulieren, dass der nicht von heute auf morgen sagt Ja. Bitteschön, sondern dass die auch ein paar Wochen Vorlauf brauchen.

Jetzt stellt sich vielleicht der eine oder andere die Frage, wovon mache ich jetzt meine Entscheidung abhängig? Ob ich sage, ich nehme mir einfach eine etwas moderne Software, was die Telefonanlage oder ich ziehe diesen ganzen Dienst Telefonie, nenne ich jetzt einfach mal komplett in die Cloud rum. Also was sollte man da vielleicht als Entscheidungsgrundlage nehmen?

Eigentlich sind es die gleichen Entscheidungen, die auch.

In anderen Bereichen für andere Cloud Dienste gelten.

Also die erste Frage ist natürlich mal, habe ich überhaupt ein Büro mit den Kapazitäten, eine Telefonanlage dort auf zu? Naja, ich fast aufzubewahren, aber zu betreiben und dort bereit zu stellen. Und will ich das auch langfristig so lassen? Also ich weiß, dass viele Unternehmen ja auch gerade jetzt wieder überlegen, was stellen sie eigentlich mit ihren Büroflächen an? Wird es die Büros so in der Form, wie sie jetzt existieren, im nächsten oder im übernächsten Jahr noch geben? Oder ergibt sich etwas anderes? Und gerade wenn ich dann jetzt möglicherweise an der Stelle stehe zu sagen, was mache ich mit der Telefonanlage? Würde es sich ja anbieten zu sagen, ich gehe damit in die Cloud, weil dann ist es letztlich egal, von wo aus ich das nutze, ob ich noch ein Büro habe, wie groß dieses Büro ist, was für eine Internetanschluss das Büro hat. Spielt alles keine Rolle mehr. Die Daten Schrägstrich in dem Fall die Telefonanlage ist in der Cloud und egal, wo ich bin und wo mein Büro ist. Ich kann telefonieren mit der festen Nummer. Und das ist ein großer Vorteil. Das wäre so das erste, was mich da einfach beschäftigen würde. Also wo geht die Reise hin? Und dann natürlich gibt es ein paar Nebeneffekte. Noch kann ich den Telefonanschluss zu einem gewissen Zeitpunkt überhaupt kündigen? Dauert mir das zu lange? Wie sieht die Kostenseite aus? Da ist es so, dass die Cloud Anbieter halt natürlich einen Monatsbetrag haben, den sie verlangen. Die Telefonanlage, die ich mir hinstelle. Da habe ich zwei Kostenblöcke. Nämlich auch meine Telefonanlage, die ich dann häufig erwerben muss in irgendeiner Form. Plus den Telefonanschluss. Bei den Cloud Anbietern ist es häufig ein Betrag. Da muss man so ein bisschen rechnen. Mir persönlich wäre die Flexibilität da immer am wichtigsten. Von daher bin ich absolut Fan von den Cloud Telefonanlagen. Weil sie halt sehr schnell bereitgestellt sind, sehr schnell eingerichtet sind und die Flexibilität einfach wahnsinnig gut ist.

Ja, vielen Dank dafür. Ich glaube, dass wir dahingehend jetzt einen ganz guten Übergang haben. Und einen guten Überblick verschafft haben, was möglich ist, worauf man achten sollte. Jetzt hatte ich noch eine Frage. Bei der bin ich mir relativ sicher, dass du vielleicht damit gerechnet hast, aber dir sicherlich auch gewünscht hast, dass ich sie vielleicht nicht stelle. Es gibt ja sicherlich noch den einen oder anderen, der darauf angewiesen ist, vielleicht oder es von mir aus auch gerne möchte, Faxe versenden. Wie ist das denn, wenn ich noch ein Faxgerät habe? Jetzt ziehe ich mit meiner Telefonanlage in die Cloud. Nun wandert dann ja auch meine Faxnummer mit in die Cloud. Wie gehe ich denn damit um?

Ja, ich habe befürchtet, dass die Frage kommt. Fax ist natürlich genauso beliebt wie Drucker in der IT, nämlich gar nicht. Ist auch da vielleicht ein guter Punkt, um sich mal zu fragen, brauche ich das Fax denn noch? Also vielleicht mal zu analysieren, wie viele Faxe habe ich denn im letzten halben Jahr oder im letzten Jahr meinetwegen versendet? Oder empfangen? Und hätte es für diese Faxe vielleicht auch noch andere Varianten gegeben, als das Fax zu nutzen? Da wird man bei vielen wahrscheinlich darauf kommen, dass das Quatsch ist und sie es gar nicht mehr brauchen. Sollte es dennoch notwendig sein, aus welchen Gründen auch immer, dann bieten die meisten Cloud Telefonie Anbieter aber auch dafür eine Lösung an. Also die Lösung heißt dann Mail to Fax bzw. Fax to Mail. Heißt ein eingehendes Fax an meine Faxrufnummer wird in eine E-Mail angehängt. Und an eine von mir festlegbare E-Mail Adresse versendet. Und Mail to Fax ist halt genau andersrum. Heißt, wenn ich ein Fax versenden möchte, schicke ich eine E-Mail an eine bestimmte Rufnummer. Und diese E-Mail bzw. der Anhang dieser E-Mail wird dann als Fax rausgeschickt an den Empfänger.

Prima, das ist ja meines Erachtens tatsächlich auch in Richtung papierloses Büro die deutlich bessere und umweltschonendere Alternative. Definitiv. Philip? Vielen Dank. Ich glaube, dass du hier vielen Leuten ein bisschen helfen konntest bei der Entscheidung Voice over IP oder herkömmliche Telefonanlage. Was sind die Möglichkeiten? Was muss ich tun? Ansonsten bleibt mir zu sagen nochmal vielen Dank. Und danke auch an alle ZuhörerInnen. An dieser Stelle würde ich mich jetzt schon mal verabschieden wollen. Wir hören uns nächste Woche wieder mit dem nächsten spannenden Thema. Und würde Philip die letzten Worte überlassen.

Ja, vielen Dank auch für deine Fragen zum Thema. Vielen Dank auch von mir an alle, die sich diese Sendung bis jetzt angehört haben. Und wir hören uns nächste Woche wieder. Danke, Dennis. Und bis nächste Woche.