Inhalt in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können
- Die obligatorische E-Rechnung betrifft alle inländischen Unternehmen — der Empfang der E-Rechnung ist keine Option mehr. Übergangsfristen für den Versand laufen bis Ende 2027, E-Rechnungen ab 2028 sind für alle Pflicht
- XRechnung und ZUGFeRD sind die gängigen Formate — ein normales PDF reicht nicht als elektronische Rechnung in Deutschland
- Für den Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach, aber die Archivierung muss GoBD-konform sein. Der Umstieg auf die E-Rechnung ist einfacher als viele denken
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung — und viele Unternehmen haben sie verschlafen. Wer B2B-Rechnungen empfängt, muss strukturierte elektronische Rechnungen verarbeiten können. Kein „machen wir später”, kein Aufschub. Die Rechnungsstellung in Deutschland ändert sich grundlegend.
Ab 2025 ist der Empfang verpflichtend, ab 2028 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und versenden. Eine sonstige Rechnung — Papier oder einfaches PDF — wird dann nicht mehr akzeptiert. Was die Umstellung auf die E-Rechnung konkret für Ihr Unternehmen bedeutet, welche Formate es gibt und was Sie jetzt tun sollten — das klären wir hier.
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht
Eine E-Rechnung ist kein PDF, das Sie per E-Mail verschicken. Auch kein Scan einer Papierrechnung. Laut § 14 UStG muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die europäische Norm EN 16931 definiert dieses Format. Das bedeutet: Die Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar vor — Rechnungsnummer, Steuersätze, Beträge, Empfänger. Keine Interpretation nötig, keine manuelle Eingabe. Die automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler in der Buchhaltung.
In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinell | Visuell (PDF) + maschinell (XML) |
| Ursprung | Entwickelt für B2G (Behörden) | Entwickelt für B2B |
| EN 16931 | Konform | Konform (ab Version 2.0.1) |
| Praxistauglichkeit für KMU | Eingeschränkt (kein PDF-Pendant) | Hoch (PDF-Ansicht für Buchhaltung) |
| Empfehlung | Pflicht bei öffentlichen Aufträgen | Für KMU im B2B-Alltag oft besser |
Für die meisten Hamburger Mittelständler ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die pragmatischere Wahl: Die Buchhaltung sieht weiterhin ein vertrautes PDF, die Software liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus. Die E-Rechnung ermöglicht so den Umstieg auf die elektronische Rechnung in Deutschland ohne großen Umstellungsaufwand. Kein Umlernen nötig.
Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen gilt seit 2025 für alle inländischen Unternehmen. Die obligatorische E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze — offiziell die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung — ist damit Realität. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format (etwa einfaches PDF) gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Ein normales PDF per E-Mail ist seit 2025 keine gültige E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch wenn Ihre Buchhaltung bisher so funktioniert hat — rechtlich reicht das für den Rechnungsversand ab 2028 nicht mehr aus.
Die Fristen im Überblick
Gilt die Pflicht zur E-Rechnung auch für mein Unternehmen?
Ja — mit sehr wenigen Ausnahmen. Seit dem 1. Januar 2025 ist jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Das Wachstumschancengesetz hat die Übergangsregelungen stufenweise gestaltet, aber die Empfangspflicht gilt sofort und ohne Ausnahme. Jede Rechnung, die an ein anderes Unternehmen ausgestellt wird, muss in elektronischer Form übermittelt werden können. Die gesetzlichen Anforderungen sind klar.
Die Übergangsregelung im Detail
Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnung im B2B-Bereich stufenweise eingeführt. Die Fristen im Überblick:
Die Details:
- Ab 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Keine Ausnahme. Eine Rechnung auszustellen ist noch nicht verpflichtend — der Empfang schon.
- Bis 31.12.2026: Alle Unternehmen dürfen als Übergangsregelung noch eine sonstige Rechnung (Papier oder einfaches PDF) versenden — mit Zustimmung des Empfängers. Auch per EDI versandt ist zulässig.
- Bis 31.12.2027: Nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen auf Papier/PDF ausweichen. Alle anderen müssen E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und übermitteln.
- Ab 2027: Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz müssen bereits E-Rechnungen versenden. In den Jahre 2025 bis 2027 gelten gestaffelte Übergangsfristen.
- Ab 01.01.2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt vollständig — sowohl Empfang als auch Versand, für alle B2B-Umsätze. Eine sonstige Rechnung wird dann nicht mehr akzeptiert. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 betrifft alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. Ab Dezember 2026 enden die ersten Übergangsfristen, ab Dezember 2027 die letzten. Ab diesem Zeitpunkt ist die verpflichtende E-Rechnung gemäß EN 16931 für jeden B2B-Umsatz in der elektronischen Rechnung Deutschland Standard. Im Januar 2025 müssen Unternehmen den Empfang bereits sichergestellt haben.
Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, ergänzt durch das zweite BMF-Schreiben vom 15.10.2025.
Die Übergangsfristen gelten nur für den Versand. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze.
Was Sie jetzt konkret tun müssen
Die gute Nachricht: Für den Empfang ist der Aufwand überschaubar. Für den Versand sollten Sie jetzt die Weichen stellen. Fünf Schritte:
- E-Mail-Postfach einrichten. Laut BMF reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen aus. Richten Sie eine dedizierte Adresse ein (z. B. rechnung@ihrefirma.de) und kommunizieren Sie diese an Ihre Lieferanten. Das ist in 10 Minuten erledigt.
- Buchhaltungssoftware prüfen. Kann Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD lesen? DATEV, Lexware, sevDesk und die meisten aktuellen Programme können das bereits — oft reicht ein Update. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
- GoBD-konforme Archivierung sicherstellen. E-Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden — die ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form verlangt das. Ausdrucken und abheften reicht nicht. Sie brauchen ein digitales Archiv, das Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit garantiert.
- Versandfähigkeit aufbauen. Prüfen Sie bis Ende 2027, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen kann. Die meisten Anbieter liefern das per Update nach.
- Testlauf machen. Bitten Sie einen Lieferanten, Ihnen eine Test-E-Rechnung zu schicken. Kann Ihre Software die Datei öffnen? Werden alle Felder korrekt ausgelesen? Lässt sich die Rechnung archivieren? Besser jetzt testen als unter Zeitdruck.
Ich rate meinen Kunden immer: Nicht übertreiben, einfach anfangen. Die perfekte IT-Lösung gibt es nicht — aber eine, die morgen schon besser ist als heute. Und in drei Monaten sind Sie überrascht, wie weit Sie gekommen sind.
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnung Pflicht?
Bei Fragen zur E-Rechnung für Unternehmen gibt es klare Antworten. Die obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich hat Grenzen. Die elektronische Rechnung in Deutschland betrifft vor allem inländische Unternehmen — nicht alles muss in elektronischer Form übermittelt werden:
- Kleinunternehmer (§19 UStG): Müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen. Die Ausstellungspflicht gilt nur für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen.
- B2C-Geschäfte: Die Pflicht betrifft nur B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro): Weiterhin formfrei möglich.
- Fahrausweise: Explizit ausgenommen — Bahntickets, ÖPNV-Belege etc. müssen nicht als E-Rechnung vorliegen.
- Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-29 UStG: Bestimmte steuerfreie Leistungen (z. B. Vermietung, Versicherungen) sind von der Pflicht ausgenommen.
Für die meisten KMU gilt: Sie müssen sich vorbereiten. Die Zeiten von Papierrechnungen im B2B-Bereich sind gezählt. Die Ausnahmen betreffen Randbereiche, nicht das Kerngeschäft.
„Ein Ansprechpartner, eine Rechnung, alles drin. Keine zehn verschiedenen Verträge, keine Überraschungen. Das ist alles, was wir wollen."
Umstellung auf die E-Rechnung: Wie hagel IT Sie unterstützt
Die E-Rechnung ist kein reines Buchhaltungsthema. Die elektronische Verarbeitung erfordert die richtige IT-Infrastruktur — und die muss mit Ihrer Buchhaltung zusammenspielen. Genau hier kommen wir ins Spiel.
Was wir konkret für Sie tun:
- Microsoft 365 einrichten. E-Mail-Postfächer für den E-Rechnungsempfang, SharePoint für die GoBD-konforme Archivierung — alles aus einer Hand.
- Buchhaltungsanbindung prüfen. Wir stellen sicher, dass Ihre Software (DATEV, Lexware, sevDesk & Co.) E-Rechnungen korrekt verarbeitet und mit Ihrer IT-Landschaft harmoniert.
- Archivierung absichern. 10 Jahre revisionssichere Aufbewahrung — wir richten das technisch ein und dokumentieren es für Ihren Steuerberater.
- Compliance im Blick behalten. E-Rechnung ist nur ein Baustein. Mit unserem Compliance-Service sorgen wir dafür, dass Sie auch bei NIS2, DSGVO und GoBD auf der sicheren Seite stehen.
- Laufender Betrieb. Als Managed-IT-Partner kümmern wir uns dauerhaft um Ihre IT — zum Festpreis, ohne Überraschungen.
Die Einführung der E-Rechnung stellt viele Unternehmen vor eine Umstellung auf elektronische Rechnungen, die über die reine elektronische Rechnungsstellung hinausgeht. Die E-Rechnungspflicht ab 2025 betrifft Prozesse, Software und Archivierung gleichzeitig. Die Pflicht zur Ausstellung kommt spätestens 2028 — wer sich jetzt vorbereitet, hat keinen Zeitdruck.
Sie müssen sich nicht allein durch BMF-Schreiben und Formatspezifikationen kämpfen. Wir machen das seit Jahren für Unternehmen in Hamburg und Norddeutschland.
