Inhalt in Kürze
- n8n ist die DSGVO-stärkste Option — self-hosted, Open Source unter Fair-Code-Lizenz, kostenlos in der Community Edition, ab 20 Euro pro Monat in der Cloud-Variante. Stark bei KI-Workflows.
- Make (ehemals Integromat) ist am schnellsten produktiv — visueller Editor, ab 9 Euro pro Monat im Core-Plan mit 10.000 Operations. EU-gehostet.
- Microsoft Power Automate ist in Microsoft 365 Business Premium teilweise enthalten, Premium Connectors kosten 12,55 Euro pro User. Beste M365-Integration.
- Für Hamburger KMU zwischen 30 und 150 Mitarbeitern empfehlen wir oft eine Kombination — Power Automate für M365-interne Prozesse, n8n für SaaS-Integrationen und sensible Daten.
- DSGVO entscheidet bei sensiblen Branchen: Anwaltskanzleien, Steuerberater, Arztpraxen fahren mit n8n self-hosted am sichersten.
Sie kennen das aus Ihrem eigenen Betrieb. Ein Lead kommt über das Kontaktformular, jemand muss ihn ins CRM eintippen, jemand muss den Vertrieb informieren, jemand muss in Outlook nach freien Terminen schauen. Drei Personen, fünf Schritte, immer dasselbe — und am Ende fragt sich der Geschäftsführer, warum 60.000 Euro mehr Personalkosten nicht zu mehr Umsatz führen. Workflow-Automatisierung ist 2026 keine Kür mehr, sondern Hygiene. Die Frage ist nur, mit welchem Tool.
n8n hat seine LLM-Integration massiv ausgebaut (Anthropic, OpenAI, lokale Modelle), Make hat das KI-Modul „Make AI" eingeführt, Microsoft Power Automate ist jetzt eng mit Copilot Studio verzahnt. Wer 2024 das letzte Mal verglichen hat, schaut auf veraltete Stände. 2026 sind alle drei Tools deutlich KI-näher als noch vor zwei Jahren.
Die drei Tools im Schnellüberblick
Bevor wir in die Tiefe gehen, der Reality-Check — was sind das überhaupt für Tools, und wer baut sie?
n8n — Open Source aus Berlin
n8n (gesprochen „n-eight-n”, kurz für „nodemation”) ist ein in Berlin gegründetes Open-Source-Projekt mit eigener Fair-Code-Lizenz. Die Community Edition ist kostenlos und kann auf eigener Infrastruktur (Docker, VPS, Kubernetes) betrieben werden. Die Cloud-Variante kostet ab 20 Euro pro Monat. Stärken: maximale Flexibilität, JavaScript-Snippets möglich, sehr starke LLM-Integration, volle DSGVO-Kontrolle bei Self-Hosting.
Make — der visuelle Workflow-Spezialist
Make wurde 2012 als Integromat in Prag gegründet und 2022 in Make umbenannt. Klassisches SaaS, EU-gehostet (eu1.make.com), DSGVO-konform per Auftragsverarbeitungs-Vertrag. Preismodell: pay-per-Operation, ab 9 Euro für 10.000 Operations im Monat. Stärken: visueller Drag-and-Drop-Editor, sehr breites Connector-Portfolio (1.500+), schneller Einstieg auch ohne IT-Vorkenntnisse.
Microsoft Power Automate — das M365-Werkzeug
Power Automate ist Microsofts Workflow-Tool und tief in Microsoft 365 integriert. Es gibt zwei Welten: Cloud Flows (für SaaS-Integration) und Desktop Flows (für Robotic Process Automation auf Windows-Maschinen). Standard Connectors sind in M365 Business Premium für 22 Euro pro User teilweise enthalten; Premium Connectors (SAP, Salesforce, Custom-APIs) kosten 12,55 Euro pro User extra. Stärken: nahtlose Integration mit M365, Copilot Studio, Power BI, SharePoint.
Direkter Vergleich: Was kann jedes Tool wirklich?
Wir haben in den letzten 18 Monaten Workflows in allen drei Tools gebaut — für Hamburger Kanzleien, Logistik-Unternehmen, Handwerksbetriebe und IT-Beratungen. Die folgende Tabelle ist unsere Praxis-Bewertung, nicht das Marketing-Material der Hersteller.
| Kriterium | n8n self-hosted | Make | Power Automate |
|---|---|---|---|
| Einstiegspreis | 0 € (Software) + Hosting | 9 € / Monat | In M365 Business Premium teilweise enthalten |
| Realistische Monatskosten 50-MA-Betrieb | 30–150 € | 30–100 € | 0–500 € (Premium Connectors) |
| DSGVO-Kontrolle | Maximal (Self-Hosting) | Hoch (EU-Hosting) | Hoch (EU-M365) |
| Lernkurve | Mittel bis hoch | Niedrig | Mittel |
| Visueller Editor | Ja (Knoten-basiert) | Ja (am ausgereiftesten) | Ja (M365-Stil) |
| Konnektoren | 400+ (Community wächst täglich) | 1.500+ | 1.000+ (mit Premium) |
| LLM- / KI-Integration | Sehr stark, alle Provider | Stark, „Make AI” | Stark, Copilot Studio |
| Code-Snippets | JavaScript / Python | JSON-Mapping | Power FX / Office Script |
| RPA (Desktop-Bots) | Über Subworkflows | Begrenzt | Sehr stark (Desktop Flows) |
| Skalierung | Bis Enterprise | Bis Mittelstand | Bis Enterprise |
| Support | Community + bezahlt | Tickets + Chat | Microsoft-Support |
| Lock-in-Risiko | Niedrig (Self-Hosting) | Mittel | Mittel bis hoch (M365-gebunden) |
Connectoren-Realität — was wirklich zählt
Die offizielle Connector-Zahl ist überall mehr als groß genug. Die spannende Frage ist die Tiefe der Connectoren bei den Tools, die Sie wirklich nutzen.
Microsoft 365, SharePoint, Teams, Outlook, Dynamics — hier ist Power Automate ohne Konkurrenz. Wer M365-zentrische Workflows bauen will (Onboarding, Approvals, Teams-Bots), ist mit Power Automate schneller und stabiler.
DATEV, sevDesk, lexoffice — hier sind die deutschen DSGVO-konformen Tools besser. n8n hat starke Community-Connectoren, Make pflegt eigene. Power Automate hängt hier oft eine Version hinterher.
HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Notion, Airtable, ClickUp, Slack, Discord — alle drei Tools sind hier stark. Bei spezifischen Tools sollten Sie immer einen Probe-Workflow bauen, bevor Sie sich festlegen.
KI-Provider (OpenAI, Anthropic, Mistral, lokale LLMs) — n8n ist hier am weitesten, weil das Tool aus der Open-Source-Welt kommt und früh KI-Integration eingebaut hat. Make hat aufgeholt, Power Automate hängt noch hinterher, holt mit Copilot Studio aber massiv auf.
Was kostet das in Hamburg realistisch?
Reine Lizenzkosten sind eine Sache, Gesamtkosten eine andere. Hier konkrete Zahlen aus drei Hamburger Mittelstand-Projekten 2025.
Beispiel 1 — Hamburger Werbeagentur, 12 Mitarbeiter
Use Case: Lead-Tracking aus Website-Formular, CRM-Sync zu Pipedrive, Slack-Notification an Account Manager, Outlook-Termin-Vorschlag.
| Tool | Lizenz / Monat | Setup-Aufwand | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Make Core (10k Ops) | 9 € | 4 Stunden | ✅ Beste Wahl |
| Power Automate Premium | 50 € (4 User × 12,55 €) | 6 Stunden | Zu teuer für Use Case |
| n8n self-hosted | 25 € (VPS) | 8 Stunden | Overkill für Größe |
Für kleine Agenturen ohne IT-Team ist Make 2025 fast immer die richtige Antwort. Niedrige Lernkurve, schneller Setup, akzeptable Kosten.
Beispiel 2 — Hamburger Speditionsunternehmen, 65 Mitarbeiter
Use Case: Tour-Planung aus Excel-Import, Lagerverwaltung-Sync, M365-Onboarding neuer Fahrer, Frachtbrief-OCR, DATEV-Export.
| Tool | Lizenz / Monat | Setup-Aufwand | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Make Pro (40k Ops) | 16 € | 16 Stunden | Geht, aber DSGVO-Compliance bei Frachtdaten unklar |
| Power Automate (M365 Business Premium ohnehin vorhanden) | 0 € on top | 20 Stunden | ✅ Für M365-interne Teile beste Wahl |
| n8n self-hosted | 89 € managed (durch uns) | 24 Stunden | ✅ Für DATEV und Frachtdaten beste Wahl |
Hier hat sich die Kombination bewährt. Onboarding und SharePoint-Flows in Power Automate, sensible Frachtdaten- und DATEV-Workflows in n8n self-hosted. Gesamtkosten 89 Euro pro Monat zusätzlich zur bereits bestehenden M365-Lizenz.
Beispiel 3 — Hamburger Kanzlei mit 30 Berufsträgern
Use Case: Mandatsannahme-Workflow, Akten-Erstellung in DATEV / Anwalts-Software, beA-Integration, Fristen-Kalender, Abrechnung.
| Tool | Lizenz / Monat | Setup-Aufwand | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Make | 16 € | — | ❌ Mandantendaten durch externe Server tabu |
| Power Automate Premium | 100 € (8 User × 12,55 €) | 30 Stunden | Nur für M365-interne Teile |
| n8n self-hosted (managed) | 149 € | 40 Stunden | ✅ Beste Wahl wegen DSGVO |
Anwaltskanzleien fahren mit n8n self-hosted am sichersten. Die Mandantendaten verlassen den eigenen Server nicht — das ist die einzige Variante, die zur Mandantengeheimnis-Pflicht nach § 43a BRAO sauber passt.
Aus der Praxis: Was wir bei einem Hamburger KMU gebaut haben
Bei einer Hamburger Unternehmensberatung mit 45 Mitarbeitern haben wir Anfang 2025 das komplette Workflow-Setup neu strukturiert. Ausgangslage: 14 Excel-Dateien für interne Prozesse, drei verschiedene SaaS-Tools, manuelles Übertragen von Daten zwischen Systemen, 6 bis 8 Stunden pro Woche reine Tipparbeit.
Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 bereits — nutzen aber nur E-Mail und vielleicht Word. Da liegt so viel Potenzial brach: Teams, SharePoint, Intune, Autopilot. Wir helfen, das freizuschalten.
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Wir haben das Setup in zwei Tools aufgeteilt. Power Automate für alle M365-internen Workflows: Onboarding (Active Directory + M365-Lizenz + Hardware-Anforderung), SharePoint-Approval-Flows für Reisekosten, Teams-Bots für interne Reportings. Kostenpunkt: 0 Euro on top, weil M365 Business Premium ohnehin lief. Setup-Zeit: 32 Stunden über 6 Wochen verteilt.
n8n self-hosted auf einem Hetzner-VPS für die Kunden-bezogenen Workflows: HubSpot-CRM-Sync, Projekt-Management-Integration in ClickUp, Auto-Abrechnung via lexoffice, Slack-Notifications, KI-gestützte Lead-Qualifizierung mit Anthropic Claude. Kostenpunkt: 25 Euro pro Monat (Hetzner) plus 89 Euro pro Monat Managed-Betrieb durch uns. Setup-Zeit: 60 Stunden über 8 Wochen.
Nach 14 Wochen war das gesamte Setup produktiv. Die 6 bis 8 manuellen Tipparbeit-Stunden pro Woche schrumpften auf 30 bis 45 Minuten — Rest-Kontrollen, wo Workflows Sonderfälle melden. Bei einem internen Stundensatz von 75 Euro entspricht das einer Einsparung von 22.000 bis 30.000 Euro pro Jahr — die Investition in das Setup war nach drei Monaten amortisiert.
Wir wollen uns nicht um IT kümmern müssen. Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt: Laptop da, E-Mail eingerichtet, Telefon funktioniert. Wenn jemand geht: Zugänge gesperrt. Einfach. Zuverlässig.
Wann nehme ich welches Tool? Die ehrliche Entscheidungs-Logik
In Erstgesprächen mit Hamburger Geschäftsführern stelle ich meist die gleichen vier Fragen, um zur Empfehlung zu kommen.
- Was haben Sie heute schon im Einsatz? Wer M365 Business Premium hat, fängt mit Power Automate an. Wer noch keine Plattform hat und keine IT-Affinität, fängt mit Make an. Wer technisches Verständnis mitbringt und volle Datenkontrolle will, fängt mit n8n an.
- Wie sensibel sind die Daten in den Workflows? Mandantendaten, Patientendaten, Lohn- und Personaldaten — n8n self-hosted oder Power Automate mit deutschem M365-Tenant. Marketing-Daten, öffentliche CRM-Daten — Make ist okay.
- Wie schnell wollen Sie produktiv sein? Make in einer Woche, Power Automate in 2 bis 4 Wochen, n8n in 4 bis 8 Wochen (mit Setup, Hosting, Schulung).
- Wer baut die Workflows langfristig? Wenn nur die Geschäftsführung oder ein nicht-technischer Mitarbeiter bauen soll: Make oder Power Automate Cloud Flows. Wenn ein technikaffiner Mitarbeiter oder externer Partner baut: n8n bietet mehr Flexibilität.
Die häufigste Empfehlung für Hamburger KMU 30 bis 150 MA
Hybrid-Setup mit Power Automate für M365-interne Prozesse und n8n für alles andere. Make kommt selten zum Einsatz, weil die Preise bei Skalierung schneller steigen als bei n8n und weil die DSGVO-Lage bei Make-Cloud etwas dünner ist als bei n8n self-hosted.
Sicherheit, DSGVO und Lizenz-Risiken
Workflow-Tools verbinden Systeme miteinander — und damit verbinden Sie auch Datenflüsse, die Sie genau dokumentieren müssen. Drei Themen sind dabei kritisch.
DSGVO-Auftragsverarbeitungs-Verträge
Wer Make oder Power Automate Cloud nutzt, gibt Daten an Dritte weiter. Auftragsverarbeitungs-Vertrag ist Pflicht. Make und Microsoft stellen Standard-Verträge bereit, die Sie unterschreiben müssen. Bei n8n self-hosted entfällt das — die Daten verlassen Ihren Server nicht.
Datenklassifizierung in Workflows
Ein Workflow, der Mandantendaten anfasst, sollte nicht durch denselben Cloud-Service laufen wie ein Workflow, der die Espressomaschine bestellt. Wir empfehlen klar getrennte Workflows nach Datenklassifizierung — sensible Daten in n8n self-hosted, alles andere in den Cloud-Tools.
Lizenz-Compliance bei Skalierung
Bei Make ist das Operations-Modell linear — wer plötzlich 10x mehr Workflows hat, zahlt 10x mehr. Bei Power Automate ist die Premium-Lizenz pro User — wer einen Workflow für 50 User baut, braucht 50 Lizenzen, auch wenn nicht alle aktiv automatisieren. Bei n8n entfällt das, weil Lizenzen Workflow-unabhängig sind.
Microsoft definiert „Power Automate Premium Pro" pro User, nicht pro Workflow. Wer einen Onboarding-Workflow baut, der HR-Software (Premium Connector) anspricht und 50 neue Mitarbeiter im Jahr onboardet, braucht eine Premium-Lizenz für den Workflow-Owner — und potenziell für jeden, der den Workflow auslöst. Das kann unbemerkt auf 6.000 bis 12.000 Euro pro Jahr wachsen.
KI-Workflows: Wo n8n den anderen davonzieht
Wenn Sie 2026 KI-Workflows bauen wollen — LLM-Anbindung, Embeddings, RAG-Pipelines, eigene Chatbots, KI-gestützte Lead-Qualifizierung — ist n8n meist die schnellste Lösung.
- Native LLM-Knoten für OpenAI, Anthropic, Mistral, Gemini, Ollama (lokale Modelle), Hugging Face. Setup: 5 bis 10 Minuten.
- Vector-Store-Integration für Pinecone, Weaviate, Qdrant, Supabase. RAG-Pipelines lassen sich in 2 bis 4 Stunden bauen.
- Agent-Workflows mit Memory, Tools und mehrstufiger Logik — vergleichbar mit LangChain, aber visuell ohne Programmierung.
- Webhook-Integration für die Anbindung an Frontends (eigene Web-App, Slack-Bot, WhatsApp).
Make hat seit 2024 ähnliche KI-Knoten, ist aber weniger flexibel bei komplexen Agent-Konstruktionen. Power Automate mit Copilot Studio ist stark, wenn der KI-Workflow innerhalb des Microsoft-Universums bleibt — Copilot-Studio-Bots in Teams, Power BI Insights, Dynamics-Automation. Sobald Sie aber lokale LLMs oder Spezial-Provider einbinden wollen, hilft eher unsere KI-Beratung in Hamburg.
Was Sie konkret nicht selbst machen sollten
Workflow-Tools wirken auf den ersten Blick wie ein Demokratisierungs-Werkzeug — jeder kann jetzt Workflows bauen. Das stimmt für einfache Use Cases. Bei drei Konstellationen empfehlen wir aber dringend externe Hilfe.
Komplexe Multi-System-Integrationen mit Daten-Transformation
Wer Daten aus CRM, ERP, DMS und Buchhaltung zusammenführen will, mit Mappings, Validierungen und Fehlerbehandlung — das ist nicht „mal eben in einer Stunde”. Hier scheitern selbstgebaute Workflows meistens nach 6 Monaten an Edge-Cases, die niemand auf dem Schirm hatte.
Workflows mit sensiblen Daten und Compliance-Bezug
Mandantendaten, Patientendaten, Lohn-Daten — wer hier einen DSGVO-Vorfall produziert, hat ein Problem. Wir bauen solche Workflows immer mit klarer Verschlüsselungs-Strategie, dokumentiertem Datenfluss und Audit-Log.
Workflows, die kritische Geschäftsprozesse abbilden
Wenn der Onboarding-Workflow nicht läuft, kann der neue Mitarbeiter nicht arbeiten. Wenn der Abrechnungs-Workflow nicht läuft, geht die Rechnung nicht raus. Bei solchen Workflows brauchen Sie SLAs, Monitoring, Fallback-Pfade. Das baut man nicht mal eben am Nachmittag.
Eine gute IT-Partnerschaft merken Sie daran, dass Sie nicht mehr über IT nachdenken müssen. Sie funktioniert einfach — und wenn doch mal was ist, sind wir sofort da.
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Externe Quellen für tiefer-graben
- n8n.io — offizielle Dokumentation und Connector-Liste — Setup, Hosting, alle Knoten-Typen
- Make Help Center — Pricing, Operations-Logik, Best Practices
- Microsoft Learn: Power Automate Übersicht — Cloud Flows, Desktop Flows, Lizenz-Modell
- Bitkom-Studie Automatisierung im Mittelstand — Verbreitung von Workflow-Tools in deutschen KMU
- Gartner Magic Quadrant for Integration Platform as a Service — analytische Marktübersicht
Praxis-Aufgaben für die nächsten 14 Tage
Wenn Sie aus diesem Artikel etwas Konkretes mitnehmen wollen — hier ist die kurze To-Do-Liste.
- Drei Top-Workflows identifizieren: Welche drei manuellen Prozesse kosten in Ihrem Betrieb am meisten Zeit? Onboarding, Rechnungs-Workflow, Lead-Routing, Reporting — irgendetwas in der Liga.
- Ist-Aufwand messen: Wie viele Stunden pro Woche gehen für diese Prozesse drauf? Wer macht sie? Bei welchem internen Stundensatz?
- Tool-Probelauf mit einem der drei Workflows: Make-Testaccount (kostenlos), Power-Automate-Demo (in M365 enthalten), n8n-Cloud-Testaccount. Bauen Sie einen einfachen Workflow von Hand.
- ROI-Rechnung: Wenn alle drei Workflows automatisiert sind — wie viele Stunden spart das pro Woche? Mal Stundensatz mal 52 Wochen.
- Erstgespräch: Falls die Zahlen interessant aussehen, holen Sie sich einen externen Realitätscheck.
Wir machen genau das im 15-minütigen Erstgespräch — durchgehen, was machbar ist, was die richtigen Tools dafür wären, wo wir Sie beim Setup unterstützen können. Ohne Vertriebsdruck, ohne Angebot, ohne Nachfass-Marathon. Reden, hören, Wahrheit aussprechen. Wenn Sie noch keinen IT-Dienstleister haben, finden Sie unter Managed IT-Services Hamburg die fünf Modelle, mit denen wir Hamburger Mittelständler betreuen. Workflow-Automatisierung ist meistens Teil davon — entweder als eigenständiger Baustein oder als Teil des Managed-IT-Vertrags.
Für tiefer-gehende Themen rund um Automatisierung im Mittelstand schauen Sie sich auch unsere Artikel zur KI-basierten Automatisierung und zur Automatisierung im Mittelstand 2026 an. Wer Microsoft-spezifisch tiefer einsteigen will, findet bei uns einen Praxis-Vergleich von Azure-Workflows gegen Cloud-Sprawl.
Fazit: Nicht das Tool entscheidet, sondern die Klarheit
Der größte Hebel liegt nicht in der Tool-Wahl. Er liegt in der Frage, welche Prozesse Sie überhaupt automatisieren wollen — und welche nicht. Wer zehn unwichtige Workflows automatisiert, hat zehn Workflows. Wer drei wichtige Workflows automatisiert, hat 200 Stunden Mitarbeiter-Zeit im Jahr zurück. Diese Klarheit erarbeiten wir mit Ihnen, bevor wir auch nur ein Knöpfchen drücken.
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