Inhalt in Kürze
- Für 90 % der Hamburger Kanzleien ist SharePoint die richtige Wahl — Microsoft 365 ist bereits etabliert, beA-Integration funktioniert reibungslos, BRAO-Compliance ist mit Purview-Tools sauber abbildbar.
- Confluence Cloud ist die Wahl für internationale oder Tech-affine Kanzleien mit Atlassian-Ökosystem (Jira).
- Reine Lizenzkosten täuschen: Confluence wirkt günstiger (6,05 €/User vs. 22 € M365 Business Premium), TCO ist bei SharePoint trotzdem besser, weil Office, E-Mail und Teams inkludiert sind.
- Beide sind 2026 DSGVO- und BRAO-konform betreibbar — EU-Datenresidency, Verschlüsselung, AVV.
- Migration einer 25-Anwalts-Kanzlei dauert 6–10 Wochen — sauberes Berechtigungsmodell ist wichtiger als das Tool.
Wenn eine Hamburger Anwaltskanzlei 2026 entscheidet, wie Mandantenakten, Wissens-Wiki und Compliance-Dokumentation organisiert werden, fallen meistens zwei Namen: Microsoft SharePoint und Atlassian Confluence. Dieser Artikel räumt mit Marketing-Mythen auf, vergleicht Preise, Compliance, Workflows — und gibt eine klare Empfehlung für den Kanzlei-Alltag in Hamburg.
Was beide Tools eigentlich tun
Microsoft SharePoint ist die zentrale Dokumenten-, Zusammenarbeits- und Intranet-Plattform im Microsoft-365-Ökosystem. Eine Kanzlei nutzt SharePoint typischerweise für drei Dinge: (1) Mandantenakten mit strukturierten Ablagen pro Mandat, (2) internes Wiki für Templates, Schriftsatzbausteine, Wissensdatenbank, (3) Kollaboration für Schriftsatzabstimmungen, Co-Authoring in Word, Versionierung. Über Microsoft Teams ist SharePoint die Datei-Ebene jedes Teams-Channels — was Sie in Teams hochladen, liegt in SharePoint.
Atlassian Confluence ist primär ein Wiki — also strukturierte Seiten in Hierarchien, mit Markdown-Editor, Templates, Makros, Querverlinkung. Dateiablage ist möglich, aber kein Kern-Use-Case. Confluence wird stark in Software-Entwicklung und Tech-Unternehmen genutzt, weil es Jira-integriert ist (Aufgaben-Management). Für Kanzleien ist Confluence relevant, wenn der Schwerpunkt auf strukturiertem Wissen und weniger auf klassischer Aktenablage liegt.
Preise und Lizenzen 2026 im Direktvergleich
| Kriterium | SharePoint (in M365) | Confluence Cloud |
|---|---|---|
| Startpreis pro User/Monat | Bestandteil M365 Business Basic ab 6 € | Standard 6,05 €, Premium 11,55 € |
| Empfohlener Plan Anwaltskanzlei | Business Premium 22 €/User/Monat | Premium 11,55 €/User/Monat |
| Was ist inkludiert | SharePoint Online, OneDrive 1 TB, Teams, Office-Apps, Exchange, Intune, Defender for Business | Confluence Cloud, 250 GB Storage, Analytics, IP-Allowlisting |
| Was fehlt zusätzlich | — (alles drin) | E-Mail, Office-Suite, Teams-Ersatz (Slack o.ä.) |
| Speicher pro Kanzlei | 1 TB + 10 GB pro Lizenz, erweiterbar | 250 GB im Premium, mehr im Enterprise |
| Maximale Dateigröße | 250 GB pro Datei | 100 MB Anhang, 2 GB im Enterprise |
| DSGVO/BRAO-Konformität | Vollständig, EU Data Boundary | Vollständig, AWS Frankfurt eu-central-1 |
| beA-Integration | Via Power Automate / ra-micro / Drittanbieter | Nur über manuelle Workflows |
| Versionierung | Major/Minor, Check-In/Check-Out | Vollständige Versionshistorie |
| Berechtigungs-Granularität | Site, Library, Folder, File | Space, Page, Restricted |
| Audit-Logs | Microsoft Purview (180 Tage Standard, 10 Jahre E5) | Audit Log API |
| Information Barriers (Chinese Walls) | Eingebaut (E5) | Eingeschränkt (Spaces + Permission) |
TCO-Realität für eine 25-Anwalts-Kanzlei (35 User inkl. ReFa/Buchhaltung):
- SharePoint via M365 Business Premium: 35 × 22 € × 12 = 9.240 €/Jahr. Alles drin: Office-Apps, E-Mail, Teams, SharePoint, OneDrive, Defender for Business.
- Confluence Premium standalone: 35 × 11,55 € × 12 = 4.851 €/Jahr für Confluence. Zusätzlich aber notwendig: Microsoft 365 Business Basic (6 €/User × 35 × 12 = 2.520 €/Jahr) oder Google Workspace Business Standard (12 € × 35 × 12 = 5.040 €/Jahr) für E-Mail und Office. Total: 7.371 € bis 9.891 €/Jahr — am Ende nicht günstiger.
Die Preis-Diskussion verzerrt oft die Entscheidung. Wenn Sie als Kanzlei bereits Microsoft 365 nutzen (was 2026 in Hamburg fast immer der Fall ist), kommt SharePoint ohne Zusatzkosten dazu. Confluence wäre ein zusätzliches Tool, das parallel zu Microsoft 365 läuft — doppelte Schulung, doppelter Login, doppelte Compliance-Verwaltung. Der ehrliche TCO-Vergleich macht nur Sinn, wenn Sie heute weder M365 noch Atlassian nutzen — dann wird die Entscheidung tatsächlich offen.
Anwaltskanzlei-Workflows: Wo SharePoint überzeugt
Mandantenakten-Struktur und beA-Integration
Eine Hamburger Kanzlei in der Neustadt hat typisch eine Struktur wie diese: pro Mandant ein eigener SharePoint-Site („Mandant: Mustermann GmbH”), mit Unter-Bibliotheken für Schriftsätze, eingehende Post, ausgehende Post, beA-Korrespondenz, interne Notizen, Honorarvereinbarung. SharePoint kann das nativ — und über Microsoft Power Automate können Sie automatisierte Workflows bauen: „Wenn neue E-Mail an mandant-xyz@kanzlei.de eingeht, automatisch in den Eingangs-Folder dieses Mandanten ablegen, Mandanten-Sachbearbeiter benachrichtigen”. Für beA-Korrespondenz nutzen Hamburger Kanzleien meist Drittanbieter-Konnektoren (ra-micro, AnNoText), die direkt in SharePoint einliefern können.
In Confluence wäre dieser Workflow umständlicher: Sie würden pro Mandant einen Space anlegen, die E-Mail-Integration läuft nur über Atlassian Marketplace-Add-ons (zusätzliche Kosten), und beA-Anbindung gibt es nicht out-of-the-box.
Schriftsatz-Co-Authoring
Co-Authoring in Word direkt aus SharePoint heraus ist 2026 Standard. Mehrere Anwälte können gleichzeitig an einem Schriftsatz arbeiten, sehen Änderungen in Echtzeit, Versions-Vergleich ist eingebaut. Wer das einmal genutzt hat, will nicht mehr zurück zu „Schriftsatz_v3_endgültig_FINAL_2.docx” per E-Mail. Confluence kann Word-Dateien als Anhänge speichern, aber kein natives Co-Authoring.
Compliance-Tooling für BRAO und DSGVO
Microsoft Purview (im E3/E5-Plan) bringt für Kanzleien drei kritische Funktionen mit:
- Information Barriers — verhindern, dass ein Anwalt, der Mandant A vertritt, in die Akten von Mandant B (mit Interessenkonflikt) sieht. Pflicht bei größeren Kanzleien.
- Sensitivity Labels — automatische Klassifizierung „Mandant — vertraulich", „Intern", „Honorar-Information" mit zugehörigen Berechtigungs- und Verschlüsselungsregeln.
- Retention Policies — Mandantenakten automatisch 6 Jahre nach Mandatsende löschen (gemäß §50 BRAO Pflicht) oder länger aufbewahren bei aktiven Streitigkeiten.
Confluence hat vergleichbare Funktionen nur eingeschränkt — Audit-Logs sind via API verfügbar, aber automatische Klassifizierung und Aufbewahrungsregeln müssen über Drittanbieter-Apps eingekauft werden.
Wir haben mehrere Hamburger Kanzleien aus dem Cluster Neustadt, Eppendorf und HafenCity in der Betreuung. Was am Ende immer den Ausschlag gibt: nicht die Lizenzkosten, sondern der Alltag. Wenn die ReFa morgens den Posteingang macht und mit einem Klick die Mandanten-E-Mail im richtigen Akten-Ordner liegt, hat SharePoint gewonnen.
Jens HagelGründer, hagel IT-Services GmbH
Wo Confluence besser ist
Drei klare Vorteile von Confluence:
Wiki-Strukturen für komplexes Wissen
Confluence ist ein echtes Wiki — Seiten in Hierarchien, mit Querverlinkungen, Inline-Bildern, Tabellen, Makros (Roadmaps, Status-Tabellen, Filterabfragen). Wenn Ihre Kanzlei eine intensive interne Wissensdatenbank pflegt — Präzedenzfälle, Mustertexte, Recherche-Dossiers, Onboarding-Doku — ist Confluence übersichtlicher als SharePoint-Sites. Die offizielle Confluence-Funktionsübersicht zeigt das gut.
SharePoint kann Wikis (über sog. Modern Pages und News-Posts), aber die UX ist eher dokumenten-getrieben. Confluence ist Seiten-getrieben — was für klassische Wissensorganisation natürlicher ist.
Markdown und Tech-Affinität
Confluence-Editor ist Markdown-nah, mit Tastaturkürzeln, schneller Inline-Formatierung, Code-Blocks. Tech-affine Anwälte (Patentanwälte, IT-Recht-Spezialisten) fühlen sich oft wohler. SharePoint-Editor ist im Modern Pages-Stil Word-ähnlich — mehr Maus, weniger Tastatur.
Jira-Integration für Matter Management
Wenn Ihre Kanzlei Matter Management mit Jira betreibt — selten, aber bei Tech-Recht-Boutiquen und Patentanwälten vorkommend — ist die Confluence/Jira-Integration ein echter Vorteil. Aufgaben aus Jira lassen sich in Confluence einbetten, Status wird live aktualisiert. SharePoint hat über Power Automate ähnliche Möglichkeiten, aber nicht so nahtlos.
DSGVO und BRAO — was Hamburger Kanzleien wirklich beachten müssen
Die Frage „Ist SharePoint/Confluence DSGVO-konform?” ist falsch gestellt. Richtig: „Können wir SharePoint/Confluence DSGVO- und BRAO-konform betreiben?” — und die Antwort ist für beide: ja, mit Auflagen.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Datenstandort
SharePoint: Microsoft EU Data Boundary ist seit Februar 2024 vollständig — alle Kunden-Daten (Inhalte, Diagnosedaten, Service-Daten) bleiben in EU-Rechenzentren. AVV nach DSGVO Art. 28 ist Bestandteil des Microsoft-Vertrags. Standard-Vertragsklauseln für US-Transfers waren früher Thema; mit dem Trans-Atlantic Data Privacy Framework (seit Juli 2023) und EU Data Boundary deutlich entschärft. Microsoft Learn dokumentiert die SharePoint-Compliance-Optionen sehr ausführlich.
Confluence: Atlassian betreibt Confluence Cloud auf AWS Frankfurt (eu-central-1). Daten bleiben in Deutschland. AVV ist Bestandteil der Atlassian Cloud Terms of Service. Atlassian war 2024 ISO/IEC 27018 und SOC-2-zertifiziert.
Verschlüsselung
Beide Anbieter verschlüsseln at-rest mit AES 256 und in-transit mit TLS 1.2+. Für höhere Vertraulichkeitsstufen bietet SharePoint zusätzlich:
- Customer Key (im E5-Plan) — Sie verwalten den Verschlüsselungsschlüssel, Microsoft kann ohne Sie nichts entschlüsseln.
- Double Key Encryption — zweiter Schlüssel ausschließlich bei Ihnen. Für höchste Stufen (M&A-Mandate, interne Ermittlungen) sinnvoll.
- Sensitivity Labels mit Encryption — dokumentbezogene Verschlüsselung, die auch im OneDrive, in E-Mails und beim Download greift.
Confluence hat vergleichbare Stufen mit Atlassian Atlas (Premium-Feature), ist aber weniger granular.
Information Barriers und Mandats-Trennung
Größere Kanzleien (>15 Berufsträger) brauchen technische Mandats-Trennung. SharePoint (E5) hat das eingebaut: „Anwalt Müller darf Akten von Mandant A sehen, Anwalt Schmidt darf sie nicht sehen — auch wenn beide im selben Team sind”. Confluence kann das nur über getrennte Spaces und manuelles Permission-Management — fehleranfälliger.
Cloud-Region und AVV reichen nicht für BRAO-Konformität. Sie brauchen zusätzlich: dokumentierte Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA), Berechtigungsmatrix pro Mandat, MFA für alle User, Conditional Access mit IP-Whitelist für sensible Sites, Audit-Logs mit definiertem Reviewer, Notfallplan bei Datenpanne (Meldekette an Hamburger Datenschutzbehörde und ggf. Mandanten). Wer „Microsoft hat AVV, also passt's" denkt, hat den BRAO-Maßstab unterschätzt.
Migration: 6–10 Wochen für eine 25-Anwalts-Kanzlei
Aus einem Fileserver oder Dropbox heraus zu SharePoint zu migrieren, ist 2026 Routine. Eine typische Hamburger Kanzlei mit 25 Anwälten + 10 Mitarbeitern + 1,5 TB Datenbestand schafft das in 6–10 Wochen, wenn die Vorbereitung sauber ist:
- Woche 1–2 — Inventur und Klassifizierung: Was wandert mit (aktive Mandate), was kommt ins Archiv (abgeschlossene Mandate älter als 5 Jahre), was wird gelöscht (Duplikate, persönliche Dateien)? Ein guter Datendienst-Auditor reduziert Migrationsdaten oft um 30–40 %.
- Woche 2–3 — Berechtigungsmodell entwerfen: Wer ist Mandanten-Sachbearbeiter, wer Vertretung, wer Vollzugriff (Partner)? Information Barriers definieren — gibt es Mandanten mit Interessenkonflikten? Mandate-Sensitivity-Klassen festlegen.
- Woche 3–4 — Aktenstruktur und Templates: Pro Mandat einheitliche Site mit fester Library-Struktur. Templates für Standard-Mandate (Arbeitsrecht, Familienrecht, Wirtschaftsrecht, Strafrecht). Tagging-System für schnelle Wiederauffindbarkeit.
- Woche 4–5 — Pilot mit 3–5 Anwälten: Eine kleine Gruppe migriert vollständig, testet 2 Wochen den Workflow. Häufige Pain-Points sammeln (E-Mail-Archivierung, Mobile Sync, Offline-Zugriff).
- Woche 5–7 — Migration in Wellen: ShareGate oder AvePoint migrieren 200–500 GB pro Tag. Alter Fileserver bleibt schreibgeschützt aktiv (Notfall-Rückgriff). Migration wellenweise pro Anwalts-Gruppe.
- Woche 7–8 — Cut-Over und Schulung: Alle User sind in SharePoint, alter Speicher wird stillgelegt. Schulungstage für ReFa, Anwälte, Auszubildende. Quick-Reference-Cards verteilen.
- Woche 9–10 — Stabilisierung: Helpdesk-Hot-Phase, Tuning der Berechtigungen, erste Optimierungen aus User-Feedback.
Eine Pauschal-Empfehlung aus der Praxis: Planen Sie 10–15 Beratungstage für die initiale Architektur und 5–10 Tage für Migration und Schulung. Bei hagel IT machen wir das im Rahmen unserer Cloud-Beratung Hamburg oder zugeschnitten für Kanzleien über unsere Kanzlei-Cloud-Lösung.
Was viele Kanzleien unterschätzen: Die Migration selbst ist Standard-Handwerk. Was wirklich entscheidet, ob es funktioniert, ist das Berechtigungsmodell. Wenn das stimmt, läuft SharePoint zehn Jahre. Wenn nicht, haben Sie nach sechs Monaten einen Wildwuchs, in dem niemand mehr Mandanten-Akten findet.
Philip KraatzGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Drei Hamburger Kanzlei-Szenarien
Szenario 1: Boutique-Kanzlei Neustadt, 6 Anwälte
Spezialisiert auf Arbeitsrecht, eingespielt mit Microsoft 365 Business Standard, derzeit Fileserver lokal.
Empfehlung: Upgrade auf Microsoft 365 Business Premium (für Defender for Business und Intune), SharePoint Online mit klassischer Akten-Library-Struktur. Confluence wäre Overkill — die Wissens-Sammlung passt komplett in SharePoint Wiki-Sites. Kosten Mehraufwand: etwa 6 €/User mehr für Premium, einmalige Migration ca. 8.000–12.000 €.
Szenario 2: Mittelständische Wirtschaftskanzlei Eppendorf, 32 Anwälte
M&A-Mandate, internationale Mandanten, hoher Compliance-Anspruch.
Empfehlung: Microsoft 365 E3 plus E5 Compliance Add-on (Information Barriers, Customer Key, Advanced Audit). SharePoint mit Site-pro-Mandat, Sensitivity Labels für Vertraulichkeitsstufen, retention policies für 10-Jahres-Aufbewahrung kritischer Akten. Plus dedizierte Onboarding-Schulung für die ReFa. Investition Jahr 1: etwa 18.000–25.000 € einmalig + Lizenz-Differenz.
Szenario 3: Patentanwaltskanzlei HafenCity, 12 Berufsträger
International tätig, schon Jira im Einsatz für Matter-Management.
Empfehlung: Hier ist Confluence sinnvoll — Sie nutzen schon Jira, die Atlassian-Integration ist ein echter Vorteil. Confluence Premium plus Microsoft 365 Business Basic (für E-Mail und Office). SharePoint nur als simple Dateiablage für nicht-Wissens-Inhalte. Etwas teurere Lizenz-Landschaft, aber Workflow-passgenau. Wir haben das mit zwei Hamburger Kanzleien umgesetzt und Erfahrungswerte gesammelt.
Häufige Fehler bei Wiki/Dokumentenmanagement-Einführungen
- „Wir migrieren erstmal alle Daten, sortieren später." Falsch. Müll bleibt Müll. Vor Migration sortieren ist Pflicht — sonst haben Sie nach 6 Monaten dasselbe Chaos in neuer Software.
- „Berechtigungen erteilen wir an Personen." Falsch. Immer an Gruppen — sonst haben Sie bei jedem Anwalts-Wechsel 200 manuelle Anpassungen.
- „Wir lassen jeden seine eigene Aktenstruktur machen." Falsch. Einheitliche Struktur ist nicht Bürokratie, sondern Voraussetzung dafür, dass die Vertretung im Urlaubsfall die Akte findet.
- „Schulung machen wir mit einem 30-Min-Webinar." Falsch. Ein neues Dokumentenmanagementsystem ändert den Tagesablauf — planen Sie 2–4 Stunden intensive Schulung pro User, plus monatliche Refresh-Sessions in den ersten 6 Monaten.
- „Mobile Nutzung ist Bonus." Falsch. In 2026 erwartet jeder Anwalt, auch im Gerichtssaal die Akte am Tablet zu sehen. Mobile-Strategie gehört von Anfang an in die Architektur.
- „Backup ist eingebaut, brauchen wir nichts zusätzliches." Halbrichtig. Cloud-Speicher hat Redundanz, aber keine echte Backup-Strategie. Für regulierte Branchen brauchen Sie Third-Party-Backup (Veeam für M365, AvePoint Cloud Backup). Mehr im Artikel Backup für Unternehmen.
Hamburger Kanzlei-Cluster: Wo wir aktiv sind
In Hamburg arbeiten wir mit Kanzleien in mehreren Stadtteilen — die Cluster sind klar:
- Neustadt / Stadtmitte — klassische Wirtschaftskanzleien, viele Boutiquen, hohes Mandanten-Vertrauenslevel.
- Eppendorf / Harvestehude — mittelständische Kanzleien, oft Familienrecht und Arbeitsrecht mit gehobenem Mandantenstamm.
- HafenCity — internationale Kanzleien, M&A, Schifffahrtsrecht.
- Altstadt / Speicherstadt — traditionelle Hanseatische Kanzleien, oft mit Schifffahrts- und Versicherungsrecht.
Was diese Kanzleien gemeinsam haben: hohe Compliance-Anforderungen, dichte Mandanten-Korrespondenz, Bedarf an mobiler Akteneinsicht im Gerichtssaal, Notwendigkeit für saubere Information Barriers. Unsere IT-Systeme für Anwaltskanzleien sind genau auf diesen Bedarf zugeschnitten.
Wir wollen uns nicht um IT kümmern müssen. Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt: Laptop da, E-Mail eingerichtet, Telefon funktioniert. Wenn jemand geht: Zugänge gesperrt. Einfach. Zuverlässig.
Wie hagel IT Hamburger Kanzleien begleitet
Wir betreuen Hamburger Kanzleien typischerweise in drei Modellen:
- Reine Architektur-Beratung (10–20 Tage einmalig) — Sie haben eigene IT, wir setzen die SharePoint-Architektur sauber auf, übergeben Dokumentation.
- Co-Managed IT — Ihre interne IT bleibt, wir machen die Security-Themen und die strategische Begleitung. Mehr dazu unter Co-Managed IT.
- Vollständiges Managed IT — Wir übernehmen alles. Sie zahlen Festpreis pro Mitarbeiter, haben einen Ansprechpartner, eine Rechnung. Details bei Managed IT Services.
Spezifisch für Kanzleien haben wir Standard-Setups für SharePoint-Mandantenakten, beA-Integration, Sensitivity-Label-Sets nach BRAO-Maßgabe und einen DPIA-Vorlagensatz, der vor der HmbBfDI standhält.
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