#48 – Microsoft 365 Lieblingsfeatures der hIT Kollegen

Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge HITcast. Heute mal mit Interviewgästen der anderen Art. Wir haben ja sonst immer Externe mit dabei, das heißt immer ab und zu mal. Und heute haben wir zum einen natürlich Dennis wieder am Start. Moin Dennis. Hallo Philip, grüß dich. Und zum anderen haben wir heute mal, wir nehmen heute wieder im Büro auf und haben heute einfach mal alle hier anwesenden Personen geschnappt und werden heute mal der Reihe umfragen, was sind eigentlich so die Lieblings-Microsoft 365-Tools. Und wir starten direkt mit dem ersten Techniker, den wir heute erwischt haben. Moin Willi, schön, dass du da bist. Moin Philip, vielen Dank für die Einladung. Ja, cool, dass du mitmachst. Was ist denn dein Lieblings-Microsoft 365?

Da gibt es ja eine ganze Menge, aber ein kleines Tool, was ich echt spannend finde, ist Power Automate, mit dem man allerlei Sachen machen kann rund um die Office Suite. Zum Beispiel, wenn man, ich nehme jetzt mal ein Beispiel, also wenn man E-Mails bekommt mit Anhängen, die man im SharePoint dann sortieren will, kann man sich mit Power Automate zum Beispiel ein kleines Skript basteln, mit dem man die Anhänge automatisch,

aus den E-Mails dann in einen bestimmten vorher eingerichteten Ordner im SharePoint packt, sodass alles immer super organisiert ist und man da gar keine Hand anlegen muss. Okay, und dafür muss man aber programmieren, ja?

Nicht wirklich. Also Power Automate gibt da schon eine gute visuelle Oberfläche an die Hand, mit der man Schritt für Schritt die einzelnen Steps im Skript selbst zusammenstellen kann, gibt Vorschläge. Man kann auch einfach mal die Funktionen nutzen, welche Funktionen man dazu nutzen kann und da kann man eigentlich bei Learning by Doing einfach mal loslegen und sich ein kleines Skript basteln.

Okay, und funktioniert das nur mit Microsoft-Programmen oder kann man auch andere Sachen da anbinden?

Das funktioniert auch mit anderen Sachen, aber am besten natürlich mit den Microsoft-Produkten, weil die natürlich darauf optimiert sind, damit zu laufen und die Integration funktioniert einfach am besten damit.

Alles klar. Danke, Willi.

Vielen Dank, bis dann.

Ja, der nächste ist Dirk. Du machst eine Ausbildung zum Fachinformatiker Systemintegration und wirst uns jetzt mal dein liebstes Office-Feature und die Vorteile daraus vorstellen. Also mein liebstes Office-Feature ist tatsächlich halt das Zusammenarbeiten in Dateien wie Word, Excel oder PowerPoint-Dateien. Da kann man halt mit Kollegen, je nachdem, ob man sie geteilt hat und sie zur Freigabe geschaltet hat, zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren. Zusammenarbeiten, damit meinst du im Prinzip, dass man gleichzeitig in einer Datei arbeitet, Änderungen vornehmen kann, sodass sie jeder in Echtzeit verfolgen kann? Richtig. Man sieht auch halt durch das Verfärben der jeweiligen Nutzer halt, wer daran gerade arbeitet und wer was geändert hat. Das kann man dann als Besitzer der Datei einmal genehmigen lassen im Sinne von, ob die Änderungen gut sind. Wenn ja, kann er sie annehmen und wenn sie nicht gut sind, kann er sie auch entfernen. Okay, das heißt, der Initiator der jeweiligen Datei ist schon noch federführend dafür verantwortlich, welche Änderungen stattfinden und welche nicht. Genau.

Okay, ja prima.

Das ist halt das Tolle an dem Future, dass man halt mit mehreren Leuten gleichzeitig arbeiten kann und halt nicht jedes Mal die Datei hin- und herschicken muss und nachfragen muss, ob es so in Ordnung ist. Genau, man hat ja am Ende im Zweifel auch so eine Art Versionsverlauf, sodass man das Dokument jederzeit zu allen Änderungsschritten zurücksetzen kann. Genau, weil sie darauf wirklich live halt was geändert wird. Das ist halt das Tolle an Office, an diesem Office Future und das hilft auch im Allgemeinen auch viel und es geht alles schneller. Ja, prima. Bei der Bearbeitung von Daten. Super, ich danke dir, Dirk. Danke für deine Zeit und bis zum nächsten Mal vielleicht. Gerne.

So, der Nächste, den wir heute hier begrüßen dürfen, ist Mervin. Hallo. Moin, moin. Mervin, was ist denn dein Lieblings-Microsoft-365-Tool? Oh, da gibt es tatsächlich eine Menge.

Mein Favorit ist aber Microsoft. Microsoft Teams, das für mich im Alltag ideale Lösungen bietet.

Schön flexibel, wenn ich unterwegs bin zu Kunden oder Ähnlichem, kann ich dort einfach bequem von dort aus telefonieren mit den Kollegen, auch mal etwas nachfragen.

Ich kann es sowohl am Rechner als auch mobil nutzen, was für mich einfach ideal ist. Das heißt für dich vor allen Dingen die einfache und flexible Kommunikation, die da im Vordergrund steht, ja? Korrekt.

Man kann von überall aus mit allen Leuten kommunizieren. Das ist einfach für mich das perfekte Tool, muss ich sagen.

Absoluter Favorit. Jetzt nutzen wir ja Teams auch schon recht lange bei uns im Unternehmen. Wenn jetzt jemand noch zögert und überlegt, will er das nutzen, soll er das einführen, dann würdest du auf jeden Fall sagen? Das ist ein Must-Have für mich.

Für mich ist es tatsächlich ein Must-Have. Wenn man sich die natürlich auch Konkurrenz anschaut, gibt es auch tolle Sachen.

Aber ich finde Microsoft Teams macht einfach sehr, sehr vieles richtig.

Mit der Zusammenarbeit mit den anderen Tools, die es bietet, von Dokumentation oder auch Dokumenten-Sharing, ist das sehr, sehr gut.

Diese Kombination, es greift einfach alles so wunderbar ineinander zusammen.

Ja, genau. Das ist ja der Hauptvorteil. Und vor allen Dingen kommen auch, und das finde ich so spannend, im Monatstakt neue Funktionen hinzu. Größere mal kleinere Updates. Aber man merkt halt, es geht stetig weiter. Ja, auf jeden Fall. Ich finde auch unter anderem Webinare, die man drüber führen kann.

Auch wir nutzen das ja für Termine mit, sei es Neukunden, Bestandskunden, Ähnlichem. Auch jetzt in Corona-Zeiten, dass man sich einfach noch sehen kann bei den Terminen.

Nicht nur einfaches Telefonieren, sondern auch visuelle Arbeit dabei, finde ich sehr, sehr wichtig.

Und überaus angenehm, einfach einzurichten und zu nutzen. Es ist sehr schön. Super, danke Mervin. Gerne. So, und Schlag auf Schlag sitzt schon der nächste Kollege hier. Moin Martin. Moin Philip. Was ist denn deine Lieblingsfunktion in Microsoft 365? Also in Microsoft 365 ist meine Lieblingsfunktion natürlich, dass man Dokumente kollaborativ so einfach bearbeiten kann.

Also einfach im Sharepoint teilen mit den Kollegen und jeder kann in einer Excel-Liste verändern, was er möchte nach seinen Anforderungen.

Große Funktionen, die auf jeden Fall mit Sharepoint. Und mit der Einführung von Teams ganz neue Berühmtheit erlangt hat. Und auf jeden Fall etwas ist, was ich auch nicht mehr missen möchte. Genau. Und früher war das immer recht umständlich mit der Versionierung der alten Version. Und wenn man das so geteilt hat auf einem Netzlaufwerk oder so, dann wusste man gar nicht mehr, was die aktuelle Version ist. Oder man hat gleichzeitig drin rumgefuscht. Das ist schon sehr große Hilfe. Auch so ein bisschen lustig gemacht, wenn man zufällig den Kollegen drin erkennt mit seinem Tag. Ja. Hast du noch eine zweite Funktion, die so deinen Favorit oder dein Arbeitsalltag erleichtert? Nein. Also ja, es gibt sehr viele Funktionen, die finde ich alle sehr gut. Aber es geht einfach mal in die Richtung dieser kollaborativen Tätigkeiten, dass man eben vieles gemeinsam machen kann, was früher deutlich schwieriger war. Alles klar, Martin. Dann vielen Dank, dass du uns hier deine Lieblingsfunktion vorgestellt hast. Ich danke euch. So, und jetzt sind wir wieder alleine hier in unserem Aufnahmekammer.

Wir haben vier ganz interessante Meinungen gehört, finde ich. Und ich glaube, das zeigt nochmal ganz gut, dass Microsoft Office 365 eben immer noch deutlich mehr ist, als wie der Volksmund das vermuten lässt, Word, Excel, PowerPoint und im Zweifel noch Outlook. Und was wir ja in unserer Road to M365 vor einem guten Jahr schon mal angesprochen haben, dass das halt eben alles auch größtenteils Bestandteile der Klasse ist. Also, dass das halt auch die klassischen Office-Lizenzen, wie sie eigentlich jeder hat, sind. Genau, ja.

Und das ist eben viel mehr, als das man häufig nutzt. Also, ich glaube, gerade so Funktionen wie Power Automate, was Willi ja eben genannt hat, sind Sachen, da haben bisher die wenigsten irgendwie mal ihren Fuß reingewagt. Total. Und man versucht irgendwie so eine Automation zu erstellen, weil es im ersten Moment ja auch erstmal abschreckt. Aber ich glaube, ganz entscheidend ist, man muss dafür eben nicht programmieren können. Genau.

Das fand ich auch ganz gut, dass du da quasi mit der Frage eingehakt hast, ob man da irgendwie in irgendeiner Form Programmierkenntnisse braucht. Und ich glaube, dass man sich da so ein bisschen durchklicken kann, ermutigt vielleicht auch den einen oder anderen, sich das wenigstens mal anzugucken. Absolut, ja.

Also, kann ich auch nur jeden ermutigen, das zu machen. Und da natürlich wie immer, wenn man irgendwo hängt, irgendwo nicht weiter weiß, dann einfach kurz ein E-Mail schreiben an uns. Und dann können wir auch unterstützen. Total, ja. Und da vielleicht so ein oder zwei Hilfen. Und da kann man gerade so Standardaufgaben eben wirklich gut mit automatisieren. Also in vielen Firmen gibt es ja auch so Genehmigungsschritte, sei es jetzt für einen Urlaubsantrag oder für irgendwelche Projekte oder ähnliches. Auch sowas lässt sich halt mit Power Automate super einfach abbilden.

Ja, und man kann beispielsweise, wie Willi das auch gesagt hat, so Anhänge sortieren, ist glaube ich ganz charmant. Oder sich vielleicht in Teams benachrichtigen lassen, wenn man zu irgendeinem speziellen Thema eine neue E-Mail bekommt. Ja. All solche Sachen sind, glaube ich, durchaus.

Also das ist ein Beispiel, was ich zum Beispiel auch nutze. Wir haben aus unserem Ticketsystem Benachrichtigungen, die landen bei mir automatisch in Teams, weil ich die im Posteingang immer übersehe. Und deswegen kommen die immer bei mir ins Teams rein. Ich habe direkt die Notification auch auf dem Handy und kann dann direkt darauf reagieren. Und genau, für solche Sachen ist das wirklich cool, ja. Ja, total.

Und jetzt zu guter Letzt, glaube ich, dürfen wir auch nochmal hier dein Feature in den Raum werfen und vielleicht ein, zwei Sätze dazu verlieren. Würdest du anfangen wollen?

Ja, also ich kann mich da tatsächlich willi nur anschließen. Die Power-Plattform ist so mächtig mit Power Automate und Power Apps und auch Power BI, die ja auch dazugehört. Wahnsinnig mächtige Plattform, mächtige Tools. KI-Unterstützung geht da auch immer mehr rein, dass man auch Dokumente, Dokumenteninhalte analysieren kann und all sowas. Da kann man wahnsinnig viel machen und das ist auf jeden Fall mein Favorite. Ja.

Ich würde mich mir anschließen sozusagen, weil meine Meinung zum letzten Jahr hat sich ehrlicherweise, kaum ist, nahezu gar nicht verändert. Ich würde an dieser Stelle nochmal Bookings in den Raum werfen, was ja uns auch auf unserer Internetseite eben ganz drastisch dabei hilft, Termine mit potenziellen Interessenten beispielsweise zu machen, sodass sie eben ein Formular ausfüllen und sich dann direkt über die Bookings-Implementierung auf unserer Internetseite entsprechend Termine, freie Termine bei mir, bei uns, alle unseren Mitarbeitern buchen können. Ja.

Und tatsächlich auch eine gute Sache, glaube ich, für jeden, der im Bereich Sales unterwegs ist, einfach so einen Bookings-Kalender in die Signatur oder E-Mail mit reinpacken. Kommen bei mir wirklich wöchentlich mehrere Buchungen an, wo sich einfach Kunden von uns, von mir, einen direkten Termin buchen, weil sie eine Anfrage haben und anstatt anzurufen einfach, ja, sich einen Termin-Slot buchen, wissen, da habe ich auf jeden Fall Zeit. Absolut cooles Feature. Ja, sehr cool.

Ja, ich glaube, dass wir nochmal, dass wir jetzt ein bisschen eingetaucht sind in alles, was Office 365 so mit sich bringt, in den klassischen Lizenzmodellen, die eigentlich der Durchschnittskunde, sage ich mal, im weitesten Sinne so oder so hat, geben konnten und ja, an dieser Stelle.

Bis nächste Woche und vielen Dank, Dennis. Danke auch. Vielen Dank auch an alle Kollegen, die wir heute fragen konnten und die uns hier ihre ganz persönlichen Microsoft 365 Favoriten vorgestellt haben.

Ja, bis zum nächsten Mal. Danke.