Automatisierungen | 5 Minuten IT

Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge HITCAST. Heute wieder 5 Minuten IT und heute sprechen wir über das Thema Automatisierungen. Automatisierungen sind inzwischen in vielen Unternehmen nicht mehr nur Trend, sondern Teil des normalen operativen Geschäfts und ermöglichen einfach effizienter und zeitsparender zu arbeiten. Was wir häufig aber sehen ist, dass in kleinen Unternehmen die Automatisierung noch gar nicht so weit vorangeschritten ist, wobei gerade das Unternehmen sind, die natürlich auch von einer Automatisierung oder von mehreren Automatisierungen stark profitieren können. Wie kann man jetzt da rangehen? Eine Automatisierung kann eigentlich alles sein. Das geht vom Versand einer E-Mail bis hin zur automatisierten Erstellung von Reportings. Jeder Bereich kann also letztendlich automatisiert werden. Wichtig ist, dass man damit beginnt zu identifizieren, was haben wir eigentlich für Prozesse und an welcher Stelle könnten die automatisiert werden. Dabei hilft es immer, wenn man sich Gedanken macht, was sind Prozesse oder Teilschritte eines Prozesses, die immer gleich sind und die momentan eine Person in immer gleicher Abfolge händisch macht. Ein gutes Beispiel dafür ist die... Die automatische Erstellung von Rechnungen. Wird in vielen Unternehmen immer noch manuell gemacht. Teilweise geht es natürlich auch nicht anders. Aber in vielen Bereichen hat man auch automatisierte Leistungen oder gleiche Leistungen, die jeden Monat immer wieder berechnet werden. Und das ist ein Prozess, der lässt sich zum Beispiel automatisieren. Andersrum geht es natürlich auch. Rechnungseingang. In vielen Unternehmen kommen die Rechnungen per Post rein. Dann eingescannt und möglicherweise dann auch archiviert, abgeheftet und dann in der Buchhaltung weiterverarbeitet. Auch das ist ein beliebter Prozess, mit dem man starten kann, einfach mal die Rechnungen digital einzusammeln und dann auch automatisiert verarbeiten zu lassen. Sprich mindestens mal automatisiert in ein Dokumentenmanagementsystem einfließen zu lassen, in dem dann ein Workflow ist, der die Rechnungen beispielsweise zur Freigabe weitergibt, nach der Freigabe zur Buchhaltung, zur Bezahlung weitergibt etc. Was kann man noch automatisieren? Ja, je nachdem, wenn man jetzt sagt, man hat einen Onlineshop zum Beispiel, dann ist da auch relativ viel Automatisierung möglich. Viele Systeme bieten das schon mit an, aber vieles wird auch da noch händisch und manuell gemacht. Auch das kann man sicherlich automatisieren. Ein anderes Beispiel ist die Ablage von Dokumenten zu automatisieren. Wir haben als Beispiel vielleicht einen Kunden oder mehrere Kunden, die uns immer wieder Dokumente zur Verfügung stellen. Und eigentlich machen wir nichts anderes damit, als diese... Anhänge aus der Mail in einen bestimmten Ordner abzuspeichern. Auch das wäre eine Möglichkeit, wo man automatisieren könnte und wo man einfach viel Zeit sparen könnte und effizienter sein könnte, wenn man diesen Prozess automatisiert. Wir haben vor einigen Folgen mal über das Thema Power BI gesprochen. Auch das ist eine Sache. Auch da kann ich automatisiert mir zum Beispiel Reports zum Ende eines Monats erstellen lassen und mir zur Verfügung stellen lassen. Als Geschäftsführer habe ich damit jeden Monat automatisiert Reporting. Und das ist natürlich auch ein sehr guter Schritt, weil man kann sich über alle wichtigen Kennzahlen im Unternehmen und kann auf dieser Basis eben Entscheidungen für den nächsten Monat oder die nächsten Wochen treffen. Und damit das Unternehmen steuern und viel effizienter steuern und muss nicht selber jeden Monat die gleichen Zahlen immer wieder aus verschiedenen Quellen zusammensuchen. Zusammenfassend kann man sagen, Automatisierung ist eigentlich überall möglich. Also jeder, der irgendwo mit Computern arbeitet, kann auch irgendwo einen Teil dieser Arbeit automatisieren. Wir können die Effizienz steigern. Wir können die Produktivität verbessern. Wir können Fehlerquoten reduzieren. Und wichtig ist, man fängt damit an, Prozesse zu analysieren, zu schauen, wo ist Automatisierung möglich, wo passieren immer wieder gleiche Aufgaben hintereinander. Die schreibt man raus und da beginnt man zu automatisieren. Hilfe gibt es von Tools wie Zapier, wie If This Then That oder auch der Power-Plattform von Microsoft. Auch da sind gewisse Workflows schon in den meisten Abonnements enthalten und können einem weiterhelfen, eben genau mit dieser Art von Automatisierung zu starten. Das war es für heute 5 Minuten IT. Ich hoffe, ich konnte einen kleinen Input geben, einen kleinen Anreiz geben zum Thema, wie kann man mit der Automatisierung starten. Und wir hören uns nächste Woche wieder.