Inhalt in Kürze
- Microsoft Teams Phone macht Teams zur vollwertigen Telefonanlage — mit Festnetznummer, Anrufweiterleitung und Warteschlangen.
- Sie brauchen dazu eine Teams-Phone-Lizenz (ca. 8,70 €/Nutzer/Monat) plus eine Festnetzanbindung per Calling Plan, Direct Routing oder Operator Connect.
- Für KMU mit bestehender M365-Lizenz ist Teams Phone oft günstiger als eine separate Telefonanlage — und die Verwaltung läuft über eine einzige Oberfläche.
- Die Einrichtung dauert bei einem typischen KMU mit 20–50 Mitarbeitern ein bis drei Arbeitstage.
Sie haben Microsoft 365 bereits im Einsatz — E-Mail, Teams-Chat, vielleicht SharePoint. Aber telefonieren? Dafür steht noch die alte TK-Anlage im Serverraum. Wartungsvertrag, ISDN-Adapter, Nebenstellen-Wirrwarr.
Das muss nicht sein. Microsoft Teams kann seit einigen Jahren auch externe Telefonate abwickeln — mit echter Festnetznummer, Anrufgruppen und Voicemail. Die Frage ist nicht mehr ob, sondern wie Sie es aufsetzen.
Microsoft Teams Telefonie: Was steckt dahinter?
Mit der Microsoft Teams Telefonie verwandeln Sie Teams in eine vollwertige Telefonanlage. Teams Phone (früher „Phone System”) ist ein Add-on für Microsoft 365. Es erweitert Teams um klassische Telefoniefunktionen, die sich nahtlos in Ihren bestehenden Arbeitsalltag einbinden:
- Externe Anrufe auf Festnetz- und Mobilnummern tätigen und empfangen
- Anrufe weiterleiten, halten, makeln — wie bei jeder Telefonanlage
- Auto-Attendant: Automatische Begrüßung mit Menüführung („Drücken Sie 1 für …”)
- Anrufwarteschlangen für Support- oder Vertriebsteams
- Voicemail mit Transkription direkt in Teams
Der entscheidende Punkt: Ihre Mitarbeiter können direkt Microsoft Teams nutzen, um per Telefon Kunden und Partner zu erreichen — kein separates Telefon, keine eigene Infrastruktur. Alle Anrufe, Kontakte und Voicemails lassen sich zentral verwalten. Alles läuft in der Teams-App — auf dem Laptop, Smartphone oder einem zertifizierten Tischtelefon.
Drei Wege ins Festnetz: Calling Plan, Direct Routing, Operator Connect
Teams Phone allein reicht nicht. Sie brauchen zusätzlich eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz (PSTN). Die Telefonie steht über Operator Connect und Direct Routing sowie den Calling Plan zur Verfügung — jede Option mit eigenen Stärken. Sie können die Microsoft Teams Telefonie einrichten, auch wenn Sie die Lizenzen direkt bei Microsoft oder über einen Partner beziehen.
Option 1: Microsoft Calling Plan
Microsoft wird Ihr Telefonanbieter. Sie buchen ein Minutenpaket (Inland oder International), Microsoft stellt die Rufnummern bereit.
Vorteile: Schnell eingerichtet, alles aus einer Hand, kein zusätzlicher Anbieter nötig. Nachteile: Teurer als Alternativen, eingeschränkte Rufnummernauswahl in Deutschland, weniger Flexibilität bei komplexen Szenarien.
Kosten: Ab ca. 7 € pro Nutzer/Monat (Inlandsplan mit 120 Minuten).
Option 2: Direct Routing
Sie verbinden Teams über einen Session Border Controller (SBC) mit einem deutschen SIP-Trunk-Anbieter wie Telekom, Sipgate oder Easybell.
Vorteile: Günstiger bei vielen Nutzern, volle Kontrolle über Rufnummern und Routing, bestehende Verträge weiternutzbar. Nachteile: Technisch anspruchsvoller, SBC muss betrieben werden (Cloud oder On-Premises).
Kosten: SIP-Trunk ab ca. 3–5 € pro Kanal/Monat, SBC-Hosting ab ca. 30 €/Monat.
Option 3: Operator Connect
Ein zertifizierter Carrier (z. B. Telekom oder Vodafone) stellt die PSTN-Anbindung direkt im Teams Admin Center bereit. Sie wählen den Anbieter aus, aktivieren Rufnummern — fertig.
Vorteile: Einfacher als Direct Routing, kein eigener SBC nötig, professioneller Support vom Carrier. Nachteile: Abhängig vom Carrier-Angebot, nicht alle Anbieter verfügbar.
Für Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitern ist Operator Connect oft der beste Kompromiss: einfacher als Direct Routing, flexibler als der Calling Plan. Ab 50 Nutzern lohnt sich Direct Routing fast immer — weil die Kosteneinsparung beim SIP-Trunk spürbar wird.
Was kostet Teams Phone wirklich? Ein Rechenbeispiel
Die Lizenzkosten für Teams Phone sind transparent. Was viele unterschätzen: Es kommen mehrere Posten zusammen.
| Posten | Kosten pro Nutzer/Monat | Beispiel: 30 Nutzer |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Standard | ca. 12,50 € | 375 € |
| Teams Phone Standard (Add-on) | ca. 8,70 € | 261 € |
| Festnetzanbindung (Operator Connect) | ca. 4–6 € | 120–180 € |
| Gesamt | ca. 25–27 € | 756–816 €/Monat |
Zum Vergleich: Eine klassische TK-Anlage mit Wartungsvertrag, ISDN-Anschlüssen und Endgeräten kostet ein KMU mit 30 Mitarbeitern schnell 600 bis 1.000 € pro Monat — plus Einmalinvestitionen für die Hardware.
Microsoft hat die Teams-Phone-Lizenz von 8 auf 10 USD pro Nutzer erhöht (ca. 8,70 € statt 7 €). Bei 30 Nutzern sind das rund 50 € mehr im Monat. Prüfen Sie, ob sich für Ihr Unternehmen eine Alternativlösung wie 3CX mit Teams-Integration besser rechnet.
Warum viele Unternehmen direkt in Microsoft Teams telefonieren wollen
Der Trend ist eindeutig: Immer mehr Unternehmen wollen ihr Telefonsystem direkt in Microsoft Teams integrieren — statt ein separates System zu betreiben. Die Gründe liegen auf der Hand:
Alles in einer App. Ihre Mitarbeiter können mit Teams telefonieren, chatten, Videokonferenzen halten und Dateien teilen. Kein Wechsel zwischen Anwendungen, kein zweites Telefonsystem, das gepflegt werden muss. Microsoft Teams ist bereits integriert in Office 365 (jetzt Microsoft 365) — die Telefonie nutzen heißt: eine Funktion freischalten, die schon da ist.
Das öffentliche Telefonnetz wird zur Nebensache. Ob ein Anruf intern oder extern ist, merkt der Nutzer kaum. Teams zu verbinden mit dem Festnetz dauert Minuten, nicht Tage. Per MS Teams erreichen Ihre Kunden dieselbe Nummer wie immer — aber Ihre Mitarbeiter sind überall erreichbar.
IT-Verwaltung wird einfacher. Statt zwei Systeme zu administrieren (Telefonanlage + Microsoft 365), verwalten Sie alles in einem Admin Center. Neue Mitarbeiter? Lizenz zuweisen, Nummer vergeben — fertig. Mitarbeiter geht? Lizenz entziehen. Das Telefonsystem skaliert automatisch mit.
Starten Sie nicht gleich mit dem kompletten Rollout. Wählen Sie 5-10 Pilotnutzer aus, die mit Microsoft Teams telefonieren — und sammeln Sie zwei Wochen Erfahrung. Die meisten Probleme tauchen in den ersten Tagen auf: falsche Routing-Regeln, fehlende Headsets, Unsicherheit bei der Bedienung. Nach dem Piloten ist der Rest Routine.
Teams Telefonie einrichten: So läuft die Umstellung ab
- Bestandsaufnahme: Welche M365-Lizenzen haben Sie? Wie viele Nebenstellen brauchen Sie? Gibt es Anforderungen wie Warteschlangen oder Auto-Attendant?
- Anbindungsoption wählen: Calling Plan, Direct Routing oder Operator Connect — abhängig von Budget, Nutzerzahl und vorhandener Infrastruktur.
- Lizenzen zuweisen: Teams Phone Standard im Microsoft 365 Admin Center aktivieren. Rufnummern zuweisen oder portieren.
- Konfiguration: Anrufregeln, Warteschlangen, Auto-Attendant und Voicemail-Ansagen einrichten.
- Rollout: Mitarbeiter schulen (5 Minuten — es ist Teams, das kennen sie schon), Headsets verteilen, alte Anlage abschalten.
Bei einem typischen Hamburger KMU mit 20 bis 50 Mitarbeitern dauert die Migration ein bis drei Arbeitstage. Die Rufnummernportierung braucht je nach Altanbieter 5 bis 15 Werktage — aber in der Übergangszeit laufen beide Systeme parallel.
Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 bereits — nutzen aber nur E-Mail und vielleicht Word. Da liegt so viel Potenzial brach: Teams, SharePoint, Intune, Autopilot. Wir helfen, das freizuschalten.
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Funktionen von Microsoft Teams Phone: Wann es Sinn macht — und wann nicht
Teams Phone ist nicht für jedes Unternehmen die richtige Wahl. Hier eine ehrliche Einordnung:
- Sie nutzen bereits Microsoft 365. Dann ist Teams Phone die logische Erweiterung — kein zweites System, keine doppelte Verwaltung.
- Ihre Mitarbeiter arbeiten hybrid oder remote. Teams Phone funktioniert überall dort, wo Internet ist. Keine VPN-Tunnel, keine Portweiterleitung.
- Sie wollen keine Hardware mehr warten. Keine TK-Anlage im Serverraum, keine ISDN-Karten, keine Firmware-Updates.
- Sie brauchen einfache Verwaltung. Neuer Mitarbeiter? Lizenz zuweisen, Nummer vergeben — fertig in 5 Minuten.
Teams Phone ist weniger geeignet, wenn:
- Sie komplexe Call-Center-Funktionen brauchen (Anrufaufzeichnung, Wallboards, detailliertes Reporting) — hier sind spezialisierte Lösungen wie 3CX stärker.
- Ihre Internetleitung instabil ist — Teams Phone braucht mindestens 100 kbit/s pro Gespräch, empfohlen sind 500 kbit/s.
- Sie unabhängig von Microsoft bleiben wollen — Teams Phone bindet Sie an das Microsoft-Ökosystem.
Wir wollen uns nicht um IT kümmern müssen. Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt: Laptop da, E-Mail eingerichtet, Telefon funktioniert. Wenn jemand geht: Zugänge gesperrt. Einfach. Zuverlässig.
Häufige Fragen zur Teams Telefonie in der Praxis
Bevor Sie Ihre Telefonanlage mit Microsoft Teams ersetzen, klären wir die Fragen, die uns Hamburger Geschäftsführer am häufigsten stellen:
„Können wir mit bestehenden Rufnummern telefonieren mit Teams?” Ja. Die Nutzung von Microsoft Teams als Telefonanlage mit Ihren bestehenden Rufnummern ist problemlos möglich. Die Nummernportierung dauert 5–15 Werktage. In der Übergangszeit laufen beide Systeme parallel.
„Brauchen wir eine spezielle Microsoft Teams Lizenz?” Sie brauchen eine Microsoft 365 Business-Lizenz plus das Teams Phone Add-on. Nutzen Sie Microsoft Teams bereits für Chat und Video, ist die Teams Integration in die Telefonie nur ein Lizenz-Upgrade — keine neue Software.
„Geht Microsoft Teams Direct Routing auch für kleine Unternehmen?” Microsoft Teams Direct Routing lohnt sich ab ca. 20 Nutzern. Darunter ist ein Calling Plan oft einfacher. Die Verbindung von Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz geht über beide Wege — Microsoft Teams bietet hier maximale Flexibilität.
„Was stellt Microsoft Teams zur Verfügung, was unsere alte Anlage nicht kann?” Microsoft Teams ermöglicht standortunabhängiges Telefonieren mit der Geschäftsnummer, nahtlose Übergänge zwischen Chat und Anruf, und KI-gestützte Funktionen wie Transkription und Meeting-Zusammenfassungen. Die Teams Telefonie bietet damit Funktionen, die mit einer klassischen TK-Anlage schlicht nicht möglich sind.
Teams Phone und 3CX: Kein Entweder-oder
Was viele nicht wissen: Sie können beides kombinieren. 3CX bietet eine native Teams-Integration über Direct Routing. Ihre Mitarbeiter telefonieren dann aus Teams heraus, nutzen aber im Hintergrund die leistungsfähigere 3CX-Infrastruktur — inklusive Warteschlangen, IVR und Anrufaufzeichnung. Und das ohne die zusätzliche Teams-Phone-Lizenz pro Nutzer.
Für Hamburger Unternehmen, die sowohl die Einfachheit von Teams als auch die Flexibilität einer vollwertigen Telefonanlage brauchen, ist das oft der beste Weg.
Ihr nächster Schritt
Sie nutzen Microsoft 365 und überlegen, ob Teams Phone Ihre alte Telefonanlage ersetzen kann? Wir prüfen das für Sie — kostenlos und ohne Vertriebsdruck.
In einem 15-Minuten-Erstgespräch klären wir:
- Welche Anbindungsoption zu Ihrem Unternehmen passt
- Was die Umstellung konkret kostet
- Ob eine 3CX-Integration für Sie die bessere Alternative ist
Ob Sie die Teams Telefonie nutzen, eine passende Lizenz für Ihr Unternehmen suchen oder die Verbindung ins öffentliche Telefonnetz klären wollen — wir helfen. Microsoft Teams integriert Telefonie direkt in Ihren Arbeitsalltag, und wir stellen die Lösung passend zu Ihren individuellen Anforderungen zusammen. Über die Teams App oder direkt über Microsoft — Sie haben die Kosten jederzeit im Blick.
hagel IT betreut über 200 Unternehmen in Hamburg und Norddeutschland — von der VoIP-Migration bis zum laufenden Betrieb.
