Inhalt in Kürze
- Zum 1. Juli 2026 hebt Microsoft die Preise für Geschäfts-Abos an: Business Basic +16,7 %, Business Standard +12 %. Business Premium bleibt stabil bei 22 US-Dollar.
- Grund ist die feste Integration von Copilot Chat in die Pakete — Sie zahlen den KI-Aufschlag also auch dann, wenn Sie die Funktion gar nicht nutzen.
- Bestandskunden bleiben bis zur nächsten Verlängerung auf dem alten Preis. Der Verlängerungstermin entscheidet, wann es teurer wird.
- Mit Lizenz-Audit, Plan-Rightsizing und jährlicher statt monatlicher Abrechnung lässt sich ein guter Teil der Erhöhung wieder einsparen.
Zum 1. Juli 2026 hebt Microsoft die Preise für seine Geschäfts-Abonnements weltweit an. Microsoft 365 Business Basic steigt um 16,7 Prozent, Business Standard um 12 Prozent. Begründet wird das mit neuen Funktionen in KI, Sicherheit und Gerätemanagement — allen voran der Integration von Copilot Chat in die Office-Apps. Für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern ist das schnell ein vierstelliger Mehrbetrag pro Jahr. Wer jetzt prüft, welcher Plan wirklich gebraucht wird und wie abgerechnet wird, holt einen Teil davon zurück.
Die neuen Preise ab dem 1. Juli 2026 im Überblick
Die Microsoft 365 Preiserhöhung 2026 trifft fast alle Geschäfts-Pläne — die Einstiegstarife am stärksten. Microsoft hat die Anpassung in US-Dollar veröffentlicht; die Euro-Listenpreise folgen anteilig. Laut Bericht von heise online und ComputerBase sehen die Änderungen so aus:
| Plan | Bisher (USD) | Neu (USD) | Änderung | EUR-Liste heute* |
|---|---|---|---|---|
| Business Basic | 6,00 | 7,00 | +16,7 % | 5,20 € → ~6,07 € |
| Business Standard | 12,50 | 14,00 | +12,0 % | 10,83 € → ~12,13 € |
| Business Premium | 22,00 | 22,00 | unverändert | 19,06 € |
| Microsoft 365 E3 | 36,00 | 39,00 | +8,3 % | folgt anteilig |
| Microsoft 365 E5 | 57,00 | 60,00 | +5,3 % | folgt anteilig |
| Office 365 E3 | 23,00 | 26,00 | +13,0 % | folgt anteilig |
| Office 365 E1 | 10,00 | 10,00 | unverändert | folgt anteilig |
*Aktuelle deutsche Listenpreise pro Nutzer/Monat laut Microsoft 365 Business — Pläne & Preise. EUR-Projektion = aktueller Listenpreis plus prozentuale USD-Erhöhung.
Wichtig für die Planung: Auch die Lizenzpakete ohne Teams steigen im selben Verhältnis. Und die Erhöhung gilt erst ab Ihrer nächsten Verlängerung — Bestandskunden zahlen bis dahin den alten Preis. Genau dieser Termin ist Ihr Zeitfenster zum Gegensteuern.
Warum Microsoft erhöht: neue Funktionen und KI als Begründung
Der eigentliche Treiber hinter der Preiserhöhung ist Künstliche Intelligenz. Microsoft baut Copilot Chat fest in die kommerziellen Business- und Enterprise-Pakete ein — von Basic über Standard und Premium bis E3, E5, F1 und F3. Konkret landet die KI direkt in den Office-Apps: in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote. Das ist kein optionales Add-on, das Sie abwählen könnten, sondern Teil der Lizenz. Microsoft begründet die Anpassung offiziell mit neuen Funktionen in den Bereichen KI, Sicherheit und Gerätemanagement — nachzulesen im Licensing-News-Beitrag zu den 2026-Preisanpassungen.
In der Praxis hilft der eingebaute Chat etwa beim Formulieren einer E-Mail in Outlook, beim Bauen einer Tabelle in Excel, beim Entwerfen einer Präsentation in PowerPoint oder beim Strukturieren von Notizen in OneNote. Nützlich — aber eben nichts, wofür man bisher extra zahlen musste.
Der entscheidende Punkt für Geschäftsführer: Sie zahlen den KI-Aufschlag, ob Sie Copilot Chat aktiv nutzen oder nicht. Und Copilot Chat ist nicht der volle Microsoft 365 Copilot — der bleibt ein separates, kommerzielles Add-on und kostet weiterhin rund 26 Euro pro Nutzer und Monat obendrauf. Auch spezialisierte Werkzeuge wie Security Copilot sind nicht enthalten. Wer also auf die großen KI-Automatisierungen hofft, bekommt sie mit der Preiserhöhung nicht automatisch dazu — nur den eingebauten Chat in Excel, PowerPoint und Co.
Viele Unternehmen merken die Erhöhung erst auf der Rechnung nach der automatischen Verlängerung. Prüfen Sie jetzt Ihren Verlängerungstermin — danach ist das Zeitfenster für ein Plan-Rightsizing zum alten Preis zu.
Der oft übersehene Hebel: jährlich statt monatlich zahlen
Es gibt einen zweiten Kostenfaktor, über den kaum jemand spricht. Seit April 2025 berechnet Microsoft einen Aufschlag von 5 Prozent, wenn Sie ein Jahresabonnement monatlich bezahlen statt jährlich im Voraus. Bei vielen Kunden in Hamburg sehen wir genau dieses Muster: Jahres-Tarif gewählt, aber aus Bequemlichkeit monatlich abgerechnet — und damit fünf Prozent verschenkt, jeden Monat.
Wann sich das Jahres-Commitment lohnt, ist eine simple Rechnung: Bei stabiler Mitarbeiterzahl sparen Sie mit der jährlichen Vorauszahlung bares Geld. Nur bei stark schwankender Belegschaft — etwa mit vielen Saisonkräften — kann die monatliche Flexibilität den Aufschlag wert sein. Für die meisten KMU ist das Jahres-Commitment der günstigere Weg.
Vier konkrete Maßnahmen zum Gegensteuern
Die gute Nachricht: Sie sind der Preiserhöhung nicht ausgeliefert. Vier Hebel holen einen erheblichen Teil zurück — oft mehr, als die Erhöhung überhaupt ausmacht.
- Lizenz-Audit vor der Erhöhung. Ungenutzte und doppelte Lizenzen aufspüren, Karteileichen ausgeschiedener Mitarbeiter entfernen. Das ist der schnellste Spareffekt — und greift sofort.
- Plan-Rightsizing. Nicht jeder Nutzer braucht Standard oder Premium. Lagermitarbeiter, Produktion oder Aushilfen kommen oft mit einer günstigen Frontline- oder reinen Postfach-Lizenz aus.
- Bestandsschutz nutzen. Bis zur Verlängerung gilt der alte Preis. Verlängerungstermine bewusst timen, statt sie automatisch durchlaufen zu lassen.
- Premium statt Einzelbausteine. Business Premium bleibt preisstabil und enthält Sicherheits-Features (z. B. erweiterten Geräteschutz und Datenverlust-Prävention), die man bei Basic oder Standard sonst einzeln zukaufen müsste.
Gerade beim Rightsizing wird viel Geld liegen gelassen, weil das Lizenzmodell selbst unübersichtlich ist. Unser Microsoft-365-Experte bringt es auf den Punkt:
Das Lizenzmodell von Microsoft 365 ist so vielseitig und umfangreich, dass es wirklich für jeden einzelnen Benutzer die entsprechende Lizenz gibt.
Dennis KreftMicrosoft 365 & Cloud-Experte, hagel IT-Services GmbH
Es gibt zum Beispiel reine Postfach-Lizenzen für rund 3 Euro im Monat — für Mitarbeiter, die nur E-Mail brauchen und keine Office-Apps. Wer solche Rollen sauber trennt, finanziert die Erhöhung der „echten” Arbeitsplätze quasi quer.
Rechenbeispiel für ein KMU mit 30 Nutzern
Nehmen wir ein typisches Hamburger Unternehmen mit 30 Business-Standard-Lizenzen, jährlich abgerechnet:
| Posten | Heute | Ab Verlängerung 2026 |
|---|---|---|
| Preis pro Nutzer/Monat | 10,83 € | ~12,13 € |
| 30 Nutzer pro Jahr | 3.898,80 € | 4.366,80 € |
| Mehrkosten/Jahr | — | ~468 € |
468 Euro klingen verkraftbar. Aber rechnen Sie gegen, was ein Audit findet: Bei 30 Nutzern entdecken wir in der Praxis fast immer drei bis fünf Lizenzen, die auf ausgeschiedene Mitarbeiter laufen oder doppelt vergeben sind, plus einige Nutzer, die mit einem günstigeren Plan auskämen. Schon vier eingesparte Standard-Lizenzen entsprechen rund 580 Euro pro Jahr — mehr als die gesamte Preiserhöhung. Die Erhöhung wird so vom Kostenproblem zum Anlass, endlich aufzuräumen.
Wie viel in Ihrem konkreten Fall zusammenkommt, lässt sich grob mit unserem IT-Kosten-Kalkulator überschlagen — oder genau in einem Lizenz-Check beziffern.
Wie ein Managed-IT-Partner die Lizenzkosten dauerhaft im Griff hält
Ein einmaliges Aufräumen hilft — aber nach einem Jahr haben sich neue Karteileichen angesammelt. Der eigentliche Hebel ist laufendes Lizenzmanagement statt jährlicher Feuerwehr. Im Rahmen von Managed Microsoft 365 übernehmen wir genau das: automatische De-Provisionierung, sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ein Plan-Mix passend zu den Rollen im Unternehmen und ein Auge auf jeden Verlängerungstermin.
Das ist auch ein Stück Aufklärung darüber, was in den Lizenzen schon enthalten ist. Wir erleben es ständig:
Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 bereits — nutzen aber nur E-Mail und vielleicht Word. Da liegt so viel Potenzial brach: Teams, SharePoint, Intune, Autopilot. Wir helfen, das freizuschalten.
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Was Geschäftsführern dabei am wichtigsten ist, hören wir in jedem Erstgespräch — Planbarkeit:
Was mich bei unserem alten Dienstleister wahnsinnig gemacht hat: jeden Monat andere Kosten. Mal 200 Euro, mal 2.000. Wir brauchen Planbarkeit — Festpreise, die von Anfang an klar sind.
Diesen Ansatz nutzen wir auch in unseren Cloud-Leistungen zum Festpreis und im breiteren Managed-IT-Service — damit IT-Kosten kalkulierbar bleiben statt jedes Jahr aufs Neue zu überraschen. Wie ein solches Aufräumen in der Praxis abläuft, zeigt unsere Fallstudie vom Lizenz-Chaos zur sauberen M365-Umgebung in 20 Stunden. Wer tiefer ins Modell einsteigen will, findet die Grundlagen in unserem Überblick zu Microsoft-365-Kosten und Paketen sowie im Microsoft-365-Lizenzmodell kurz erklärt.
Ihr nächster Schritt
Die nächste Verlängerung ist Ihr Hebel. Bis dahin zahlen Sie den alten Preis — und genau dieses Fenster sollten Sie für ein Lizenz-Audit nutzen, bevor die Erhöhung voll durchschlägt.
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