#38 – Hidden Tools | Microsoft 365

Hallo und herzlich willkommen zu Folge 38. Moin Dennis. Hallo Philip. Hidden Tools ist das Stichwort. Genau, Hidden Tools in Microsoft 365, da soll es heute gehen. Ich glaube, sonst könnte die Folge endlos werden, aber auch bei Microsoft verstecken sich so die einen oder anderen Programme. Ist schon teilweise fast zu groß, aber Tools trifft es ganz gut. Die wenigsten kennen die aber wirklich einen großen Nutzen bringen können. Und ich habe herausgesucht.

Ich glaube, wir haben das ja schon mal so ein bisschen geteasert in gewisser Art und Weise während unserer Road to Office oder Microsoft 365. Da haben wir schon das ein oder andere so ein bisschen angesprochen. Und Hintergrund dessen, warum wir das nochmal aufgreifen, ist ja letztendlich, dass das im weitesten Sinne Tools sind, die jeder da draußen, der eine Office 365 Lizenz hat, also die meisten da draußen, die eine 365 Lizenz haben, jedenfalls monatlich bezahlt und im Zweifel eben nichts davon weiß und es schon gar nicht benutzt.

Genau richtig. Die meisten oder viele unserer Kunden nutzen ja eine Microsoft 365 Business Premium Lizenz, einfach weil die vom Funktionsumfang her wahnsinnig gutes Preis-Leistung stimmt da absolut. Und da sind zumindest von den Tools, die ich heute anspreche auf meiner Liste, alle mit enthalten. Ich würde mal sagen, wir fangen mit dem Produkt an, was wir schon mal angeteasert haben, was so heimlicher Favorite ist und was der eine oder andere vielleicht schon kennt, wenn er mal auf unseren Terminlink hg-it.de-termin gegangen ist. Dann kommt er nämlich auf ein Tool von Microsoft, das nennt sich Bookings. Und ja, da kann man sich Termine buchen. Das kann man beliebig konfigurieren, man kann da auch beliebige Services anbieten. Läuft immer darauf hinaus, dahinter ist ein Kalender eines Benutzers und ich kann Termine anbieten. Das kann auch ein Friseurtermin sein oder was auch immer. Und dann werden von dem Tool freie Slots angezeigt und derjenige, der sich den Termin bucht, und kriegt dann die freien Termine angezeigt, kann sich selber ein aussuchen und darüber Terminbuchung und Terminabstimmung deutlich vereinfachen. Richtig.

Und es ist wie gesagt inkludiert in der Lizenz. Ich glaube, dass das viele vielleicht Calendly kennen. Das gibt es auch da draußen. Das ist auch eine kostenpflichtige Art und Weise, das Ganze abzubilden. Aber im Zweifel eben warum noch mehr Geld ausgeben, wenn das sowieso in der Lizenz drin ist?

Naja, zumal Calendly dann eben auch nochmal extra verbunden werden muss mit meinem Microsoft-Kalender. Und mit Bookings hab ich's alles aus einem Haus. Oder zahl's im Zweifel halt schon mit.

Ja, und das ist ein ganz guter Punkt. Ich hab nämlich To-Do rausgesucht. Mhm. Was man auch mittlerweile ja schon, wahrscheinlich schon seit längerer Zeit, ich hab's die letzten Monate bewusster wahrgenommen,

auch in Outlook Platz findet.

Sodass man's daraus direkt benutzen kann. Und ich glaube, dass auch da relativ viele Leute noch so eine To-Do-App vielleicht auf dem Handy haben und dann vielleicht auch manchmal gar nicht wissen, wie kriege ich denn jetzt meine To-Do's, die ich mir hier ins Handy gespeichert habe, eigentlich auf meinen Rechner. Und auch da, warum nicht die Lösung aus einer Hand nehmen. To-Do gibt es als App auch für iPhone und Android und wird dann eben mit dem entsprechenden Microsoft-Konto synchronisiert, sodass auch meine To-Do-Listen auf allen Geräten, die ich so benutze, immer auf dem gleichen Stand sind.

Spannende Sache auf jeden Fall, gerade das Thema Synchronisation steht ja im Vordergrund. Die meisten haben ja mehr als ein Gerät, nämlich ein Laptop oder PC und ein Smartphone. Viele haben auch ein Tablet. Das alles synchron zu halten, warum nicht sich da eben unterstützen lassen von dem, was man eh bezahlt. Ja, ein Tool, was bei mir noch auf der Liste steht, ist Microsoft Forms. Und Forms ist ein Programm oder ein Online-Tool, mit dem ich Formulare erstellen kann, wie der Name es vermuten lässt, und die ich dann teilen kann. Und kann ich entweder nur intern freischalten innerhalb meines Unternehmens oder ich kann es freischalten auch für Externe und über einen Link einfach verteilen. und kann damit zum Beispiel Umfragen erstellen. Also wenn ich sagen würde, zum Beispiel, ich will mal abfragen für die nächste Firmenfeier, was soll es da zu essen geben, was soll es zu trinken geben und hat irgendjemand Wünsche, was gemacht werden soll, könnte ich dafür einfach ein Formsdokument erstellen, kann das teilen innerhalb meiner Firma und die Ergebnisse der Umfrage werden dann entweder anonym oder eben mit Nennung des Namens in einer Excel-Tabelle gesammelt. Und dann kann ich darauf zugreifen und kann mir die Ergebnisse angucken, auswerten, habe alle Möglichkeiten, die Daten eben weiter zu verarbeiten.

Sehr cool. Kannte ich tatsächlich bis, ich glaube, letzte oder vorletzte Woche auch nicht, bis wir hier intern an einem Punkt waren, wo es galt, ein, ich nenne es einfach mal einen Bericht erstellen zu können und den zentral zu speichern. Und da ist dann Forms das erste Mal in mein Leben getreten sozusagen. Und ja, es funktioniert sehr gut.

Ist vor allen Dingen denkbar einfach. Ja, super. Wirklich einfach Klick, Klick, Klick und fertig. Einfach die Elemente zusammenschieben. Und man hat wahnsinnig viele Fragelemente auch zur Auswahl. Ich kann also Textfelder einblenden, ich kann Auswahlfelder, mehrfach Auswahlfelder. Ich kann auch Bild-Uploads mit anbieten darüber, je nachdem, was für Daten ich dann irgendwo sammeln will oder muss.

Ja, an der Stelle vielleicht mal ganz kurz, was mir gerade auffällt oder worüber ich

mir Gedanken gemacht habe.

Ich habe das das eine oder andere Mal schon gehört, dass jemand sagte, in dem großen Microsoft-Mitbewerberumfeld, also sprich Google Workspace, da hat man es ja oft so, dass, wenn ich mich zum Beispiel auf so Internetseiten von so To-Do-List-Anbietern etc. oder eben so was wie Calendly etc. anmelden will, kann ich das hier immer auch automatisch schon mit meinen Google-Credentials machen. Und ich glaube, dass das ein ganz guter Moment ist, um zu sagen, dass man das eben bei Microsoft in diesem Umfeld dann gar nicht tun muss, sich da auf die Suche begeben nach irgendwelchen anderen Alternativen, sondern es ist halt einfach alles bestäubt, hat dieser 365-Umgebung, wird aber vielleicht gar nicht so wahrgenommen, weil da auch vielleicht seitens Microsoft das Marketing so ein bisschen fehlt.

Ja, beziehungsweise vor allen Dingen auch, weil da das einfach auch so viele Produkte sind, die da drunter sind. Also wir haben ja noch ein paar auf der Liste. Ein guter Einstiegspunkt dafür, wenn man einfach mal schauen möchte, was habe ich denn eigentlich so drin bei mir in der Lizenz, dann kann man einfach unter office.com, die sogenannte Office-Startseite quasi sich aufrufen. Und da gibt's links ein Menü, da sind die Apps drin, da kann ich in alle Apps reinspringen, kann mal schauen, was gibt es da. Und dann kann man einfach mal gucken, sich umschauen und schauen, vielleicht findet man etwas, was interessant ist oder was man gebrauchen kann. Das ist ein ganz guter Ausgangspunkt.

Ich hab noch Planner notiert, tatsächlich. Da geht es ja so ein bisschen darum, Projektmanagement im weitesten Sinne abzubilden, Aufgabenverteilung in einzelnen Projekten. Das kann man dann auch ganz nett mit so Zeitstrahlen darstellen. Wer ist wann mit was dran, wann sollte das Projekt abgeschlossen sein. Also eine klassische, ja doch noch einfache, glaube ich, Projektmanagement.

Ja genau, Ausgangspunkt ist immer so ein Can-Man-Board. Und man kann aber eben dann einzelne Tasks anlegen und die eben auch mit Zeiten versehen und darüber sich dann eben auch so einen Zeitstrahl generieren lassen. Also ich glaube auch für viele ausreichend.

Das hat so ein bisschen was von so einem Netzplan, den man früher in der Schule erstellt hat. Ich weiß nicht, ob das noch jemand kennt, aber im Projektmanagement gab es immer so Netzplanis, glaube ich.

Ja, das ist für viele, glaube ich, echt ausreichend. Also viele brauchen glaube ich nicht mehr als das, um so ihr kleines Projektmanagement abzubilden.

Genau, es ist natürlich noch nicht mit MS Project oder dergleichen zu vergleichen, aber wie du schon sagst, für kleine bis mittelständische Unternehmen kann das in Zweifel auch schon reichen.

Genau, oder für einfache kleine Abteilungen, wo man irgendwie sagt, wir haben ein paar Aufgaben, die man verteilen muss. Ja, ist das eine mögliche Option. Ich habe ein Tool noch, das ist noch um einiges mächtiger auf meiner Liste, und zwar Power Power Automate. Und Power Automate ist so die Schaltzentrale zwischen diesen ganzen Tools. Mit Power Automate kann ich Automatisierungen erstellen, die diese ganzen einzelnen Tools miteinander vernetzen können. Ich gebe mal ein Beispiel. Ich kriege einmal am Tag eine ... eine E-Mail von einem bestimmten Lieferanten. Da ist eine Preisliste drin. Und jetzt muss ich jeden Tag diese E-Mail nehmen, ... ... den Anhang speichern, den Anhang in einen bestimmten ... ... Sharepoint-Ordner schieben und dann die E-Mail ... ... nach Hauweite leiten ans Team. Das ist eine Sache, die mache ich jeden Tag, ... ... immer wieder. Und wenn ich krank bin, macht sie leider keiner.

Das klingt ein bisschen, als könnte man das automatisieren.

Klingt nach einem klassischen Automatisierungstask. Und genau da kann Power Automate zum Beispiel reinspringen. Und ich kann dann in Power Automate eine Automatisierung erstellen, bei der ich sage, wenn eine E-Mail eingeht von diesem Absender mit diesem Betreff mit einem Dateianhang, dann speichere ich diesen Dateianhang in dem folgenden Sharepoint Ordner und leite die E-Mail weiter an folgende Empfänger. Ich kann auch sagen, poste noch eine Nachricht in Microsoft Teams oder erstelle mir eine Aufgabe in meiner To-Do App. Es gibt, ich glaube inzwischen weit über 100 verschiedene, die nennen es Konnektoren, also Verbindungen zu anderen Microsoft-Apps, teilweise auch Drittanbieter-Apps. Asana zum Beispiel ist auch integriert, Projektmanagement-Software. Und dann kann ich eben bei bestimmten Auslösern, eben wie Eingang einer E-Mail oder Hinzufügen auch einer Zeile in eine Excel-Tabelle, kann ich dann eben bestimmte Tätigkeiten daraus generieren. Und der eine oder andere mag das kennen. Es gibt auch Drittanbietertools wie If This Then That oder Zapier. Die sind natürlich noch ein bisschen weiter verbreitet in andere Tools rein, aber gerade für die Vernetzung untereinander in dem Microsoft-Bereich ist Power Automate, glaube ich, unschlagbar. Lässt sich wirklich viel, viel mit abbilden, kann man echt spannende Sachen mit machen. Und das Schöne ist, man muss da nicht von Null starten, sondern es gibt eine Skript-Bibliothek, kann man sagen, mit Vorschlägen für Automatisierung. Und die kann man mit einem Klick einfach übernehmen und sagen, okay, das klingt cool, das will ich auch haben.

Das sind ja wahrscheinlich auch so erfahrungswertenbasierende Empfehlungen, die die Masse nimmt, würde

ich jetzt mal unterstreichen. Genau, die sind zum einen halt eben welche, die einfach viel genommen werden und sind Das sind halt eben Vorschläge von Microsoft, um das ein bisschen in Gang zu bringen, um auch den Einstieg ein bisschen zu erleichtern.

Power Automate, das klingt jetzt grad so ein bisschen, als könnte man da noch mal gesondert drüber sprechen, oder?

Da kann man sicherlich noch die eine oder andere Folge mit füllen. Das ist eigentlich schon mehr als ein Tool, das ist sehr umfangreich.

Ja, sehr cool. Hört sich gut an. Ich hab's gehört, beiläufig gelesen, aber selber noch nie benutzt. Ähm ... Ja. Hast du noch eins? Ich hab keins mehr. Du hast bestimmt noch eins.

Genau. Ich hab noch eins und ich hab noch zwei sogar. Ähm, zum einen ganz kurz Microsoft Stream. Ich sag mal, das ist so das firmeninterne YouTube.

Wie der Name vermuten lässt. Genau, richtig.

Also, man kann Videos hochladen, die aufgezeichneten Besprechungen aus Microsoft Teams werden automatisch dort hochgeladen. Ich kann aber auch beliebige andere Videos hochladen und darüber dann im Unternehmen oder auch mit extern teilen. Und dann habe ich, ja, mein Unternehmens eigenes YouTube, kann darüber eben Videos teilen, wie mir beliebt, und kann die eben auch daraus in anderen Plattformen einbinden.

Sehr beliebt wahrscheinlich für so Tutorials, Onboardings, Anleitungen.

Genau, ja. Solche Sachen sind wunderbar da aufgehoben. Auch da, warum die Daten noch mal irgendwo anders hinpacken, wenn ich sie einfach da lassen kann, wo sie auch entstanden sind. Man zahlt es mit. Einfach mal benutzen, auch wieder über Portal beziehungsweise Office.com und dann dann dort Stream aufrufen. Und das andere Tool, was es noch gibt, was ich auch spannend finde, ist Microsoft Lists. Das ist dann schon wieder tatsächlich ein bisschen spezieller. Mit Lists kann ich bestimmte bestimmte, ja, fast, man könnte sagen, fast Excel-Listen erstellen. Also ich kann mir Spalten in bestimmter Form arrangieren und kann dann dort einzelne Zeilen hinzufügen. Wir nehmen als Beispiel, ich habe vielleicht eine Liste mit, wir nehmen einfach mal eine Einkaufsliste. Und da möchte ich immer für jedes Teil, was ich einkaufen will, muss ich haben einen Namen, einen Hersteller, einen Preis und einen Laden, wo es das gibt. Dann kann ich mir diese Liste erstellen und kann dann dort die Einträge hinzufügen. Ich kann auch da wieder Vorhöre geben, zum Beispiel bei dem Feldhersteller gibt es eine Auswahlliste dahinter, all solche Dinge. Und kann diese Listen dann von da aus auch wieder automatisieren mit Power Automate, kann sie nach Excel exportieren oder kann sie eben daran noch abarbeiten.

Klingt auch schon fast ein bisschen mächtiger als ein klassisches Hidden Tool, oder?

Genau, kann sehr, sehr mächtig sein, je nachdem, was man auch damit anstellt. Auch da, und das finde ich auch sehr, sehr spannend, gibt es Vorlagen, die man verwenden kann. Zum Beispiel für sowas wie eine Reiseanfrage oder ein Onboarding-Ablaufplan. Und ja, das kann ich mir einfach auch mit ein paar Klicks übernehmen und auch da wieder von da aus dann als Ausgangspunkt meine eigene Listen erstellen.

Nicht schlecht. Ich glaube, das waren gute Hidden Tools. Ich glaube, dass viele ZuhörerInnen hier eine Menge mitgenommen haben, dass ihnen so noch nicht bewusst war. Und an dieser Stelle sei nochmal angemerkt, sie bezahlen bereits dafür.

Genau. Und ja, wenn das an Informationen noch nicht reicht, dann einfach den Bookings-Link.

Dann benutzen Sie doch Bookings.

Genau. hagel-it.de slash Termin aufrufen und einen Gesprächstermin mit uns buchen.

Perfekt. Philip, vielen Dank. Bis in zwei Wochen. Nächste Woche gibt es wieder 5 Minuten IT.

So ist es. Bis dann. Tschüss.

Untertitel im Auftrag des ZDF für funk, 2017