#46 – E-Mail Signaturen zentral verwalten

Hallo und herzlich willkommen zu HITcast Folge 46. An meiner Seite, wie alle zwei Wochen mittlerweile, Philip. Hallo Philip. Moin Dennis.

Ja, alle zwei Wochen mittlerweile, das liegt daran, ich glaube, das hat hoffentlich inzwischen jeder mitbekommen, dass wir die Woche dazwischen jeweils ein kurzes 5-Minuten-Update geben. Aber da ja alle, die jetzt zuhören, regelmäßig zuhören, wissen natürlich alle Bescheid, ganz klar.

Ich denke das auch, ja. Worum soll es heute gehen?

Ja, heute geht es um E-Mail-Signaturen. Klingt erstmal langweilig, ist es auch, so viel gleich vorweg, aber trotzdem ja ein wichtiges Thema, denn jede E-Mail, die nach außen versendet wird, repräsentiert ja auch ein Stück weit das eigene Unternehmen. Ja. Und so eine professionelle Außendarstellung, eine professionelle Kommunikation, man achtet bei allem drauf, Visitenkarten sind toll und Website und alles wird. Und dann kommt da so eine schäbige E-Mail daher mit so einer Signatur, die nicht richtig eingerückt ist. Ich glaube, jeder hat sowas schon mal gesehen. Da ist dann die Telefonnummer, darunter steht eine Faxnummer, wer auch immer heute noch Fax braucht, aber die steht halt da drunter, aber das ist dann so verschoben. Ja, und darum soll es heute gehen.

Okay, also das heißt im Prinzip, wir vereinfachen das Ganze technisch.

Ja, genau.

Weil man kennt das ja eigentlich, man hat so einen klassischen E-Mail-Klienten und da gibt es irgendwo meistens ganz, ganz tief versteckt in Optionen dieses Tools die Möglichkeit, sich eine Signatur zu bauen, sag ich mal am weitesten. Da kann man dann ganz schön irgendwie alles reinschreiben, dann kann man das markieren und sagen, mach das mal von Arial zu Verdana.

Und dann machst du Comic Sans.

Genau, Comic Sans, das war früher ein großes Thema tatsächlich. Ja. Und dann habe ich eine Signatur, aber das führt natürlich, wenn man das mal ganz nüchtern betrachtet, schnell dazu, dass da jeder macht, was er will.

Ja, das geht schon einen Schritt vorher los. Zum einen macht dann jeder, was er will. Das wird häufig dann kopiert, also man kriegt dann irgendwie von einem anderen Kollegen oder Kollegin so eine Mail geschickt und dann heißt es ja, kopier mal raus und kopier mal bei dir rein. Ja, stimmt. Dann vergisst man aber die Mail anzupassen und dann stimmt die Telefonnummer nicht. Das ist alles völlig durcheinander und noch viel schlimmer ist aber. Man kriegt das vielleicht gar nicht geschickt und irgendwann sagt jemand, sag mal, schickst du eigentlich Mails ohne Signatur raus? Oh ja. Und dann fehlt in den letzten zwei Monaten einfach die Signatur, weil man neu angefangen hat. Also da ist so viel, ja, so viel Potenzial, dass es schief geht, entweder gar nicht gesendet wird oder eben völlig blöd aussieht. Ja, genau.

Jetzt leben wir aber auch in einem relativ modernen Zeitalter, möchte ich mal unterstellen. Und da muss es ja auch eigentlich gar nicht mehr sein, dass sich da jemand drum kümmert. Man muss so richtig händisch, oder? Also vielleicht einmal und nie wieder, das wäre toll.

Ja, schön, dass du fragst. Natürlich gibt es das. Das ist gut. Also es gibt natürlich auch dafür Lösungen, die ja E-Mail-Signatur-Management anbieten. Heißt, ich kann dann an zentraler Stelle eine einheitliche Unternehmenssignatur festlegen, die immer gleich aussieht und an jede Mail angehängt wird. Ja, genau.

Da habe ich gleich, da möchte ich noch was sagen.

Da möchte ich gleich reingrätschen. Bitte.

Dass sie für jeden gleich aussieht, ist ja prinzipiell der richtige Gedanke. Aber es wäre natürlich ärgerlich, wenn da dann auch bei jedem das Gleiche drinsteht im ersten Step. Ja. Also wir unterstellen mal, den Namen wenigstens zu ändern. Aber dann gibt es ja auch noch so verschiedene Kriterien, wie jeder hat vielleicht eine andere Durchwahl. Klassisch die E-Mail-Adresse sollte natürlich die richtige sein. Und dann ist ja aber vielleicht auch jemand, der hat im Zweifel eine ganz andere. Ihre Berufsbezeichnung gehört zu einer ganz anderen Abteilung. Also das muss ja schon ein bisschen präziser gestaltet werden, das Ganze.

Ja, das wäre ganz gut, wenn nicht bei jedem der Name des Geschäftsführers drunter steht. Das ist in der Außenwirkung dann auch besonders gut, ja. Ist natürlich gegeben. Also man kann das zum einen natürlich in den Programmen selber festlegen. Aber sinnvoll ist es natürlich auch da, etwas zu nutzen, was ich eh schon habe. Wir haben ja immer gerne unseren Musterkunden, unser Musterkunde. Und ja, nutzt für seine Mails natürlich Microsoft 365, den Exchange Online. Und damit hat er auch eine, ja, eine, eine online Nutzer-Datenbank. Ja, also jeder Mitarbeiter ist ja angelegt da, damit er eine E-Mail-Post hat. Und an diesem Benutzer hängen noch so weitere Attribute, wie zum Beispiel die Telefonnummer, E-Mail-Adresse ist klar. Aber da kann man auch noch sowas anhängen wie eine Berufsbezeichnung, was auch immer, was man möchte. Und so eine E-Mail-Signatur. Ein E-Mail-Signatur-Programm kann sich genau diese Informationen dann holen. Und dementsprechend steht dann, wenn du eine Mail sendest, drunter Dennis Kreft. Bei mir steht drunter Philip Kratz. Es steht bei jedem von uns die richtige Telefonnummer drunter. Genau. Also irgendwo zentral immer gleich, aber natürlich individualisiert für jeden, der E-Mails versendet. Aber halt immer der gleiche Inhalt im gleichen Aussehen.

Das heißt, im weitesten Sinne ist die die einzige Herausforderung, in Anführungszeichen,

dass ich eben eine sauber gepflegte Datenbank meiner Mitarbeiter mit jeweiliger Telefonnummer, Berufsbezeichnung etc. habe. Korrekt, genau. Ja, man kann das so einstellen. Das ist immer ganz nett, wenn jetzt zum Beispiel, ja, fängt ein Mitarbeiter an. Ich habe bei allen die Mobilnummer eingetragen. Die wird auch in der Signatur angezeigt. Jetzt fängt jemand an, der hat noch keine Mobilnummer oder hat vielleicht generell, kriegt kein Firmentelefon. Da kann man das auch so konfigurieren, dass dieses E-Mail-Signatur-Programm dann diesen Bereich, komplett auslässt. Also steht dann nicht mobil und dahinter einfach keine Rufnummer, sondern das wird dann komplett ausgelassen, sodass man auch nicht das Gefühl hat, da fehlt jetzt irgendwie etwas. Also so smart sind diese Tools dann auf jeden Fall, dass man genau zum einen diese Kontaktdatenbank natürlich pflegen muss, aber eben auch nur das, was auch wirklich da ist, dann auch verwendet wird.

Ja, jetzt haben wir so ein bisschen, das hört sich so ein bisschen danach an, als hätte ich jetzt meine E-Mail. Ich verschicke die, dann steht da unter mein Name und dann steht da ganz viel Text.

Meine Telefonnummer, meine Abteilung, meine Durchwahl.

Wie ist es mit so, die meisten haben ja ein Firmenlogo, würde ich mal unterstellen. Ist das auch drin oder ist es wirklich nur Text?

Nee, ich kann tatsächlich komplett Inhalte einbinden, wie ich möchte. Ich kann die auch regelmäßig wechseln, das ist halt auch ganz smart. Ich kann zum Beispiel, man kennt das manchmal, kriegt man so E-Mails, da ist so ein Werbebanner drunter. Wird auf irgendeine Messe hingewiesen, die dann am 1.3. stattfindet oder was. Und dann sagt man immer, ja. Dann muss ja bei einem klassischen Signatursystem, wie du es anfangs beschrieben hast, müsste ja jeder Mitarbeiter in seinem E-Mail-Programm dieses Bild einfügen und dann auch rechtzeitig wieder rausnehmen. Das ist ja de facto nicht wirklich darstellbar. Und auch sowas kann ich dann darüber einbinden, zentral organisiert, unternehmensweit einbinden und habe das dann immer drin und kann es dann auch zu einem gewissen Zeitpunkt eben wieder rausnehmen lassen. Also ja, Grafiken, Logos, Werbebanner etc. Das ist... Geht auch, ja.

Okay, und ist das quasi eine Lösung von Microsoft Office 365 oder muss ich mir da was dazukaufen? Also wie gehe ich das an, wenn ich jetzt sage, okay, das klingt ganz cool. Darüber würde ich nachdenken, das würde ich mir mal anhören. Wie wird das gelöst?

Ja, man kann mit Microsoft 365-Bordmitteln auch schon ein bisschen was machen in die Richtung. Das ist aber doch schon... Schon limitiert. Und wenn man wirklich so diesen vollen Umfang haben möchte mit eben auch mal Grafiken und Banner und allem drum und dran, dann empfehlen wir da eine Drittanbieterlösung zu nehmen. Die wird dann lizenziert, angebunden, verknüpft mit dem Microsoft 365 und die kann dann eben diese Banner automatisch einfügen, diese Signaturen automatisch einfügen beim Versenden einer E-Mail. Hat dann eben auch die Funktionalität, dass sie auch vom Handy natürlich eingefügt wird. Also egal, ob ich jetzt vom PC, vom Webbrowser oder vom Handy aus meine E-Mail sende, auch die kriegt immer die gleiche Signatur. Also ja, ist eine Drittanbieterlösung, Kosten, kleinen Taler dazu. Ist aber tatsächlich preislich echt überschaubar. Und vor allen Dingen, so ein bisschen Spoiler, die kann auch noch ein bisschen mehr. Also es gibt da durchaus dann die Möglichkeit, neben den Signaturen auch noch weitere Funktionalitäten mit freizuschalten und zu nutzen. Da können wir vielleicht in einer der nächsten Folgen nochmal drauf eingehen. Was geht damit eigentlich noch so ein bisschen?

Jetzt musst du schon, es ist ein bisschen was. So ein kleiner Spoiler.

Ja, zum Beispiel das Thema E-Mail-Archivierung. Oder vielleicht auch so das Thema Spam- und Mailware-Schutz. Ja, gut.

Also ja, danke fürs Teasern. Aber ich gebe dir recht, das geht jetzt für eine Folge, in der es quasi um eine globale oder zentrale Verwaltung, von E-Mail-Signaturen gehen sollen, da ein bisschen zu tief rein vermutlich. Genau, ja.

Also Fakt ist, da geht noch ein bisschen mehr. Das alles gekoppelt eben mit Microsoft. Das heißt, ich habe da eben auch nicht irgendwie die Notwendigkeit, dass ich, ja, wenn irgendwie ein neuer Mitarbeiter anfängt, nochmal wieder ein extra Tool habe, wo was angelegt werden muss. Sondern das ist alles miteinander verknüpft. Ja, genau. Sehr cool. Das klingt gut.

Ja, ich würde sagen, das war ein kurzer, prägnanter, schneller Exkurs ins Thema,

E-Mail-Signaturen.

Am Ende bleibt, wie immer, der Verweis, wenn das interessant klang, dann gerne hagel-it.de slash Termin. Termin mit uns oder einem unserer Kollegen buchen.

Und wir versuchen zu unterstützen.

Wir versuchen das nicht nur, wir machen das auch. Von mir auch vielen Dank fürs Zuhören und bis in 14 Tagen. Bis in zwei Wochen. Danke dir.