Kalender-Apps haben in der Geschäftswelt Wunder bewirkt. Sie haben es so viel einfacher gemacht, Besprechungen mit Kollegen zu planen, Projekte zu verwalten und die Produktivität zu steigern.Aber die Dinge können kompliziert werden, wenn Sie möchten, dass jemand außerhalb Ihres Unternehmens Ihren Kalender einsehen kann.Glücklicherweise bewältigt Office 365 diese Herausforderung. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihren Kalender schnell freigeben können.
Outlook-Kalender-Freigabe anfordern — in 30 Sekunden: In Classic Outlook (Desktop) → Reiter „Start" → „Kalender öffnen" → „Aus dem Adressbuch" → Person auswählen → Outlook sendet automatisch eine Freigabeanfrage per E-Mail. In New Outlook und OWA (Web) → linke Seitenleiste → „Kalender hinzufügen" → „Aus Verzeichnis hinzufügen" → Adresse eingeben → Berechtigungsstufe wählen. Im Microsoft 365 Admin Center steuert der Admin unter „Organisationseinstellungen → Kalender" die Standardrichtlinien für externe Freigaben (Verfügbarkeit / Eingeschränkt / Vollständig).
Kalenderfreigabe in Outlook und OWA — die 4 Wege 2026
Microsoft 365 bietet 2026 vier Wege, einen Outlook-Kalender freizugeben oder eine Freigabe anzufordern — je nach Client und Use-Case:
- Classic Outlook für Windows — Reiter „Start” → „Kalender freigeben” sendet eine Freigabeeinladung mit Berechtigungsstufe an interne oder externe Empfänger. „Kalender öffnen → Aus dem Adressbuch” fragt aktiv einen fremden Kalender an.
- New Outlook für Windows (das Mail-/Kalender-App ab 2024 standardmäßig vorinstalliert) — Kalender-Einstellungen → „Freigabe und Berechtigungen” → Adresse + Berechtigungsstufe. Identisches UI wie OWA, weil die App auf der Web-Codebasis basiert.
- Outlook Web (OWA) —
outlook.office.com/calendar→ „Kalender freigeben” oben rechts → Adresse + Stufe wählen. Empfänger bekommt eine Einladungsmail. - Outlook Mobile (iOS/Android) — Bereits geteilte Kalender lassen sich anzeigen und mit Tap-Tipp einblenden. Neue Freigaben aktiv anfordern geht über Mobile aber nicht — dafür Desktop oder Web nutzen.
Für die meisten Hamburger KMU, die wir betreuen, ist der schnellste Weg: OWA im Browser öffnen, Freigabe versenden — das funktioniert plattformunabhängig und ohne Outlook-Profile pflegen zu müssen. Mehr zum Setup im Managed-Microsoft-365-Paket.
So teilen Sie den Kalender von Office 365 mit bestimmten Personen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kalender Freigeben“ im Menü „Start“ am oberen Rand Ihres Office 365-Kalenders. Dadurch wird ein E-Mail-Fenster geöffnet, in das Sie die Adressen der Personen eingeben können, die Ihren Kalender sehen möchten.
Von diesem Fenster aus können Sie den Umfang Ihres Kalenders einschränken, indem Sie zwischen Nur Verfügbarkeit, Eingeschränkte Details oder Vollständige Details wählen. Bei den beiden letzteren werden den Empfängern die Namen der Besprechungen und Teilnehmer der Termine in Ihrem Kalender angezeigt, während bei der Nur-Verfügbarkeit die geplanten Termine einfach als Besetzt angezeigt werden. Nachdem Sie die Einladung versendet haben, erhalten die Empfänger eine E-Mail mit einem Link zur Anzeige Ihres Kalenders in einem Webbrowser.
So veröffentlichen Sie einen Office 365-Kalender
Wenn Sie es vorziehen, einen Link zu haben, den Sie jederzeit in einer Vielzahl von Kanälen freigeben können, klicken Sie auf die Schaltfläche Online veröffentlichen im Menü „Start“ oben im Kalender von Office 365. Klicken Sie im Dropdown-Menü zunächst auf Diesen Kalender veröffentlichen und dann auf Diesen veröffentlichten Kalender konfigurieren. Dadurch wird ein Link erstellt, den Sie an Mitarbeiter außerhalb Ihrer Organisation weitergeben können. Solange Sie die Sichtbarkeit Ihres Kalenders nicht ändern, können sie diese URL öffnen und Ihre Verfügbarkeit anzeigen.
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Erstgespräch buchen →So geben Sie Ihren Kalender frei, damit andere ihn verwalten können
Benutzer, die die administrative Kontrolle über ihren Office 365-Kalender haben, können spezielle Freigabeeinstellungen einrichten, die es jemand anderem ermöglichen, Einladungen zu versenden und zu beantworten. Klicken Sie im Fenster Datei -> Informationen -> Kontoeinstellungen auf die Schaltfläche „Zugriffsrechte für Stellvertretungen“. In diesem Fenster können Sie Delegierte hinzufügen oder entfernen und konfigurieren, wie viel Kontrolle sie über Ihren Kalender haben.
Selbst etwas so Einfaches wie die gemeinsame Nutzung Ihres Kalenders außerhalb Ihrer Organisation hat das Potenzial, die Produktivität und Effizienz Ihres Büros zu steigern. Wenn Sie Fragen zur Verwendung verschiedener Aspekte von Office 365 haben, setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.
Wer den Schritt weiter gehen will: Unsere Cloud-Beratung zum Festpreis richtet Kalender-, Postfach- und Berechtigungsstrukturen so ein, dass Freigaben, Stellvertretungen und externe Termin-Buchungen ohne Reibung funktionieren. Für Teams, die Termine und Chat in einem Tool zusammenführen wollen, lohnt parallel ein Blick auf Microsoft Teams für Unternehmen — Teams-Besprechungen schreiben sich automatisch in den Outlook-Kalender und teilen die Verfügbarkeit über Tenantgrenzen hinweg.
