Inhalt in Kürze
- Rund 20 Altgeräte standen nach einem Büroumzug in einer Hamburger Vertriebsniederlassung – nach Einschätzung der Niederlassung sind etwa 80 % davon nicht mehr für den Geschäftsalltag geeignet.
- Bei fest verbauter SSD hilft kein Schraubenzieher – muss er auch nicht. Das BSI verlangt Überschreiben oder Schlüssellöschung, ein Ausbau ist dafür nicht nötig. Vereinbart ist eine softwarebasierte, unwiderrufliche Löschung mit Protokoll für die Akte.
- Gegen den nächsten Gerätefriedhof helfen eine Geräteliste mit Seriennummern und ein Vergleich von Kauf, Miete und Leasing – auch für Smartphones und Tablets.
- Nebenbei vereinbart: Sobald die Mitarbeiterliste da ist, nimmt der IT-Support Anfragen nur noch von Absendern auf dieser Liste an. Alles andere wird telefonisch geprüft.
Altgeräte sicher löschen klingt nach einer Aufgabe für einen ruhigen Freitagnachmittag. Bis man vor einem Tablet steht, das sich nicht aufschrauben lässt. Diese Fallstudie zeigt, wie eine Hamburger Niederlassung das Problem angeht – und was ein Geschäftsführer daraus mitnehmen kann.
| Steckbrief | Der Fall auf einen Blick |
|---|---|
| Branche | Vertrieb, Niederlassung eines internationalen Industriekonzerns |
| Größe | kleine Niederlassung, Arbeitsplätze mit 2-in-1-Tablets, Notebooks und Macs, dazu Smartphones und Tablets im Vertrieb |
| Standort | Hamburg |
| Ausgangslage | rund 20 Altgeräte nach einem Büroumzug, Speicher teils fest verbaut |
| Leistung | Löschung mit Protokoll, Vergleich Kauf/Miete/Leasing, Absicherung des Supports |
| Zeitraum | Spätsommer, Umsetzung läuft |
Altgeräte sicher löschen: Die Ausgangslage nach dem Umzug
Die Niederlassung ist Bestandskunde bei uns. Ein Teil der Verwaltung von Endgeräten und Microsoft 365 liegt bei der zentralen IT des Konzerns. Wir betreuen vor Ort die Geräte, die Einrichtung und die Beschaffung.
Nach einem Büroumzug kam beim Betreuungsgespräch ein Thema auf den Tisch: alte Rechner, die im Büro stehen. Niemand nutzt sie, niemand will sie wegwerfen, denn auf ihnen liegen Daten.
Die Zahlen stammen aus der Einschätzung der Niederlassung selbst. Das Ziel war klar formuliert: aussortieren, was nicht mehr taugt. Weitergeben, verkaufen oder verschrotten. Und künftig kein totes Kapital mehr in Form von Geräten, die herumstehen.
Dazu kommen die Mobilgeräte. Smartphones und Tablets im Vertrieb und bei den Führungskräften sollen ersetzt werden, weil ihre Sicherheitsupdates auslaufen.
Das eigentliche Problem: Die SSD lässt sich nicht ausbauen
Der klassische Weg bei alten PCs: Festplatte raus, Festplatte in den Schredder, Gerät zum Wertstoffhof. Das funktioniert bei Geräten, deren Datenträger man ausbauen kann.
Bei manchen flachen Notebooks und 2-in-1-Tablets lässt sich der Speicher aber nicht oder nur mit Spezialwerkzeug ausbauen, bei manchen sitzt er fest auf der Hauptplatine. Wer ihn trotzdem herauslöst, zerstört das Gerät. Das Gerät ist dann auch für eine Weitergabe verloren.
Das BSI hat dafür klare Vorgaben. Im IT-Grundschutz-Baustein CON.6 „Löschen und Vernichten“ steht: Digitale Datenträger müssen vollständig mit Zufallswerten überschrieben werden. Wurden sie verschlüsselt eingesetzt, müssen sie durch sicheres Löschen des Schlüssels gelöscht werden. Ein Ausbau ist dafür nicht nötig. Für Datenträger, die fest in sonstigen Geräten stecken, verlangt das BSI die Löschung über deren eingebaute Funktionen.
Microsoft schreibt in der Dokumentation zum Surface Data Eraser selbst: Das Auffrischen des PCs entfernt Daten, verhindert aber nicht, dass sie mit forensischen Mitteln wiederhergestellt werden. Wer ein Notebook nur zurücksetzt und weitergibt, gibt unter Umständen die Daten mit.
Warum „gelöscht“ im Explorer nicht „weg“ bedeutet, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag Gelöscht ist nicht gleich gelöscht.
Drei Verfahren im Vergleich – und was die Normen dazu sagen
Es gibt im Kern drei Wege, Daten auf einem Altgerät unbrauchbar zu machen. Welcher passt, hängt vom Gerät ab.
| Verfahren | Ablauf | Passt, wenn … | Normbezug | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| Ausbau und Vernichtung | Datenträger wird ausgebaut und mechanisch zerkleinert | der Datenträger ausbaubar oder defekt ist | ISO/IEC 21964 (früher DIN 66399), mindestens Sicherheitsstufe 3: H-3 für Festplatten, E-3 für SSDs | Vernichtungsprotokoll des Dienstleisters |
| Überschreiben per Software | Gesamter Datenträger wird mit Zufallswerten überschrieben | der Datenträger unverschlüsselt war | BSI CON.6.A12 | Löschprotokoll der Software |
| Hersteller-Werkzeug bzw. kryptografische Löschung | Löschbefehl des Speichers selbst oder Verwerfen des Schlüssels bei verschlüsselten Geräten | der Speicher fest verbaut ist oder das Gerät weitergegeben werden soll | BSI CON.6.A12; NVMe-Format nach NIST SP 800-88 | Protokoll bzw. Bereinigungszertifikat mit Seriennummer |
Ein paar Erläuterungen dazu:
Zur Vernichtung. Die Norm DIN 66399 kennt drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen. Ihre Inhalte stecken seit 2018 in der ISO/IEC 21964. Laut Bundesdatenschutzbeauftragtem hat das DIN die nationale Norm 2023 zurückgezogen. Der GDD-Leitfaden zur Datenträgervernichtung erklärt die Materialklassen: H steht für Festplatten mit magnetischem Datenträger, E für elektronische Datenträger wie SSDs, USB-Sticks und mobile Kommunikationsmittel.
Zur kryptografischen Löschung. Das BSI schreibt: Wurden Datenträger verschlüsselt eingesetzt, müssen sie durch sicheres Löschen des Schlüssels gelöscht werden. Apple beschreibt für seine Geräte, dass „Inhalte & Einstellungen löschen“ alle Schlüssel im sogenannten Effaceable Storage entfernt. Die Benutzerdaten werden damit kryptografisch unzugänglich.
Zu Smartphones. Hier verlangt das BSI das Zurücksetzen auf Werkseinstellungen. Danach soll der Einrichtungsvorgang abgeschlossen werden. Die Geräte sollen vorher verschlüsselt gewesen sein.
Wie das bei 2-in-1-Geräten konkret aussieht
Für die Tablets einer gängigen Business-Serie liefert der Hersteller ein eigenes Werkzeug. Microsofts Surface Data Eraser im Surface IT Toolkit startet von einem USB-Stick und löscht alle Daten auf dem Gerät, einschließlich Betriebssystem. Die ältere Version arbeitet laut Microsoft mit dem NVMe-Format-Befehl, wie ihn die Richtlinie NIST SP 800-88 vorsieht.
Für die Akte wichtig: Das Werkzeug kann aus den Protokolldateien ein Bereinigungszertifikat erzeugen. Darin lassen sich Inventarnummer, Seriennummer oder System-UUID des gelöschten Geräts eintragen. Voraussetzung ist, dass die Löschung mit Prüfung durchgeführt wurde.
Der Entscheidungsbaum für Altgeräte
Bevor gelöscht wird, steht eine einfachere Frage: Was soll mit dem Gerät passieren? Daraus ergibt sich, welches Verfahren passt.
Bei der Weitergabe haben wir die Niederlassung auf einen weiteren Punkt hingewiesen: Wer gebrauchte Geräte verkauft, sollte vorher klären, welche rechtlichen und gewährleistungsrelevanten Fragen damit verbunden sind.
Für die Entsorgung gilt das Elektro- und Elektronikgerätegesetz. Nach § 19a müssen Hersteller gewerbliche Endnutzer über deren Eigenverantwortung beim Löschen personenbezogener Daten auf Altgeräten informieren. Anders gesagt: Das Löschen bleibt Ihre Aufgabe. Wie Hamburger Firmen ihre Altgeräte entsorgen können, zeigt unser Beitrag zur IT-Hardware-Entsorgung in Hamburg.
Was vereinbart ist
Aus dem Gespräch sind vier Schritte entstanden. Sie folgen aufeinander, sobald die Unterlagen der Niederlassung da sind.
- Geräteliste mit Seriennummern: Die Niederlassung schickt uns eine Liste aller Altgeräte. Über Seriennummern und Kaufdaten bestimmen wir das Alter jedes Geräts. Damit steht fest, was weiterläuft und was raus kann.
- Löschung mit Protokoll statt Ausbau: Statt die Datenträger auszubauen, löschen wir softwarebasiert und unwiderruflich. Jedes Gerät bekommt ein Protokoll für die Akte. Die Niederlassung hat das Angebot angenommen. Wir legen los, sobald die Liste da ist und die interne Freigabe im Haus vorliegt. Die fachgerechte Entsorgung bieten wir als zusätzliche Option an.
- Vergleich Kauf, Miete und Leasing: Für die freigegebenen Standardmodelle erstellen wir einen Vergleich. Er umfasst auch die Smartphones und Tablets, die wegen auslaufender Sicherheitsupdates ersetzt werden sollen.
- Support nur für bekannte Absender: Die Niederlassung liefert eine aktuelle Mitarbeiterliste. Wir importieren sie, sobald sie vorliegt. Anfragen von unbekannten Absendern weist unser Support künftig automatisch ab, sie müssen telefonisch bestätigt werden.
Ein fünfter Punkt ist kleiner, aber praktisch: Steht eine Neueinstellung an, schickt die Niederlassung die gewünschte Gerätekonfiguration früh. Dann sind Beschaffung und Einrichtung zum ersten Arbeitstag erledigt.
Kauf, Miete oder Leasing: Der nächste Gerätefriedhof entsteht beim Einkauf
Ein Gerätefriedhof entsteht nicht beim Umzug. Er entsteht beim Kauf, wenn niemand festlegt, was nach drei Jahren mit dem Gerät passiert. Deshalb gehört der Vergleich der Beschaffungswege zur Lösung.
| Kauf | Miete | Leasing | |
|---|---|---|---|
| Eigentum | Ihr Unternehmen | bleibt beim Anbieter | Leasingbank; je nach Vertrag Option auf Übernahme nach der Laufzeit |
| Bilanz und Steuer (grob) | Gerät steht in Ihren Büchern | Mietraten als laufender Aufwand – Einzelheiten mit der Steuerberatung klären | Zurechnung hängt von der Vertragsgestaltung ab – mit der Steuerberatung klären |
| Laufzeit | so lange Sie wollen | laut Mietvertrag | fest vereinbart; die Bank meldet das Ende rechtzeitig |
| Am Ende | Sie entscheiden: weiterverwenden, verkaufen, entsorgen | Rückgabe an den Anbieter | Rückgabe oder Übernahme |
| Passt eher, wenn … | Geräte lange laufen sollen | Sie Geräte nicht besitzen wollen | mehrere Geräte oder größere Summen anstehen |
Zwei Dinge haben wir der Niederlassung dazu erklärt. Erstens: hagel IT ist selbst kein Leasinggeber. Wir arbeiten mit Leasingbanken zusammen und bereiten den Vertrag vor. Zweitens: Leasing lohnt sich eher für mehrere Geräte oder größere Summen als für ein einzelnes Notebook.
Eines gilt für alle drei Wege: Bevor ein Gerät zurückgeht oder verkauft wird, muss es gelöscht sein. Ausführlicher wägen wir die Wege in Hardware-Leasing vs. Kauf ab. Wie wir Beschaffung mit Fördermittel-Vorgaben verbinden, zeigt die Fallstudie zur IT-Beschaffung.
Die zentrale IT regelt vieles, aber nicht alles vor Ort. Wer wann ein Gerät in Hamburg ausmustert, wer es löscht und wo das Protokoll liegt, muss die Niederlassung selbst festlegen. Dafür ist ein Partner vor Ort da, der mit der Konzern-IT zusammenarbeitet statt neben ihr.
Nebenstrang: Wenn der Phishing-Versuch beim Support anklopft
Im selben Gespräch schilderte die Niederlassung einen Phishing-Versuch. Eine Mail bat darum, die Kontoverbindung für ein Gehalt zu ändern. Schulungen zu Phishing und Datenschutz organisiert bei diesem Kunden der Konzern.
Uns ging es um eine andere Lücke: den IT-Support selbst. Ein Angreifer kann eine Domain registrieren, die der echten nur ähnlich sieht, und sich als Mitarbeiter ausgeben. Er bittet dann den Support um ein neues Passwort oder eine Weiterleitung.
Die Lösung ist schlicht. Mit der Mitarbeiterliste – Name, E-Mail, geschäftliche Telefonnummer – weiß der Support, wer fragen darf. Eine Anfrage von einer unbekannten Adresse wird automatisch abgewiesen. Wer echt ist, bestätigt per Rückruf.
Welche Tricks Angreifer sonst nutzen, beschreibt unser Ratgeber Phishing erkennen und abwehren.
Wir wollen uns nicht um IT kümmern müssen. Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt: Laptop da, E-Mail eingerichtet, Telefon funktioniert. Wenn jemand geht: Zugänge gesperrt. Einfach. Zuverlässig.
Was wir daraus gelernt haben
Sie müssen kein Techniker sein, um diese Lehren umzusetzen. Für einen Geschäftsführer reichen fünf Fragen an die eigene IT:
- Gibt es eine Geräteliste? Mit Seriennummer, Kaufdatum und Nutzer. Ohne sie weiß niemand, welches Gerät wie alt ist.
- Ist das Lebensende geplant? Schon beim Kauf festlegen, wann ein Gerät ersetzt wird und was danach mit ihm passiert.
- Wie wird gelöscht – und wo liegt der Nachweis? Ein Werksreset ist kein Nachweis. Ein Protokoll je Gerät schon.
- Passt der Beschaffungsweg? Kauf, Miete und Leasing einmal ehrlich nebeneinanderlegen, auch für Handys und Tablets.
- Wer darf beim Support etwas anfragen? Eine aktuelle Mitarbeiterliste schließt eine Tür für Betrüger.
Wenn Sie diese Fragen nicht selbst klären wollen: Das gehört bei uns zu Managed IT-Services aus Hamburg. Für die Arbeitsplätze selbst gibt es den verwalteten IT-Arbeitsplatz. Smartphones und Tablets verwalten wir mit Mobile Device Management. Weitere Beispiele aus Industrie, Handel und Finanzwirtschaft finden Sie auf unserer Branchenseite.
Eine gute IT-Partnerschaft merken Sie daran, dass Sie nicht mehr über IT nachdenken müssen. Sie funktioniert einfach — und wenn doch mal was ist, sind wir sofort da.
Jens HagelGründer, hagel IT-Services GmbH
Ihr nächster Schritt
Stehen bei Ihnen auch Geräte herum, von denen niemand genau weiß, was darauf ist? Dann klären wir in einem kurzen Gespräch, welche davon weiterlaufen, welche gelöscht werden müssen und wie Sie künftig beschaffen.
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