Microsoft Forms: Eines der praktischsten Tools in Microsoft 365

Stand 2026: Forms unterstützt mittlerweile verzweigte Frage-Logik (Branching), individuelle Themes inkl. Logo, Co-Authoring im Team und ist als Trigger in Power Automate eingebunden — Antworten lösen damit automatisch Workflows aus (Ticket anlegen, Genehmigung anfordern, SharePoint-Eintrag erzeugen). Für Unternehmen mit Microsoft 365 Business oder Enterprise sind diese Funktionen ohne Aufpreis verfügbar.

Microsoft 365 ist eine der beliebtesten Cloud-Plattformen der Welt, mit etwa 345 Millionen bezahlten Lizenzen. Die Zahlen der Microsoft Cloud-Tools sind im 3. Quartal 2022 im Vergleich zum Vorjahr um 32% gestiegen.

Einer der Gründe für das anhaltende Wachstum ist die Suite von Cloud-Tools, die im Rahmen des Dienstes angeboten wird. Die Nutzer erhalten ein Paket von mehr als 20 verschiedenen Anwendungen, darunter die MS Office-Suite.

Bei so vielen verschiedenen Anwendungen ist es nicht ungewöhnlich, dass einige davon ungenutzt bleiben. Unternehmen sind sich vielleicht nicht einmal bewusst, dass sie Zugang zu diesen anderen hilfreichen Tools haben. Eine der praktischsten Apps, die Sie mit einem Microsoft 365-Abonnement erhalten, ist Microsoft Forms.

Vom Versenden von Kundenumfragen zum Jahresende bis hin zur Bewertung der Bereitschaft für Veränderungen – Forms macht es Ihnen leicht. Dieses Online-Tool zur Erstellung von Umfragen und Formularen hat Unternehmen viel zu bieten. Und wenn Sie ein Abonnement für Microsoft 365 haben, dann ist Forms bereits kostenlos enthalten.

Was ist Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist ein Tool zum Erstellen von Formularen, Quiz und Umfragen per Drag-and-Drop. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, Umfragen über einen Link zu verschicken. Die Empfänger können Ihr Formular von jedem Gerät aus online ausfüllen.

Sobald die Empfänger die Umfrage ausgefüllt haben, werden die Ergebnisse sofort in die Software übernommen. Sie können die gesammelten Ergebnisse in der Software grafisch darstellen. Sie können die Ergebnisse auch in Excel exportieren.

Wie Sie mit Forms beginnen können:

• Besuchen Sie Forms.office.com und melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an.

• Wählen Sie „Neues Formular“ oder „Neues Quiz:“ aus dem oberen Menü

• ODER Sie können sich die integrierten Vorlagen ansehen.

• Klicken Sie auf „Neu hinzufügen“, um ein neues Formularfeld hinzuzufügen. Sie können zwischen verschiedenen Feldtypen wählen:

Auswahl (d.h. Multiple-Choice-Fragen)

• Text

• Bewertung

• Datum

• Rangliste

• Likert (eine Skala, die Einstellungen/Meinungen zu einem Thema erfasst)

• Net Promoter Score® (eine Skala von „nicht wahrscheinlich“ bis „extrem wahrscheinlich“)

• Abschnitt (Trennzeichen, das einen Titel und ein Bild enthalten kann)

• Geben Sie Ihre Fragen ein.

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben auf „Senden“. Sie können die Umfrage mit den folgenden Optionen verteilen:

Link zu einem Webformular

• E-Mail

• QR-Code

• In eine Webseite einbetten

• Über Facebook oder Twitter

• Antworten auf der Registerkarte „Antworten“ anzeigen

Vorteile der Verwendung von Microsoft Forms

Es ist in Microsoft 365-Abonnements enthalten

Wenn Sie Microsoft 365 bereits abonniert haben, ist es sinnvoll, Forms zu verwenden. Es kann Ihnen Geld sparen, wenn Sie ein separates Umfragetool wie Survey Monkey verwenden. Es ist leicht zugänglich, wenn Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden.

Es spart Zeit

Das Versenden einer Umfrage per E-Mail ist zeitaufwändig. Sie müssen sich Sorgen machen, dass die E-Mails aufgrund eines Anhangs nicht ankommen. Außerdem müssen Sie Zeit aufwenden, um alle eingehenden Ergebnisse zusammenzutragen.

Mit MS Forms können Sie eine Menge Zeit sparen. Die Leute müssen nichts herunterladen oder einen E-Mail-Anhang öffnen. Sie folgen einfach Ihrem Link und füllen das Formular online aus. Sobald sie die Umfrage ausgefüllt haben, erhalten Sie das Ergebnis. Forms stellt auch alle Antworten für Sie zusammen.

Erhalten Sie automatisch die Ergebnisse

Sie können die Ergebnisse der Umfrage schnell in aussagekräftigen Diagrammen sehen. Forms macht es Ihnen leicht, die Ergebnisse in Excel zu exportieren, wenn Sie sie in eine andere Plattform hochladen möchten.

Auf der Registerkarte „Antworten“ können Sie den Mauszeiger über die Ergebnisgrafiken bewegen, um die Details zu sehen.

Bild von ocmsolution.com

Einfach zu bedienen

Die Lernkurve bei Microsoft Forms ist sehr niedrig. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach, so dass fast jeder sofort damit arbeiten kann.

Welche Möglichkeiten haben Sie, Microsoft Forms zu nutzen?

Jährliche Kundenzufriedenheitsumfrage

Mit einer webbasierten Umfrage können Sie die Rücklaufquote bei Ihren Kunden erhöhen. Ihre Kunden können die Umfrage von jedem Gerät aus ausfüllen, so dass es für sie schnell und einfach ist.

Sie können die Ergebnisse sofort sehen. Anhand der Ergebnisse können Sie feststellen, was Ihr Unternehmen richtig macht und was Sie verbessern können.

Quiz zum Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter

Versenden Sie mit Forms ein Quiz zum Thema Sicherheit an Ihre Mitarbeiter. Es lässt sich leicht in Ihre Schulungen zum Thema Cybersicherheit integrieren. Die Plattform gibt Ihnen auch Auskunft über die durchschnittliche Antwortzeit pro Person.

Umfrage zur Bereitschaft zur Veränderung

Das Management von Veränderungen ist für viele Unternehmen ein immer wichtigeres Thema. Der Grund dafür ist die Geschwindigkeit der technologiegetriebenen Veränderungen. Sie können Forms verwenden, um die Bereitschaft der Benutzer zur Übernahme von Änderungen zu verbessern. Erstellen und versenden Sie eine Umfrage zur Veränderungsbereitschaft an die betroffenen Gruppen.

Anmeldungen für Veranstaltungen

Veranstalten Sie ein Event? Sie können ganz einfach Anmeldedaten erfassen. Versenden Sie einen Forms-Link über einen QR-Code, soziale Medien, eine SMS oder eine E-Mail.

Registrierungsformular für Freiwillige

Betten Sie ein MS Forms Registrierungsformular auf Ihrer Webseite ein, um Freiwillige zu registrieren. Die Plattform stellt automatisch verschiedene Talente oder andere Informationen über Freiwillige zusammen. So können Sie die Talente der Menschen besser auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.

In den Forms-Vorlagen finden Sie weitere Ideen. Zum Beispiel:

• Studie zur Wettbewerbsanalyse

• Umfrage zum Feedback nach einer Veranstaltung

• Formular zur Anforderung von Büroräumen

• Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit

• Umfrage zur Produktpreisgestaltung

• Formular für Catering-Anfragen

• Formular „Termin vormerken“

• Formular zur Kursanmeldung

MS Forms vs Google Forms vs Typeform — der ehrliche Vergleich

Vor dem Lizenzkauf eines externen Tools lohnt der Blick auf den direkten Vergleich. Wir nutzen alle drei in Hamburger Kundenprojekten und sehen die Stärken klar verteilt:

Unsere Empfehlung für den Mittelstand: Wer ohnehin auf Microsoft 365 setzt, nimmt MS Forms — das Lizenz-Doppelte für ein Drittprodukt lohnt für 90 Prozent der Use-Cases nicht. Typeform spielt seine Stärken erst aus, wenn Marketing-Funnels mit hoher Abschlussquote oder konversionsoptimierte Leadformulare gebaut werden. Google Forms ist die Wahl, wenn das Unternehmen Google Workspace nutzt.

Mehr zur Auswahl der richtigen M365-Lizenz haben wir im Beitrag Microsoft 365 Business vs. Enterprise aufbereitet — und wer den Forms-Bruder Planner sucht: Microsoft Planner deckt Aufgabenmanagement ab, während Forms für Datenerhebung zuständig ist.

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