Inhalt in Kürze
- Microsoft 365 bietet vier Tools für Aufgaben und Projekte: To Do (persönlich), Planner (Team-Aufgaben), Lists (Daten) und Project (komplexe Projekte).
- To Do, Planner Basic und Lists sind in Microsoft 365 enthalten — ohne Aufpreis. Geld kosten nur Project und der Premium-Teil von Planner.
- Die teuren Stufen starten bei 8,70 Euro (Planner Plan 1, mit Gantt) und gehen bis 26,00 Euro pro Nutzer und Monat (Plan 3, mit kritischem Pfad).
- Eine teure Lizenzfalle im Mittelstand: eine Project-Lizenz für 26 Euro kaufen, obwohl der schon bezahlte Planner gereicht hätte.
Microsoft 365 bietet gleich vier Werkzeuge für Aufgaben und Projekte: To Do, Planner, Lists und Project. Genau das ist das Problem. Manche Firma kauft eine teure Project-Lizenz für 26 Euro pro Nutzer und Monat, obwohl der bereits bezahlte Planner gereicht hätte. Die gute Nachricht: Drei der vier Tools sind in Microsoft 365 Business schon enthalten. Dieser Leitfaden zeigt, welches Tool für welche Aufgabe gedacht ist — und wo die Lizenzfallen liegen.
Vier Tools, ein Missverständnis
Microsoft bietet To Do, Microsoft Planner, Microsoft Lists und Microsoft Project parallel an. Auf den ersten Blick wirken sie austauschbar — alle vier zeigen Listen, Aufgaben oder Einträge. Die Folge sind drei wiederkehrende Fehler: die falsche Tool-Wahl, Doppelarbeit über mehrere Apps hinweg und unnötige Lizenzkosten.
Dabei ist die Abgrenzung klar, sobald man die richtige Leitfrage stellt: Geht es um persönliche Aufgaben, um Team-Aufgaben, um das Tracken von Daten oder um ein komplexes Projekt mit Methode? Genau diese vier Fälle decken die vier Tools ab — eines pro Aufgabentyp.
Erschwerend kommt hinzu, dass Microsoft To Do, Planner und Project unter dem „neuen Planner” zusammenführt. Der Einstieg wird dadurch einheitlicher, aber die Kostenfrage bleibt dieselbe. Welche Funktion Sie nutzen dürfen, hängt weiter an der Lizenz.
Microsoft To Do: für Ihre persönlichen Aufgaben
Microsoft To Do ist das Werkzeug für die eigene Aufgabenliste. Es ist tief in Outlook integriert: Geflaggte E-Mails erscheinen automatisch als Aufgaben, und die Liste „Mein Tag” hilft bei der täglichen Priorisierung. In Microsoft Teams sind To-Do-Aufgaben über die Aufgaben-App neben den Planner-Aufgaben sichtbar — Sie sehen also Persönliches und Team-Arbeit an einem Ort.
Die Faustregel kommt direkt von Microsoft: Einzelne Vorgänge oder Freigabelisten starten in To Do, Teamarbeit startet in Planner (Microsoft Support: To Do vs. Planner). To Do kostet keinen Aufpreis und ist in Microsoft 365 enthalten.
Microsoft Planner: für Team-Aufgaben mit Kanban
Sobald mehrere Personen an einer Sache arbeiten, ist Planner das richtige Tool. Es bietet Kanban-Boards, benutzerdefinierte Buckets zum Sortieren und einfache Fortschrittsdiagramme. In Teams läuft Planner über die Aufgaben-App und steht damit direkt neben To Do. Microsoft selbst empfiehlt: „Für ein einfacheres Teamprojekt empfehlen wir die Verwendung von Planner.” (Microsoft Support: When to use Project, Planner, To Do or Tasks)
Planner Basic versus Premium
Der entscheidende Punkt für die Kostenfrage steckt in der Unterscheidung von Basic und Premium. Planner Basic ist in Microsoft 365 enthalten und bietet Aufgaben, die Raster-, Board- und Diagramm-Ansichten sowie die Teams-Integration. Für Team-Aufgaben reicht das aus.
Planner Premium ergänzt Timeline und Gantt-Diagramm, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Meilensteine, Sprints und Backlogs, Ziele, den kritischen Pfad und Copilot. Premium ist aber nicht kostenlos: Es erfordert eine kostenpflichtige Lizenz — Planner Plan 1 oder Planner und Project Plan 3 (Microsoft Support: Basic vs. Premium). Die Faustregel: Erst wenn Sie ein Gantt-Diagramm oder echte Abhängigkeiten brauchen, lohnt die Premium-Stufe.
Microsoft Lists: für Daten statt Aufgaben
Microsoft Lists wird gern mit Planner verwechselt — ist aber für etwas anderes gemacht. Lists ist eine Datentracking-App auf SharePoint-Basis, „a collection of data that you can share with your team members” (Microsoft Support: Introduction to Lists). Sie nutzen Lists in SharePoint, in der eigenen Lists-App und in Teams.
Typische Anwendungen sind Inventar und Assets, Issue-Tracking, Kontakte und Lieferanten, Ankündigungen oder Events. Wichtig ist die Abgrenzung: Lists ist keine Aufgabenverwaltung. Ihm fehlen die Mechaniken von Planner — das Zuweisen von Aufgaben, das Sortieren in Buckets, das Verfolgen des Fortschritts. Wer Lists für Aufgaben missbraucht, arbeitet an den Stärken von Planner vorbei. Auch Lists ist in Microsoft 365 enthalten und kostet keinen Aufpreis.
Microsoft Project: für komplexe Projekte mit Methode
Microsoft Project ist die Profi-Ebene. Es ist für komplexe Projekte mit Abhängigkeiten, Kosten, Ressourcenplanung und detaillierten Gantt-Diagrammen gedacht. Microsofts eigene Abgrenzung ist eindeutig: „Wenn Sie Abhängigkeiten, Kosten oder eine größere Komplexität nachverfolgen müssen, funktioniert Project am besten.” (Microsoft Support: When to use Project)
Der wichtigste Satz für Geschäftsführer: Project ist immer kostenpflichtig und nie in Business Standard oder Business Premium enthalten. Es ist ein zusätzliches Abo — und genau hier entstehen die teuersten Fehlkäufe.
Die Pläne und ihre Preise
Die Preise stammen von der offiziellen Microsoft-Preisseite „Planner Pläne und Preise” (Stand 20.06.2026, EUR pro Nutzer und Monat, Jahresabonnement):
| Stufe | Preis / Nutzer / Monat | Wichtigste Funktionen |
|---|---|---|
| Planner in Microsoft 365 (Basic) | enthalten | Aufgaben, Board, Charts, Teams-Integration |
| Planner Plan 1 | 8,70 € | + Gantt/Timeline, Abhängigkeiten, Sprints, Ziele |
| Planner und Project Plan 3 | 26,00 € | + kritischer Pfad, Ressourcenplanung, Roadmaps |
| Planner und Project Plan 5 | läuft aus | seit 1. Mai 2026 nicht mehr zu kaufen |
Die Funktionen sind sauber gestaffelt (Microsoft Learn: Project Service Description): Gantt-Diagramm, Ziele, Vorlagen und Sprints gibt es ab Plan 1. Kritischer Pfad, Zuordnungsansicht und erweiterte Ressourcenplanung kommen erst ab Plan 3. Die volle Ressourcen-Buchung und das Skill-Management bleiben Plan 5 vorbehalten — der aber seit dem 1. Mai 2026 ohnehin nicht mehr verkauft wird.
Teurer geworden ist seit dem 1. Juli 2026 die Grundlizenz, in der To Do, Planner Basic und Lists stecken: Microsoft 365 Business Standard stieg laut heise online von 12,50 auf 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat, in der deutschen Preisliste von 10,83 auf 12,13 Euro. Business Premium blieb unverändert. Was das für Ihre Lizenzplanung heißt, zeigt unser Beitrag zur Microsoft-365-Preiserhöhung 2026.
Die Entscheidungsmatrix auf einen Blick
Die Verwirrung löst sich auf, wenn Sie von der Aufgabe ausgehen — nicht vom Tool. Diese Matrix ordnet jeden typischen Fall dem richtigen Werkzeug und der nötigen Lizenz zu:
| Ihre Aufgabe | Richtiges Tool | Lizenz | Kosten |
|---|---|---|---|
| Eigene Aufgaben, Outlook-Flags, „Mein Tag” | Microsoft To Do | in M365 enthalten | — |
| Team-Aufgaben, Kanban in Teams | Planner Basic | in M365 enthalten | — |
| Daten tracken: Inventar, Issues, Kontakte, Events | Microsoft Lists | in M365 enthalten | — |
| Team-Projekt mit Gantt und Abhängigkeiten | Planner Plan 1 | kostenpflichtig | 8,70 € |
| Komplexes Projekt mit kritischem Pfad und Ressourcen | Planner und Project Plan 3 | kostenpflichtig | 26,00 € |
Eigenständig zitierbar: Drei der vier Aufgabentypen decken Sie ohne einen Cent Aufpreis ab — Geld kostet nur das echte Projektmanagement mit Gantt, Abhängigkeiten oder kritischem Pfad.
Der teuerste Fehler ist eine Plan-3-Lizenz für 26 Euro, wo Plan 1 für 8,70 Euro schon ein Gantt-Diagramm liefert. Prüfen Sie konkret, welche Funktion Sie wirklich nutzen, bevor Sie die höhere Stufe buchen.
Vier Lizenzfallen im Mittelstand
Diese vier teuren Fehler treffen wir bei Neukunden an:
- Teure Project-Lizenz gekauft, wo Planner Basic gereicht hätte. Das Team brauchte nur ein Kanban-Board — und der enthaltene Planner kann das längst.
- Plan 3 statt Plan 1 gebucht. Für ein Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten reicht Plan 1 für 8,70 Euro. Die 26 Euro von Plan 3 lohnen nur bei kritischem Pfad und Ressourcenplanung.
- Lists für Aufgaben missbraucht. Wer Aufgaben in einer Liste pflegt, verschenkt die Zuweisungen, Buckets und Fortschrittsdiagramme von Planner.
- Auslaufende Produkte gekauft. Project for the web wurde am 1. August 2025 eingestellt, Project Online zum 30. September 2026, und Plan 5 wird seit dem 1. Mai 2026 nicht mehr verkauft.
Diese Auslauf-Termine sind kein Detail. Wer noch Projekte in Project Online geführt hat, muss sie seit Ende September 2026 an anderer Stelle weiterführen (Microsoft Learn: Project for the web Service Description). Die Funktionen leben im neuen Planner weiter — ein guter Anlass, die eigene Tool-Landschaft einmal aufzuräumen.
Aus der Praxis
Genau dieses Aufräumen ist der eigentliche Hebel. Unser Microsoft-365-Experte bringt es auf den Punkt:
Warum noch mehr Geld ausgeben, wenn das sowieso in der Lizenz drin ist?
Dennis KreftMicrosoft 365 & Cloud-Experte, hagel IT-Services GmbH
Ein Muster bei Neukunden: Die Lizenz ist längst bezahlt, aber nur ein Teil wird genutzt.
Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 bereits — nutzen aber nur E-Mail und vielleicht Word. Da liegt so viel Potenzial brach: Teams, SharePoint, Intune, Autopilot. Wir helfen, das freizuschalten.
Jens HagelGründer, hagel IT-Services GmbH
Am Ende geht es nicht um die einzelne Funktion, sondern um Planbarkeit bei den Kosten:
Was mich bei unserem alten Dienstleister wahnsinnig gemacht hat: jeden Monat andere Kosten. Mal 200 Euro, mal 2.000. Wir brauchen Planbarkeit — Festpreise, die von Anfang an klar sind.
Was sich mit dem neuen Planner ändert
Microsoft bündelt To Do, Planner und Project for the web zusammen mit Copilot in einer einzigen Planner-App in Teams. Der neue Planner „brings together Microsoft Planner, Microsoft Project for the web, Microsoft To Do, and Microsoft Copilot into a simple, familiar experience” (Microsoft Adoption: New Microsoft Planner). Eingeführt wurde das in Teams ab Anfang 2024; die alte Project-for-the-web-App wurde dabei abgelöst.
Für die Praxis heißt das: ein einheitlicher Einstieg für alle drei Aufgaben-Ebenen. Aber — und das ist der Punkt, der gern übersehen wird — die verfügbare Funktionsstufe hängt weiter an der Lizenz. Ob Sie nur Aufgaben verwalten (Basic) oder ein Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten nutzen (Premium), entscheidet nicht die App, sondern Ihr Abo.
Wer tiefer einsteigen will, findet die Details in unserer Einzelvorstellung von Microsoft Planner und in unserem Überblick zur effizienten Teamarbeit mit Microsoft Teams. Die Lizenzgrundlagen erklären wir kompakt im Microsoft-365-Lizenzmodell kurz und knapp sowie im Überblick zu Microsoft-365-Kosten und Paketen. Und falls Sie das volle Potenzial der bereits bezahlten Apps heben wollen, helfen unsere 10 Tipps für mehr aus Ihren Microsoft-365-Apps.
Ihr nächster Schritt
Die Tool-Wahl ist keine Geschmacksfrage, sondern eine Kostenfrage. Wir schauen uns Ihre tatsächliche Nutzung an und sagen Ihnen, welche Aufgaben mit dem bereits bezahlten To Do, Planner und Lists abgedeckt sind — und wo eine Project-Lizenz wirklich nötig ist. So zahlen Sie nicht 26 Euro pro Nutzer für etwas, das Sie längst haben.
Welche Lizenzen sich für Ihre Rollen rechnen, lässt sich grob mit unserem IT-Kosten-Kalkulator überschlagen. Den vollen Hebel heben wir im Rahmen unserer Cloud- und Microsoft-365-Beratung zum Festpreis und im Managed-Workplace-Service — damit Ihre IT-Kosten planbar bleiben statt jedes Jahr neu zu überraschen. Für Unternehmen in Hamburg und Norddeutschland sind wir Ihr Ansprechpartner vor Ort.
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