„Was kostet uns das denn nun wirklich?” — das ist die erste Frage in fast jedem Telefonanlagen-Gespräch, das wir führen. Die 3CX Preise selbst sind transparent. Was Angebote schwer vergleichbar macht, sind die Positionen drumherum: SIP-Trunk, Hosting, Endgeräte, Einrichtung, Betrieb.
Wir betreuen als 3CX-Partner in Hamburg seit Jahren Mittelständler bei genau dieser Entscheidung — mit Praxis-Erfahrung aus über 100 Migrationen. Hier ist die komplette Rechnung, ohne Ausflüchte.
Inhalt in Kürze
- 3CX lizenziert pro gleichzeitigem Gespräch (SC), nicht pro Nutzer. Die 8-SC-Lizenz deckt 16 bis 40 Nutzer ab und kostet als PRO-Edition 380 € Listenpreis pro Jahr (Stand Juli 2026).
- Die Lizenz ist nur ein Teil der Rechnung: SIP-Trunk (typisch 20–40 €/Monat), Hosting (ab 285 €/Jahr bei 3CX), Endgeräte und Einrichtung kommen dazu.
- Komplettbetrieb vom Hamburger Partner: ab rund 9 € pro Nebenstelle und Monat — inklusive Hosting in Deutschland, Wartung und Updates.
- Sparpotenzial: Die meisten unserer Hamburger Kunden zahlen nach dem Umstieg von der alten TK-Anlage 30 bis 50 Prozent weniger.
3CX Preise 2026: Das Lizenzmodell im Überblick
Das Wichtigste zuerst, weil es fast jedes Angebot verständlicher macht: 3CX berechnet die Lizenz nicht pro Nutzer, sondern pro gleichzeitig geführtem Gespräch — intern wie extern. 3CX nennt das „Simultane Gespräche” (SC). Ein Betrieb mit 20 Mitarbeitern braucht keine 20 Lizenzen, sondern eine Lizenz für so viele Gespräche, wie realistisch parallel laufen.
Das sind die aktuellen Jahrespreise laut offizieller 3CX-Preisliste (netto, Stand Juli 2026):
| Gleichzeitige Gespräche | Nutzer-Bereich | BASIC | PRO | AI | Hosting durch 3CX |
|---|---|---|---|---|---|
| 8 SC | 16–40 | 285 €/Jahr | 380 €/Jahr | 550 €/Jahr | 285 €/Jahr |
| 16 SC | 41–80 | 570 €/Jahr | 760 €/Jahr | 1.045 €/Jahr | 430 €/Jahr |
| 24 SC | 81–120 | 785 €/Jahr | 1.045 €/Jahr | 1.425 €/Jahr | 430 €/Jahr |
| 32 SC | 121–192 | 965 €/Jahr | 1.285 €/Jahr | 1.710 €/Jahr | 760 €/Jahr |
Die Editionen kurz eingeordnet: BASIC ist solide Telefonie ohne Extras. PRO ergänzt die Funktionen, die im Tagesgeschäft zählen — Warteschleifen, Anrufberichte, CRM-Integration. AI legt KI-Funktionen wie Gesprächstranskription und Anrufzusammenfassungen obendrauf. Für Kleinstbetriebe gibt es die 3CX SMB FREE Edition: dauerhaft kostenlos für bis zu 10 Nutzer, gehostet von 3CX.
Klein starten lohnt sich. Ein Upgrade auf die nächste SC-Stufe ist jederzeit möglich — andersrum wird es zäh. Aus unserer Erfahrung reicht für einen typischen 20-Personen-Betrieb die 8-SC-Lizenz komfortabel aus. Wie 3CX die gleichzeitigen Gespräche zählt, erklärt das offizielle Preis-FAQ.
Wer noch grundsätzlich einsteigen will: Was ist 3CX? erklärt das System im Überblick — dieser Artikel hier konzentriert sich auf die Kosten.
Was kostet 3CX insgesamt? Beispielrechnung für 20 Mitarbeiter
Die Lizenz ist der kleinste Posten. Wer nur „380 € pro Jahr” hört und unterschreibt, wundert sich später über die Gesamtrechnung. Diese Positionen gehören in jede ehrliche Kalkulation:
| Position | Was dahintersteckt | Kosten (20 Mitarbeiter) |
|---|---|---|
| 3CX-Lizenz | PRO-Edition, 8 SC (deckt 16–40 Nutzer) | 380 €/Jahr Listenpreis |
| SIP-Trunk | Ihre Rufnummern und Sprachkanäle (z. B. easybell, sipgate, Telekom) | ca. 20–40 €/Monat |
| Hosting | 3CX-Cloud (285 €/Jahr bei 8 SC), eigene Hardware oder deutsches Partner-Rechenzentrum | je nach Modell |
| Endgeräte | Tischtelefone und Headsets nach Bedarf — vorhandene SIP-Telefone (Yealink, Snom, Fanvil) laufen oft weiter | einmalig, stark bestandsabhängig |
| Einrichtung & Betrieb | Migration, Rufnummernportierung, Schulung, danach Updates und Support | einmalig als Festpreis-Angebot + laufender Betrieb |
Als Komplettpaket vom Partner sieht die Rechnung so aus: Bei uns startet eine 3CX-Cloud-PBX ab rund 9 € pro Nebenstelle und Monat — inklusive Hosting in Deutschland, Wartung und Updates. Für 20 Mitarbeiter sind das rund 180 € pro Monat, plus SIP-Trunk. Keine Investition in Server-Hardware, kein Update-Aufwand, keine Stundenzettel.
Zum Vergleich: Eine klassische TK-Anlage kostet bei Anschaffung schnell fünfstellig — plus Wartungsvertrag. Die meisten unserer Hamburger Kunden sparen nach dem Umstieg auf 3CX innerhalb von 24 Monaten zwischen 30 und 50 Prozent ihrer Telefoniekosten. Welche Anlage für kleinere Teams sinnvoll ist, haben wir separat aufgeschrieben: Welche Telefonanlage für ein kleines Büro?
Versteckte Kosten: Worauf Sie beim Angebot achten sollten
Die Lizenzpreise stehen öffentlich auf der 3CX-Preisseite. Teuer wird es woanders — bei den Positionen, die im Angebot fehlen oder kleingedruckt sind:
- SIP-Trunk-Kompatibilität. Nicht jeder Anbieter harmoniert sauber mit 3CX. Wir setzen auf erprobte Trunks wie easybell, sipgate und Telekom — ein inkompatibler Trunk kostet Sie sonst Stunden an Fehlersuche und im schlimmsten Fall Erreichbarkeit.
- Rufnummernportierung. Die Portierung beim Altanbieter dauert typischerweise 2 bis 4 Wochen. Wer das nicht parallel zur Einrichtung koordiniert, riskiert eine Lücke, in der Kunden ins Leere anrufen.
- Endgeräte-Bestand prüfen, bevor Sie neu kaufen. 3CX-zertifizierte Tischtelefone der letzten fünf bis sieben Jahre lassen sich meist neu provisionieren. Ein Angebot, das pauschal 20 neue Telefone ansetzt, verdient eine Rückfrage. Details dazu: IP-Telefone und 3CX.
- Schulung der Mitarbeiter. Die beste Anlage nützt nichts, wenn niemand Anrufe weiterleiten kann. Eine kurze Einweisung gehört in jedes seriöse Migrationsangebot — bei uns ist sie Teil des Festpreises.
- Betrieb und Sicherheit. Eine offene VoIP-Anlage im Internet ist ein Einfallstor für Gebührenbetrug. TLS/SRTP-Verschlüsselung, Geo-Blocking und Brute-Force-Schutz müssen konfiguriert und gepflegt werden. Klären Sie, wer das nach der Einrichtung übernimmt.
„3CX ist doch kostenlos" stimmt nur für Kleinstbetriebe bis 10 Nutzer — und auch dort kommen SIP-Trunk und Betriebsaufwand dazu. Wer mit 20 Mitarbeitern auf der Free-Edition plant, stößt an die Grenze von 4 gleichzeitigen Gesprächen, bevor der erste Arbeitstag vorbei ist.
3CX-hosted, self-hosted oder beim Partner: Was ist wirtschaftlicher?
Bei der Frage, wo die Anlage läuft, gibt es drei Wege — mit sehr unterschiedlicher Kostenstruktur:
Hosting durch 3CX: Sie zahlen zusätzlich zur Lizenz eine Hosting-Gebühr (285 €/Jahr bei 8 SC, siehe Tabelle oben — aktuell bewirbt 3CX zeitweise 50 Prozent Rabatt). Die Infrastruktur ist damit erledigt. Konfiguration, Updates und Störungsbeseitigung bleiben trotzdem bei Ihnen.
Self-hosted: 3CX läuft auf eigener Hardware oder in Ihrer Cloud-Umgebung. An 3CX zahlen Sie nur die Lizenz. Dafür tragen Sie Serverkosten, Updates, Sicherheit und Monitoring selbst. Das rechnet sich fast nur, wenn eine eigene IT-Abteilung die Anlage sowieso mitbetreut.
Partner-hosted: Der Partner betreibt die Anlage für Sie — in unserem Fall in deutschen Rechenzentren, mit Verschlüsselung, Geo-Blocking und laufenden Updates als Standard. Sie zahlen einen Festpreis pro Nebenstelle, in dem Hosting und Betrieb schon stecken. Für KMU ohne eigenes IT-Team ist das in der Regel die wirtschaftlichste Variante, weil kein interner Aufwand übrig bleibt. Was unser Rundum-Paket umfasst, steht auf der Übersicht Kommunikation & VoIP.
Der Standortvorteil ist dabei kein Marketing-Spruch: Wenn beim Umstieg in Hamburg etwas klemmt, steht ein Techniker bei Ihnen im Büro — statt in einer Warteschleife am anderen Ende Europas. Und wer ohnehin über Microsoft 365 telefonieren möchte, sollte vorher die Alternative kennen: Teams-Telefonie im Unternehmen hat andere Stärken und einen anderen Preisaufbau.
Aus der Praxis: Festpreis statt Überraschungen
Der häufigste Frust, den Neukunden aus alten Telefonie-Verträgen mitbringen, sind nicht die Grundgebühren — es sind die Nachberechnungen: Wartungseinsätze, Konfigurationsänderungen, jede Kleinigkeit ein Stundensatz.
Sie bekommen von uns immer einen Festpreis. Keine Überraschungen am Monatsende, keine Stundenzettel, die Sie nicht nachvollziehen können.
Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH
Genau deshalb kalkulieren wir 3CX-Projekte komplett durch, bevor Sie unterschreiben: Lizenz, Trunk, Endgeräte, Migration, Betrieb — eine Zahl, ein Ansprechpartner, eine Rechnung. Die reine Einrichtung inklusive Endgeräten, Tests und Schulung schaffen wir in 5 bis 10 Werktagen; die Rufnummernportierung koordinieren wir parallel, sodass kein Anruf verloren geht. Wie so eine Migration konkret abläuft, zeigt unser Praxisbericht 3CX Telefonanlage in Hamburg.
Dass planbare Kosten für Geschäftsführer oft das entscheidende Argument sind, hören wir in fast jedem Erstgespräch:
Was mich bei unserem alten Dienstleister wahnsinnig gemacht hat: Jeden Monat andere Kosten. Mal 200 Euro, mal 2.000. Wir brauchen Planbarkeit — Festpreise, die von Anfang an klar sind.
Ihr nächster Schritt
Wenn Ihre alte Anlage ausläuft oder die aktuelle Telefonrechnung zu hoch ist, rechnen wir das für Ihren Betrieb konkret durch — mit Ihren Anrufzahlen, Ihrem Gerätebestand und einem Festpreis-Angebot statt Schätzwerten.
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