Inhalt in Kürze
- Für Cloud-Telefonie gibt es nicht hundert Marken, sondern vier Lösungstypen: Cloud-Telefonanlage vom Anbieter, Software-Anlage wie 3CX, Microsoft Teams Phone und die klassische Anlage im eigenen Haus.
- Der Preis pro Nutzer taugt nicht als Vergleichsmaßstab. Entscheidend sind Kostenmodell, DSGVO-Standort, Microsoft-365-Integration, Endgeräte, Ausstiegsmöglichkeit und Betreuung.
- Deutsche Cloud-Tarife starten bei rund 7 Euro pro Nutzer und Monat, Pakete mit Flatrate liegen bei 10 bis 18 Euro — Gesprächskosten, SIP-Trunk und Endgeräte kommen dazu.
- Ein Wechsel scheitert praktisch nie an der Cloud. Er scheitert an Fax, Türsprechstelle, Notruf und Rufnummernportierung — den Sonderfällen, die niemand vorher aufgeschrieben hat.
Wer heute Cloud-Telefonie-Anbieter vergleicht, bekommt schnell zwanzig Namen und zwanzig Preistabellen auf den Tisch. Das führt in die Irre, weil die Namen nicht das Problem sind. Die eigentliche Entscheidung fällt eine Ebene höher: Welcher Lösungstyp passt zu Ihrem Betrieb? Erst danach lohnt es sich, innerhalb dieses Typs Angebote zu vergleichen.
Ein Hinweis vorweg: Wir betreiben 3CX-Anlagen für unsere Kunden. Wir kennen diesen Weg also am besten — und wissen auch, wann er nicht passt.
hagel IT betreibt 3CX-Telefonanlagen für Mittelständler in Hamburg und Norddeutschland. Wir haben also ein Eigeninteresse an dieser Lösung — und schreiben trotzdem auf, für welche Betriebe eine Cloud-Telefonanlage von der Stange oder Microsoft Teams Phone die bessere Wahl ist. Wer Ihnen sagt, es gebe nur eine richtige Antwort, verkauft Ihnen sein Produkt und nicht Ihre Lösung.
Anbieter für Cloud-Telefonie: vier Lösungstypen statt hundert Marken
Die Ausgangslage ist für alle gleich: ISDN ist in Deutschland Geschichte. Die Telekom hat ihre letzten ISDN-Anschlüsse Ende 2020 abgeschaltet, andere Anbieter zogen bis 2022 nach — seitdem läuft Telefonie über das Breitbandnetz, wie easybell zur ISDN-Abschaltung und zum Umstieg auf All-IP beschreibt. Die technischen Grundlagen — SIP-Trunk, Softphone, Bandbreite — stehen in unserem Beitrag zur VoIP-Telefonanlage für Unternehmen. Hier geht es um die Ebene darüber: Wer soll die Anlage betreiben?
Cloud-Telefonanlage, virtuelle Telefonanlage, Hosted PBX: dasselbe gemeint
Telefonanlagen aus der Cloud heißen in Angeboten mal so, mal anders. Von einer „Cloud Telefonanlage” ist die Rede, von einer virtuellen Telefonanlage, von einer Telefonanlage aus der Cloud, von Hosted PBX oder einfach von der digitalen Telefonanlage. Gemeint ist immer dasselbe: eine softwarebasierte Anlage, die in einem Rechenzentrum gehostet und Ihnen als Dienst bereitgestellt wird. Die klassische PBX steht dann nicht mehr im Serverschrank. Gesprochen wird über Voice over IP, also über die Internetverbindung statt über eigene Telefonleitungen. Auch die Begriffe VoIP und Cloud-Telefonie meinen im Alltag dieselbe Sache. Verwaltet wird alles über eine Weboberfläche: Nebenstellen anlegen, Weiterleitungen ändern, festlegen, wie eingehende Anrufe verteilt werden.
Vorteile einer Cloud-Telefonanlage: flexibel, skalierbar, zukunftssicher
Gegenüber der Anlage im eigenen Haus zählen drei Punkte im Alltag. Flexibilität: Wer im Homeoffice oder unterwegs arbeitet, nimmt seine Nebenstelle über Softphones mit. Skalierbarkeit: Zehn neue Nutzer sind eine Buchung, keine Bestellung. Zukunftssicherheit: Neue Telefonie-Funktionen — von der Warteschleife bis zur Videokonferenz — kommen als Feature-Update, nicht als neue physische Hardware vor Ort. Für mittelständische Unternehmen ist diese Cloud-Lösung deshalb in aller Regel die zukunftssichere Kommunikationslösung.
Typ 1: Cloud-Telefonanlagen vom deutschen Anbieter — NFON, Placetel, sipgate, fonial, easybell
Die Anlage läuft komplett beim Anbieter. Sie buchen Nutzer, bekommen Apps und Rufnummern, fertig. In Deutschland spielen hier vor allem NFON, Placetel, sipgate, fonial, easybell und Starface eine Rolle — jeder mit eigenem Zuschnitt, aber vergleichbarem Grundgedanken.
Preislich bewegt sich das in einem engen Korridor. Placetel nennt für den Einstiegstarif ab 6,90 Euro pro Nutzer und Monat, das Business-Paket liegt bei 9,90 Euro. sipgate startet laut eigener Preisübersicht mit business S bei 12,95 Euro pro Nutzer und Monat, dafür sind Mobilfunk-Integration und zwei Anschlüsse pro Nutzer enthalten. Gesprächsminuten oder Flatrates rechnen viele Anbieter zusätzlich ab.
Stark, wenn: Sie schnell startklar sein wollen, Standardfunktionen reichen und niemand im Haus Lust auf Technik hat.
Schwach, wenn: Sie besondere Anforderungen haben. Was der Anbieter nicht anbietet, gibt es nicht — und der Wechsel zum nächsten Anbieter bedeutet wieder eine komplette Migration.
Typ 2: 3CX als eigene Software-Anlage
3CX ist keine gebuchte Cloud, sondern eine Software-Telefonanlage, die Sie selbst, bei 3CX oder bei einem Partner betreiben lassen. Der Unterschied ist der Grad an Freiheit: Sie wählen den SIP-Trunk selbst, Sie wählen den Betriebsort, Sie wählen den Betreiber — und können jedes davon einzeln wechseln, ohne das ganze System zu tauschen. Was das System kann, erklärt unser Grundlagenbeitrag Was ist 3CX?.
Die Lizenz wird nicht pro Nutzer berechnet, sondern pro gleichzeitigem Gespräch. Das macht 3CX für Betriebe interessant, in denen längst nicht alle gleichzeitig telefonieren. Die komplette Rechnung inklusive Lizenz, SIP-Trunk, Hosting und Betrieb haben wir in 3CX Preise 2026 aufgeschlüsselt, statt sie hier zu wiederholen. Als Komplettpaket vom Partner starten wir bei rund 9 Euro pro Nebenstelle und Monat inklusive Hosting in Deutschland, Wartung und Updates.
Stark, wenn: Sie Warteschleifen, Anrufberichte, CRM-Anbindung oder eine Kopplung mit Microsoft Teams brauchen — und unabhängig von einem einzelnen Anbieter bleiben wollen.
Schwach, wenn: Sie fünf Leute sind und einfach nur telefonieren wollen. Dann ist der Betreuungsaufwand überproportional, und ein Standardtarif aus Typ 1 ist ehrlicher gerechnet.
Typ 3: Microsoft Teams Phone
Wenn Microsoft 365 ohnehin läuft, ist Teams Phone der kürzeste Weg: keine zweite Oberfläche, kein zweites Adressbuch, Nutzerverwaltung im gewohnten Admin Center. Die Teams-Phone-Lizenz liegt bei rund 8,70 Euro pro Nutzer und Monat, dazu kommt die Anbindung ans Telefonnetz über Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing. Was das in Summe bedeutet, rechnet unser Beitrag zur Teams-Telefonie für Unternehmen durch.
Stark, wenn: Ihre Leute sowieso den ganzen Tag in Teams arbeiten und hybrid unterwegs sind.
Schwach, wenn: Sie viel über Warteschleifen und Auswertungen steuern. Teams Phone kann das nur eingeschränkt. Und Sie binden Ihre Telefonie fest an einen einzigen Hersteller.
Typ 4: Die klassische Anlage im eigenen Haus
Ja, das gibt es noch — und in seltenen Fällen ist es richtig: wenn viele analoge Bestandsgeräte weiterlaufen müssen, wenn die Leitung am Standort nicht verlässlich ist oder wenn Auflagen verlangen, dass Sprache das eigene Netz nicht verlässt. Für den typischen Bürobetrieb ist dieser Weg heute die teuerste Variante — Hardware, Wartungsvertrag, Ersatzteile, und bei jedem Umzug beginnt die Diskussion von vorn.
Anbieter für Cloud-Telefonanlagen vergleichen: die sechs Kriterien, die wirklich zählen
Vergleichen Sie keine Funktionslisten, sondern diese sechs Punkte. Sie entscheiden über die Gesamtkosten — und darüber, wie beweglich Sie in drei Jahren noch sind.
| Kriterium | Cloud-Anlage vom Anbieter | 3CX (Software-Anlage) | Microsoft Teams Phone | Anlage im eigenen Haus |
|---|---|---|---|---|
| Kostenmodell | pro Nutzer/Monat, ab ca. 7 € | pro gleichzeitigem Gespräch + Betrieb | Lizenz pro Nutzer + Netzanbindung | Anschaffung + Wartungsvertrag |
| DSGVO / Standort | je nach Anbieter, Rechenzentren in Deutschland üblich | frei wählbar, auch deutsches RZ | Microsoft-Rechenzentren, EU-Region | eigenes Haus, volle Kontrolle |
| Microsoft-365-Integration | je nach Anbieter zubuchbar | über Direct Routing möglich | nativ, kein Zusatzsystem | selten, meist aufwendig |
| Endgeräte | Anbieter gibt Liste vor | bestehende SIP-Telefone laufen meist weiter | Headsets, Teams-zertifizierte Geräte | vorhandene Anlagentelefone |
| Abhängigkeit / Exit | hoch — Wechsel = neue Migration | niedrig — Trunk, Hosting, Partner einzeln tauschbar | hoch — an Microsoft gebunden | mittel — Hardware bindet Sie an sich selbst |
| Betreuung | Hotline des Anbieters | Partner oder eigene IT | Microsoft-Support bzw. Ihr IT-Partner | Techniker vor Ort, oft Stundensatz |
Die Zeile, die im Erstgespräch am häufigsten übersehen wird, ist Abhängigkeit/Exit. Sie kostet am Tag der Unterschrift nichts und in drei Jahren richtig viel — nämlich dann, wenn der Anbieter die Preise anhebt oder ein Funktionswunsch nicht umsetzbar ist. Fragen Sie deshalb schon im Angebotsgespräch: Was passiert mit unseren Rufnummern und unseren Endgeräten, wenn wir kündigen?
Kleine und mittelständische Unternehmen: welcher Typ zu welchem Firmenprofil passt
Aus über 100 Migrationen lässt sich die Auswahl auf wenige Profile eindampfen. Wenn Sie sich in einer Zeile wiederfinden, haben Sie Ihre Vorauswahl:
- 5 bis 15 Mitarbeiter, wenig Telefonverkehr. Cloud-Telefonanlage vom Anbieter. Für kleine Unternehmen ist das der kürzeste Weg: schnell eingerichtet, monatlich kündbar, kein Betreuungsaufwand. Für sehr kleine Büros haben wir das separat aufgeschrieben: Welche Telefonanlage für ein kleines Büro?
- 15 bis 150 Mitarbeiter mit Empfang, Warteschleife oder Disposition. Software-Anlage wie 3CX. Sie brauchen Anrufverteilung, Berichte und die Freiheit, den SIP-Trunk zu wechseln.
- Microsoft 365 im Vollausbau, viel Homeoffice, wenig Telefonlogik. Teams Phone. Ein System weniger, das jemand pflegen muss.
- Produktion, Lager oder Standorte mit wackeliger Leitung. Erst die Internetanbindung klären, dann die Telefonie. Eine Anlage im Haus ist hier manchmal noch die ehrlichere Antwort.
- Mehrere Standorte, gewachsene Struktur, unklare Verträge. Vor dem Anbietervergleich eine Bestandsaufnahme. Sonst vergleichen Sie Angebote für ein Unternehmen, das es so nicht mehr gibt.
Für Hamburger Betriebe fassen wir die drei realistischen Wege inklusive Vor-Ort-Einrichtung und Portierung auf unserer Seite Telefonanlage Hamburg zusammen. Was wir rund um Sprache, Video und Erreichbarkeit insgesamt betreuen, steht in der Übersicht Kommunikation & VoIP Hamburg.
Worauf Sie im Angebot achten müssen: Anrufe, Endgeräte, Laufzeit
Der Preis pro Nutzer steht groß auf Seite eins. Die Positionen, die die Rechnung wirklich verändern, stehen weiter hinten oder gar nicht drin:
- SIP-Trunk und Gesprächskosten. Ist der Anschluss ans Telefonnetz enthalten oder separat? Minutenpreis oder Flatrate? Ein Tarif für 6,90 Euro ohne Trunk ist teurer als einer für 12,95 Euro mit.
- Rufnummernportierung. Kostet sie extra, und wer koordiniert den Termin? Rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen — und prüfen Sie parallel die Kündigungsfrist beim Altanbieter.
- Endgeräte. Laufen Ihre vorhandenen SIP-Telefone weiter oder steht im Angebot pauschal „20 neue Telefone"? Bei zertifizierten Geräten der letzten fünf bis sieben Jahre lohnt die Rückfrage fast immer.
- Einrichtung und Schulung. Festpreis oder Aufwand nach Stunden? Und ist eine Einweisung dabei — inklusive der Frage, wie man ein Gespräch weiterleitet?
- Vertragslaufzeit und Ausstieg. 12, 24 oder 36 Monate? Was passiert mit den Rufnummern bei Kündigung? Diese Antwort gehört schriftlich ins Angebot.
Zwei Angebote mit 8 und 12 Euro pro Nutzer sind nicht vergleichbar, solange Gesprächskosten, Trunk, Endgeräte und Einrichtung nicht in derselben Zeile stehen. Lassen Sie sich von jedem Anbieter eine Gesamtsumme über 36 Monate geben — dieselbe Nutzerzahl, dieselben Funktionen. Erst diese Zahl ist ein Vergleich.
Aus der Praxis: Drei Sonderfälle kippen jeden Wechsel
Und jetzt der Punkt, der in keinem Anbietervergleich steht. Wir haben noch keine Migration erlebt, die an der Cloud gescheitert wäre. Die Technik funktioniert. Was Projekte kippen lässt, sind immer dieselben drei Sonderfälle — und die stehen in keiner Preisliste:
Das Fax hängt am analogen Port der alten Anlage. Die Türsprechstelle ebenfalls — samt Türöffner, den niemand mehr auf der Rechnung hat. Und im Aufzug sitzt ein Notrufwählgerät, das jemand vor zwölf Jahren angeklemmt hat. Kommt das erst am Umschalttag hoch, steht das Projekt: Die neue Anlage läuft, aber die Tür geht nicht mehr auf.
Deshalb steht bei uns vor jedem Angebot eine Bestandsaufnahme aller analogen Anschlüsse im Haus. Das dauert eine Stunde und verhindert die teuerste Überraschung des ganzen Projekts.
Eine gute IT-Partnerschaft merken Sie daran, dass Sie nicht mehr über IT nachdenken müssen. Sie funktioniert einfach — und wenn doch mal was ist, sind wir sofort da.
Jens HagelGründer, hagel IT-Services GmbH
Ein zweites Ärgernis hören wir in fast jedem Erstgespräch: Angebote sind so unterschiedlich aufgebaut, dass man sie ohne IT-Hintergrund nicht nebeneinanderlegen kann.
Ich habe neun IT-Häuser angeschrieben. Nur drei haben ein Angebot geschickt, das ich als Nicht-ITler verstanden habe. hagel IT war eins davon.
Wenn Sie ein Angebot nicht verstehen, liegt das selten an Ihnen. Fordern Sie eine Gesamtsumme, eine Laufzeit und eine klare Aussage zu den analogen Geräten im Haus. Die Fragen, die dabei am häufigsten aufkommen, haben wir unten im FAQ beantwortet.
Ihr nächster Schritt
Wenn Ihr aktueller Vertrag ausläuft oder die Telefonrechnung nicht mehr zum Nutzen passt, sortieren wir das mit Ihnen: welcher Typ zu Ihrem Betrieb passt, was Ihre Sonderfälle kosten und wie eine Portierung ohne Ausfall läuft. Auch dann, wenn am Ende eine Lösung herauskommt, die wir nicht selbst betreiben.
Welche Telefonlösung passt wirklich zu Ihrem Unternehmen?
15 Minuten Erstgespräch. Kostenlos. Ohne Vertriebsdruck.
Termin buchen →Wir betreuen Unternehmen mit 5 bis 150 Mitarbeitern in Hamburg und Norddeutschland — vom Erstgespräch über die Portierung bis zum laufenden Betrieb. Wie wir arbeiten, sehen Sie beim IT-Systemhaus Hamburg; lieber direkt anrufen oder schreiben? Hier sind unsere Kontaktdaten in Hamburg. Die komplette Fragenliste für Angebotsvergleiche steckt im IT-Service Einkaufsführer.
